煙草商業(yè)企業(yè)項(xiàng)目化管理現(xiàn)狀及對策研究

侯華英

（湖北省黃石市煙草專賣局（公司），湖北 黃石 435003）

一、研究背景

1.煙草行業(yè)改革創(chuàng)新形勢突出

2021年全國煙草工作會(huì)議上，國家局局長，中國煙草總公司總經(jīng)理張建民提出，在“十四五”時(shí)期，全行業(yè)要立足新發(fā)展階段，貫徹新發(fā)展理念，構(gòu)建新發(fā)展格局，進(jìn)一步完善現(xiàn)代化煙草經(jīng)濟(jì)體系，全面深化改革創(chuàng)新，持續(xù)加強(qiáng)干部人才建設(shè)，堅(jiān)定不移推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展。變革創(chuàng)新成為煙草行業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必經(jīng)之路。

2.跨部門協(xié)作常態(tài)化

常規(guī)的職能化工作流程無法滿足快速響應(yīng)、變革發(fā)展等需求，越來越多臨時(shí)性、具有明確目標(biāo)的、高度復(fù)雜的跨部門協(xié)作成為工作常態(tài)。以**煙草商業(yè)系統(tǒng)為例，2018年以來，全省系統(tǒng)啟動(dòng)“改革創(chuàng)新發(fā)展年”，明確提出著力抓好“六件大事”。2021年進(jìn)一步提出，突出抓好“十件大事”，加速推進(jìn)重點(diǎn)工作建設(shè)。

3.職能型組織結(jié)構(gòu)溝通協(xié)作效率低

職能型組織結(jié)構(gòu)起源于20世紀(jì)初，按職能來組織分工，即從企業(yè)高層到基層，均把承擔(dān)相同職能的管理業(yè)務(wù)及其人員組合在一起，設(shè)置相應(yīng)的管理部門和管理職務(wù)。職能型組織結(jié)構(gòu)的特點(diǎn)是高度的專業(yè)化分工和管理權(quán)力的高度集中。缺點(diǎn)是專業(yè)壁壘突出、容易形成部門墻。當(dāng)前，煙草商業(yè)企業(yè)普遍采取職能型組織結(jié)構(gòu)。在這種組織結(jié)構(gòu)之下，跨部門工作由各部門派人員參加，并向所屬部門管理人員匯報(bào)項(xiàng)目進(jìn)度[1]。

二、項(xiàng)目化管理概念及發(fā)展現(xiàn)狀

1.概念

項(xiàng)目是為創(chuàng)造獨(dú)特的產(chǎn)品、服務(wù)或成果而進(jìn)行的臨時(shí)性工作。項(xiàng)目的“臨時(shí)性”是指項(xiàng)目有明確的起點(diǎn)和終點(diǎn)[2]。項(xiàng)目管理是由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人從職能部門中抽調(diào)所需人員，組織項(xiàng)目成員結(jié)合相關(guān)理論、方法，在一定的時(shí)間要求、預(yù)算范圍和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)完成各項(xiàng)計(jì)劃工作[3]。20世紀(jì)80年代以后，在信息技術(shù)發(fā)展推動(dòng)下，項(xiàng)目管理開始在工業(yè)制造、軟件開發(fā)、金融保險(xiǎn)等行業(yè)發(fā)揮作用[4]。

2.發(fā)展現(xiàn)狀

項(xiàng)目化管理是將項(xiàng)目管理方法應(yīng)用于企業(yè)實(shí)際運(yùn)作，突破傳統(tǒng)管理方式的界限，在開展企業(yè)業(yè)務(wù)時(shí)滲透項(xiàng)目觀念，將臨時(shí)性、具有明確目標(biāo)的任務(wù)轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目進(jìn)行管理，是一種以“項(xiàng)目”為中心的可持續(xù)性管理方式[5]。隨著競爭加劇，企業(yè)中臨時(shí)性、一次性的工作逐漸增多，在企業(yè)活動(dòng)中占比高達(dá)50%甚至80%，必須采取一定措施以應(yīng)對這種復(fù)雜的不確定性工作，項(xiàng)目化管理的優(yōu)勢逐漸顯現(xiàn)[6]。

3.煙草商業(yè)企業(yè)項(xiàng)目化管理現(xiàn)狀

我國煙草行業(yè)在省級分為工業(yè)企業(yè)和商業(yè)企業(yè)，在項(xiàng)目化管理方面，工業(yè)公司在卷煙品牌研發(fā)、推廣等方面更容易將其轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目進(jìn)行管理，項(xiàng)目化管理應(yīng)用比較廣泛，并取得了一定成效[7]。

三、煙草商業(yè)企業(yè)加強(qiáng)項(xiàng)目化管理的對策

以**煙草商業(yè)系統(tǒng)推行項(xiàng)目化管理實(shí)踐為基礎(chǔ)，明確推行項(xiàng)目化管理的組織結(jié)構(gòu)、管理范圍、配套制度流程以及績效激勵(lì)機(jī)制等建議，逐步形成“基于項(xiàng)目化管理”的組織結(jié)構(gòu)、工作方法和人力資源挖掘培養(yǎng)平臺(tái)，以此提升煙草商業(yè)企業(yè)的戰(zhàn)略執(zhí)行力、組織創(chuàng)新力、團(tuán)隊(duì)協(xié)同力。

1.搭建矩陣型組織結(jié)構(gòu)

為確保新組織結(jié)構(gòu)的優(yōu)勢有效發(fā)揮，建立“一會(huì)一辦一小組”的項(xiàng)目化管理組織體系，進(jìn)而與現(xiàn)行職能組織相融合，構(gòu)建矩陣式新型組織結(jié)構(gòu)[8]。

（1）建立以企業(yè)負(fù)責(zé)人為主任的項(xiàng)目化管理委員會(huì)。負(fù)責(zé)審議確定公司項(xiàng)目化管理的工作戰(zhàn)略和原則，領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司項(xiàng)目化管理工作。

（2）以主責(zé)部門牽頭、聯(lián)合有關(guān)部門建立項(xiàng)目化管理辦公室。負(fù)責(zé)制定和完善運(yùn)行制度、運(yùn)行分析與監(jiān)督、考核獎(jiǎng)懲等工作，同時(shí)設(shè)立項(xiàng)目專員和項(xiàng)目聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)項(xiàng)目日常管理和監(jiān)督。

（3）建立專家小組。參與指導(dǎo)項(xiàng)目研究、立項(xiàng)、季度評審和結(jié)題評審。

（4）成立項(xiàng)目組。由項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組成員構(gòu)成，項(xiàng)目經(jīng)理對整個(gè)項(xiàng)目工作任務(wù)總負(fù)責(zé)。根據(jù)項(xiàng)目成員專業(yè)技術(shù)和職能分工不同，將項(xiàng)目組成員劃分為不同的專業(yè)小組（比較簡單的項(xiàng)目可不分設(shè)專業(yè)小組）。具體設(shè)置如圖1所示：

2.明確項(xiàng)目化管理范圍

將圍繞企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃落地、重難點(diǎn)問題攻關(guān)、改革創(chuàng)新任務(wù)等臨時(shí)性、具有明確目標(biāo)、預(yù)算和時(shí)間要求的復(fù)雜任務(wù)納入項(xiàng)目化管理范圍，并分級分類管理。類別分為重點(diǎn)工作項(xiàng)目、科技項(xiàng)目、質(zhì)量管理小組活動(dòng)三種類型。重點(diǎn)工作項(xiàng)目，圍繞企業(yè)重難點(diǎn)問題，突出復(fù)雜性；科技項(xiàng)目指圍繞生產(chǎn)經(jīng)營中存在的突出技術(shù)瓶頸和管理癥結(jié)開展的研究項(xiàng)目，突出創(chuàng)新性，包括業(yè)務(wù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新和文化創(chuàng)新；質(zhì)量管理小組活動(dòng)指企業(yè)員工以改進(jìn)質(zhì)量、降低消耗、提高素質(zhì)和經(jīng)濟(jì)效益為目的組織起來，運(yùn)用質(zhì)量管理方法，自主成立小組并開展活動(dòng)的項(xiàng)目。

3.健全項(xiàng)目化管理控制流程

（1）規(guī)范實(shí)施流程

按照項(xiàng)目生命周期，規(guī)范控制流程至關(guān)重要，從申報(bào)啟動(dòng)到推廣應(yīng)用分為五個(gè)步驟，通過：①啟動(dòng)階段：全面匯總企業(yè)戰(zhàn)略規(guī)劃、例行調(diào)研、合理化建議征集等，初步制定戰(zhàn)略輸出指令項(xiàng)目；下達(dá)項(xiàng)目征集通知，廣泛征集自主申報(bào)項(xiàng)目，暢通自上而下和自下而上兩個(gè)項(xiàng)目來源渠道。②立項(xiàng)階段：確立“六步走”立項(xiàng)法則：第一步，項(xiàng)目辦初評；第二步，頭腦風(fēng)暴方式分線評審，明確公司級項(xiàng)目和職能級項(xiàng)目；第三步，非領(lǐng)導(dǎo)小組方式，召開各類型項(xiàng)目立項(xiàng)評審會(huì)審核；第四步，項(xiàng)目組修改完善；第五步，項(xiàng)目化管理委員會(huì)審議確定。第六步，項(xiàng)目化管理辦公室集中發(fā)布。③實(shí)施階段：突出項(xiàng)目總監(jiān)掛點(diǎn)督辦，實(shí)行線上線下同步管理、月通報(bào)和季拉練相結(jié)合的控制機(jī)制；④評審階段：按照分層分類的原則組織評審。 ⑤推廣應(yīng)用階段：注重項(xiàng)目持續(xù)優(yōu)化、推廣和應(yīng)用工作；建立成果推廣申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)制度，按年度組織成果推廣應(yīng)用專項(xiàng)評審和獎(jiǎng)勵(lì)。

（2）控制關(guān)鍵環(huán)節(jié)

突出以下三個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)：①規(guī)劃項(xiàng)目方案。明確項(xiàng)目最終目標(biāo)，遵循SMART原則，識(shí)別目標(biāo)差距，明確項(xiàng)目任務(wù)，確定項(xiàng)目工作范圍；識(shí)別資源需求，根據(jù)資源來源盡早籌備；識(shí)別項(xiàng)目相關(guān)方，并組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)；應(yīng)用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）基本方法，進(jìn)行任務(wù)分解；②實(shí)施項(xiàng)目計(jì)劃。按項(xiàng)目計(jì)劃開展工作，取得可交付成果，完成項(xiàng)目任務(wù)并達(dá)成既定目標(biāo)。此外，實(shí)施過程應(yīng)監(jiān)控項(xiàng)目，必要時(shí)進(jìn)行變更。③落地項(xiàng)目成果。完成項(xiàng)目全部工作和預(yù)定目標(biāo)后，標(biāo)記項(xiàng)目結(jié)束。后續(xù)，持續(xù)跟蹤成果應(yīng)用情況，及時(shí)改進(jìn)，保證成果有效落地。

（3）加強(qiáng)內(nèi)外部溝通

項(xiàng)目管理涉及多個(gè)職能部門且其不確定因素較多，必須建立項(xiàng)目交流機(jī)制。①項(xiàng)目組內(nèi)部設(shè)置信息員，增強(qiáng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、技術(shù)人員及其他成員之間的聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)信息有效傳遞和反饋。②項(xiàng)目經(jīng)理適當(dāng)分權(quán)，成員自主權(quán)的增加可有效提升項(xiàng)目橫向溝通效率。③信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息公開透明，便于信息共享，提高溝通效率。④建立項(xiàng)目組例會(huì)機(jī)制、項(xiàng)目總監(jiān)機(jī)制、月度通報(bào)反饋機(jī)制。確保項(xiàng)目內(nèi)外部溝通順暢。

4.健全績效激勵(lì)機(jī)制

考核分為日常考核、年度考核和任期考核，對項(xiàng)目經(jīng)理賦予一定的考核權(quán)限，并設(shè)置考核指標(biāo)，所有人員績效考核劃分為日常工作績效和項(xiàng)目績效，日常工作績效由部門負(fù)責(zé)人開展，項(xiàng)目績效由項(xiàng)目經(jīng)理組織實(shí)施。項(xiàng)目經(jīng)理的績效與項(xiàng)目開展情況掛鉤，從兩個(gè)維度對工作人員進(jìn)行全方位評價(jià)，從而達(dá)到全面考核的目的。考核結(jié)果記入考績檔案，并根據(jù)考核情況進(jìn)行獎(jiǎng)懲，主要包括以下三個(gè)方面：

（1）經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。按照分層分類管理標(biāo)準(zhǔn)，建立項(xiàng)目化獎(jiǎng)勵(lì)細(xì)則，明確獎(jiǎng)勵(lì)范圍、細(xì)則和標(biāo)準(zhǔn)。

（2）積分獎(jiǎng)勵(lì)。建立項(xiàng)目積分管理辦法，量化積分標(biāo)準(zhǔn)，按照貢獻(xiàn)度對項(xiàng)目成員進(jìn)行積分，把項(xiàng)目積分作為干部選拔任用考量因素。

（3）部門績效獎(jiǎng)勵(lì)。細(xì)分牽頭部門、配合部門、合理化建議等加分標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置，對參與項(xiàng)目工作的單位部門給予正向激勵(lì)，確保項(xiàng)目推進(jìn)參與度、配合度。

四、結(jié)束語

當(dāng)前，項(xiàng)目化管理在煙草商業(yè)企業(yè)的實(shí)踐仍處于探索階段，在實(shí)施過程中仍存在較多的問題，需要持續(xù)完善，要定期對項(xiàng)目化管理實(shí)踐進(jìn)行總結(jié)分析和調(diào)整，以應(yīng)對新變化、新挑戰(zhàn)，最終形成一套基于項(xiàng)目化管理的制度標(biāo)準(zhǔn)和流程，建立一個(gè)集職能工作與項(xiàng)目工作相融合的高效管理體系。