論高校教務(wù)管理工作中計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)的現(xiàn)狀及對(duì)策思考

四川大學(xué)水利水電學(xué)院 四川 成都 610065

高校的本科教務(wù)管理部門承擔(dān)著教學(xué)研究、教學(xué)管理、教學(xué)運(yùn)行、考試管理、學(xué)籍管理、實(shí)踐教學(xué)、合作與交流、教育創(chuàng)新與改革、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估與監(jiān)督等多種重要工作，是高校教學(xué)工作正常運(yùn)行的重要保證。教務(wù)管理工作繁雜且精細(xì)，要求高校必須要運(yùn)用更先進(jìn)、更科學(xué)的管理手段。恰逢當(dāng)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，各種計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)于是就應(yīng)運(yùn)而生了。計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)在高校的教務(wù)管理工作中承擔(dān)著非常重要的作用。

1 計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)的重要性

高校的本科教務(wù)管理部門是高校教學(xué)工作正常運(yùn)行的重要保證，先進(jìn)和科學(xué)的計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)為高校教務(wù)管理工作提供了非常大的便利性。在當(dāng)今國(guó)內(nèi)高校普遍采用學(xué)分制的辦學(xué)模式下，教務(wù)管理工作比以前的學(xué)年制時(shí)代，更為繁雜，要求更高。比如，在學(xué)分制模式下，要求本科學(xué)生一般要采用自主選課的形式，在預(yù)選、正選和補(bǔ)退選等選課的各個(gè)環(huán)節(jié)，如果沒有計(jì)算機(jī)智能管理系統(tǒng)，完全依靠教務(wù)人員來人工進(jìn)行操作，面對(duì)高校成千上萬的學(xué)生，顯然是非常難以實(shí)現(xiàn)的。再比如，在進(jìn)行畢業(yè)生畢業(yè)結(jié)論報(bào)送之前必不可少的畢業(yè)審查環(huán)節(jié)，由于是自主選課，有學(xué)生就自主修讀了本專業(yè)培養(yǎng)計(jì)劃外的其他課程，這些課程與培養(yǎng)計(jì)劃中的部分課程是能相互替代的，若完全依靠手工來操作，工作量也是相當(dāng)大，且很容易出錯(cuò)。因而，計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)在教務(wù)管理工作中的合理應(yīng)用，就顯得非常重要[1]。

在如今的大環(huán)境下，專業(yè)認(rèn)證、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估與監(jiān)督也是非常重要的環(huán)節(jié)，通過它，高校能方便地發(fā)現(xiàn)整個(gè)教學(xué)過程中存在的問題，從而更好地進(jìn)行改進(jìn)。而這些過程往往需要教務(wù)管理部門提供各種各樣的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)的應(yīng)用，一方面可以方便教務(wù)人員順利查找和統(tǒng)計(jì)各種數(shù)據(jù)，大大減少教務(wù)管理人員的工作量，另一方面也能保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。因而，計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)在整個(gè)教務(wù)管理工作中有著非常重要的作用。

2 高校教務(wù)管理工作中計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)的運(yùn)用現(xiàn)狀

目前很多高校都越來越重視利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)來簡(jiǎn)化和優(yōu)化相關(guān)管理工作，教務(wù)管理部門基本上都配備了最基礎(chǔ)的教務(wù)管理系統(tǒng)，但是也有很多工作依然在依靠原始的手工方式來完成，或者是即使配備了計(jì)算機(jī)智能管理系統(tǒng)，但使用率不高，依賴程度不大，不能從根本上簡(jiǎn)化相關(guān)的工作流程。總體而言，我國(guó)高校教務(wù)管理工作中計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)的運(yùn)用現(xiàn)狀分析如下：

2.1 計(jì)算機(jī)智能管理系統(tǒng)功能不夠完善

以筆者所在的四川大學(xué)為例，其實(shí)目前的計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)總體而言還是很不錯(cuò)的,除了最基礎(chǔ)最重要的本科教務(wù)管理系統(tǒng)外，還有學(xué)科競(jìng)賽管理系統(tǒng)、畢業(yè)論文管理系統(tǒng)、教材征訂系統(tǒng)、創(chuàng)新學(xué)分管理系統(tǒng)等。這些計(jì)算機(jī)智能系統(tǒng)的應(yīng)用，從很大程度上減少了老師的工作量，方便了師生。但是從另外一方面來講，這些系統(tǒng)并沒有很完全、很充分地進(jìn)行利用，或是有些功能還不夠完善，依然存在一些有待改進(jìn)的地方。比如，前幾年一直在運(yùn)行的教材征訂系統(tǒng)，使用后會(huì)發(fā)現(xiàn)，它雖然是一個(gè)智能化系統(tǒng)，但其實(shí)并不比通常使用的excel表格更先進(jìn)，甚至可以說還更落后。使用這個(gè)系統(tǒng)的時(shí)候，教務(wù)管理人員每次需要將手工收集到的教材的各種信息（含教材名稱、出版社、版次、年份，征訂教師信息等）一個(gè)一個(gè)地輸入到系統(tǒng)中，和手工收集無異。由于多數(shù)課程的教材都是沿用上一年度的，有改動(dòng)的只是少部分，所以用excel來進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的工作量其實(shí)更小，只用將其中需要改動(dòng)的少部分地方進(jìn)行改動(dòng)就行了。但是所謂的智能系統(tǒng)呢？卻需要將所有信息全部重新輸入，反而是加大了教務(wù)人員的工作量。筆者曾經(jīng)跟相關(guān)部門提過該系統(tǒng)的改進(jìn)意見，比如能否將相關(guān)信息默認(rèn)為去年的，新的學(xué)年只需要進(jìn)行微調(diào)就可以了？或者由任課教師填寫教材相關(guān)信息，畢竟任課老師才是最了解自己所使用教材的所有信息的，他們填寫后，再由學(xué)院統(tǒng)一審核？這一建議在很多人的努力下，終于在上個(gè)學(xué)年成功上線。新的系統(tǒng)經(jīng)使用對(duì)比后發(fā)現(xiàn)，大大縮減了教務(wù)管理人員的工作量，同時(shí)，由于任課教師自己填寫教材信息，自己嚴(yán)格把關(guān)，提高了教材統(tǒng)計(jì)信息的準(zhǔn)確性[2]。

2.2 計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)上依然存在數(shù)據(jù)的不準(zhǔn)確性

既然依賴信息化管理平臺(tái)，就要追求平臺(tái)相關(guān)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。學(xué)校教務(wù)管理中的相關(guān)數(shù)據(jù)是整個(gè)學(xué)校最基本也是最重要的數(shù)據(jù)，如果其中的數(shù)據(jù)出錯(cuò)，影響將是相當(dāng)大的。比如，每一年的保送研究生工作，在計(jì)算學(xué)生成績(jī)時(shí)，我們依然需要將學(xué)生的成績(jī)通過excel來重新計(jì)算一次，并不敢直接采用教務(wù)系統(tǒng)中的的成績(jī)和排名；再比如，每一年的畢業(yè)審查環(huán)節(jié)，依然還需要通過人工方式來核對(duì)每一位學(xué)生的成績(jī)，一個(gè)學(xué)生一個(gè)學(xué)生地、一門課一門課地核對(duì)，看學(xué)生是不是都按照培養(yǎng)計(jì)劃把所有必修課程修完了，并不敢將教務(wù)系統(tǒng)中的審查結(jié)論直接引用；部分已經(jīng)退學(xué)等產(chǎn)生學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生，他們的名字還出現(xiàn)在專業(yè)成績(jī)排名中。這些都說明，我們的管理系統(tǒng)在數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性方面還有待改進(jìn)。

2.3 推廣智能系統(tǒng)有難度

在新的計(jì)算機(jī)智能管理系統(tǒng)或舊系統(tǒng)的新功能推出后，總是會(huì)受到一些老師的排斥，推行下去有難度。比如，剛運(yùn)行不久的畢業(yè)論文管理系統(tǒng)，許多老師在一開始就提出了反對(duì)的聲音，特別是一些老教師，他們面臨即將退休，不愿意再學(xué)新的系統(tǒng)，新的操作方式，總覺得學(xué)會(huì)沒兩年就退休不會(huì)再運(yùn)用了，于是他們要不就直接不用，要不就直接把自己的賬號(hào)密碼給研究生請(qǐng)他們代勞，從而給系統(tǒng)的推廣使用造成了障礙，同時(shí)也給高校教務(wù)管理人員的管理工作造成了一定的難度[3]。

3 對(duì)加快高校計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)建設(shè)的幾點(diǎn)思考

（1）各高校都應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)如此重要，應(yīng)加大力度進(jìn)行建設(shè)

計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)讓高校的教務(wù)管理工作更為便利和輕松，但是也有上文中提到的不如意的地方，高校必須充分認(rèn)識(shí)到這些問題，加大力度進(jìn)行建設(shè)，才能讓計(jì)算機(jī)管理平臺(tái)更好地為高校的教務(wù)管理工作服務(wù)。

（2）加強(qiáng)教務(wù)管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，建立一支敢于創(chuàng)新的教務(wù)管理隊(duì)伍

教務(wù)管理人員由于工作關(guān)系，是使用各種智能系統(tǒng)最多的人。他們應(yīng)該首先要勇于接受并學(xué)習(xí)學(xué)校的各種新系統(tǒng)，或者舊系統(tǒng)的新功能。其次，他們?cè)谑褂孟到y(tǒng)的過程中，要善于發(fā)現(xiàn)問題，善于總結(jié)，善于提意見，從而有利于系統(tǒng)的改進(jìn)。同時(shí)，由于系統(tǒng)在推進(jìn)的過程中，可能會(huì)受到一些老師的排斥，教務(wù)管理人員應(yīng)想辦法讓他們接受系統(tǒng)，比如耐心講解，比如親自演示，等等，盡可能讓系統(tǒng)推廣下去。

（3）高校應(yīng)盡力推廣和改進(jìn)智能管理系統(tǒng)，提高工作效率

上文提到的教材管理系統(tǒng)是個(gè)很好的例子。既然工作量不比常規(guī)的excel少，那這個(gè)系統(tǒng)就失去了存在的意義。既然要用，我們就應(yīng)該讓它為我們的工作帶來方便，要想辦法改進(jìn)它。再比如，教室的申請(qǐng)系統(tǒng)，現(xiàn)在是學(xué)院教務(wù)老師申請(qǐng)，學(xué)校批準(zhǔn)，學(xué)院的教務(wù)老師再將獲得批準(zhǔn)后的教室調(diào)度單打印出來，交給要使用該教室的相關(guān)老師，相關(guān)老師還要將教室調(diào)度單分別送到管教室的物業(yè)處和管多媒體使用的現(xiàn)代教育中心。整個(gè)過程雖然不復(fù)雜但是煩瑣。能否可以考慮改進(jìn)為：教師使用個(gè)人賬號(hào)進(jìn)行教室申請(qǐng)——學(xué)院審批——學(xué)校審批——審批結(jié)果直接傳送到教室物業(yè)和現(xiàn)代教育中心呢？整個(gè)過程可以全部在網(wǎng)上完成，一方面可以無紙化辦公，節(jié)約了能源；另外一方面教師不用反復(fù)跑路，也節(jié)約了人力。諸如此類，計(jì)算機(jī)智能管理系統(tǒng)需要大力推廣和改進(jìn)。