淺談檔案的查閱利用

崔學柳　黃潔芳

河北省地下水動態監測工作始于上世紀50年代，從事地下水動態監測工作的機構從無到有，從發展到撤銷，從再次成立、歷次更名到發展壯大為河北省地質環境監測院（又名“河北省地質環境監測總站”）。河北省地質環境監測院蟬聯五屆河北省文明單位，兩次被中央文明委評為全國文明單位，是河北省唯一一家從事地質環境監測工作的公益性事業單位。了解河北省地質環境監測院（河北省地質環境監測總站）的歷史，在檔案中挖掘河北省第一個地下水監測站，對還原上世紀50年代河北省地下水監測工作，具有重大歷史意義。

一、確定檔案查詢來源

河北省地質環境監測總站1984年獨立建制，而后有了獨立的檔案室，室藏多為80年代后的檔案，70年代的檔案保存甚少，70年代之前的檔案更是空白，顯然在總站檔案室無法找到河北省第一個地下水監測站的檔案，便需要擴大檔案查詢來源。本人結合總站歷史沿革，確定以下兩種查詢來源。

（一）上級單位

河北省地礦局作為總站的上級機構，保存有總站的部分檔案。經了解，由于各種原因，河北省地礦局1995年之前的檔案保存在河北省檔案館平山后庫。經多方了解，未去查閱，主要因為河北省地礦局保存的檔案涉及下屬二十多個機構，數量龐大，而總站在上世紀70年代之前不是由河北省地礦局直接管理，所查又是總站的下屬單位，推斷局管檔案涉及總站的信息很少，到平山查檔，耗時耗力，不一定能找到所需，因此未到平山后庫查詢檔案。2021年因其他事去平山查檔，證實了之前的推斷。

（二）代管單位

總站在1984年獨立建制之前，由河北省水文工程地質勘查院（簡稱水勘院）代管，總站1984年之前的檔案大多存于水勘院檔案室。另外，到水勘院查檔，有多方優勢。第一，檔案優勢，水勘院成立以來機構穩定，檔案保管相對齊全完整。第二，單位優勢，水勘院與總站同為省地礦局下屬單位，長年開展業務合作，查檔易得到雙方領導支持。第三，位置優勢，兩單位同在石家莊市，交通便利。

二、確定檔案查詢路徑

本人攜單位開具的《查檔介紹信》到水勘院，查檔工作得到水勘院領導的高度重視，安排專職檔案員黃潔芳協助查檔。由于所需檔案年代久遠，雖保存有案卷目錄和卷內文件目錄，但沒有實現歷史檔案的全文識別。在這種檢索條件匱乏的情況下，兩個檔案員回歸到手工檢索模式，確定查詢檔案的路徑。

（一）通過已有線索，推斷大致年代

總站室藏的兩份檔案與第一個地下水監測站密切相關。一份是總站一名職工回憶撰寫的《文革前建站初期簡史》。該份回憶性檔案沒有撰寫人姓名、沒有撰寫時間、沒有加蓋單位公章，其內容也沒有相關檔案來佐證，其準確性有待查考。簡史中最早的事件為 “1959年地質部在包頭召開第一次全國地下水動態工作會議，會議要求各省在次年初夏的華北協作區匯報本省地下水動態觀測工作進展和規劃”。另一份檔案是《河北省環境水文地質三十年工作概要》。概要中回顧地下水監測工作，“1957、1959年相繼在兩地建立了地下水動態監測站，開展了城市供水水文地質監測工作，并建立了潛水均衡試驗場，進行了潛水均衡的研究”。從已有的兩份檔案可以推斷大致年代為1957-1959年。然而歷史是客觀存在的，需要尊重，需要查證，而不是推斷，因此我們開始探索。

（二）查閱永久檔案，尋找一手檔案

檔案按照保管期限一般劃分為三類，即永久、長期（30年）、短期（10年）。永久類檔案中的機構設置、機構撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用等文件材料是一個機構成立的一手檔案。經查詢1957-1959年的該類檔案，找到1959年5月（59）水辦字第001號河北省地質局水文地質工程地質大隊保定水文地質站啟用新印章的檔案。這份檔案進一步確定了第一個地下水監測站在1959年5月之前已經建立，而初始建立的文件查詢無果。

（三）確定業務類型，查閱二手檔案

通過分析當時水勘院的各類業務，確定了地下水監測在業務大類上屬于水文地質監測。因不確定上世紀五十年代的檔案分類方案，查詢了所有1958和1959年有關水文地質監測的文件，如專題報告、計劃總結、請示批復、統計材料等。在1959年11月的文件《1960年水文地質工程地質工作計劃（草案）》中查到“1959年建立了石家莊水文地質站”，這條檔案信息，讓我們陷入困惑，第一個地下水監測站是保定監測站還是石家莊監測站呢？抱著遲疑的心情查找，很快在另一份1959年4月的文件《水文地質工程地質工作總結及今后任務》中找到了答案：“在地下水動態長期觀測方面：為了保證城市供水和農田灌溉用水的供應和掌握地下水的運動規律，在保定建成了我省第一座地下水動態長期觀測站”。由于此份文件未對建站的時間、業務等進行說明，因此我們繼續擴大查找范圍，查閱1958年之前的檔案。

（四）擴大檢索范圍，獲得精準信息

水勘院1956年建立，索性查閱了1956和1957年的所有檔案。雖然仍未查到第一個地下水監測站成立的一手檔案，但在1956年和1957年兩份年度工作總結中，將第一個地下水監測站的歷史得以展現。1957年2月6日《河北隊1956年水文地質工作總結》：“自11月份起，在一畝泉的井泉、鉆孔進行水文地質長期觀測工作，為了解一畝泉地區地下水的動態、儲量來源及變化幅度，從而培養水文地質長期觀測干部，為今后建站打下基礎?！?958年2月4日《地質部水文地質工程地質局河北隊1957年度工作總結》：“繼保定工業供水水文地質勘測，于1957年4月開始正式籌建保定水文地質站?！?/p>

三、挖掘歷史檔案的啟示

經歷半個多世紀的風雨，找到河北省第一個地下水監測站的珍貴檔案，原因何在，對于檔案工作者又有何啟示？

（一）簡析檔案得以找到的原因

水勘院在半個多世紀的歲月里，經歷了多次搬遷，1956年水勘院在保定成立，1957年遷至石家莊，1959年遷至天津，1963年遷回石家莊。每一次搬遷，對于檔案都是一次大的風險，但得益于歷任領導、歷任檔案管理員對于檔案的重視，現今我們才得以揭開河北省第一個地下水監測站的面紗。

（二）對于檔案工作者的啟示

1.尊重歷史，歷史盲點做好標注

歷史是客觀存在的，不是推斷捏造的。在編史修志過程中，往往會遇到一些歷史斷層或盲點，要不斷探索挖掘歷史檔案的路徑。若有些問題無法找到文字佐證，在利用其他路徑如走訪離退休老同志得到一些補充后，建議注明來源，以備后續修正。

2.前端控制，規范歸檔

探索歷史檔案的過程也暴露了一些問題，檔案工作者在日常工作中，小至一份文件，大至一項基建工程，做好檔案前端控制，規范各類文件各環節的形成過程，相信會為后續的查檔工作提供多方線索。

3.不忘初心，多措并舉保護檔案

一是修復檔案，及時修復、復印薄脆或有破損的歷史檔案，延長歷史檔案的使用壽命;二是檔案編研，重視梳理編寫大事記、組織機構沿革等總結性材料，降低紙質檔案的利用頻次;三是數字檔案，落實國家檔案局提出的“存量數字化、增量電子化”的信息化戰略，在保護紙質檔案的前提下，提升檔案的可利用性、便捷性。