探討人才交流中心文書檔案管理存在的問題和策略

張若飛 杜楠楠

摘要：檔案管理是人才交流中心工作的重要組成部分，檔案是檔案管理的最重要形式之一。隨著時代的發展和進步，信息技術在工作場所的應用越來越廣泛。一些員工錯誤地認為傳統的文書檔案管理不適應時代發展的需要，因此不重視檔案管理，導致管理過程中存在諸多問題，不利于文書檔案管理的發展。本文主要分析了當前檔案管理過程中存在的問題，并提出了一些用于標準化管理策略。

關鍵詞：人才交流中心;文書檔案管理;存在問題;策略

一、當前人才交流中心文書檔案管理過程中存在的問題

（一）文書檔案管理人員綜合素質低

由于人才交流中心人員沒有意識到文書檔案管理的重要性，因此大多數員工沒有參與文書檔案管理。此外，人才交流中心在挑選文書檔案管理人員方面更加隨意，而且人員缺乏職業培訓。此外，某些交流中心行政檔案的工作人員隸屬于其他機構，這將對管理工作的發展產生一些影響。

（二）檔案管理方式不合理

文書檔案管理有兩個主要功能：一是登記人才交流中心的活動;二是充分利用文獻檔案管理資源，獲取有用信息。只有正確的管理才能在管理過程中發揮作用，檔案管理還存在許多不合理之處。例如，一些人才交流中心過于重視歸檔功能，忽視了管理檔案的功能，而另一些人才交流中心過于重視歸檔存儲功能，導致資源浪費。

（三）文書檔案管理的安全性過低

目前，人才交流中心的檔案管理主要有兩種形式，一種是紙質文件管理，另一種是電子檔案，這兩種檔案管理形式各有優缺點。紙質檔案既繁瑣又難以分類，而電子檔案則易于存儲、查閱和分類，但這兩種檔案管理方法都有一個共同的缺陷，就是安全性太低了。如果紙質檔案存儲不當，文件中包含的信息可能會被他人竊取，電子檔案的安全性也無法得到保證，一旦檔案管理系統遭到他人攻擊，檔案中的所有信息都將丟失，這給人才交流中心和個人造成了巨大損失。

（四） 檔案管理和使用的深度還不高

文書檔案管理的重要性在于兩個方面：一方面，在登記功能上，主要涵蓋各種活動的信息資料;其次，使用功能是指對記錄的數據和信息進行必要的分類，以便檔案中存儲的信息能夠在單位今后的工作中發揮適當的作用。然而，目前中國人才交流中心的文書檔案管理主要仍停留在記錄功能上。登記和收到的信息材料只記錄了該股迄今為止的工作成果，這在今后很難有效利用，導致人才交流中心許多檔案的利用率較低。

二、人才交流中心檔案管理效率提升的策略

（一）提高人才交流中心對文書檔案管理的重視程度

文書檔案管理對人才交流中心和社會的發展具有巨大的積極意義。通過文書檔案管理，人才交流人員必須積極轉變觀念，認識到文書檔案管理的重要性，并在其日常工作中，積極執行經理交辦的任務，做好文書檔案管理工作。例如，為了更好地進行文書檔案管理，人才交流中心可以投入更多的資源，增加對人才的投資，并制定適當的管理計劃，更好地進行文書檔案管理。

（二） 通過職業培訓提高檔案管理人員的整體質量

在文書檔案管理中，管理員的選擇對文書檔案管理的效率有著非常重要的影響。如果負責文書檔案管理的工作人員在管理期間沒有意識到管理的重要性，對工作的態度不好，那么很難做好管理工作。因此，為了提高文書檔案管理的效率，應該通過專業培訓提高管理人員的整體素質，使管理人員能夠運用他們的知識，及時更新文書檔案管理的最新信息，健全有效的管理方法。此外，在選擇管理人員時，還必須選擇具有強烈責任感和創業精神的管理人員，為進一步發展文書檔案管理打下良好的基礎。

（三）提高檔案利用率，做好文書檔案的安全防護措施

檔案管理的主要目的是使檔案在工作中得到更好的利用，發揮檔案的價值和作用。因此，檔案管理也有必要采取適當的文書檔案管理形式，以提高檔案的科學性和便捷性，增加檔案的利用率。此外，在管理檔案時，還應注意檔案的安全性。如果紙質檔案或電子檔案管理缺乏安全性，則很容易造成信息的泄露為個人和人才交流中心造成重大經濟損失。所以做好檔案管理和安全管理很重要，但在這方面做好工作并不容易，一定要建立完善的文書檔案管理制度，嚴格按照制度開展日常工作，降低信息泄露風險。

（四）樹立科學的文書檔案管理意識

文書檔案管理應考慮自上而下的檔案管理，特別是管理人員，他們應更好地了解文書檔案管理，明確文書檔案管理的責任。檔案管理人員的任務是大力宣傳文書檔案管理的重要性。必要時，可以舉辦專家講座，積極發布相關業務制度和法律標準，并積極讓全體成員參與文書檔案管理，以獲得他們的理解和支持;管理人員還可以將文書檔案管理納入關鍵工作，以提高文書檔案管理的質量。同時，要增強文書檔案管理的主動性和廣度，積極賦予決策權。文書檔案管理人員要與時俱進，對自己提出更高的要求，不斷為自己補充新知識，創造終身學習的目標，變被動接受為主動學習，提高文書檔案管理信息的能力。

（五）提高文書檔案管理的數字化、安全化水平

隨著科學技術的不斷發展，文書檔案管理應適應形勢，以數字化為目標。然而，為了促進這種情況，需要解決電子文檔信息風險，并加強安全管理。電子技術在文書檔案管理中的應用使文書檔案管理更加舒適和快捷，節省了大量人力、物力和財力資源，并且收集信息和完成處理過程所需的時間也越來越少，盡可能簡化文件管理程序。此外，計算機技術可以節省獲取信息的時間和精力，簡化繁重的手動查詢過程，開發不同方向和類型的咨詢工具。但是，為了保證數字文件管理的安全性，有必要加強投資和安全技術管理。例如，登錄時應該使用有效的身份驗證信息來加強對安全系統的監控，并提高計算機系統的安全性，以防止盜竊和損壞檔案信息，確保文檔和歸檔管理的最高安全級別。

結束語：

人才交流中心文書檔案管理是一項非常重要的工作，也是評估該人才的一個重要參考點，檔案管理包括多個部門，需要共同努力才能管理好檔案。日后在文書檔案管理工作中，要發現與文書檔案管理有關的問題，不斷開發新的理論和管理技術，并加以進一步發展，確保文書檔案管理成為人才交流中心的重要組成部門。

參考文獻：

[1]任毅華.人才交流中心文書檔案管理存在的問題和策略分析[J].卷宗，2019.

[2]唐博書.探討人才交流中心文書檔案管理存在的問題和策略[J].商品與質量，2017.