探討電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

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1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)及其建立目的

1.1 數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)概述

信息技術(shù)推動了各行各業(yè)的快速發(fā)展，各行各業(yè)都在跟隨時代的腳步提升信息化水平。電子信息數(shù)字化技術(shù)在檔案系統(tǒng)領(lǐng)域的應(yīng)用推動了檔案管理工作的開展和進(jìn)步，為檔案管理工作提供了重要的支持，推動檔案管理工作從以往傳統(tǒng)的手工管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案管理模式。依托信息化電廠的檔案管理工作更為清晰和完善，為電廠系統(tǒng)管理提供了有力的支持。電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)目前還處于起步階段，在數(shù)字化的道路上還有一個漫長的道路要走，還需要不斷探索，建立起功能更全、更智能化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，這也是未來電廠檔案管理工作的整體發(fā)展趨勢。

1.2 電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建立的目標(biāo)

檔案信息的集中統(tǒng)一管理。無論采取什么手段，檔案管理的最終目的都是為了對檔案信息的集中統(tǒng)一管理，依托于智能化的檢索手段以及網(wǎng)絡(luò)信息優(yōu)勢，提升集中統(tǒng)一管理的效率和政策，依托于數(shù)字化建設(shè)，推動電子檔案和工程圖紙之間能夠相互查詢，為實際工作提供更為快捷的系統(tǒng)檔案信息管理服務(wù)，推動檔案信息資源實現(xiàn)共建共享，推動效率的提升，加快電廠信息化建設(shè)。

檔案信息的數(shù)字化。依托于信息化，將電廠現(xiàn)有的各類檔案包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案、財務(wù)檔案、人事檔案以及工程圖紙檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，推動檔案數(shù)字化建設(shè)，并將檔案信息與其他的管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，推動整體工作效率的提升[1]。

2 電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計

對電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，主要實現(xiàn)以下幾個功能。

2.1 檔案管理功能

檔案管理功能是電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計的最為基礎(chǔ)的功能，主要是指實現(xiàn)檔案管理模塊數(shù)據(jù)管理功能，包括數(shù)據(jù)的錄入、檔案統(tǒng)計、文檔掃描以及檔案網(wǎng)上借閱等功能，實現(xiàn)對檔案從錄入到使用、銷毀以及各類統(tǒng)計等全方位的功能。

2.2 檔案定位

檔案定位功能是指能夠?qū)﹄娮訖n案室中檔案的具體位置以及相關(guān)信息實現(xiàn)實時查詢的功能，對案卷在電子檔案室中的具體位置能夠進(jìn)行準(zhǔn)確的查詢，并實現(xiàn)對相關(guān)信息的鏈接。

2.3 統(tǒng)計支出

統(tǒng)計輸出功能主要是指對檔案的統(tǒng)計功能和輸出達(dá)因功能，包括了檔案利用、庫存等的統(tǒng)計，案卷封皮、檔案內(nèi)容等的輸出等。

2.4 流程審批

在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計中，需要實現(xiàn)管理員對其他用戶的檔案借閱申請進(jìn)行審批，對其他用戶提出的檔案修改申請進(jìn)行審批，通過流程審批功能，能夠?qū)崿F(xiàn)根據(jù)審批權(quán)限開放并進(jìn)行審批流程的歸檔管理，以提升檔案的安全性[2]。

2.5 系統(tǒng)維護(hù)

系統(tǒng)維護(hù)功能的設(shè)計主要對系統(tǒng)設(shè)置、維護(hù)功能等功能進(jìn)行實現(xiàn)，主要包括用戶管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、保存期限設(shè)置、系統(tǒng)日志管理以及密碼修改等權(quán)限。

3 電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)的措施

3.1 做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

在數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是電廠檔案管理工作發(fā)展的必然，依托于該系統(tǒng)電廠的檔案能夠以數(shù)據(jù)信息的方式進(jìn)行存儲，為了提升電廠檔案信息處理的效率，電廠就必須做好檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以支持電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作。數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，一方面要做好信息的獲取功能，電廠要通過互聯(lián)網(wǎng)來構(gòu)建起電廠檔案信息資源的共享機(jī)制，為了讓數(shù)據(jù)庫更好地服務(wù)于電廠檔案管理工作，需要確保數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的完善性。另一方面要做好電廠檔案信息分類工作，要對電廠各類檔案信息進(jìn)行細(xì)分并編目，積極推動數(shù)據(jù)庫檢索和存儲的高效性，做好時在信息分類的過程中還可以建立起資源目錄索引。

3.2 完善檔案信息安全保障體系

電廠各類信息資源中，檔案管理工作是信息資源中最為重要的一部分，因此需要做好檔案信息資源的保護(hù)，這使得系統(tǒng)的安全防護(hù)工作十分重要。為此，一是要做好信息加密工作，通過加密技術(shù)來提升電廠檔案信息的安全性，對信息進(jìn)行加密處理這是一種有效的手段和方法，從而避免電廠內(nèi)部檔案發(fā)生信息泄露事件。二是要做好認(rèn)證技術(shù)，為了更好地保護(hù)電廠檔案信息的安全性，做好安全管理工作，需要加強(qiáng)對認(rèn)證技術(shù)的運(yùn)用，一般來說主要采用數(shù)字摘要和數(shù)字信封兩種形式，其中數(shù)字摘要就是通過對特殊的編程方式進(jìn)行運(yùn)用從而建立起編碼，當(dāng)編碼形成后通過特殊的變換運(yùn)算來提升系統(tǒng)的安全性。數(shù)字信封則是通過及時來對電廠的檔案信息進(jìn)行加密，只針對有權(quán)限的檔案信息訪問者才能夠看到真正的內(nèi)容。

3.3 云服務(wù)技術(shù)的應(yīng)用

對于電廠數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)，需要加強(qiáng)對云服務(wù)技術(shù)的應(yīng)用，積極構(gòu)建“云”檔案館。依托云服務(wù)技術(shù)，實現(xiàn)系統(tǒng)訪問用戶對電廠檔案信息獲取的服務(wù)，同時還能夠為用戶提供難題解答、在線服務(wù)等功能。同時依托于云服務(wù)技術(shù)，還可以實現(xiàn)電廠檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸[3]。

4 結(jié)束語

通過積極研發(fā)電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，能夠有效地改變電廠檔案管理的模式，通過信息化手段來提升電廠檔案管理的水平，同時發(fā)揮檔案在生產(chǎn)運(yùn)行中的重要作用，更好地為個人、單位提供檔案服務(wù)。