信息化背景下文書檔案管理工作路徑探析

文｜尹延峰 陳 穎

隨著社會經濟的快速發展，信息化時代全面到來，當前文書檔案管理工作也必須充分順應時代發展變革的趨勢，積極促進信息化建設的進一步發展完善。信息化背景之下文書檔案管理工作必須加強信息化管理建設，提升文書檔案管理的質量效果，促進工作實效性的提升，充分增強文書檔案的利用效率。本文針對信息化背景下文書檔案管理工作存在的一些問題展開具體分析，同時提出有效創新的路徑，以供參考。

一、文書檔案管理工作在信息化背景下存在的問題

（一）信息化建設仍然存在比較大的提升空間

當前發展階段，基于信息化背景下的文書檔案管理工作的開展過程中，一些單位依然缺乏對于文書檔案信息化建設與發展的重要意義的客觀認知，因此實際在這一方面給予的資源投入力度遠遠不足，直接限制了文書檔案信息化管理平臺的建設與發展進程。一些單位并未針對文書檔案管理信息化系統平臺建設設立專項資金扶持，因此在具體的軟硬件配套系統設施設備建設方面依然不夠完善，系統平臺搭建缺乏先進性，這些問題都使得文書檔案管理工作過程中存在很多問題，當下信息化建設依舊有待進一步提升完善。

（二）文書檔案管理工作人員的信息化技術水平有待提升

當下文書檔案管理工作缺乏足夠的創新性，一些單位文書檔案管理的工作人員盡管熟悉了解傳統的管理模式和方法，然而信息化管理技術方面缺乏扎實的理論基礎，同時在實踐操作方面也表現出技能的不足，因此文書檔案管理工作的員工綜合職業素養需要進一步培養和提升。與此同時，一些管理人員日常缺乏學習積極性，對于信息技術方面的知識學習興趣不佳，設文書檔案管理工作人員不能夠充分適應并滿足文書檔案信息化管理的基本要求，導致文書檔案信息管理平臺建設后也難以充分發揮其本身的價值和作用。

（三）文書檔案信息化管理的保密措施有待加強

文書檔案管理工作的核心要點在于保障檔案信息的安全，防止文書檔案的內容和信息發生外泄等風險。然而，根據當下文書檔案信息化管理過程中的實際情況分析而言，一些單位在建設文書檔案信息化管理系統方面所采取的的保密舉措不夠到位，需要進一步加強保密管理。文書檔案信息化管理平臺并未配套足夠健全的安全防護機制，比如，防火墻軟件自身功能開發并不完善，使得單位文書檔案發生非法侵擾風險性較大，容易導致信息泄露問題，從而為單位帶來不必要的損失和風險。

二、信息化背景下文書檔案管理工作的創新路徑分析

（一）加強對文書檔案管理信息化建設重要性的認識

單位內部從上至下首先應當樹立足夠的意識，充分認知到文書檔案信息管理的重要性，了解并重視文書檔案信息化建設的意義和價值，有關管理者以及工作人員必須充分認知并重視文書檔案信息化管理的作用，加強單位內部的教育宣傳引導工作，全面普及文書檔案信息化管理的具體作用。在此基礎上單位內部必須營造積極良好的氛圍和環境，為信息化平臺搭建提供有利條件，全面支持文書檔案信息化建設工作的順利開展和落實。單位內部管理者必須在日常管理工作內容中以及單位戰略發展規劃中融合文書檔案管理信息化建設的重要目標，并將這一目標當作單位長遠發展的重要工作內容，從而充分保障文書檔案管理信息化建設進程的快速推進，促進文書檔案管理工作能夠充分適應當前新時代的發展需求。

（二）積極構建完善的文書檔案信息化管理系統

文書檔案管理工作質量和效率的充分提升，充分發揮文書檔案的利用價值，單位必須建設健全的文書檔案信息化管理平臺，而要實現這一目標單位首先要設置專項資金，用以保障文書檔案信息化系統平臺的建設與完善，同時給予更大力度的資源支持，保障系統平臺軟硬件設施設備的有效建設，充分支持信息化系統平臺的搭建，具體可以根據實際情況向單位內部或者上級領導部門進行資金的申請和審批。同時在建設平臺過程中，專項資金使用管理必須加強規范，必須要堅持專款專用的原則，防止非法挪用資金或者占用資金等情況發生，如果發生必須予以嚴肅的規范處理。在具體配備相應的軟硬件設施設備時，應當重視其先進性，必須要保障能夠充分滿足信息化背景下的發展需求。此外，還必須組織定期的系統平臺維修以及升級管理工作，加強信息化系統平臺的日常維護管理，保障單位文書檔案管理工作能夠更加順利有序地開展落實，同時能夠充分適應時代發展的基本需求。文書檔案信息化管理平臺的建設與發展，有助于提升文書檔案管理利用的效率，為使用者提供更大的便利，通過信息化管理平臺查找文書檔案時，使用者只需要在平臺搜索欄中輸入具體的關鍵詞，就可以非常精準地檢索出自己所需要的檔案信息和位置，有效提升檔案管理工作的效率。

（三）進行文書檔案的分級管理

信息化背景下的文書檔案管理信息化建設，必須要通過多元角度來實施，針對文書檔案的具體類型加以劃分，通過實施分級管理的制度，針對具備相應保密價值的重要文書檔案，必須設置較高的檔案管理保密要求，提升檔案保密管理的水平。比如，針對單位的文書檔案信息化管理系統平臺的管理權限設置而言，應當針對不同情況設置多層次的密鑰保護舉措，針對性的設置相應的使用權限，保障真正符合調閱有關文書檔案資料的工作人員，才可以有權查閱并使用這些重要的保密文書檔案。同時，還應當加強防火墻的建設與完善，對于一些潛在的安全風險可能應當預設防范措施，如果發生非法侵擾文書檔案信息系統的情況，系統也可以直接進行管理，同時發出相應的預警提示。一旦系統遇到私自下載相應文書檔案的情況，或者發生超時登錄的情況時，系統可以直接自動關閉，從而有效防止重要檔案信息發生泄密等風險問題。在內部管理制度規范中，低級別員工因為工作需要必須越級查閱有關文書檔案的情況下，也必須要經過向上級主管領導進行申請審批的環節，獲取上級審批授權后，才可以查閱相關密級檔案資料。

（四）提升文書檔案管理人員的整體素質

單位文書檔案管理工作質量和效果在很大程度上與文書檔案管理工作人員自身的綜合素質能力有直接關系。信息化時代背景之下，文書檔案管理工作質量和效率的有效改善與提升，單位必須定期組織針對文書檔案管理部門人員的專項培訓和學習，通過加強文書檔案管理的理論知識學習之外，還必須加強對于單位文書檔案管理信息化技術應用能力的培訓。單位內部可以定期組織相應的素質能力考核測試，同時配合相應的獎懲管理制度，明確獎罰措施，針對表現優異的員工應當給予一定的物質或者精神方面的獎勵，而對于考核不達標的員工，也必須予以一定的懲罰，通過科學合理的考核激勵，調動文書檔案管理工作人員自身的學習熱情和主觀能動性，有效加強文書檔案管理工作人員的綜合素質能力，充分加強思政教育引導工作，增強文書檔案管理工作人員自身的職業道德素養，同時幫助員工樹立工作責任心，有效保障文書檔案管理工作效率和質量的全面提升。

總而言之，當前信息化時代背景下，文書檔案管理工作也面臨全新的挑戰和發展要求，為了有效加強文書檔案管理工作的質量提升，必須加強文書檔案信息化管理建設，促進文書檔案管理工作的信息化系統平臺搭建，加強工作模式方法的創新優化，充分重視信息化技術優勢的應用，積極建設并完善文書檔案信息化管理系統平臺，加強保密管理機制的建設，重視對于文書檔案信息化管理工作人員能力素養的培訓，有效提升文書檔案管理保存的質量水平，充分節約文書檔案管理的人力時間成本以及有效降低工作人員的工作量，加強文書檔案資有效利用率，充分發揮信息化管理系統平臺的重要家之和作用，進一步保障文書檔案管理工作更加高效有序地發展推進。