淺析新形勢下確保檔案安全的措施

王素花

（河北省科技檔案館 河北·石家莊 050011）

1 檔案安全工作的重要性

檔案是歷史的原始記錄，是黨和國家的寶貴財富和重要資源。確保檔案安全，事關(guān)檔案事業(yè)的發(fā)展，是每一個單位和每一名檔案工作者的重要責任，在任何時候任何情況下都不能疏忽和放松。檔案安全是檔案工作的底線，也是檔案工作的根基，2018年巴西國家博物館毀于大火，兩年前法國巴黎圣母院又發(fā)生重大火災(zāi)，我國也先后多次發(fā)生火災(zāi)和爆炸等安全事故，一次又一次給檔案安全敲響了警鐘。進入新時代，檔案部門要深入貫徹落實總體國家安全觀，必須以強烈的責任感和使命感履職盡責，維護檔案安全。

檔案客觀記錄和反映了各式各樣的社會關(guān)系，涉及人民群眾的切身利益和國家的安全，如果檔案安全出現(xiàn)問題，有可能影響甚至導(dǎo)致社會安全和群眾利益受損。檔案安全是檔案工作的生命線，是檔案事業(yè)的根基，也是不可觸碰的高壓線、不能逾越的底線，直接關(guān)系到檔案工作的可持續(xù)發(fā)展和檔案作用的有效發(fā)揮。早在1956年國務(wù)院印發(fā)《關(guān)于加強國家檔案工作的決定》提出了“維護檔案的完整和安全”。1987年頒布、后經(jīng)修改的《檔案法》，都明確規(guī)定“維護檔案完整與安全”，強調(diào)要“配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全”。2016年國家檔案局印發(fā)了《關(guān)于進一步加強檔案安全工作的意見》，對扎實做好新形勢下檔案安全工作提出了明確的要求。檔案人員要始終繃緊檔案安全這根弦，以高度的政治自覺扎實做好檔案系統(tǒng)防風險、抓安全、保穩(wěn)定各項工作。

2 現(xiàn)階段檔案安全的現(xiàn)狀

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，檔案工作面臨的內(nèi)外部環(huán)境日趨復(fù)雜，危及檔案安全的傳統(tǒng)和非傳統(tǒng)風險日益增多。現(xiàn)階段存在著維護檔案安全的意識還不夠強，檔案安全的基礎(chǔ)還有一些薄弱環(huán)節(jié)。有的因管理不善導(dǎo)致檔案蟲蛀霉變、丟失被盜、意外損壞，有的因管理不嚴導(dǎo)致檔案被涂改、撕毀和替換，有的因工作失誤導(dǎo)致檔案資源流失、數(shù)據(jù)損毀、信息泄露，還有的發(fā)生惡意銷毀檔案、篡改檔案。有的單位在檔案室內(nèi)堆放有易燃的雜物，不符合檔案安全的要求，有的單位沒有專用的檔案室，僅在辦公室內(nèi)放幾組柜子存放檔案，給檔案安全帶來風險隱患。有些單位檔案安全管理制度不是很健全，需要進一步補充完善。

3 確保檔案安全的措施

確保檔案安全是各級單位和檔案工作人員的責任，做好檔案安全工作，必須明確責任、落實責任，根據(jù)形勢任務(wù)的發(fā)展變化不斷完善安全防范措施，筑牢安全防線。筆者認為新形勢下要從以下幾個方面著手提升檔案安全工作水平。

3.1 強化制度落實，確保檔案安全工作有章可循

（1）認真貫徹檔案安全法律法規(guī)。各級檔案部門要積極落實貫徹新修的《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局《關(guān)于進一步加強檔案安全工作的意見》和省委辦公廳、省政府辦公廳《關(guān)于加強和改進新形勢下全省檔案工作的意見》等檔案法律、政策。要增加檔案安全保密意識，充實完善單位有關(guān)檔案安全的規(guī)章制度，明確獎懲規(guī)定，加大督促檢查力度，對違反檔案安全法規(guī)的行為進行查處，使檔案安全在檔案法律法規(guī)中不缺位、有地位，明確對違反者處罰的具體規(guī)定，設(shè)立高壓線，從而使檔案安全法規(guī)制度具有威懾力、震撼力、約束力，真正起到作用、發(fā)揮實效。

（2）完善領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機制。在新形勢下，只有不斷完善檔案工作體制機制，才能不斷激發(fā)檔案工作的生機活力，進一步推動檔案事業(yè)的科學(xué)發(fā)展。堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的檔案管理體制。加強機關(guān)、企事業(yè)單位和其他社會組織檔案室建設(shè)，要根據(jù)工作實際需要，應(yīng)當確定檔案工作機構(gòu)或者檔案工作人員負責管理本單位的檔案，確保建檔無盲區(qū)、存檔有處所、管檔有專人。

3.2 加強源頭管理，確保單位各門類檔案安全

（1）嚴格檔案歸檔管理，做到應(yīng)歸盡歸。嚴格執(zhí)行國家檔案局8號令、10號令，各單位采取切實可行的措施做好檔案收集歸檔工作，定期向本單位檔案機構(gòu)或者檔案管理人員移交，實行集中管理，做到應(yīng)收盡收，任何個人不得據(jù)為己有或者擅自處理。文件材料的歸檔工作應(yīng)做到及時、完整、準確。檔案室使用的檔案裝具應(yīng)符合國家標準、規(guī)范的要求。特殊載體的檔案應(yīng)使用專門的檔案裝具。檔案工作人員應(yīng)遵守國家有關(guān)檔案工作的保密規(guī)定，確保國家機密和檔案的安全。檔案工作人員每年應(yīng)對所保存的檔案進行一次清點核查，做到賬、物（卷）相符。

（2）將新型檔案載體納入檔案資源建設(shè)范疇。各單位要將新型檔案載體和門類納入檔案資源建設(shè)范疇，建立健全新型檔案載體和門類的具體管理制度，及時跟進可能產(chǎn)生新型檔案載體和門類的部門，掌握辦公自動化系統(tǒng)等各種信息系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔文件類型，定期或不定期的開展歸檔工作，嚴格按照新載體的保管要求，加強新載體檔案的管理，強化和提升音像檔案、電子檔案、實物檔案和專業(yè)檔案管理水平，避免檔案資源流失。

（3）強化檔案出入庫管理。建立健全檔案出入庫管理制度，凡檔案閱覽利用、數(shù)字化掃描、檔案移交和接收等任何形式的檔案利用出入庫，必須嚴格執(zhí)行相關(guān)審批制度，按制度辦理借閱手續(xù)，當面進行清點核對，否則檔案禁止出入庫。利用完畢的檔案，要及時還卷入庫，盡可能地減少檔案在檔案庫房外的滯留時間。破損嚴重檔案，一般禁止調(diào)閱和出庫，并及時修裱。

（4）加強檔案信息安全管理。按照國家規(guī)定的信息安全分級、等級建立信息系統(tǒng)和安全防護體系，加強網(wǎng)絡(luò)安全管理，建立健全各項安全管理制度，保障設(shè)備和軟件安全可用，確保信息不會被輕易篡改或竊取。照片、錄音、錄像等檔案，也要積極通過復(fù)制、轉(zhuǎn)換為數(shù)字光盤等手段，進行備份。有條件的單位可以對重要電子檔案進行異地備份，實行異地存放，最好實行遠距離、跨區(qū)域的異地存放。無論采取何種備份方式，都要在備份過程中嚴格執(zhí)行操作規(guī)范，確保檔案原件及復(fù)制件內(nèi)容信息的一致性。要認真做好備份檔案的交接工作，要有具備符合標準要求的備份檔案和數(shù)據(jù)的保管條件，要加強備份復(fù)制件或備份數(shù)據(jù)的維護，確保備份檔案或數(shù)據(jù)安全。

3.3 改善檔案保管條件，防范各類檔案安全風險

（1）嚴格庫房安全管理。嚴格按照“八防”標準對庫房進行管理。檔案庫房嚴禁煙火，嚴禁帶火種進入庫區(qū)。庫區(qū)禁止堆放雜物、個人物品、易燃易爆危險物品，要定期對庫區(qū)進行清掃、巡視和檢查，發(fā)現(xiàn)隱患及時報告，及時解決。禁止從事與檔案管理無關(guān)的任何活動。檔案庫房管理人員應(yīng)熟知檔案安全保護知識，定期進行檔案安全檢查。

定時記錄溫濕度，掌握溫濕度變化規(guī)律，能夠根據(jù)實際情況及時進行調(diào)節(jié)。建立定期蟲霉檢查制度，包括破損檔案跟蹤檢測、原蟲霉情況及有無新滋生蟲霉等，要設(shè)置固定觀測點，每季抽查一次，對蟲霉的觀測每年6-9月每周抽查一次，做好檢查記錄，適時更換過期防治藥品，及時發(fā)現(xiàn)和杜絕檔案霉變或蟲蛀現(xiàn)象的產(chǎn)生和蔓延。對庫內(nèi)窗戶、照明設(shè)備及各種電器、線路、管線等要經(jīng)常檢查，并定期維護更換。庫房管理人員要熟練掌握庫區(qū)滅火等設(shè)施設(shè)備的操作使用。要充分發(fā)揮庫區(qū)監(jiān)控設(shè)備的作用，實行動態(tài)監(jiān)控。

建立庫房管理卷，包括各種核查登記表冊、管理日志、調(diào)卷單、各種統(tǒng)計臺賬、檢查報告等。節(jié)假日期間庫房無人值守的，進行封閉處理，同時，建立單獨登記簿，對庫房封庫、啟庫登記時間、責任人等。

（2）加強安全設(shè)施設(shè)備建設(shè)。檔案庫房應(yīng)安裝監(jiān)控系統(tǒng)、紅外線感應(yīng)系統(tǒng)及其他類型的視頻監(jiān)控裝置，庫房門應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)及防盜感應(yīng)裝置，如位于平房或樓房一層，應(yīng)于窗戶處如裝防護欄或防盜鎖，有條件的應(yīng)安裝高技術(shù)含量的防介入報警系統(tǒng)。還應(yīng)該配備滿足消防需要的消防設(shè)備，有條件的應(yīng)建立先進的消防系統(tǒng)，庫房區(qū)配火災(zāi)自動報警系統(tǒng)，采用惰性氣體、潔凈氣體或細水霧滅火系統(tǒng)滅火。有條件的單位檔案庫房都要配置溫濕度調(diào)控設(shè)施設(shè)備，使庫房溫濕度保持在標準要求范圍內(nèi)，存放音像檔案、電子檔案等特殊載體檔案的庫房，要安裝防電磁等設(shè)施，涉密計算機房等要有信息屏蔽設(shè)施。檔案安全保管保護等設(shè)施設(shè)備，應(yīng)按照操作規(guī)范要求安全使用，定期校驗，及時請專業(yè)人員檢修、保養(yǎng)。各種電器、線路，需由專人按技術(shù)規(guī)范安裝管理，空調(diào)等功率大的電器應(yīng)使用專門供電線路，配置穩(wěn)壓、穩(wěn)頻或不間斷供電電源和過載保護裝置，檔案庫區(qū)要安裝防雷電設(shè)施。各種設(shè)施設(shè)備線路要定期檢查與維護，保證運行狀態(tài)良好。

（3）積極開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，是保護檔案原件的最快速高效的辦法。有條件的單位要把其作為一項檔案安全工程、檔案方便利用工程和檔案室的一種方向性工作、必要性工作、基礎(chǔ)性工作來開展。已經(jīng)開展檔案數(shù)字化工作的單位，要總結(jié)經(jīng)驗，加快進度。沒有啟動的，要創(chuàng)造條件盡快啟動。要按照安全保密、價值優(yōu)先、實用優(yōu)先、開放優(yōu)先等原則，以全宗為單位開展數(shù)字化掃描工作，特別是對那些利用率高、涉及民生的檔案，要優(yōu)先進行數(shù)字化；要加快重要聲像、音像、照片等載體檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換。有數(shù)字件、縮徽件、復(fù)印件等復(fù)制件的檔案原件，一律以復(fù)制件代替原件提供利用，減少檔案原件的使用率，避免檔案原件在管理、利用過程中受損。

3.4 強化檔案安全教育培訓(xùn)，增強安全保障能力

（1）積極組織開展檔案安全宣傳教育。提高檔案干部職工安全意識，增強安全保障能力，是檔案部門的一項重要而緊迫的任務(wù)。要經(jīng)常性地通過參觀展覽、展主題活動、參加培訓(xùn)等活動，宣傳貫徹國家有關(guān)檔案安全管理方面的規(guī)定，普及檔案安全知識，強化相關(guān)檔案人員的安全防范意識，切實做到警鐘長鳴，筑牢檔案安全的思想防線。

（2）加強檔案業(yè)務(wù)知識和安全技能培訓(xùn)。掌握必要的檔案安全知識，是對檔案工作人員的起碼要求。要將檔案安全防范的內(nèi)容作為培訓(xùn)重點納入年度檔案專業(yè)培訓(xùn)計劃，重點針對檔案安全特殊性要求、相關(guān)法律法規(guī)、安全體系建設(shè)、檔案館防災(zāi)工作指南、突發(fā)事故處理預(yù)案的編制與實施、安全檢查和事故隱患整改的措施與方法、檔案安全技能訓(xùn)練等內(nèi)容進行培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，使全體檔案工作人員增強責任意識，掌握與工作崗位相適應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)知識、安全保障知識和技能，提高檔案安全防范水平。

各單位一定要深入學(xué)習(xí)落實習(xí)近平總書記關(guān)于堅持底線思維、著力防范化解重大風險的重要指示精神，堅決貫徹黨中央和國務(wù)院關(guān)于安全生產(chǎn)的各項決策部署。要保持高度警醒，提高認識，明確責任，把安全工作抓實抓細抓到位。認真落實關(guān)于確保檔案安全的一系列工作要求，進一步筑牢檔案安全防線，毫不放松抓好檔案安全工作，確保檔案事業(yè)健康發(fā)展。