數字化檔案規范管理方法研究

凌 俊

（上海大寧資產經營（集團）有限公司 上海 200000）

0 引言

大數據時代的到來，促進了信息管理工作的進一步完善，而檔案管理工作中需要將蘊藏著海量信息數據的檔案進行規范管理，管理工作的難度相較于以前的管理工作來說相對較大，新的管理方式的出現也需要檔案管理工作人員迎接新的挑戰。數字化檔案規范管理方法能夠在一定程度上減輕繁瑣的檔案管理工作，以一種較為便捷的管理方式，實現對檔案數據的統計、分析與管理，實現檔案管理工作質量的有效提升。

1 數字化檔案管理的意義

我國的數字化檔案管理工作始于21世紀初，相較于其他國家我國使用數字化檔案管理較為滯后。在數字化檔案管理工作剛剛開始在各行各業普及時，許多檔案管理工作人員對于如何使用數字化檔案管理儀器知之不多，在應用數字化檔案管理方式進行工作中遇到的一些問題也較難解決。信息技術的快速發展促進了檔案管理工作的數字化，檔案管理工作中不僅只需要較為簡單的數據錄入就能完成，還需要對數字化檔案的材料掃描、鑒別、保管、統計等多方面工作做好基礎性學習，采用科技手段做好數字化檔案管理工作。大寧集團在深刻認識到數字化檔案管理工作的重要性下，對于應用好數字化檔案管理應用系統、提升檔案管理質量和效率等方面都做出了工作部署。數字化檔案管理工作對于管理人員來說有以下幾點積極意義：

1.1 提升管理效率

數字化檔案管理工作的推進，對于一些檔案數據龐大、管理內容較多的企業來說，具有提升管理效率的積極作用。在過去的檔案管理工作中，如果想要找到一個時間較長的檔案時，檔案管理人員需要通過較長時間的翻閱紙質檔案案卷目錄或卷內目錄手冊，耗費時間較長，工作效率較低。現在，檔案管理工作人員查找檔案數據只需要通過數字化檔案管理應用系統中的查詢功能，就可以一鍵查詢到檔案的具體情況，其中的內容也會直接體現出來，在很大程度上提升了檔案管理工作的效率。

1.2 減少數據丟失

數字化檔案管理工作相較于傳統的檔案管理工作，具有較高的安全性。紙質檔案和檔案管理記錄容易滅失，一旦檔案滅失，檔案中記錄的數據就會隨之消失，帶來較為嚴重的損失。數字化檔案管理工作中對檔案的記錄能夠保存的時間更長、資料出現滅失的可能性更小，能夠最大限度減少數據丟失的情況。

1.3 便于整理工作

當一部分檔案超過檔案管理時間，失去其實際價值時，檔案管理工作人員需要將過期的檔案進行整理后銷毀，這一過程需要耗費較多的人力物力。數字化檔案管理工作中可以將檔案管理中需要整理的數據通過簡單的操作直接刪除，提升工作效率。

2 檔案數字化管理的利弊

檔案管理工作的數字化，有較多的優點，例如能夠使信息管理內容數字化、虛擬化的形式下便于管理人員管理工作效率的提升，對于需要查詢獲得數據的員工來說，也能較快的獲得電子數據，提升整體工作效率。但是電子檔案的缺點也需要我們重視。由于電子文件是存儲在電子介質中，修改電子文件中的內容較為容易，其法律證明力相較于傳統的紙質檔案較差；在電子數據傳輸過程中，由于數據需要連接網絡，檔案中的重要數據就有可能泄露給企業同類競爭者，安全性相對較低；電子檔案在使用中需要依賴互聯網和計算機系統，一旦設備在沒有備份的情況下電子檔案中的文件丟失，就難以再找回。通過這些數字化檔案管理工作中容易出現的問題進行上述分析，可以看出公司的數字化檔案管理工作也不能全部依賴數字化檔案管理系統的應用，還需要結合不同部門和不同文件的特點分析其是否能夠適用存儲于電子檔案的形式進行管理。檔案管理工作人員需要發揮主觀能動性找出數字化檔案規范性管理工作的方法，基于對電子檔案泳衣出現的問題分析后進行有針對性的預防措施，提升數字化檔案規范管理工作的質量。

3 數字化檔案管理工作的方式

數字化檔案管理系統分為日常業務管理系統、檔案數字化采集系統和數字化檔案查詢系統。這三方面的檔案管理工作中需要注意的工作重點有所不同。在數字化檔案管理工作中，管理方式分為電子檔案的鑒定、電子文件的完善、電子檔案的維護、電子檔案安全性提升。同時，數字化檔案管理工作中還需要做好人才隊伍建設工作，配備專業人才進行檔案管理。

3.1 電子檔案的鑒定

需要歸檔的電子檔案在存入整體電子檔案時，需要對這一電子檔案進行鑒定，電子檔案中相關文件的保管期限、無價值文件的刪除等工作都是電子檔案鑒定的重要部分。為了促進電子檔案鑒定工作效率提升，在電子檔案鑒定工作中，檔案管理人員一般采用制定表格的形式將有效信息仔細的填寫在表格中，有關電子文件的保管期限的表格在必要的情形下可以單獨制定。電子檔案管理系統的設計過程中看，檔案管理人員應當確定電子文件的保管時間和保管期，在電子檔案保管期限表的正確使用下，電子檔案的管理系統可以自動識別即將到期的電子檔案，減少重復審閱、無效保存的問題，提升電子檔案管理工作的管理質量。檔案管理工作人員在制定電子表格之前，需要將未來可能需要填寫的信息內容提前預留表格，盡量在制定表格時能夠將更多詳細信息填寫入表格中，減少電子表格的頻繁更新。

3.2 電子文件的完善

在電子檔案的錄入工作中，為了使電子文件更加完整，檔案管理工作人員可以制定著錄單，檔案著錄過程中分為檔案歸檔之前的文件著錄工作、檔案形成案卷時的文件著錄工作、檔案歸檔后的文件著錄工作。檔案管理工作人員在文件歸檔之前需要完成檔案涉及的信息情況分析工作，提前做好著錄單，再進行接下來的電子文件錄入工作。檔案管理工作人員為了使數字化檔案管理工作更快推進，根據公司的需求將公司需要的檔案錄入項目匯編成表格，在系統錄入過程中保證電子文件的完整性，完善錄入工作。

3.3 電子檔案的維護

數字化檔案管理工作隨著時代的發展也在發生著許多轉變，由于電子檔案對于網絡以及計算機系統的依賴性較高，為了使電子檔案能夠完整保存，在電子檔案需要讀取的情況下保證電子檔案的真實性，檔案管理工作人員還需要確保電子檔案存儲的環境質量情況良好。對于電子檔案工作室的環境溫度和濕度需要管理人員時時關注，確保電子檔案的載體電腦不受外界環境影響，做好電腦的防塵和清潔。為了使電子文件中的信息更加完整，檔案管理工作人員在管理電子文件時，需要注重電子文件備份工作，對于重要的文件信息，檔案管理工作人員需要設置登錄密碼和文件閱讀密碼。加密電子文件在備份過程中，需要檔案管理工作人員先對檔案進行解密工作，在保證文件中信息不被泄露后進行拷貝備份。保證電子文件中的信息能夠安全存儲。

3.4 電子檔案安全性提升

為了使數字化檔案規范化管理，檔案管理工作人員在工作中需要保證電子檔案的安全性。電子檔案在打開和改動過程中，需要檔案管理工作人員進行身份認證，在身份認證后系統才允許經過認證的管理人員對文件進行刪改，減少了由于普通工作人員對于系統應用不熟或誤操作下刪除正在保管期的文件、竊取文件信息等情況的發生。電子檔案的管理人員需要注意電腦被病毒侵染的可能性，在使用電腦過程中需要仔細分析電腦中的各類信息和程序，對于與文件管理工作無關的軟件安裝包和程序，盡量在核對其安全性符合標準后再使用，保證電子檔案的真實性、完整性。電子檔案安全性的提升需要檔案管理工作人員注意現今流行的計算機病毒和惡意程序，在電腦管理中注意設置防火墻減少這些對電子檔案有危害性的軟件操控計算機系統，竊取計算機網絡中與電子檔案有關的文件內容或者破壞電子檔案的安全性。

部分電子檔案需要存儲在光盤或者硬盤中，檔案管理工作人員在管理這些電子光盤時，需要確認每一個電子光盤中存儲的文件有哪些、存儲的文件大小、文件內容主要有哪些、文件是否為加密文件等情況，根據這些電子光盤中存儲的文件內容進行分類管理。電子光盤等文件存放介質在保存時需要注意保持清潔和養護，定期對光盤進行清潔、保證其中存儲的重要文件信息內容的完整性。

3.5 檔案干部人才隊伍建設

大寧集團檔案管理工作中，為使檔案管理工作質效提升，配備了五名具有合格資歷的檔案管理工作人員，依據集團的檔案管理辦法、保密制度以及查借閱等方面的制度完善管理工作。檔案管理工作隊伍在充足的人員配備下，對檔案干部人才注重培養，通過線下線上等多種培訓方式提升檔案管理工作人員素質，在業務學習過程中促進檔案干部人才隊伍的建設。

4 結束語

總而言之，數字化檔案規范管理工作與公司每一個部門的工作息息相關，只有在完善數字化檔案規范管理方法、注意數字化檔案規范管理工作中可能出現的問題并加以解決，就能在一定程度上提升整個公司運轉的效率。在檔案管理數字化的時代下，檔案信息數字化建設工作中，檔案管理工作人員需要以強化數字化管理方式、增加電子檔案管理建設中對儀器設備及資金的投入、有效提升電子檔案管理的安全性為管理工作的主要抓手，精耕細作對于檔案管理工作的質量進行把關，依據大寧集團有關于檔案管理中的管理制度進行有效落實，全方位提升數字化檔案規范管理工作質量，真正發揮數字化檔案管理的作用。