淺談新時期高校教學秘書工作與創新性思考

杜 洋

（東北大學工商管理學院 遼寧·沈陽 110819）

高等學校承擔著服務區域經濟發展以及培養創新型人才的功能與使命[1]。2020年10月13日，中共中央、國務院印發了《深化新時代教育評價改革總體方案》，提出了完善立德樹人落實機制、促進學生全面發展的育人要求[2]。面對高校發展的新導向，在培養高水平人才的過程中，高校需要切實意識到教育教學管理的重要性，完善教學管理的規章制度，創新教學管理思路，激發教學管理活力，才能全面提高教學質量，助力高等教育事業的蓬勃發展。教學秘書是在高校教學管理進程中不可缺少的一環，對于落到實處推動新時期高等教育的高質量發展，具有極其重要的推動作用。

1 教學秘書在高校教學管理中的職責與特點

教學秘書是校院教學管理政策的執行者，面向著教務處、院級領導、服務于學院師生，起到上傳下達的樞紐作用[3]，其職責主要包括以下幾個方面。

1.1 日常管理工作

教學秘書主要的職責就是維護日常教學運行管理的基礎工作，例如落實培養計劃、排課排考、學籍管理、實踐教學等日常管理工作。日常管理工作關系到教學運行的穩定性，容錯率極低。所謂教學無小事，這類工作有著極強的周期性和煩瑣性，要求教學秘書具備較強的工作能力，將各項要求落到實處。

1.2 歸檔整理工作

整理教學管理運行過程中的各類文件檔案，例如試卷成績單存檔、畢業論文歸檔、學生補選課、教師調串課、學籍異動等。這些材料和檔案都是在教學評估、專業認證中的重要支撐材料，需要做到件件查有所據。在工作過程中，教學秘書需要做到常態化管理，以便于簡明、全面地整理材料，提高工作效率。

1.3 溝通協調工作

充分發揮溝通橋梁的作用，將學校和學院的政策及時地傳達給師生；同時，對于師生提出的建議以及師生在教學過程中出現的問題也需要向學校和學院反饋。這就要求教學秘書在工作中具備較強的溝通協調能力和較好的服務意識，才能更有助于服務師生。

2 教學秘書在工作中面臨的問題

2.1 管理模式不夠靈活

近幾年，隨著國家對于高等教育日益重視，教育部接連召開教學工作相關會議、出臺新的政策；同時在全國高考大類招生改革以及高校學分制改革的新形勢下，高校各專業的人才培養模式、培養計劃、教學安排等方面都在進行著較大的變革。但是在具體執行的過程中，現有的教學管理模式、課程類別設置、創新創業管理等規范和要求已然無法滿足學校學院全方位、個性化、多領域的育人要求及發展形勢。

2.2 工作方法較為保守

教學秘書的工作周期性相對較強，因此工作方法大多比較傳統，缺乏一定的自主思考。例如在每年9月份統計應屆畢業生四六級通過率的數據時，按照以往的工作經驗，教學秘書需要通過畢業班的學委聯系對應班級畢業生進行統計，所以統計難度相對較大、響應時間長。此外，不同歸口統計同類別數據的要求不一樣，也會導致教學秘書需要組織老師、學生對同一類事項重復申報，工作效率低，準確率也未必有保障。

2.3 師生交流平臺搭建較少

教學秘書是搭建師生溝通橋梁的關鍵，但在實際工作中，往往存在傳達通知響應時間長，或者師生有教學、專業相關的問題時，缺少相應的反饋渠道。例如在開展學生選課、專業選擇、推免等工作過程中，學院都會組織宣講會解讀教學文件，但效果甚微，落實到具體問題，學生仍不知如何操作，對此造成人力和時間上的較大浪費。如何吸引師生將政策傳達到位，并在師生遇到問題時快速溝通情況，仍存在一定困難。

2.4 教學秘書團隊專業性不強

教學秘書的隊伍往往流動性大、缺乏穩定性，但教務工作安排緊密，因此大部分教學秘書都是直接上手，以口口相傳、老帶新的形式進行，沒有經過專業培訓，在開展工作之初不知道該做什么、怎么做，服務意識和責任感仍需加強。同時在全國范圍內，高校對于維護教學運行基層結構的教學秘書卻鮮有相關的培訓，一定程度上限制教學秘書的個人能力的提升與發展。

3 教學秘書工作的創新性思考

3.1 熟悉崗位職責，創新管理模式

（1）明確崗位職責，熟練掌握教學周期規律。教學秘書雖然會面對一些突發性、臨時性的事務，但總體上還是熟能生巧的工作。在熟悉工作內容和教學規律的基礎上，對于工作才能有更深刻的理解。了解教學周期，適當提前分解任務開展相關工作，可以更加從容地應對各項工作安排。

（2）構建多元化的教學管理模式。在應對新時期教學管理工作時，面對多樣化、個性化人才培養的需要，構建多元化的教學管理模式。對于授課、實踐、分流推免、競賽等各項教學活動環節的管理需要更加靈活，例如引入翻轉課堂、慕課等形式的課程并在制度上予以適度保障等，給予師生在規章制度要求范圍內適度的自由選擇空間與尺度，在促進個性化、多領域的育人需求同時有利于教學管理工作良性、可持續的發展。

3.2 利用信息化手段，創新工作方法

（1）建立歸檔數據庫，整理詳細的存檔材料。教學秘書的工作離不開大量的信息和數據，包括培養計劃制定的過程、試卷大綱的存檔記錄、學生成績數據等相關教學活動的記錄。可以通過建立完備的歸檔數據庫，對文檔資料進行規范化管理。在建立歸檔數據庫時，充分考慮校院存檔要求和各個歸口部門的數據需求，錄入完整詳細的數據信息。雖然在錄入初期會相對煩瑣，但是在后續工作中，只需要日常維護及調取數據即可。

（2）適當利用VBA、Python等編程軟件，提高工作效率。在熟練掌握office辦公軟件技能的基礎上，掌握VBA、Python等編程方式的基礎知識，能夠在大數據環境下提高檢索的效率，減少重復性的工作。例如在統計畢業生四六級通過率時，只需要提取學生歷次考試數據，經過簡單的VBA函數編寫，即可分別對全體畢業生歷次四級和六級成績數據進行篩選和比較，得到準確的通過率結果，僅需耗時1小時左右，極大地提高的工作效率和精確度。

3.3 拓展溝通渠道，打破溝通壁壘

（1）利用互聯網絡平臺，提高通知發布效率。在互聯網迅猛發展的今天，高校師生發布、獲取信息的方式愈發趨于多樣化，而教學管理信息多數都有極強的時效性，充分利用網絡通訊軟件，辦公自動化系統等平臺，有利于保障通知的實效性和全覆蓋。

學校及學院教務部門也可以采取建立微信公眾號等方式，以圖文形式展示對政策制度進行解讀。豐富教學管理公眾號的內容，對于提升高校的社會關注程度也有一定的幫助。

（2）拓寬反饋渠道，構建反饋閉環。可以通過增加教務系統的互動性、及時性相關功能，增強師生之間的聯系，形成閉環反饋，達到即刻反饋的效果；同時也可以每1-2周組織開展線上線下教學接待活動，拉近校院、師生之間的距離，切實有效解決問題。

3.4 穩定教學秘書團隊，構建高水平隊伍

（1）構建穩定專業的教學秘書團隊。維護教學隊伍的穩定性，建設高水平專業化的教學秘書隊伍，是提高服務質量的關鍵所在。教學秘書的工作煩瑣且個人價值很難得到體現。學校學院也可以建立適當的激勵機制，激發教學秘書的工作熱情和主觀能動性，形成良性循環，從而使教學秘書團隊更加穩定。

（2）定期開展業務培訓。校院應重視教學秘書的專業性知識，定期組織培訓會，提高教學秘書辦公能力，提升專業管理水平，構建專業的教學秘書團隊，以適應新時代教學管理模式的需求。

4 總結

綜上所述，隨著《深化新時代教育評價改革總體方案》進一步落實，以及高等教育教學改革的進一步深入，高校教學安排和內容形式均有較大變化，這對落實教學管理政策的教學秘書也提出了更高的要求。教學秘書需要在熟悉崗位職責的基礎上，提高個人工作水平，并結合校院管理需求創新管理模式，創新工作方法；同時高校也需要構建專業的教學秘書團隊，激活教學秘書的主觀能動性，形成良性循環。