如何做好企業(yè)辦公室文秘工作

陜西陜煤蒲白礦業(yè)有限公司 景科

在企業(yè)中，辦公室是核心的組成部分，是企業(yè)內(nèi)部上傳下達(dá)的樞紐。企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營的過程中，需要由辦公室起草制定一系列的管理制度以及戰(zhàn)略發(fā)展方針，而且也要執(zhí)行相應(yīng)的管理以及檢查工作，還要負(fù)責(zé)對(duì)企業(yè)外部的聯(lián)絡(luò)工作，其工作的綜合程度以及復(fù)雜程度是非常高的。企業(yè)辦公室的職責(zé)是非常多的，而且也非常重，那么辦公室文秘工作就顯得尤為重要，需要有效執(zhí)行辦公室所負(fù)責(zé)的職能。在我國，從事文秘工作的人員是非常多的，而且在社會(huì)不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)的背景下，企業(yè)文秘工作的重要性以及專業(yè)性不斷提高，不僅要服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展運(yùn)行，而且也體現(xiàn)著企業(yè)的自身形象。但目前所存在的問題是，企業(yè)對(duì)辦公室文秘工作缺乏足夠的重視，不能夠讓其充分發(fā)揮這一崗位職能的重要作用，之所以存在這樣的問題主要是由于企業(yè)對(duì)文秘工作沒有足夠的重視，抑或是文秘自身在能力水平以及外在形象方面方面存在問題。所以，需要對(duì)辦公室文秘工作的改進(jìn)進(jìn)行深入研究分析。

一、辦公室文秘工作常見問題

（一）辦公室文秘人員少，工作負(fù)擔(dān)重，工作質(zhì)量不高

在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，提高經(jīng)濟(jì)效益水平是其主要的目的，而辦公室沒有直接參與到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營過程中，所以企業(yè)時(shí)常對(duì)辦公室人員的配備不夠重視。辦公室的工作綜合性比較強(qiáng)，而且復(fù)雜程度比較高，但是人員配備上存在嚴(yán)重不足，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)應(yīng)付事情的情況，不能夠?qū)κ虑檫M(jìn)行深入的研究分析，和全方位思考，最終導(dǎo)致工作的質(zhì)量以及效率較低。

（二）陷入日常事務(wù)，沒有抓住重點(diǎn)，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力不強(qiáng)

辦公室工作負(fù)責(zé)的日常事務(wù)比較多，而紛繁復(fù)雜的事務(wù)就容易讓文秘人員不能夠很好地抓住重點(diǎn)，如沒有強(qiáng)大的協(xié)調(diào)溝通以及解決問題的能力水平，就不能夠很好地起到統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的作用。

（三）文秘人員綜合素質(zhì)有待提高

在我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展進(jìn)步的今天，對(duì)文化水平的要求越來愈高，文秘人員需要不斷提高自身的綜合能力水平才能夠滿足實(shí)際崗位的需要。一方面是要不斷提高專業(yè)知識(shí)基礎(chǔ)，提高自身的文字寫作水平。很多文秘人員自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)老化問題嚴(yán)重，單純地依靠經(jīng)驗(yàn)辦事，還有的文秘人員本身就不是這一專業(yè)出身，對(duì)專業(yè)知識(shí)了解甚少。另一方面是文秘人員沒有深入地研究了解行業(yè)以及企業(yè)的整體情況，從而導(dǎo)致所寫的文字材料和實(shí)際不相符，甚至存在說外行話的問題。最后是文秘人員沒有來自實(shí)踐的管理經(jīng)驗(yàn)，存在前瞻性不足的問題。很多辦公室文秘人員在管理方面沒有足夠的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)問題的思考不夠深入，看不到工作中的深層次問題，不能夠創(chuàng)新性地提出建設(shè)性意見。

二、做好辦公室文秘工作的措施與對(duì)策

（一）提高自身綜合素養(yǎng)

1.良好的個(gè)人品質(zhì)

要想做好辦公室文秘工作，良好個(gè)人的品質(zhì)是確保勝任工作的基礎(chǔ)，其中忠誠則是一種必備的品質(zhì)，而且領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這一點(diǎn)也非常重視。辦公室文秘人員需要積極配合領(lǐng)導(dǎo)處理各種各樣的事務(wù)，由于工作性質(zhì)的原因，通常可以提前了解導(dǎo)致一些保密的工作信息，甚至有可能會(huì)接觸到領(lǐng)導(dǎo)的私事。所以，一個(gè)合格的文秘工作人員就需要有足夠的忠誠度，不能夠隨意泄露信息內(nèi)容，而要養(yǎng)成保守秘密的好習(xí)慣。只有這樣才能夠做好工作，得到領(lǐng)導(dǎo)的信任。

2.良好的職業(yè)意識(shí)

作為一名合格的文秘，必須要有高度的敬業(yè)意識(shí)。辦公室文秘工作的任務(wù)是非常多的，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)加班加點(diǎn)以及不休節(jié)假日的情況。在這種時(shí)候，就需要其積極調(diào)整自己的心態(tài)，要能夠有足夠的心理準(zhǔn)備，充分認(rèn)識(shí)到自身崗位職業(yè)的重要性，要將工作任務(wù)放在首要位置。任何一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)都不會(huì)青睞一個(gè)經(jīng)常發(fā)牢騷、抱怨的員工，所以辦公室文秘人員需要最大限度地減少自己的不滿情緒；倘若任由負(fù)面情緒發(fā)酵，以充滿抱怨的心態(tài)對(duì)待工作，這會(huì)在很大程度上直接影響到實(shí)際工作質(zhì)量。另一方面，辦公室文秘人員還要有足夠的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。辦公室文秘這個(gè)職位需要處理非常繁雜的事務(wù)，不會(huì)有很多突出的功勞，但一旦有問題就非常明顯。因此，辦公室文秘工作人員需要在繁雜的工作任務(wù)中能夠不害怕困難，迎難而上，這才是該有的態(tài)度，這樣才能夠更好地做好辦公室工作、才能夠被領(lǐng)導(dǎo)所認(rèn)可、才能夠更快地成長。最后是要有團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。辦公室在企業(yè)工作開展中需要進(jìn)行協(xié)調(diào)服務(wù)：其事務(wù)非常繁瑣，一些比較重要的工作需要協(xié)調(diào)整個(gè)團(tuán)隊(duì)來完成。因此，辦公室文秘需要在做好本職工作的基礎(chǔ)上積極配合其他的團(tuán)隊(duì)型工作。現(xiàn)階段，企業(yè)辦公室文秘人員需要由專一型人才向綜合型人才轉(zhuǎn)變，這也對(duì)辦公室文秘人員的能力水平提出了更高的要求，需要能夠在完成辦公室本職工作的基礎(chǔ)上其還能夠積極協(xié)助其他同事共同完成任務(wù)。

（二）提高辦事效率

1.抓住重點(diǎn)，強(qiáng)化細(xì)節(jié)

辦公室職能工作的復(fù)雜程度是非常高的，但是很多工作需要文秘人員來起到上傳下達(dá)的作用，做好對(duì)相關(guān)文件以及工作的安排。辦公室文秘人員在進(jìn)行文件審核以及分類的時(shí)候，需要遵循嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的原則，尤其是面對(duì)一些比較重要的文件，需要特別小心謹(jǐn)慎。文秘人員在和領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)信息的時(shí)候需要注意很多事情，因?yàn)檗k公室文秘人員所傳遞的信息能夠從很大程度上反映出企業(yè)的工作情況，能夠全方面地反映出企業(yè)的發(fā)展成果，這也為領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策的時(shí)候提供科學(xué)依據(jù)。所以要在信息匯報(bào)的時(shí)候按照有喜報(bào)喜、有憂報(bào)憂、絕不隱瞞的原則來進(jìn)行。文秘工作人員在進(jìn)行信息匯報(bào)之前，需要提前設(shè)想領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)提出的問題，然后對(duì)問題進(jìn)行深入的了解，只有這樣才能夠更好地回答領(lǐng)導(dǎo)的提問，才能夠更好地抓住問題的核心內(nèi)容，不會(huì)出現(xiàn)無話可說的情況。辦公室文秘的另一個(gè)重要作用就是做好信息宣傳的工作。當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要開大會(huì)的時(shí)候，通常就需要文秘提前做好工作。一方面要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的安排來做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作，明確開會(huì)時(shí)間和地點(diǎn)，然后對(duì)會(huì)議場(chǎng)地進(jìn)行布置。如果需要多媒體的話，還要能夠做好匯報(bào)文稿，對(duì)會(huì)議室的設(shè)備進(jìn)行檢查，確保會(huì)議能夠有序開展。此外，辦公室文秘還要起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿，這也是一項(xiàng)尤為重要的工作。要能夠準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，明確講話稿的主題，對(duì)企業(yè)發(fā)展的情況能夠全方位地把握，只有這樣才能夠確保講話稿的質(zhì)量水平。此外，講話稿的起草需要站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，不僅要能夠體現(xiàn)出領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威風(fēng)范，而且還要能夠?qū)ζ髽I(yè)員工的工作進(jìn)行體貼關(guān)懷，需要把握好這一要點(diǎn)。

2.統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，積極主動(dòng)

辦公室文秘工作是非常繁瑣的，這就需要將復(fù)雜的內(nèi)容梳理清楚，能夠分清輕重緩急。在對(duì)日常事務(wù)進(jìn)行處理的時(shí)候，對(duì)于一些有時(shí)效性的文件需要在既定的時(shí)間內(nèi)按照領(lǐng)導(dǎo)的要求落實(shí)，不能夠超過既定時(shí)限。現(xiàn)階段，OA辦公系統(tǒng)已經(jīng)在企業(yè)中廣泛應(yīng)用了，這在很大程度上提高了企業(yè)辦公效率水平，但文秘一定不能只將文件簽收提交辦公室主任或領(lǐng)導(dǎo)后就完事，還要尤其關(guān)注一些緊急文件的辦理情況，倘若領(lǐng)導(dǎo)沒有及時(shí)登錄系統(tǒng)進(jìn)行辦理，就需要提醒領(lǐng)導(dǎo)，避免耽誤正常的工作。文秘工作不單單是要起到上傳下達(dá)的作用，還需要將眼光放在幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題上面，實(shí)現(xiàn)最終的目標(biāo)。對(duì)于一些比較重要的工作，不能夠傳達(dá)完就不管了，而是需要對(duì)工作的開展進(jìn)度進(jìn)行密切關(guān)注，做好相應(yīng)工作的督辦，倘若領(lǐng)導(dǎo)問及此項(xiàng)任務(wù)的開展情況，可以全面地回答，一旦出現(xiàn)問題，也可以找到相關(guān)的責(zé)任人，從而能夠第一時(shí)間掌握工作的開展情況。

（三）致力創(chuàng)新，提高學(xué)習(xí)能力

1.提高寫作水平

文秘工作除了上傳下達(dá)、傳遞信息之外，另一個(gè)重點(diǎn)是負(fù)責(zé)撰寫各類文稿、宣傳企業(yè)的事務(wù)，所以一名合格的文秘必須具備過硬的文字功底和寫作能力。平時(shí)可以多看一些文學(xué)書籍，積累詞匯量，培養(yǎng)語感；還可以向前輩請(qǐng)教，學(xué)習(xí)別人的經(jīng)驗(yàn)；更重要的是要關(guān)注企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營具體事務(wù)，最起碼要有基本的認(rèn)知與了解，這是文秘寫作的重點(diǎn)與核心內(nèi)容，如脫離了生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)際，那么撰寫出的文章勢(shì)必空洞，無法滿足企業(yè)真正的工作要求。同時(shí)文秘撰寫的宣傳稿基本代表著公司的形象，所以文稿的質(zhì)量一定要高。不能像小學(xué)生或初中生寫作文那樣只要傳達(dá)出意思即可，最起碼要有一定的文采，以提升整個(gè)文章的基調(diào)；但也不能為了展示自己的文字功底，特意選取堆砌一些公眾不常見的晦澀詞語，若是人家都看不懂，也就起不到宣傳的意義了。

2.樹立創(chuàng)新意識(shí)

一位符合要求的文秘人員，不能夠一味地等待領(lǐng)導(dǎo)給任務(wù)，而且也不能一味地按照既有的工作模式來開展工作，而需要有足夠的創(chuàng)新精神，要能夠在既有工作的基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新思路，思考提高工作效率以及工作質(zhì)量的方法，積極學(xué)習(xí)一些先進(jìn)的知識(shí)，只有這樣才能夠讓自己有所提升，才能夠更好地做好工作。而創(chuàng)新來源于勤奮，一名合格的文秘需要在日常生活中不斷學(xué)習(xí)，加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)、上級(jí)政策、生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)等方面的學(xué)習(xí)，提高自己的思想認(rèn)知和政治敏銳度，提升分析問題的能力。只有自己看得多了、聽得多了、積累得多了，才有能力想得多，才能具有發(fā)散性思維，最終才能開闊自己的視野，提高自身分析問題的能力，為企業(yè)貢獻(xiàn)更多的力量。

三、結(jié)束語

綜上所述，在企業(yè)日常運(yùn)行的過程中，文秘工作是非常重要的一部分。要想成為一名合格的辦公室文秘人員，就需要不斷提高自身的綜合能力水平，要將工作做細(xì)，只有這樣才能夠讓企業(yè)工作有條不紊地開展，才能夠得到領(lǐng)導(dǎo)以及同事們的認(rèn)可，才能夠推動(dòng)企業(yè)健康發(fā)展。