電子文件前端控制問題及對策研究

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在紙質環境中，檔案工作的起點是歸檔，然而盡管有制度保障，做好這一項工作仍不是一件容易的事情，這一問題在電子檔案的接收中更加突顯。隨著信息技術的發展，辦公自動化的普及，電子文件成為業務活動記錄的主要形式，由于電子文件存在對載體的依賴性、信息的非人工識讀性以及信息的易更改性等特性，使得如果不對電子文件進行有效控制，很難保證這些電子文件都能夠真實、完整的移交到檔案部門，因此對電子文件的形成與積累進行有效控制就顯得尤為重要。

1 電子文件前端控制的目標

1.1 確保電子文件真實可靠

檔案之所以具有憑證價值就在于它的原始性，對于紙質檔案而言，內容和載體不可分離，內容修改后容易留下痕跡，易辨真偽，判斷原始性。但電子文件具有易復制、易修改性，復制和修改后不留痕跡，難以判斷原始性，因此，我們不能簡單地將紙質文件價值確定方法復制到電子文件的價值確定中。對于電子文件，我們需要轉變思維，應更多地強調電子文件的真實性。在我國電子文件真實性研究中，將電子文件“真實性”劃分為兩個方面：一是文件在形成過程中的真實，即一份文件客觀反映和真實記錄了機構業務活動；二是文件在形成之后的真實，表現為文件（檔案）在業務活動結束之后的生命周期里未被更改，仍然保持產生時的本來面貌[1]。為了確保電子文件在成為電子檔案時是真實的，就需要對電子文件進行前端控制，確保電子文件在形成時就是真實的。

1.2 確保電子文件順利歸檔

第一，文件是人們在實踐活動中產生的活動記錄，在紙質環境中，人們便喜歡發文，無論事情大小，生成了大量文件，在數字環境中，這種現象更為普遍，如果不對這些電子文件進行控制，那么很難保證有價值的文件都能夠順利歸檔。第二，一份完整電子文件由內容、結構和背景信息三大要素構成，缺少結構和背景信息將不能保證電子文件的真實性、完整性、可靠性、可用性，影響電子文件的利用。第三，由于電子文件是由計算機等機械設備生成，其本質是一組二進制代碼，存儲在光盤、磁帶等新型載體中，這些載體老化更新速度非常快，不像紙張那樣穩定，且電子文件容易因誤操作而丟失，對電子文件進行前端控制，則可以最大限度地避免這些問題的發生，保證電子文件順利歸檔。

1.3 確保電子文件安全利用

電子文件的長期安全保存是目前電子文件歸檔面臨的一個亟待解決的問題，如果不能保證電子檔案的長期安全保存，那么它能否以電子形式保存就成為一個問題。電子文件的安全問題比傳統紙質檔案安全問題更為嚴重，一是文件內容的安全，二是文件載體的安全[2]。對于文件內容的安全，就是要確保文件內容沒有被篡改，可以通過背景信息和元數據進行控制；對于載體安全，就是要確保載體不被毀壞，不因技術革新而無法打開文件，使文件成為無法識讀的死檔。因此，在電子文件生成時就鑒定其是否具有檔案價值，然后進行預歸檔，以防文件被篡改或刪除，可以有效保障電子文件的安全。

2 電子文件前端控制存在的問題

2.1 檔案系統與業務系統功能集成欠佳

檔案部門要對電子文件進行前端控制，除了通過對管理制度和人員進行控制外，對電子文件生成系統的控制也很重要。要實現對電子文件生成系統的控制，一是干預系統設計，在設計中嵌入檔案歸檔的要求，確保電子文件生成時就包含內容、結構、背景信息等信息；二是實現檔案管理系統和業務系統的集成，實現檔案線上自動歸檔。由于缺乏信息技術總體規劃，檔案管理系統與業務系統在開發時大都是獨立進行，要實現二者的集成，不僅要解決系統間接口、協議、數據字段、各類設備的集成，還要解決系統環境、組織管理和人員配備等相關方面的集成，因此，檔案系統與業務系統集成建設進展緩慢。

2.2 電子文件元數據項不完善

由于電子文件生成環境的獨特性，與載體的可分離性，需要大量的輔助信息來確保電子文件的真實性、完整性、可靠性、可用性，這些輔助信息即元數據。從檔案行業標準《文書類電子文件元數據方案》（DA/T46—2009）規定的88個元數據元素選擇就可以看出元數據項目的復雜性。一份電子文件在其整個生命周期中運動過程中會不斷地產生新的元數據，這些元數據動態地再現文件生成、流轉、管理的全過程，如何構建一套完整的元數據方案準確地反映電子文件的運動過程是一項復雜的工作，需要各單位結合自己的業務活動、軟硬件環境，同時還要考慮元數據的動態更新，使得元數據方案不統一、不規范，不能完整準確再現文件生成、流轉、管理的整個生命周期過程。

2.3 電子文件前端控制責任主體不明

電子文件前端控制的目的是確保電子文件真實、完整、可靠、可用，在這一過程中，不僅涉及業務系統的設計、電子文件產生、流轉和保管等不同階段的管理，還涉及標準、制度等管理要求的制定，使得電子文件前端控制與技術部門、業務部門、檔案部門、高層管理部門等多個責任主體相關，需要各部門相互協調配合。在實踐中，很多單位都沒有明確這一責任主體，電子文件前端控制都是各部門獨立進行，缺乏協調合作，實踐表明，如果沒有一個責任主體負責這項工作，電子文件的前端控制就不能很好地達到預期目標。

3 電子文件前端控制的措施

3.1 通過流程再造實現系統無縫銜接

在集成業務系統和檔案管理系統時，最重要的就是要將兩者的功能進行集成，從流程入手，進行重組優化，實現無縫銜接[3]。對檔案管理系統來說，流程重組可以通過環節前置、環節后延、環節疊交三種方式進行。如，前置歸檔環節，文件立卷歸檔是文件管理的最后一個環節，檔案管理的第一個環節，為了確保電子文件都能順利歸檔，我們可以在電子文件生成的同時進行預歸檔，這樣既可以保證電子文件在完成現行價值后能夠順利進入檔案館，也可以保證電子文件內容真實可靠。同樣，檔案的鑒定、著錄也可以在電子文件生成階段就開始。

3.2 參照標準規范構建元數據方案

各單位在構建自己元數據方案時需要參照相關標準，使自己的元數據能夠全面反映電子文件生成、流轉、管理的全過程，符合長期保存的需要，同時，參照標準設計，也有利于元數據的規范統一，便于跨系統的交流和憑證價值的發揮。在構建元數據方案時，可以參考《信息和文獻——記錄元數據管理——第2部分：概念性和實施細則》（ISO 23081-2：2009）系列標準、國家標準GB/T 31914-2015《電子文件管理系統建設指南》等相關標準，有選擇地從文件實體元數據、機構人員實體元數據、業務實體元數據、實體關系元數據四個域中選出需要的實體類型，還可以向已經制定好元數據方案的單位學習，借鑒好的經驗。

3.3 組建領導小組明確責任主體

電子文件前端控制與技術部門、業務部門、檔案部門、高層管理部門等多個責任主體相關，要做到各部門之間相互協調配合，就需要一個部門牽頭，統一領導，統一規劃，而且這個牽頭部門需要熟悉各部門的電子文件管理活動及要求，這樣才能制定合理的分任務目標，實現電子文件前端控制的目標。各部門的項目主管就是很好的人選，他們熟悉自己的工作任務，知道何時、如何更好地開展電子文件的前端控制，由他們組成的前端控制領導小組可以為各部門搭建一個溝通平臺，方便各部門溝通交流，通過協商制定前端控制的相關標準規范、各流程中各部門的任務及監督機制，使電子文件前端控制能夠有序開展，實現預期目標。

3.4 加強人才隊伍建設增強人力支持

電子文件管理對技術有很高的要求，需要信息技術人才的支持。但由于電子文件可能會涉及單位的核心機密，其系統和安全體系的建設不能委托給第三方技術公司，這就需要單位組建自己的信息技術人才，同時還需要為他們培訓文件管理和檔案管理相關知識，以便他們能夠設計出符合文檔一體化管理需求的應用系統。另一方面，也需要加強對文檔人員的培訓，一是提高文檔人員的業務水平、知識水平，增強前端控制的意識，二是提高文檔人員的計算機操作能力，使其能夠熟練使用業務系統，解決突發情況。