淺談加強通信工程檔案管理的途徑

姚荷英

5G作為新一代網絡通信技術不僅自身成為新的經濟增長點，同時還與大數據、人工智能、物聯網等行業緊密結合，共同推動我國經濟高質量發展，將成為中國新一輪高質量發展的核心引擎。據國新辦新聞發布會，2020年我國新建5G基站數達58萬個，推動共建共享5G基站33萬個，5G終端連接數已超過2億。隨著經濟發展對5G提出的強烈需求，以5G為代表的通信工程建設項目越來越多，也形成數據巨大的通信工程檔案。作為工程建設的一部分，通信工程檔案管理是一項十分重要的工作，雖然不直接作用于工程建設，但它滲透于各方面，貫穿于工程建設全過程，具有特殊的地位和作用。但是，由于種種原因，通信工程檔案管理存在較多問題，將對后續通信工程的事后監管、維修、改造等造成不利影響，最終影響我國通信服務質量，甚至危及國家安全。加強通信工程檔案管理對于加強通信工程質量工作，提高我國通信工程質量，確保“新基建”戰略順利實施具有重要的意義。

一、通信工程檔案管理存在的問題

（一）文件材料形成質量有待提高

文件材料的質量是檔案質量的基礎，調研發現，當前我國通信工程歸檔文件材料質量存在諸多問題。一是文件材料中表格格式不統一，同一種類表格格式各異，設計不規范。二是文件簽署手續不完備。有些缺少施工、監理、設計及建設單位負責人簽字或公章，存在合同、協議無雙方簽章的情況，有些存在一人同時扮演多個角色簽名現象。三是竣工圖編制不規范。用施工圖代替竣工圖無任何變更情況標識說明;有些竣工圖雖然作了修改和變更標識，但其修改和標識方法不統一;需重新繪制的竣工圖沒有按規定重新繪制。四是施工原始資料書寫不規范。原始資料的文字字跡潦草;使用不規范的漢字，或者書寫材料未使用能永久保存的材料;修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字。[1]

（二）歸檔文件材料收集不全

一是合同協議、批復文件、施工記錄性文件、工程交接文件、竣工驗收文件等關鍵性文件材料缺漏;二是設備開箱驗收文件未與設備文件同時歸檔;三是試驗、試通記錄文件仍保留在工程人員手中;四是項目建設過程中產生的視頻和電子文件未歸檔現象較嚴重;五是軟件系統隨機文件材料缺失嚴重，軟件著作權證書收集不全;六是進口設備商檢文件收集不全。

（三）檔案整理質量不高

主要表現為：文件材料分類不科學，未按建設檔案項目檔案分類思想和要求進行分類;文件材料裝訂質量不高，大量使用禁用的膠條等材料裝訂;裝訂成冊的文件無頁碼，在封面無頁碼情況下未對成冊文件材料編寫頁碼;整理時空白表格沒有剔除;案卷封面填寫不規范，采用設計方、施工方卷盒卷皮。

（四）信息化程度低

許多單位并未把通信工程檔案管理工作納入本單位檔案信息化建設規劃，收集、整理、保管、利用等過程仍采用傳統手工方法，管理效率低，檢索利用不方便;工程建設過程中產生的電子文件基本未歸檔，傳統載體檔案數字化率低。

二、導致問題的原因

（一）缺乏針對性的制度

盡管國家制定有規范所有工程建設檔案管理的制度，如《國家電子政務工程建設項目檔案管理暫行辦法》，但由于通信工程與電子政務工程存在較大的差異性，需要專門的檔案管理制度或標準加以約束和規范。由于國家層面沒有針對通信工程建設檔案的管理制度，導致在通信工程建設檔案在收集、整理過程中，存在標準不一，管理依據不明確的現象。尤其是現有的制度原則要求多，操作性要求少，基層檔案人員需要的操作性強的制度缺乏。

（二）監管缺失

國家層面，在通信工程項目中未把通信工程檔案納入相關監管工作，驗收制未在通信工程建設中得到較好貫徹，參與建設單位缺乏做好檔案工作的壓力和動力。在業主層面，業主單位未把通信工程項目檔案工作納入工程計劃，未將通信工程建設項目檔案工作納入有關人員崗位責任，未將通信工程建設項目檔案工作納入有關人員的考核，更未把通信工程建設項目檔案工作納入合并條款和付款條件。

（三）業務指導缺乏

檔案業務指導機制是保障建設項目檔案管理規范化的有效措施。但調研發現，在通信工程建設過程中業務指導工作缺位，用事后要求代替事前交底和事中指導。

（四）參與人員檔案責任不明確檔案意識差

通信工程建設責任制度未明確參與人員檔案管理責任，也無法進行考核。參與通信工程建設的人員沒經過相應的檔案培訓，未實現檔案工作交底，檔案意識差。

（五）監理缺位

據對監理工作的檢查，發現其中有三分之一的工程監理存在監理到位率低的問題，相當一部分工程總監形同虛設;有些現場監理人員僅是一些施工單位的退休人員，文化素質很低，根本不能勝任正常監理工作;有些工地的監理人員甚至連最基本的監理日記都記不完整，錯字白字連篇;有的監理日記沒有記載相關監理內容，只是記些施工流水帳，工程旁站監理記錄沒有或不完整，有些記錄根本沒有反映旁站監理中發生問題和解決問題的內容;有的旁站記錄的內容、時間甚至與施工日記記載的完全不符，一看就知是胡亂編造的;還有工程沒有相關的音像資料，有些工程就連起碼的工程照片也拿不出一張，沒有按規定留下應有的音像資料[2]。

三、加強通信工程檔案管理的途徑

（一）加強制度建設

在國家層面加強針對通信工程檔案管理制度和標準規范建設，建立健全覆蓋通信工程檔案管理全過程、全方位的制度和標準規范體系。如檔案主管部門與通信主管部門聯合出臺《通信工程檔案管理規定》，明確歸檔范圍、管理原則要求、驗收要求，歸屬與流向等。出臺《通信工程檔案管理規范》，進一步細化通信工程檔案管理標準。

（二）加大監督指導力度，落實主體責任

檔案管理部門要積極爭取參與通信工程建設，按照工信部對通信工程質量監督要求，與建設主管部門、項目法人、施工單位、質量監督單位和監理單位加強溝通;有針對性地加大對信息通信工程檔案管理工作的檢查和指導力度;按照誰主管誰負責的原則，對檔案存在的問題進行追究整改。

建立相應的全程跟蹤質量管理體系，把通信工程檔案質量管理工作納入到工程建設管理體系中去;建立項目負責人負責制，對工程文件資料明確現場技術管理人員的質量管理責任;把工程文件資料質量檢查工作列入工程進度計劃中去，并定期進行檢查;建立通信工程檔案的更改、補充制度，以維護和確保信息通信工程檔案的準確性;規范收集范圍，并建立收集材料的標準。

（三）增強全員檔案意識

推行通信工程檔案交底制，采用事前進行檔案交底制度，增強工程建設人員檔案意識。加大通信工程檔案培訓力度，加強通信工程檔案培訓教材建設。

（四）實行工程檔案管理與工程建設同步

嚴格落實檔案工作四同步要求，在簽定有關合同、協議時應提出明確要求，把檔案的收集、整理納入信息通信工程項目合同條款;檢查工程進度與施工質量時，要同時檢查工程檔案的收集整理情況;在進行工程項目成果評審、鑒定和工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內容與質量，并做出相應的鑒定評語。

（五）嚴格把好通信工程檔案竣工驗收關

進一步細化驗收要求，分階段進行驗收，將項目的前期文件、隱蔽工程驗收記錄、竣工圖的編制和工程設計變更單位的落實情況作為驗收重點，對建設周期長的工程，應分階段驗收，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤，同時還要加強對檔案的預驗收工作，以確保資料齊全完整和準確。

（六）加強通信工程檔案管理信息化

加大對通信工程檔案信息化的投入，給通信工程檔案管理工作配強配齊檔案信息化所需的軟、硬件。加強通信工程建設項目電子文件歸檔管理，將歸檔接口建設納入通信工程管理信息系統建設全過程，將電子文件歸檔和傳統載體檔案數字化率納入通信工程檔案驗收范圍。加快制定通信工程檔案信息化工作規范出臺速度，引導通信工程檔案信息化走向規范。

參考文獻：

[1]祖英麗.淺析通信工程檔案的有效管理[P]. 中國通信學會通信建設工程技術委員會2010年年會論文集，2010（06）

[2]王路，葉斌，姜永康.試析加強建設工程現場監理力度的一些措施[J].城市建設理論研究：電子版，2012（08）

[3]費玉琪 .淺議通信建設工程檔案管理的全過程控制[J].管理學家2014（8）

[4]楊琦.通信工程建設項目檔案工作探討[J]，北京檔案.2006（02）

[5]王民祖，姜華，聶紅.試論通信建設項目竣工文件的歸檔質量控制，山東檔案.2005（11）