淺議檔案在工程建設項目安全管理中的作用

吳陽鳳

工程建設項目安全管理工作貫穿項目建設全過程，是項目建設順利完成的重要保障，容不得絲毫馬虎。近年來，安全管理工作雖然越來越受到重視，安全管理法律法規和標準規范越來越完善，但是建設項目安全事故仍時有發生，無法杜絕。工程建設項目檔案管理工作貫穿項目建設全過程，真實記錄項目建設過程中所有數據，可以還原項目建設全過程，同時也是有效的法律憑證。在各種安全事故發生后，可以通過查閱檔案快速有效分析事故原因，落實責任，從而迅速消除安全隱患，并為其他建設項目提供經驗參考。但在安全風險防控和消除安全隱患及事故方面，檔案發揮的作用還不明顯，需要進一步完善檔案管理工作，增強檔案工作在工程建設項目管理中的重要作用。

一、安全管理檔案的范圍

工程建設項目安全管理活動就是針對建設過程中的不安全因素，采取各種防護措施來加以防范的過程。狹義上的安全管理文件主要是指在工程建設項目安全管理活動中產生的所有文件，包括安全生產責任制、目標管理、安全交底、安全教育、文明施工、安全監督、重大危險源管理等方面的文件。這些安全管理文件的建立，為工程建設項目安全管理工作提供了基礎性保障。

工程建設項目安全與質量具有矛盾又統一的關系，安全第一，沒有安全就無法保證質量，質量服從于安全。同時質量是安全的前提，沒有質量保證就沒有安全保證。工程建設項目實施過程工序較多，要保證每一道工序質量合格，檔案就是工序驗收合格的證據。建設過程中形成的項目文件，是對每一道工序的記錄和監督，對工程建設項目安全和質量起著十分重要的作用，工程建設項目的設計、成本、工期等，都與安全息息相關。因此，與安全管理相關的檔案，實際上包括建設項目從立項開始到竣工驗收全過程形成的所有檔案。

二、影響因素

（一）安全管理文件標準

近年來，隨著社會經濟的高速發展，有關建設項目安全管理的相關法律法規、標準規范逐步完善，為安全管理文件的編制提供了依據。但是目前安全管理文件的內容，主要是以各企業內部安全管理體系文件為主，各行各業未形成統一模式或標準，缺乏一個完整、統一、規范的文件體系。目前形成的文件缺乏系統性、成套性，并且大部分文件未進行整理歸檔，不利于文件的保管和利用。

（二）安全管理體系

建設項目安全重于泰山，建立健全的安全管理體系是每個單位必須做到的基本要求。嚴格的安全監督和體系審查制度，為安全管理體系的正常運行保駕護航。但在建設項目實施過程中，安全管理體系運行還存在缺陷和漏洞：建立的文件內容簡單籠統，沒有可操作性;安全責任措施缺乏可行性，落實不到位;安全教育缺乏針對性，流于形式，培訓沒有質量和效果，員工安全意識沒有入腦入心。安全管理體系運行中的問題，可以從文件中顯示出來。同理而言，規范安全相關文件管理，可以有效提升安全體系管理運行效果。

（三）質量、成本、工期管理

建設項目質量問題必然引起安全問題。質量體系不完善，檢驗制度不嚴密，質量控制不嚴格，質量管理措施落實不力，檢測儀器設備管理不善而失準，材料檢驗不嚴格執行標準規范等，因此而引發的安全事故屢見不鮮。同時，低價中標、分包轉包、不合理工期等，造成偷工減料、違法施工、超負荷疲勞作業，也是引發安全事故的重要原因。這些因素同樣可以體現在項目文件中，如果項目檔案管理工作存在缺陷和漏洞，就不能及時通過項目文件發現并預防建設過程中的質量問題。

（四）檔案事業的發展

檔案事業逐漸步入數字檔案發展階段，紙質檔案會逐漸被淘汰，電子文件自動歸檔方式會逐漸替代人工歸檔。新的檔案工作方式會對檔案工作范圍進一步壓縮，會對檔案從業人員帶來沖擊。如果檔案工作不進行創新，不能在建設項目中發揮重要作用，那么檔案工作不僅邊緣化、弱化的挑戰存在，范圍縮小的挑戰更加嚴峻。[1]

三、發揮檔案在建設項目安全管理中作用的措施

隨著社會經濟的高速發展，按照傳統的檔案工作方式，已不能適應現代化項目管理的需求。檔案工作應主動尋求創新與發展，發揮出檔案的重要作用，才能在發展變革中迎接挑戰。

（一）制定統一標準規范，提升安全管理水平

要做到安全管理文件為項目建設服務，就必須對安全文件的管理規范化、標準化。針對建設項目安全管理的重點內容，可以分為多個模塊，例如：安全管理、文明施工、施工機具等。對每一個模塊進行細化，編制標準化表格文件，確?，F場安全管理全覆蓋，作為安全文件形成的依據。例如現場施工臨時平臺的搭設，特別是高空作業平臺，應制定詳細的方案和應急預案，并經過專業人員驗證和相關責任人審批;對安裝原材料進行檢驗檢查，確保符合施工需求;對現場平臺安裝質量進行檢查確認并填寫檢查結果……整個過程可以形成標準流程和文件表格，施工單位在執行后，可以確保施工平臺的安全性。安全文件統一標準的形成，可以對項目建設工程中涉及安全的行為進行規范，同時也是參考，大大提高建設項目安全管理水平。

（二）提高安全文件執行有效性，健全安全管理體系

建設項目開工前，各單位應制定合理有效的計劃、方案、應急措施等。為加強前期措施的有效性，應將文件審核管理程序納入項目體系管理中，納入項目考核目標中，實行后期驗證，用驗證結果對相關責任單位和人員進行追責，從而提高重視程度，發揮安全管理體系的重要作用。必須重視特種作業有關文件的收集，重視危險源的分析與防控措施，采取措施保證安全風險防控責任落實到位等。安全文件執行有效性為安全管理體系的健全提供保障。

（三）加強項目文件全過程管控，強化檔案重要性

項目文件是建設項目全過程中形成的各種類型文件。發揮檔案資源的重要作用，加強建設項目安全管理，就必須實行項目文件的全過程管控，加大前端控制力度，發揮檔案工作對于安全管理的重要作用。一是加強前期文件合法合規及合理性審查，為建設項目正常運行奠定基礎。二是加強質量體系管理，嚴格把關施工方案，嚴格控制原材料質量，嚴肅執行工藝紀律。三是針對容易出現質量問題的環節，提前制定風險控制方案及應急措施，落實責任，加強檢查驗收的規范性。四是發揮檔案的監督職能，把檔案工作融入到建設項目全過程，通過控制項目文件的合法合規，來發揮建設項目安全風險防控的重要作用。

（四）轉變工作方式，強化檔案重要性

建設項目檔案工作應主動往前延伸，工作重心由原來的收集整理歸檔，逐漸轉移到前端控制和過程管控，挖掘檔案工作在風險防控、過程監督檢查等方面的作用，讓檔案工作成為建設項目管理不可或缺的一部分。

參考文獻：

[1]? 蔡盈芳.企業檔案工作的創新與發展.檔案學通訊[J]，2021（01）：16-20。