探討信息時代工程建設檔案管理工作的改革與創新

宿遷學院 江蘇 宿遷 223800

引言

工程檔案反映基建工程項目的真實面貌，工程檔案管理工作是建設工程項目管理的重要組成部分之一，是一項對歷史負責，為現實服務，替未來著想的工作。在新的時代，緊密聯系改革、技術、發展的新要求，做好工程檔案管理工作，實現工程檔案工作自身價值，提升單位管理水平和工程建設水平。

1 工程檔案管理工作存在的問題

（1）工程檔案管理意識淡薄。長期以來，工程建設單位普遍存在重工程輕檔案。抓工程質量十分嚴格重視，抓工作檔案往往無人問津。很難對項目工程項目檔案管理工作開展專項整治，對工程項目的檔案管理的宣傳、指導、監督檢查和管理得不到足夠的重視，造成工程檔案管理工作處于被動和不利的局面。工程建設的整個過程中對檔案工作重視不夠，安排不夠合理，普遍存在工程馬上要完工，面臨著項目驗收時，才組織檔案管理人員對項目檔案資料進行突擊整理。主要原因是企業對工程檔案管理在思想引不起重視。由于資料整理瑣碎，不產生經濟，施工過程中現場又繁雜，一般施工企業便將精力都集中放在工程項目的進度管理以及工程質量管理方面，檔案資料整理常常存在著臨時應付的情況[1]。

（2）信息化技術以及人才隊伍落后。由于現在工程項目檔案管理人員很大一部分是臨時抽調組成的，對于檔案管理工作認識程度參差不齊，缺乏檔案管理工作專業素質與專業知識的了解。對于各種不同規模的工程建設信息難以找到合適的收集歸檔方法，只是簡單地將紙質文件通過掃描或者文件轉換成為電子版的文檔，并沒有從根本上對于檔案進行有效的分析研究，然后分類歸檔。還有，檔案管理人員不能熟練運用檔案管理工作計算機軟件，只是被動地接收、移交檔案資料，導致出現歸檔不齊全、檔案質量差、歸檔不規范等問題，從而嚴重影響工程檔案工作的歸檔效率。

（3）工程檔案制度不健全，不規范。工程檔案管理制度建設相對落后，存在制度不健全、不規范、執行不到位等現象。尤其是在一些基層工程項目中，并未真正建立起一套全面、系統、操作性強的檔案管理制度，未對檔案管理工作形成有效的制度約束。制度上的不健全給工程檔案管理工作帶來不利影響。此外工程檔案管理工作缺乏必要的技術規范，檔案管理標準化建設滯后。

（4）督導檢查工作以及工程檔案竣工移交工作完成不到位。工程建設項目法人在檔案管理方面的督導檢查的力度不夠，無法保障歸檔工作的標準性和規范性。進行工程檔案竣工移交工作的過程中，常常出現滯后的現象。在進行檔案移交工作的時候，有關的檔案管理工作人員沒有對要歸檔的文件資料進行認真的審查，導致很多時候有錯交遺交的現象出現，這些情況都在很大程度上影響了入庫檔案的質量。

2 信息時代工程建設檔案管理工作的改革與創新的措施

（1）加強工程檔案管理人員的專業培訓。工程檔案管理工作中人才隊伍是核心，檔案人員不僅肩負著項目文件的收集、保管和利用，還要及時傳遞各單位的技術文件，協調各單位的文件管理，一個項目中須建立一個素質過硬的管理團隊，這個團隊包括業主及參建各方的檔案管理人員，在項目建設的不同時期，團隊始終加強學習，不斷提高業務能力，特別是國家新出臺的檔案政策或新頒布的檔案工作規范和要求，必須進行相關的專題培訓，確保新的政策和規范要求得到盡快的落實。同時，為充分積累管理經驗，工程檔案管理人員可前往同類型工程收資學習，有針對性地進行專業培訓，促進現場檔案管理工作提升[2]。

（2）強化工程檔案編制工作。應該根據檔案標準來研究編制工程檔案材料，要培養工程檔案編制人才。工程歸檔材料的質量，主要取決于領導的重視、編制人員的責任感、各個階段技術材料的積累狀況。建設單位、勘察設計單位、施工單位等各個工程項目管理人員要明確責任，對編制人員進行專業培訓，使其工程檔案編制水平得到提升。工程管理單位對容易出現的問題，有針對性的進行監督和檢查。高標準的對竣工驗收檔案資料把好關，對工程建設整個資料進行檢查審核，特別對檢查出來的問題要及時進行補缺補漏，保證檔案資料的真實性、完整性、規范性。對不符合規定要求的，不能發給《建設工程檔案合格證》，確保工程檔案的完整性、準確性、系統性。

（3）建立并完善檔案管理信息化管理制度。①加強領導，落實責任制度。在工程建設中，相關領導層必須高度重視檔案管理工作，加強領導，落實責任制度。同時，要把工程檔案管理工作納入單位、部門日常管理工作當中。在單位內部實行統一領導、分層管理、專職專責的原則，把工程檔案工作細致化，并分解到每個項目、每個環節。進一步明確各個管理人員的責任與權限，從而形成完整的系統管理體系。②加大宣傳力度。在單位內部大力宣傳檔案信息化管理工作的意義，大力普及檔案信息化管理知識以及相關法律條例，在單位內部營造強烈的檔案管理信息化管理意識，使單位各個階層、各個部門工作人員都認識到檔案信息化管理工作的重要性，促進大家共同參與，逐步實現工程檔案管理的信息化、規范化[3]。

3 結束語

在信息化、網絡化和大數據環境下，信息資源是我國的經濟發展與建設的重要組成部分。信息技術的來臨，使人們的生活與生產得到便捷。在工程建設中，要以基礎設施、信息資源、管理體系、人才培養等一系列的方式將工程檔案信息化建設進行開展。加以采用先進的技術以及完善的管理進行優化檔案管理系統，促進工程檔案管理工作的質量和效率得到提升，從而更好地服務經濟建設。