淺析企業ERP系統物資編碼管理存在的問題及對策

高利霞

中核北方核燃料元件有限公司 內蒙古 包頭 014035

隨著科學技術的不斷進步，社會的發展越來越接近數字化和自動化。傳統的方法跟不上時代的發展和滿足不了相應的需求，同時數據記錄和文件處理的成本很高如人工成本和時間成本。因此，在當前的企業管理中，企業的生產管理、物資管理以及一些物料資源管理在信息交流中，需要一些系統性的軟件，如ERP系統物資編碼程序。可以促進企業相關領域和流程更加高效和有序，在一些文檔或會議記錄以及一些重要數據上尤為重要。 所以ERP系統物資編碼對企業管理非常重要。

1 ERP系統中的物料編碼

ERP系統是一種先進的企業管理概念，可以將資源平均分配到企業的各個領域，并幫助企業提供解決方案。主要具備三個重要功能：第一個是供應鏈的功能，第二個是對各個方面的信息進行綜合匯總，第三個是集成一個軟件和硬件資源（例如企業業務流程和基本數據）的管理系統 。目前，中國企業在物資管理領域已經大大增加了ERP系統的應用，物資管理的智能化得到了極大的提高，對業務流程和管理流程進行了優化。物資編碼是企業在進行物資管理的最重要內容，集合了采購、庫存等各個領域。可以說，物資編碼是每個材料標簽的唯一證書，與材料或設備無關，并可以被計算機識別以實現標簽和物體之間的統一性[1]。

2 ERP系統物料編碼管理面臨的困難

在現在的企業中，企業物資編碼的管理和應用仍然很多的弊端。首先，在物資編碼系統的管理中，很多情況下存在多個代碼，相同類型的物資編碼可能會出現幾個的情況，進行系統升級后，新的物資編碼替換舊的物資編碼，可能會存在編碼替換不完全或重復的情況，留下隱患，后期進行處理非常困難。第二個是分類和編碼容易混淆，在編碼系統中搜索某些資料時，分類雜亂無章，增加物資信息尋找的困難。在申請需要時，一些物資編碼對物資的描述信息殘缺、片面，創建文本對物資的描述十分短少，最后進行物資與編碼比對時，出現極度不符的情況，給物資查詢帶來難度，有的描述甚至根本不相關，最終不能實現精確化查找[2]。

3 資編碼管理困難的對策

對于上述問題，應采取以下措施來解決。首先，需要探索各種因素，包括分類原理、材料編碼的長度等等。為了使集成編碼標準化和規范化，要建立一個完整統一的素材編碼系統，清晰準確，尤其是在較大類別中編碼時。同時，要通過應用系統對一些相關資料進行分類和檢查來減少用戶檢查代碼時產生不必要的問題。二是完善物資編碼信息系統。在信息系統中，針對存在信息系統的準確性低并且操作錯誤率高的情況，要提高相關的自動化標準和編碼的準確性。造成混亂的根本原因，是因為每個人對材料的看法都不相同。物資編碼系統必須依靠電子系統來添加智能搜索和關鍵字搜索，允許用戶控制物資的編碼、標識與搜索緊密相關的物資，從而增加物資編碼的準確性。企業要培養一批高素質、高技能的編碼人才，不斷培訓相關人員，讓每個工作人員都能認識物資編碼的真正意義。在實際工作中增強準確度，推進ERP系統物資編碼在企業中的應用[3]。

4 ERP系統物資編碼建設的意義

4.1 完善內部控制

企業總部將物料采購管理從原來的分布式管理整合到集中管理，建立了集團式的供應鏈系統。在內部建立相應的管理組織，根據業務需求劃分各種業務流程進行處理。集成供應鏈主要體現在采購管理、庫存（倉庫）管理、財務管理等方面。集團實行總公司綜合采購與子單位自身采購相結合的管理模式，開放單位之間的信息通道，總公司實時查詢和分配子單位庫存，實現內部物資的統一調整和綜合處理。增強企業內部資源共享和業務協作，建立完善的企業內控制度，要以物資編碼系統內的單據為唯一的業務依據，沒有單據不得辦理相關業務。企業總部改善管理，加強庫存和財務監督，降低材料成本，提高集團運營效率，最大限度地提高集團利潤。

4.2 企業物資編碼有助于模塊化管理

作為一個企業供應鏈管理平臺，ERP系統必須滿足一致性和完整性要求。對現有單位的物料代碼進行重新評估和分類，刪除相同型號的重復代碼，由總部業務管理部門建立和管理整個集團的物資編碼，如果有更改必須提交并批準，避免隨機添加和修改。通過圍繞供應鏈業務開發的系統，可以通過物料需求計劃、采購以及進出倉庫操作實現對物料管理的全面監督。

4.3 可以深度使用數據多維查詢分析

企業信息系統管理的核心是數據管理。ERP系統可以根據業務和收款范圍的需要自定義物料分類，將物資編碼綁定到其他用戶定義，在查詢購銷信息時自動獲取物資屬性以滿足不同的使用需求。由于數據是從同一系統中提取的，因此收集速度非常快，原始分類統計需要多個人共同或單獨執行多個任務，但是ERP系統允許一個人通過查詢快速準確地計算統計信息。ERP系統減少了人力浪費，防止了從多個系統訪問數據時容易出現的數據混亂，并為財務和戰略部門提供了統計上的便利。

5 結束語

通過建立ERP系統，對物資的整個生命周期進行完整的管理和控制，構建ERP系統，對需求計劃、招標、采購以及最終使用整個過程就行監管和控制，以確保采購計劃正常進行，滿足正常生產所需的庫存。整個企業共同使用一個系統，實現分支機構之間的實時數據共享，實現內部信息集成和管理信息化，大大提高員工的工作效率，適應社會經濟和技術發展的趨勢。 ERP系統不僅大大提高了信息管理的效率，而且有效地提高了管理水平。