信息化視角下創新檔案管理工作的路徑

江歆

摘要：現階段，時代的發展提高了科學技術的水平，為我國各行各業注入了發展活力，也為檔案管理工作帶來了新的發展機遇。將信息技術應用于檔案管理工作之中，能夠有效提高管理效率，保障管理工作的質量。就目前情況而言，傳統的檔案管理方式已經難以滿足現代化建設的需要，因此必須在信息化視角之下進行創新，注入新的理念，使檔案管理工作能夠順應新時代的發展。

關鍵詞：信息化;檔案管理;工作創新

前言：

在現代化視角下，信息化建設是檔案管理工作未來的主要發展方向，是順應時代發展趨勢的一種途徑。檔案管理工作的信息化建設能夠提高對于檔案資料的內部管理年限，還能夠更好地融合共享檔案資源。可見，在時代的快速發展之下，檔案管理工作的信息化建設對于系統的結構和檔案的管理非常重要，對管理工作的效率和水平起著重要影響。但是，在目前信息化建設的過程中仍然存在一些問題，形成了阻礙，必須采取相應的措施進行解決。

一、檔案管理信息化建設的意義

（一）提升管理效率

在傳統管理檔案的方式選擇上，通常會采用人工管理的方式。如果相關的檔案人員需要查詢自身的檔案信息時，只能通過檔案室進行申請和查詢。對于一些需要經常出差的人員來說，這種管理方式就會造成一定的麻煩，甚至還會因此而延誤工作。而將檔案管理工作進行信息化建設之后，就能夠很好地突破當前的困境，檔案可以通過網絡進行訪問，不受空間限制。需要查詢檔案信息的工作人員可以在線申請讀取檔案信息，經主管批準后，信息庫就可以將批準信息直接傳遞給相關檔案管理部門。管理部門的工作人員確認收到批準之后，就可以將對方所需要的信息發送至指定的郵箱，對方就可以根據自身需要進行使用。通過這種方式能夠有效提高檔案管理的效率和，減少了不必要的環節和麻煩，提高了相應的服務水平。

（二）避免資料丟失

在使用傳統紙質檔案管理方式時，如果檔案管理部門需要搬遷，那么檔案資料的安全就會受到影響。在搬遷之后，假如檔案資料的放置沒有遵循原有的位置順序的話，就會增加后續查詢管理工作的難度，甚至會導致資料信息丟失的情況，造成非常嚴重的后果。而在實現了檔案管理信息化建設之后，除了可以有效確保錄入檔案信息的真實可靠，還能夠在最大程度上避免由于管理不善導致資料丟失的情況。但是在此過程中需要注意，檔案的信息化建設過程中需要有效確保網絡安全，設置安全系數較高的防火墻來避免黑客的惡意攻擊確保檔案信息資源的安全穩定，推動檔案管理工作的順利展開。如果系統出現癱瘓，利用信息化技術也能夠及時修復，減少不必要的損失。

二、檔案管理信息化建設的問題

（一）工作機制不健全

檔案管理工作并不能僅僅依靠一個部門來完成，而是需要部門之間的協作，構建出完整的管理體系，有效促進檔案信息的資源共享。但就傳統的紙質檔案管理工作機制來說，作為長期以來的穩定管理方式，紙質管理工作的影響較大，且難以在短時間內進行轉型，各部門合作不善的問題依然存在。例如，在管理重要的檔案信息時，紙質管理仍然是首要的方式，而沒有充分發揮信息化管理的優勢。部分檔案管理工作人員的信息化能力不強，沒有掌握相應的工作方法，無法利用互聯網來將檔案數據信息化，檔案數據的收集、提取、傳遞和管理速度都受到了影響，無法在最大程度上發揮檔案管理信息化建設的作用。就目前情況而言，地方檔案館、各級單位沒有提高主動參與檔案信息化建設工作的意識，在檔案管理方面沒有健全相應的工作機制，檔案信息難以實現多方位的資源共享，這就導致了基層單位無法及時接收到最新的數據信息，對檔案管理工作造成了一定影響。

（二）軟硬件設施不夠完善

檔案管理工作本身具備一定的特殊性，在開展相關工作時需要有強大的硬件和軟件設施作為支撐，做好相應的基礎性工作才能夠提高管理效率。但就目前情況來看，檔案管理信息化建設過程中，軟硬件設施仍不完善。第一，現有的硬件設施條件無法支撐信息化管理的需要[1]。部分檔案管理部門的技術水平不高，資金不充足，在傳統紙質管理的影響下，各種設備都不完善，例如掃描設備、專業的處理計算機等。紙質檔案在長期的保存之下會出現破損情況，有些年代久遠的檔案會出現文字模糊失真的情況，由于缺少必要的設備，就難以將其轉為信息化檔案，不利于檔案信息的保護和管理。第二，基層部門與上級部門使用的檔案管理軟件之間存在差異，導致兼容性差。基層檔案管理相對來說并不嚴格，沒有形成相應的完善的管理制度，在管理方法和標準上也沒有進行嚴格要求，因此就導致了管理軟件的使用隨意，對管理工作造成了阻礙。

（三）缺乏專業人才

除了缺乏健全的工作機制和軟硬件設施不完善以外，人才的缺乏和流失也是阻礙檔案管理信息化建設的重要原因。就目前情況而言，在檔案管理工作方面，專業的人才十分有限，能夠直接投入到管理工作中的人員非常少，具備豐富管理經驗和實踐經驗的專業人才更是難以挖掘。一方面，各單位和檔案管理機構沒有意識到人員培訓的重要性，在日常工作中缺乏對教育培訓活動的組織，導致工作人員只能夠掌握紙質檔案的管理方法，信息化水平低，難以利用信息技術對檔案信息進行管理。另一方面，上級單位也沒有為基層單位配備人才資源，專業人才的支持不到位，檔案的收集、處理、整理和共享都缺乏人才資源。在這樣的情況下，基層單位只能依靠其他崗位人員或兼職人員來完成檔案管理的工作，因這些人員并不具備專業性，所以會對檔案管理工作的效率和水平造成一定的影響。

三、檔案管理信息化建設的措施

（一）樹立全新的管理理念

現階段，科學技術的發展為檔案管理工作帶來的技術支持，大數據技術得到了廣泛的應用。在這樣的背景之下，檔案管理的信息化建設是必然的趨勢，必須有效提高管理意識，樹立全新的管理理念，利用創新思維解決問題。首先，要樹立信息化管理理念。在檔案管理工作的不斷改革之下，對于社會產生的作用越來越大，影響也越來越廣闊[2]。檔案數據信息呈現日益增加的趨勢，迫切需要高效率的管理方式。因此，必須樹立先進的信息化管理理念，利用先進的信息技術全面提升檔案管理的效率和水平。在紙質管理方法的基礎之上，努力實現信息化建設，促進管理方式的轉型[3]。其次，要重視先進管理技術的作用。在時代的快速發展之下，各種先進技術層出不窮。檔案管理工作必須重視先進技術的作用，利用技術的功能和優勢來實現紙質檔案的電子化、信息化、數字化，有效提升檔案管理工作的效率。最后，要樹立安全管理的理念。管理人員必須樹立安全管理的理念，充分認識到檔案管理工作的重要性，強化對檔案的保護力度，在信息化建設的框架內制定安全風險防控預案，并針對信息化建設過程中可能出現的安全問題進行分析，制定相應的解決措施。除此之外，相關單位還要結合國家指導方針的發展變化，合理完善管理制度和政策，大力加強管理安全工作的宣傳，在確保檔案信息安全的基礎上推動信息化建設。

（二）健全管理體系

檔案管理的信息化建設過程中，最主要的內容就是促進檔案數據信息的共享和流動，在最大程度上發揮出共享資源的價值。在這樣的要求之下，紙質管理方式無法再繼續滿足管理需要，必須進行改變。因此，在檔案管理的信息化建設過程中，必須要健全管理體系[4]。各部門之間要形成跨部門合作機制，形成相互交流溝通的有效途徑，確保檔案數據能夠進行實時共享。完善檔案管理服務聯動機制，加強各級檔案管理部門之間的聯系，針對在信息化建設過程中出現的問題進行協商，采取合理的措施進行解決，減少對管理工作的影響。在檔案的歸檔工作上，要設立專門的崗位，由專職檔案員進行負責，確保檔案的收集、封存和管理都能夠落實到位，且能夠找到相應的負責人，并且要嚴格對待檔案移交環節，及時移交檔案，減少在此過程中發生問題的概率。上級檔案部門要提高對檔案管理工作的監督力度，針對管理工作的推進情況進行定期抽查，確保管理質量符合要求。除此之外，相關單位和檔案管理部門還要定期展開對管理人員的培訓，從檔案管理的各個環節進行有針對性地培訓，提高管理人員的能力，促進管理工作質量的提升，為信息化建設做好鋪墊。

（三）建設專業人才隊伍

檔案管理工作的周期較長，且專業性強，必須由專業人員來完成[5]。因此，想要推進檔案管理的信息化建設就必須專業的人才隊伍，保障管理工作的信息化進程。首先，要針對工作人員展開相應的培訓，提高專業化能力。檔案管理的信息化建設過程除了需要硬件設施以外，還需要有專業的人才隊伍來作為支撐。為了確保工作人員能夠具備高水平的業務能力和責任意識，就需要加強對管理人員的培訓力度，通過定期展開培訓會等方式來提高管理人員對信息化建設的重視程度，使其充分掌握信息化管理方法，提高技術水平，熟悉紙質檔案的電子化過程，以及相應的提取、校對等內容。另外，還要將責任落實到具體的人員身上，充分發揮管理制度的作用，進一步提高檔案管理信息化建設的質量和水平。其次，需要針對檔案管理工作引入高素質的專業人才。為了提高檔案管理信息化建設的速度和質量，就需要將專業人才引進檔案管理領域，著眼于檔案管理的長遠發展需要，為各個環節配備相應的專業人員，重視檔案管理機構的高層次專業技術人才，深入基層宣傳推廣檔案管理信息技術，幫助基層解決管理問題。最后，相關單位要提高對管理人員綜合素質的重視程度。檔案管理人員的綜合素質水平在一定程度上影響著信息化建設的過程，提高管理人員思想意識能夠促進他們更好地學習管理知識和技術，提高專業化水平，在國家有關制度的規范下推進檔案管理的信息化建設。

結論：通過文章的分析和研究可以得知，檔案管理的信息化建設是時代發展的需要，因此必須注入新的理念，使檔案管理工作能夠順應新時代的發展。基于此，本文分析了檔案管理信息化建設和意義以及在此過程中遇到的問題，并提出了幾點建議：樹立全新的管理理念、健全管理體系以及建設專業人才隊伍。通過實施以上措施能夠有效推動檔案管理信息化建設的腳步，對于我國檔案管理工作具有重要意義。

參考文獻：

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[4]宿偉偉.信息化視角下創新檔案管理工作的路徑[J].辦公室業務，2020，9（13）：80-81.

[5]於欣穎，韓麗麗.加快檔案信息化建設 創新檔案管理工作[J].辦公室業務，2020，18（20）：100-101.