如何利用檔案資源為地震系統防震減災事業服務

胡榮華

社會環境的日新月異給防震減災事業的發展提出了新的挑戰，作為防震減災事業主要建設者的地震系統也面臨著如何改革和突破自身瓶頸，實現創新發展的問題。正如唐太宗李世民在《舊唐書·魏徵傳》中所說：“以銅為鏡，可以正衣冠;以古為鏡，可以知興替;以人為鏡，可以明得失”。發展之路的探索首先應從借鑒歷史開始，只有這樣才能盡量避免不走彎路，不入歧途。本文從最能真實地反映地震系統防震減災事業發展的文書檔案、人事檔案和地震專業檔案這三種檔案資源門類入手，探討三者在服務、促進和推動地震系統防震減災事業中所起到的作用，以期為如何利用檔案資源服務于防震減災事業提供可供參考的思路和建議。

一、文書檔案對防震減災事業發展的服務作用

文書檔案是地震系統各級局機關在處理公務性事務的過程中形成的檔案，它既是地震系統行政管理工作的重要方面，也是地震系統綜合工作的重要組成部分。科學的文書檔案管理工作模式不僅有助于提高公文質量，健全公文流轉機制，更有助于提高工作效率，形成良好的工作作風，還能服務于防震減災事業的穩定和可持續發展。

文書檔案是地震系統檔案的“中樞神經”。從時間看，它“記憶”著地震系統組建、發展的全過程，從1969年7月19日在周恩來總理“團結起來，共同對地震之敵”的指示下成立的中央地震工作小組，到1971年按照國務院國發56號文件的要求成立國家地震局（由中國科學研究院代管），到1988年按照國務院國發5號文件的要求正式成立中國地震局（國務院直屬），再到后來的一系列機構改革和職能變化，隨之產生的文書檔案不僅成為了地震系統發展的見證，更承載了防震減災事業發展的歷史意義。從內容看，它“存儲”著關乎地震系統正常運轉的每一條重要的上級指示和下級請示，無論是部門間的平行業務聯系，還是辦事人員個體查找資料，都要首先查找和參考文書檔案。文書檔案作為地震系統傳遞信息的“樞紐”，對防震減災事業的各項工作都起到很大的服務性作用。它既可以為單位領導和職能部門提供科學的決策信息和依據，推進依法行政，保障工作順利開展，又可以為單位辦事人員提供參考和借鑒資料，提高工作效率和行政管理水平。同時，文書檔案的記錄作用還能約束和監督辦事人員的公務行為，使其自覺遵守單位相關規章制度，降低違規違紀事件的發生概率。

二、人事檔案對防震減災事業發展的促進作用

人事檔案是地震系統組織人事部門在進行人事管理實踐活動過程中形成的檔案，與地震系統的每一個人都息息相關，它記載和反映了個人的成長經歷、德能勤績和工作表現。對于單位來說，這些原始材料和歷史證件是人事檔案工作開展的基礎，是考察提拔干部的重要憑證，是人事和分配制度改革的重要依據。對于個人而言，人事檔案既是個人職業發展和職稱晉升的重要證明，也是個人權益和福利的有力保障。

地震系統的改革和創新要靠所有地震人的共同努力，只有組織和領導“知人善用”，把每一個地震人都盡量安排在適合的崗位上，才能形成最優合力，在最大程度上促進防震減災事業的發展。因此，“因事設崗，因崗設人”顯得尤為迫切和必須。這就要求組織在設置崗位分工和培養選拔人才之前就對職工的個人經歷和能力有足夠的了解，而人事檔案正是對一個人的綜合信息有著最全面記錄的載體，主要包括教育背景、工作經歷、社會關系、政治素養和業務水平等。查閱一個人的人事檔案就能對被查閱者有一個較為全面的認識，可以將一個人的現實表現和歷史經歷結合起來，從而獲得對其更立體的了解和認識，以便確定其崗位或是否提拔。此外，基于對一個人較全面的了解，組織可以在工作中幫助其揚長避短，調動其工作積極性，引導其為單位和事業發展貢獻自己的力量，還可以在上述利用人事檔案開展人事管理實踐活動中總結經驗教訓，不斷完善地震系統的人事和分配制度。

隨著社會和市場經濟的快速發展，我國公民的權利意識開始覺醒，人們即將進入權利時代，對人事檔案的利用需求必然與日俱增。人事檔案中所記錄的諸如工齡、工資、職務、職級等重要個人信息，對于辦理個人事務來說是非常重要的依據，如果沒有相關檔案，可能很多手續和事情都無法辦理。比如，這幾年地震系統剛逐步完成養老保險改革，每一位在職和退休職工的檔案都要通過審查才能完成這項工作，這其中人事檔案的重要性不言而喻，人事檔案的管理工作功不可沒。此外，組織在選拔、任用和提拔干部以及個人進行職稱評定和工作調動時，人事檔案作為信證，對其的審查也是非常重要的工作環節。人事檔案與地震系統內的每一個地震人的切身利益都密切相關，良好的人事檔案管理能推動單位人事和分配制度的改革，而良好的、公平合理的人事和分配制度又能反過來促進單位職工充分發揮其主觀能動性，激發地震系統實干創業的工作熱情，使地震人更加積極地投身到防震減災事業的建設中去，為地震系統的創新發展服務。

三、地震專業檔案對防震減災事業發展的推動作用

地震專業檔案是在從事地震科研、地震監測預報、地震應急與救援、震害防御等有關的基礎理論和應用研究、地震觀測儀器研制和基本建設等活動中直接形成的具有保存價值的科技文件材料，歸檔范圍包括地震管理、地震監測與地震預測預報、地震工程、地震對策、地震科學研究、基本建設、設備儀器、標準計量和環境保護及其他。地震專業檔案對防震減災事業發展的推動作用主要是通過對地震專業檔案的開發利用實現的，主要有以下三個方面：一是地震監測與預報。地震救援工作需要開發和利用以往的處理經驗才能在地震發生時對震級、震害、次生災害等做出科學的判斷，及時有效地制定和執行應急救援方案，開展災后評估和恢復工作，為有效保障人民群眾生命財產安全和開展災后重建工作提供重要支撐;二是地震科學研究需要開發和利用以往的科研成果和經驗總結才能創新發展提高科技成果轉化效率。地震系統現已有一批成熟的科技成果轉化產品投入市場，產生了顯著的社會和經濟效益，比如高速鐵路地震預警系統，核電站地震儀表系統，水庫大壩和大型工程建筑形變觀測儀器，高層建筑地震監測儀器，橋梁和高層振動位移監測系統等專業設備儀器;三是防震減災文化建設需要開發和利用以往的文件、照片、聲像和實物等地震檔案資源才能為編研出版科普宣傳作品、開展科普宣傳工作提供和豐富創作素材，通過對這些真實、直觀、權威的檔案資料進行深度挖掘和編研，可以讓公眾了解防震減災工作，加深對防震減災工作的認同感。比如，地震系統以“5.12”全國防災減災日、湖北省科技活動周、“7.28”唐山大地震紀念日、全國科普日、國際減災日、全國憲法日、“4.15”全民國家安全教育日等活動作為宣傳契機，在充分利用地震專業檔案資源的基礎上，創作出了許多高質量的防震減災科普宣傳文化作品，并積極開展防震減災“六進”宣傳教育活動，赴多地設立“楚震科普角”宣傳點、開展防震減災科普講座，向公眾普及防災減災文化、地震科學知識和防震減災服務于經濟社會發展的成果，使群眾了解了防震減災工作的內容和重要意義，提升了地震行業的影響力和公信力。

四、總結

隨著防震減災事業的發展，檔案管理工作也必須與時俱進。檔案雖“無聲”，但我們要通過有效利用讓其“發聲”。運用科學化和現代化的檔案管理工作模式，充分利用好地震系統的文書檔案、人事檔案和專業檔案等各種檔案資源為防震減災事業建設和發展服務，為促進地震系統創新發展提供重要助動力。希望本文可以為如何利用檔案資源服務于防震減災事業提供有益參考。

參考文獻：

[1]? 臧珊珊.地震應急檔案管理工作實踐的現狀與思考[J].農村經濟與科技，2020，31（02）：339-340.

[2]? 王瑞芳.發掘利用防震減災檔案資料 助力防震減災文化建設[J].蘭臺世界，2019（S2）：79-80.

[3]? 劉敏娟.淺談地震檔案利用服務創新[J].辦公室業務，2020（18）：134-135.

[4]? 劉敏娟.淺析地震檔案信息資源的開發與利用[J].辦公室業務，2019（18）：94+101.

[5]? 梁營，李學勤.新時代地震檔案開發與利用——傳承“地震文化”服務防震減災[J].山西檔案，2019（04）：153-156