華南理工大學數字檔案室試點建設情況報告

歐陽慧芳　胡春燕

2015年10月16日，根據《國家檔案局關于公布第一批數字檔案室建設試點單位名單的通知》（檔發[2015]5號），華南理工大學成功獲批國家檔案局第一批數字檔案室建設試點單位。自此，根據《數字檔案室建設指南》（國家檔案局2014年頒布），對照《國家檔案局辦公室關于印發<數字檔案室建設評價辦法>的通知》（檔辦發[2016]3號），華南理工大學在數字檔案室建設關于領導與組織、基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設等方面做了極大的努力，取得了預期的成效。情況如下：

一、領導與組織

（一）明確了電子文件歸檔管理與數字檔案室建設的分管領導和職能部門。華南理工大學校內各二級單位（歸檔單位）均有明確的分管檔案工作負責人及兼職檔案員，在全校形成了一個較完整的檔案工作網絡，切實保障了電子文件歸檔與數字檔案室建設等檔案工作的人才隊伍。

（二）將電子文件歸檔與數字檔案室建設納入了本單位電子政務（或信息化）建設發展規劃。在華南理工大學改革和發展“十二五”“十三五”“十四五”規劃、華南理工大學發展三大規劃（2009-2020年）以及學校近五年年度工作要點以及學校第十六、十七次黨代會文件匯編等材料中，均有將電子文件歸檔與數字檔案室建設等重要工作列入其中，體現了學校對該項工作的重視。

（三）華南理工大學在實際工作過程中，已形成檔案部門、信息化部門聯合工作機制，開展業務系統電子文件歸檔功能開發、數字檔案室建設與管理。近幾年來，校檔案館與信息化辦公室以及校內其他相關業務部門和各業務系統開發商的工作人員通過集中開會座談、線上會議、QQ、微信或電話等不同方式，就校內各業務系統電子文件歸檔、數字檔案室建設等問題進行了反復多次的討論與溝通，建立起了順暢的聯合工作機制。

（四）華南理工大學已將數字檔案室建設與管理工作納入有關人員崗位職責和年度考核。在華南理工大學黨政職能部門和直屬單位工作職責（2017年修訂）中有明確表述：檔案館負責組織實施檔案信息化建設，推進數字檔案館建設工作，并納入單位工作考核。

二、基礎設施建設

（一）華南理工大學數字檔案管理系統部署于學校網絡中心主機房云平臺（國際校區、五山校區各部署一套，做到了同城異地備份），相關服務器等硬件設備均放置于網絡中心主機房。本校國際校區主機房是按照《電子信息系統機房設計規范》（GB 50174-2008）要求的A級機房標準建設而成，五山校區主機房達到B級建設標準。

華南理工大學主機房具備雙路供電系統，已配備計算機設備專用配電柜、計算機設備專用后備式不間斷電源，蓄電池組供電時間高于2小時;已配備主機房安全防范與監控系統、門禁設施，監控視頻保存周期達到三個月以上;已配備溫度、煙感等報警裝置、主機房潔凈氣體滅火系統;已配備主機房專用空調設施，主機房開機、關機溫濕度控制符合標準要求（開機溫度22-24℃、濕度40%-55%，關機溫度5-35℃、濕度40%-70%）。

（二）華南理工大學數字檔案室配備了能夠滿足數字檔案資源管理需要的網絡基礎設施，具備互聯網、校園網、單位內部局域網等網絡信息點，各網絡信息點數量配置滿足業務要求。辦公區、整理區和利用區網絡信息點數量滿足需要，應用系統運行在與因特網邏輯隔離的校園專網內，并通過防火墻IP策略實現校園網范圍內特定可信終端訪問系統，網絡帶寬滿足各類數字檔案資源傳輸、利用要求。

（三）本校數字檔案室已配備能滿足工作需要的專用服務器，包括檔案館自行采購部署的服務器以及云平臺統一提供的虛擬機。

（四）本校數字檔案室配備有數字檔案資源在線存儲設備。

（五）本校數字檔案室配備了有近線和同城異地（廣州市天河區及番禺區）備份設備。

（六）本校數字檔案室配備了正版windows網絡操作系統，正版操作系統統一由學校網絡中心提供，數字檔案管理系統配置的操作系統為Windows Server 2016 Technical Preview 4以及開源的centos7操作系統;采用操作系統自帶的中間件IIS;使用廣東科怡信息科技有限公司（原名廣州市科怡信息科技有限公司）自行研發并獲得軟件版權的全文檢索軟件（科怡全文檢索軟件V1.0）;使用開源的TesseractEngine光學字符識別（OCR）等基礎軟件，還配備有通用的字處理、圖像查看、音視頻播放等工具軟件，如福昕PDF編輯器（個人版）、windows照片查看器、光影魔術手圖像處理軟件、暴風影音播放器等。

（七）本校數字檔案室應用系統已通過《信息安全技術信息系統安全等級保護基本要求》（GB/T22239-2008）信息系統安全等級保護二級測評，于2021年4月取得了測評報告。

（八）本校數字檔案室每人均配備有專用終端計算機，館內共有臺式計算機42臺，手提電腦3臺。另外還配有工程掃描儀1臺、平板掃描儀7臺、數碼照相機3臺、數碼攝像機2臺、打印機7臺、打印復印一體機3臺、錄音筆3支等終端設備，以及3個恒溫恒濕防磁柜、2個刻錄機、100多個移動硬盤等輔助設備。

三、應用系統建設

華南理工大學數字檔案室應用系統是由廣東科怡信息科技有限公司研發，實現了對紙質檔案與電子檔案的同步收集、保管和利用，于2020年正式上線運行。

該系統設計采用前后端分離，前端使用H5， CSS3， JS等技術，后端主要基于.Net MVC設計模式，M代表模型Model，V代表視圖 View， C代表控制器Controller。MVC模式將系統分為三層，層與層之間通過一定的模式聯系，使數據實體與業務邏輯、業務邏輯與頁面展現分離。該應用系統功能模塊包括文件管理、整理編目、檔案管理、檔案采集、元數據采集、檔案檢索（全文檢索、智能檢索、分類檢索）、檔案利用、檔案保管、銷毀鑒定、檔案統計、檔案移交、檔案編研、系統維護、數據備份、災難恢復、統計分析、用戶、角色管理權限等功能模塊，包含PC端和移動端。

幾年來，我們通過逐一對照國家檔案局《數字檔案室建設評價》辦法中關于應用系統建設的各項細則要求對系統功能進行了反復的改進和完善，目前系統各項功能已滿足評價指標要求。

在原生電子文件歸檔工作方面，本校數字檔案管理系統已對接OA系統和招投標系統，實現了上述兩個系統所生成的原生電子文件的在線歸檔。

四、數字檔案資源建設

華南理工大學數字檔案資源建設符合數字檔案室建設評價指標要求：

（一）已將各種門類電子檔案和傳統載體檔案全部納入數字檔案室應用系統集中統一管理;使用檔號為電子檔案或傳統載體檔案數字副本命名;電子文件歸檔及時，齊全完整，整理規范，元數據基本符合標準要求;電子檔案文件格式、質量符合規范要求;電子檔案元數據基本齊全完整。

（二）在傳統檔案數字化工作方面，制定了檔案信息化長期規劃，其中就包含檔案數字化工作規劃內容。校檔案館從2008年起就委托專業從事該項業務的上海新影捷公司開展館藏檔案數字化工作，按照優先利用率高、保存價值高的檔案數字化的原則，分期分批開展。截至2020年12月21日，已經完成了總共16期的檔案數字化，全館館藏檔案數字化總量達到5435424頁，約占館藏總量的75%。我校檔案數字化外包項目管理檔案（包括項目合同、招投標文件、驗收報告、數字化明細清單等）齊全完整，項目外包管理、數字化技術參數、圖像處理、數字化元數據采集、目錄數據庫建設、數字副本命名和文件格式等符合國家、行業標準規范要求。

（三）已完成館藏全部傳統載體檔案目錄數據庫建設，數據庫質量符合要求。截至2020年12月21日，全館電子目錄共2680914條（其中案卷級327390條，文件級2353524條），掛接電子原文912974個，館內電子原文總大小為4.25TB（一套）。館藏涉密檔案目錄數據庫或元數據庫管理符合國家有關規定;館藏傳統載體檔案目錄數據管理規范，實現了各門類傳統載體檔案目錄數據與相應數字化元數據、數字檔案室應用系統相應元數據庫融合管理;館藏傳統載體檔案數字副本已全部導入數字檔案室應用系統，并通過檔號或計算機文件名等與相應的元數據建立關聯。

（四）數字檔案資源備份。已按照數字檔案資源備份策略實施備份工作。為保證數據完整性、安全性，數字檔案管理系統中的數據采用同城異地備份（雙套業務系統和雙套電子原文存儲）和離線備份，其中離線備份又采用本地硬盤（大學城校區）和異地硬盤（五山校區）備份方法，根據備份對象的重要性、更新頻率為其指定不同的備份周期;與此同時為各服務器定期進行殺毒、打補丁工作，最大限度保證服務器和數據的安全性。

五、保障體系建設

（一）華南理工大學數字檔案室建設得到了學校經費支持，每年都能保證一定額度的檔案信息化（包括數字檔案室）建設經費，數字檔案室建設、管理、升級和運維等費用納入本單位預算，以確保數字檔案室軟件開發與維護、升級，硬件配置，館藏檔案數字化等工作的順利開展。每年度財政下撥檔案信息化（數字檔案室）建設專項經費情況如下表：

（二）數字檔案室建設制度保障

華南理工大學數字檔案室建設已納入學校“十二五”“十

三五”“十四五”

華南理工大學發展三大規劃（2009-2020年）以及學校近五年年度工作要點中，并且付諸實施;已制定并實施《華南理工大學檔案歸檔范圍及保管期限表》，其中包含《高校檔案實體分類法》中所規定的黨群、行政文書、聲像（含照片、錄音、錄像）、科研、基建、教學、出版、產品、外事、財會、設備、人物、實物等13個門類的檔案分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限表;制定并實施了各項規章制度，并匯編成冊，形成《華南理工大學檔案工作規章制度匯編》，其中包含了《華南理工大學檔案管理辦法》、13個門類檔案工作規定。相關規章制度明確規定了文件材料歸檔、人才配備與經費保障、數字檔案資源備份管理、應用系統運維和安全管理、突發事件應急預案、獎懲制度，電子檔案鑒定和銷毀、移交、保密和利用等各項規章制度;電子文件歸檔工作已納入單位業務工作流程。

（三）數字檔案室建設人才保障

華南理工大學數字檔案室建設由分管檔案工作的副校長領導，檔案館館長、副館長直接統籌負責，檔案館信息技術與科技檔案管理科承擔具體工作，該科室負責檔案信息化建設和數字檔案館建設，包括檔案管理系統拓展、館藏檔案數字化、信息安全與備份、人員培訓等;同時負責科技檔案（包括科研、基建、設備、出版、產品等檔案）、電子檔案的管理和業務指導、監督、檢查工作。本科室的正式人員編制數核定為4個（目前在崗3人），另有合同制員工2人，其中計算機科學與技術專業畢業生2人，非計算機專業3人。館內綜合文書檔案管理科、展館管理與編研科的成員參與數字檔案室建設，其中含1名檔案學專業碩士研究生。可基本滿足數字檔案室建設的人才需求。此外，我校數字檔案室的IT維保工作外包給了專業團隊、深耕教育行業IT運維服務商——廣州市點易資訊科技有限公司承擔，確保我校數字檔案室應用系統及桌面的日常維護、性能優化、版本（補丁）升級、安全加固、數據庫維護、數據備份、機房動環設備的定期巡檢、監控機告警、故障響應及處置、網絡入侵檢測系統軟件更新升級、安全設備升級保修等的專業性及安全性。

本校下屬各歸檔單位均配有分管檔案工作的負責人和兼職檔案員，共134人，負責各二級單位的歸檔工作，形成了完整的檔案工作網絡，確保了歸檔渠道的暢通。

六、工作亮點

（一）關于專業類紙質檔案目錄數據庫的建設。作為高校，本校數字檔案室除了已將教學、科研、綜合文書等檔案全部建立了數據庫以外，也對學校產生的會計檔案、招標檔案、基建檔案、審計檔案、設備檔案等專業類檔案全部建立了目錄數據庫。其中財會憑證61350條，會計賬本3526條，會計報表964條，招標檔案4753條，設備檔案3270條。此外，本校檔案館分別于2013、2014年度成功獲批國家檔案局和廣東省檔案局的科研項目《廣東客家文化檔案信息資源數字化共享平臺建設》《華南理工大學名人檔案資源庫建設及開發利用研究》，通過項目研究和實施，成功征集了一批特色檔案資源庫，包括客家文化檔案資源以及我校名人檔案資源，建立了目錄數據庫。其中名人檔案案卷級1208條，文件級11271條，成功征集到本校97位名人的檔案共計11271件（其中包括照片3473張，實物210件，筆記本217本，各類工作證書、榮譽證書、會員證、代表證、資格證等1202件，手稿120件，信函96封，光盤31張，視頻文件35個，音頻文件29個，還有其他如論文、教材、媒體報道、講義、幻燈片、獎品、紀念品、賀卡、邀請函等一大批具有珍貴史料價值的檔案。同時完成了名人檔案大約80%的數字化工作，對征集到的部分名人實物也進行了數字化拍照工作，形成圖片約500張）;客家文化檔案信息資源庫包括客家建筑、客家民俗、客家人物、客家飲食、客家書畫和民間藝術、音樂、戲劇、影視、動漫、學位論文、期刊論文、客家作家、文學作品以及光盤等等，共6146條。

（二）華南理工大學數字檔案室已普遍開展對紙質文書檔案數字副本的OCR識別。在形成紙質文書檔案源版數字圖像基礎上，經OCR識別等技術生成一套雙層PDF格式數字副本。

（三）華南理工大學已開展低價值電子檔案單軌管理。已完成學校OA系統中的“通知公告”中“公務通知、事務通知、學術通知”等低價值電子文件的在線歸檔，這部分因其低值性，故只進行電子文件的單軌歸檔，不歸檔紙質文件。

七、建設成效

華南理工大學數字檔案室試點單位建設工作自2015年底啟動以來，通過檔案館負責人和相關同事的積極努力，在校領導和學校信息化辦公室等部門的支持下，已取得預期成效。尤其是2016年國家檔案局《數字檔案室建設評價辦法》頒布以來，我們嚴格對照辦法中的各項指標要求，積極改善基礎設施條件，將服務器托管至學校網絡中心的標準機房（國際校區和五山校區各一套），以確保存儲設備和數據安全;購置相關設備設施，確保數字檔案室硬件達標;逐項對標整改應用系統功能，使之滿足評價細則要求;建立了館藏所有檔案的完整的目錄數據庫，完善了各類檔案元數據著錄項;進一步規范檔案數字化工作流程，提高工作標準，采集檔案數字副本元數據，依據國家標準梳理元數據項，完善檔案數字化管理檔案，使各期數字化目錄清晰，清單詳盡，做到檔案齊全完整、有據可查;積極推進校內二級單位業務系統原生電子文件的歸檔工作，制定各類電子檔案元數據方案，規范電子文件歸檔流程。目前已完成OA系統、招標系統與數字檔案管理系統的對接工作，實現了以上兩系統電子文件的在線歸檔;依托學校網上辦事大廳系統，積極開展檔案利用服務平臺建設，成功上線了19項檔案利用服務事項，實現了檔案利用的網絡化，使利用者免去了來館現場辦理的奔波之苦，受到廣大師生校友的廣泛歡迎和好評。

近年來，我們在數字檔案室建設方面投入了相當的時間和精力，傾注了極大的心血，通過大量的實地走訪、參加講座培訓、電話、微信或QQ等方式同全國各地檔案同仁（如中山市檔案局、廣東省國土資源廳、廣東省交通職業技術學院、廣東省交通廳、鄭州輕工業大學檔案館、江西財經大學檔案館等）進行數字檔案室建設方面的調研學習和工作交流，為本校數字檔案室建設提供了寶貴的經驗;為積極開展數字檔案室建設，校檔案館與校內各部門，如信息化辦公室、學校辦公室、招標中心、財務處等單位以及各單位業務系統的開發商保持著密切的聯系和溝通，召開經常性的工作溝通協調會。

綜上，華南理工大學數字檔案室建設達到了預期成果，已滿足全國示范數字檔案室評價標準。

基金項目：本文為廣東省高校檔案工作協會2018年度科研資助項目“智慧校園背景下高校智慧檔案館建設研究”成果）