事業單位改革時期檔案管理工作的思考

胡文娟

事業單位是國家為了社會公益目的，政府利用國有資產舉辦，從事教育、科技、文化、衛生等活動的社會服務組織，為保障國家政治、經濟、文化生活正常進行而提供社會服務。對于事業單位來說涉及各個行業，隨著我國社會不斷發展，事業單位需要加強自身建設，提高自身的管理標準。檔案資料是事業單位歷史演進和工作的記錄，當前是事業單位改革關鍵時期，做好檔案管理工作對推進事業單位改革具有深遠意義。

一、當前事業單位檔案管理工作中存在的不足

（一）重視程度不高，認識不足。許多事業單位對檔案管理工作缺乏重視，認為檔案管理工作就是資料的簡單存放和保管，體現不出政績，沒有意識到檔案資料是一個單位發展變革歷史的體現和記載，也沒有意識到檔案是真實反映一個單位發展意義的客觀寫照。

（二）資金投入不足。許多事業單位存放檔案資料的庫房陳舊，裝具、設備不足，缺乏必要的溫濕度監控、防火和監控設施等，甚至有的設備早已該報廢，尤其是電子產品老化和線路保養問題，極其容易發生火災隱患。對檔案管理工作沒有長期規劃安排，沒有具體預算資金安排，檔案管理工作的資金投入嚴重不足。

（三）檔案管理人員專業知識不足。有的事業單位沒有專職的檔案管理人員，在開展檔案管理工作前也沒有經過專業的培訓和考核;兼職檔案管理人員流動性大，對檔案專業知識沒有進行系統學習或者剛熟練相關工作就被調換崗位;每年沒有定期參加專業培訓，對新時代下檔案管理工作欠缺專業知識更新和業務能力提升，致使單位的檔案管理工作水平無法提高。

（四）制度規范化建設不足。許多事業單位一直依據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《機關檔案管理規定》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》和國家檔案局發布的行業標準《歸檔文件整理規則》等要求開展檔案管理工作，沒有根據單位工作實際，制定本單位的檔案管理制度，使單位制度體系不夠健全，在執行規章制度時配套細則不完善，在落實、規范上都存在一定問題。

二、對目前事業單位檔案管理工作的幾點改善建議

（一）加強重視程度。檔案是事業單位真實的歷史記錄，是領導決策的依據，是總結單位歷史、研究現狀、探索未來發展的重要參考依據，是衡量事業單位業績和管理水平的重要標尺。做好檔案管理工作是一個事業單位健康發展的需要，是單位不可缺少的組成部分，是維護歷史真實面貌的一項極其重要的工作。加強事業單位檔案管理工作的重視程度，是提高工作質量和工作效率的必要條件，是提升單位管理水平的重要組成部分，是單位發展決策的有力參考依據。

（二）加大資金投入力度。檔案材料存放和管理對檔案室設施、房屋、安全、設備和裝備都有嚴格的要求，要有規劃地增加資金預算安排，適時調整不利于存儲檔案的房屋、定期更換老化設備、增加升級改造裝備，進一步完善檔案室。事業單位檔案管理除滿足基本要求外，還要適應時代發展要求，增加信息化建設相關資金投入，加快推進檔案信息化建設，使檔案管理工作更科學、更智能。

（三）提高檔案管理人員專業素養。檔案管理效率和水平關系著事業單位實際工作效率和單位發展水平，提升檔案管理人員的專業素質和業務水平十分關鍵。由于檔案管理工作規章制度和具體工作種類繁多，對其崗位的人員綜合專業水平要求比較高，在上崗前必須安排專業培訓，定期進行繼續教育，不斷學習檔案知識，與時俱進;在事業單位人員招聘時可以招聘檔案學專業人才，專職于單位檔案管理工作，有助于提高檔案管理水平，有效開發利用檔案信息資源，為事業單位建設提供服務。

（四）完善單位規章制度體系。根據單位實際工作需求，制定更合理的檔案管理制度，不僅局限于檔案存放、保管等，還要涉及檔案管理分級管理制度、績效考核制度、監督監察制度等。更加全面地完善事業單位檔案管理制度體系，推動檔案管理事業科學發展。

三、對當前事業單位檔案管理創新工作的探討

（一）開拓電子化辦公模式下檔案管理工作。在科技飛速發展、信息化建設步伐加快新的時期，新型網絡化辦公OA系統逐步在替代“紙質化辦公”模式，方便、快捷的電子政務應用越來越廣泛，這就對檔案管理工作提出新的要求。檔案管理工作應該做好電子辦公軟件與檔案管理系統的數據對接工作，根據辦公軟件歸檔編號、編碼、分類等不同特點，開發檔案數據庫對接口，便于更加快速、高效進行數據導入，無縫銜接存檔資料。

（二）運用信息化手段進行檔案管理工作。事業單位改革時期需要查閱大量歷史資料，以往資料存在無電子存檔、編號分類不明確、歸檔資料不統一標準等問題，因此，應運用電子檔案管理系統進行歷史檔案整理歸檔工作，用規范統一的分類編碼方式進行存檔，便于靈活運用軟件進行存檔資料查詢、打印，使查詢工作更加便捷，歷史資料運用更加靈活高效。

（三）提升檔案管理人員知識水平。事業單位涉及工作內容繁雜，工作人員日常著重于自身專業知識學習，欠缺對檔案相關知識的儲備，而最原始的檔案材料都是各個工作人員提供的。事業單位應不定期組織檔案整理、存放、借閱的知識培訓，有利于保證檔案資料的完整性、安全性，提升使用價值;也有利于檔案管理人員更加準確地分類存放，提升檔案管理工作效率。