會展物流管理信息系統的構建及實施路徑分析

李曉晗

遼寧軌道交通職業學院，遼寧 沈陽 110023

當前各大企業蓬勃發展，帶動著會展經濟隨之提升，展品物流環節成為會展企業競爭的關鍵之一，場外物流配送與進場溝通等事宜十分重要，對展會的順利開展具有決定性作用。在網絡時代背景下，可通過創建會展物流網絡的方式，設計專門的會展物流管理系統，通過該系統的設計與應用，為參與主體提供更加專業的管理平臺，促進物流信息化水平提升，對資源與成本等全程監控，確保展品及時展出，整個展會順利運行。

1 會展物流管理現狀

1.1 信息平臺不完善

當前物流基礎信息平臺建設較為匱乏，據統計，GPS（全球定位系統）與GIS（地理信息系統）技術在大型企業中的應用占比只有23%，在大規模物流企業中的應用只有12.5%，在許多中小企業中為0。部分企業已實現網絡訂單，但超過50%的企業仍然采用電子郵件形式對訂單進行生成與處理。在國際型展會中，對展會物品的處理完全采用EDI（電子數據交換，一種利用計算機進行商務處理的方式）模式的數量較少，大多數企業仍沿用郵件與人工填單等方式。近年來，展會數量不斷增加，會展物流實現蓬勃發展，信息技術更新換代，管理信息系統在會展物流中的應用成為大勢所趨。

1.2 專業人才缺乏

當前，展會領域的專業化人才數量不足，高技能的會展經理更是屈指可數，物流服務者以現有人員和應屆畢業生為主。在信息化不斷推進之下，會展物流行業逐漸壯大起來，涉及許多相關知識的學習，對會展物流人員的專業性要求更加嚴格，不但要求其掌握高超的專業技能，還要靈活運用物流配送手段。根據國外發展經驗可知，企業要求物流專業人員應具備特定的知識儲備、豐富的實踐經驗，但現有人才在上述方面仍無法滿足，在一定程度上阻礙著會展物流的快速發展。

1.3 有效供給不足

與傳統物流相比，會展物流的利潤空間更大，企業發展更加迅速，但國內專業從事此類業務的供應商較少，實力雄厚的更是少之又少。以UPS等外資企業為主，中小物流企業幾乎只能提供分包服務，不具備專業的會展物流服務資質。究其原因，一方面會展業務與經濟管理、法律商貿、市場銷售等領域相關，完全符合上述要求的復合型人才鳳毛麟角；另一方面，會展業務貫穿整個物流工作鏈中，但不同環節的地域連貫性不足，如若將其看成企業的主要業務，則會增加經營不穩定性與風險發生率，導致現有專業化、實力雄厚的物流供應商數量較少，有效供給遠遠不足[1]。

2 會展物流管理信息系統的構建

2.1 會展物流網絡創建

從本質上看，會展物流屬于展銷產品空間運輸與管理的過程，與主辦方、參展企業的經濟效益相關。在網絡時代背景下，信息系統要求根據展品特點與經濟規律，促進自身專業性提升。在供應鏈創新基礎上，建立高效完善的網絡化信息系統，將配送中心與會展場地相結合，形成物流與信息一體化模式，為參展商與觀眾之間實現物資的單向傳輸與信息的雙向溝通。在該系統中，中介物流服務可通過招標、競標等方式選取，為主辦方與參與方提供科學完善的外圍服務。上述主體可根據物流運輸、管理服務專業性，為會展物流提供技術與物質層面的保障。當參與者在會展中獲取觀眾的需求信息后，中介企業可結合實際情況為其提供相應的產品運輸服務，也可送貨上門。上述措施不但可提高產品運送的及時性與安全性，還可使整個運作效率得到顯著提升。

2.2 信息系統設計

信息系統構建可在會展籌備期為受眾、展商、活動、費用等管理提供支持，用戶可結合具體情況定義會展活動與相關屬性，并開展實時、綜合查詢服務，使會展中心能夠結合具體情況制訂相應的會展活動計劃，使物流業務中展品進出口、運輸、存儲、費用等事宜得到全面監管，有利于領導者做出科學決策。在該系統中，主要包括物流信息與物流作業兩個模塊，前者是主辦方與參與主體在活動中進行信息管理的平臺，主要功能是活動信息采集、分類、匯總和查詢，做出最佳運輸線路選擇等決策，并結合信息反饋對運輸路線與方式進行調整。后者涉及的環節較多，是會展活動持續開展的基礎所在，主要內容為包裝、國際運輸、倉儲配送、搬運等。在信息系統中，通過對會展活動信息進行采集、加工、存儲與分析，構建相應模型，為用戶提供更加精準、實時可靠的數據，為用戶的各類需求提供反饋，使管理層更加便捷全面地了解實際情況，并依此做出正確決策[2]。

2.3 信息系統應用

信息系統的高效應用可促進會展活動圓滿完成，在主辦方、參展主體之間實現信息順暢溝通，促進會展資源整合，使展品運輸、信息反饋與倉儲等環節緊密結合起來。在系統業務流程中，最上層為會展物流參展商、場館方，通過登錄Web瀏覽器等方式實現彼此之間的交流與溝通。中間層為物流服務商，在網絡化的基礎上利用信息模塊，為服務商與企業內部各部門間的交流起到橋梁和紐帶的作用。最下層為各個工作站，在INTRANET基礎上構建而成。用戶在登錄頁面后，可對Web服務器進行激活，對相關應用進行調整，待處理完畢后可采用Web服務器將結果通過HTML的形式反饋給用戶，使客戶端能夠通過瀏覽器對結果進行接收。

3 會展物流管理信息系統的實施路徑

會展物流行業的專業性較強，如何在全行業中獲得競爭優勢，不但要具備豐富的專業知識，還要靈活運用現代信息系統，把控好物流行業在國際上的走勢。在有限的會展活動期間，以最短時間將展品運送到現場，確保展會開幕時順利展出。為了豐富信息系統的功能，可采取以下措施對其進行優化與完善。

3.1 引入EDI系統

EDI指電子數據交換技術，將其應用到物流信息系統中，可將兩個合作主體的全過程以EDI信息網絡的形式傳送出去，并利用網絡技術對全部訂單進行細化和跟蹤處理。以某國際化物流企業為例，采用EDI技術進行航運，進而通過集裝箱進行數據交換與運輸，將海陸空等企業的各個部門系統銜接起來，縮短企業處理訂單的時長，降低應用頻率。EDI具有高效便捷等特點，在自動化技術的應用下為企業訂單、訂貨處理提供更多便利。該系統的規范化應用還可促進信息安全與可靠性提升，提高文件傳輸的準確率，降低損失率與信息處理投入的成本。在國外發達國家中，EDI在物流行業的應用可為信息采集與處理提供有力工具，促進信息獲取與服務效率提升，減少合作雙方在溝通中花費的成本，為企業帶來更多益處。同時，該技術的應用還可轉變以往物流運作模式，加強與客戶間的溝通，提高客戶滿意度，精簡運輸流程，降低貨物跟蹤與運送時間方面的不確定性，促進企業核心競爭力的全面提升[3]。

3.2 完善信息與供應鏈體系

在網絡化背景下，物流信息管理效率不斷提升，采用新科技進行運營管理成為各個行業的首選，會展物流也是如此。當前，先進的物流企業都創建了獨立的物流信息系統。在會展物流中，信息技術與網絡系統相結合可更好地實現會展商對全部展品的實時查詢與跟蹤。新型信息體系中還具備網上訂艙、證件制作、海關、陸運與信息交換等服務。在精細化管理模式下，節約了企業的運營成本。與傳統供應鏈相比，現代化會展物流供應鏈有所區別，單純涉及產品與配套物資運輸。同時，因供應商與參展主體眾多，屬于“一對多”狀態。這說明物流供應鏈條縮短，但數量增加。在供應鏈管理中，也應根據會展供應鏈的實際情況，在傳統基礎上進行創新。相比而言，配送中心在供應鏈中處于中心位置，與其他參展商之間進行多向溝通，且在整個展會期間進行信息共享，使反應速度與貨物配送更加精準高效。

3.3 實施多方互聯

對于任何行業來說，政策的作用都是不容小覷的，會展物流行業發展離不開政府的支持。政府不但要在稅收方面給予支持和幫助，還要為其營造良好的發展環境，引導企業樹立長遠眼光做出正確規劃，采取協助、管理與引導等多種方式來實現。例如，當會展場地位于沿海口岸時，可為參展人員提供落地簽服務，或者允許過境參展商的工作者在特定時間內進行簽證。公安、海關、邊防等部門應對產品辦理手續進行精簡，實施一站式聯合檢查制度和高效便捷的檢驗模式，為會展廠商提供便捷的出入境服務。在國內各大省市進行會展物流流通時，應在政策層面加強與相關部門的溝通，根據現實需求構建高效、穩定、成熟可靠的區域物流網絡體系。

4 結束語

綜上所述，對于國內外會展物流行業來說，都是朝著健康、快速的方向發展，構建科學完善的行業規范與物流信息平臺，對行業的發展具有重要作用。基于此，應在網絡技術的支持下構建物流管理信息系統，并結合實際需求，通過多方互聯、完善信息與供應鏈體系、引入EDI系統等方式，使系統功能更加豐富全面，為管理者科學決策提供有力支持，帶動會展物流行業健康發展。