危化品商貿(mào)企業(yè)內(nèi)部信息傳遞控制的財務(wù)流程設(shè)計

劉麥芝

（襄陽錦融財務(wù)管理有限公司，湖北 襄陽 441000）

一、理論概述

《危險化學(xué)品安全管理條例》第三條：本條例所稱危險化學(xué)品，是指具有毒害、腐蝕、爆炸、燃燒、助燃等性質(zhì)，對人體、設(shè)施、環(huán)境具有危害的劇毒化學(xué)品和其他化學(xué)品。

“內(nèi)部控制”是由企業(yè)董事會、監(jiān)事會、經(jīng)理層和全體員工共同實施的、旨在實現(xiàn)控制目標(biāo)的過程。建立和實施一套統(tǒng)一、高質(zhì)量的企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系，有助于提升企業(yè)內(nèi)部管理水平和風(fēng)險防范能力，促進(jìn)我國企業(yè)進(jìn)入國際市場、參與國際競爭。

“信息與溝通”作為內(nèi)部控制五要素之一，是企業(yè)及時、準(zhǔn)確地收集、傳遞與內(nèi)部控制相關(guān)的信息，確保信息在企業(yè)內(nèi)部、企業(yè)與外部之間進(jìn)行有效溝通，是實現(xiàn)內(nèi)部控制的重要條件。

“內(nèi)部信息傳遞控制”是企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系中企業(yè)業(yè)務(wù)層面控制之一，是企業(yè)內(nèi)部各管理層級之間通過內(nèi)部報告形式傳遞生產(chǎn)經(jīng)營管理信息的過程。

二、危化品商貿(mào)企業(yè)現(xiàn)狀

危化品商貿(mào)企業(yè)一般不設(shè)倉庫，都是由專用車輛從采購地直接運輸?shù)戒N售地。

車輛及運輸從業(yè)人員一直在供應(yīng)商與客戶之間奔波，導(dǎo)致財務(wù)經(jīng)營信息資料傳遞不及時。

商貿(mào)企業(yè)利潤率一般都比較低，資金周轉(zhuǎn)率要求比較高，采購都是款到發(fā)貨，銷售回款賬期也比較短，所以，不管發(fā)票是否開具，往來賬基本是日清月結(jié)。

危化品是化學(xué)品，它的單價跟石化品一樣和國際期貨接軌，每天都在變動。

三、excel表格設(shè)計及財務(wù)管理流程

鑒于危化品商貿(mào)企業(yè)上述的現(xiàn)狀，企業(yè)內(nèi)部信息傳遞控制依靠ERP等財務(wù)軟件是達(dá)不到企業(yè)內(nèi)部控制目標(biāo)的。為了避免內(nèi)部信息傳遞過程中出現(xiàn)以下這些風(fēng)險：（1）內(nèi)部報告系統(tǒng)缺失，功能不健全，內(nèi)容不完整，可能影響生產(chǎn)經(jīng)營有序進(jìn)行；（2）內(nèi)部信息傳遞不通暢、不及時，可能導(dǎo)致決策失誤、相關(guān)政策措施難以落實。為了達(dá)到企業(yè)內(nèi)部信息傳遞控制的目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略、風(fēng)險控制和業(yè)績考核要求，結(jié)合危化品商貿(mào)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營特性，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，例如：微信、QQ、丁丁等工作群，利用功能強大的excel表格功能，設(shè)計一套危化品專用的excel表格體系，結(jié)合ERP等財務(wù)軟件制定一套財務(wù)管理流程。

（一）excel表格體系

采購明細(xì)表的作用：（1）可以核算采購商品的明細(xì)數(shù)量金額，登記付款明細(xì)，及時結(jié)算應(yīng)付賬款的實時余額；（2）可以直觀綜合反映采購金額和對方發(fā)票的開具金額，本月合計的采購合計數(shù)據(jù)是本月末已經(jīng)采購但是對方?jīng)]有提供發(fā)票的余額，本月合計的開票合計數(shù)據(jù)是本月已經(jīng)提供的發(fā)票金額，本月合計的商品名稱單元格的數(shù)據(jù)是采購金額和開票金額的合計數(shù)額，也即本月合計采購金額。

財務(wù)軟件里面可以單項查詢到：采購金額、開票金額、付款金額，未開票金額、已開票金額的余額。但在實際經(jīng)營管理中，查詢的應(yīng)付賬款余額都指的是開票和未開票合計在一起后的實時余額。

填制采購明細(xì)表時，當(dāng)收到對方開具的發(fā)票后，在采購欄里填寫發(fā)票金額的負(fù)數(shù)，開票欄里填寫發(fā)票金額的正數(shù)；也可以理解為：收到發(fā)票時，在途商品（采購）減少，庫存商品（開票）增加。

表1 采購明細(xì)表（應(yīng)付賬款明細(xì)表）

發(fā)貨明細(xì)表與采購明細(xì)表的格式和作用是一樣的，就是開具發(fā)票時，理解為發(fā)出商品（發(fā)貨）減少，應(yīng)收賬款（開票）增加就可以了。

（二）成立工作群

第一，成立以車牌號為名稱的車輛運輸工作群，有幾輛車就成立幾個工作群。每輛運輸車輛的運輸人員，財務(wù)部門及相關(guān)人員，采購部，銷售部，組成一個工作群，運輸人員在裝卸貨發(fā)生時，就把數(shù)量發(fā)到工作群里，當(dāng)把貨物安全運卸到客戶處，就把發(fā)貨單和出車單填寫清楚完整拍照發(fā)到工作群里。

第二，成立以采購部門的業(yè)務(wù)員為代表的采購工作群，群成員由采購主管、業(yè)務(wù)員、往來賬會計、出納、財務(wù)主管、總賬會計等組成。采購主管把每天的采購限價發(fā)到群里，業(yè)務(wù)員每天把采購計劃及采購單價發(fā)到群里，出納把付款信息發(fā)到群里，往來賬會計把業(yè)務(wù)員分管的供應(yīng)商余額及時發(fā)到群里。

第三，成立以銷售部門的業(yè)務(wù)員為代表的銷售工作群，群成員由銷售主管、業(yè)務(wù)員、往來賬會計、出納、財務(wù)主管、總賬會計組成。銷售主管把每天的銷售限價發(fā)到群里，業(yè)務(wù)員把每天的銷售計劃及銷售單價發(fā)到群里，出納把收款信息及時發(fā)到群里，往來賬會計把業(yè)務(wù)員分管的客戶余額發(fā)到群里

（三）財務(wù)管理流程設(shè)計

運輸車輛根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)生時的數(shù)據(jù)，及時完整地填制出車單、送貨單，并拍照發(fā)運輸工作群里；次月初，把紙質(zhì)的出車單及費用單據(jù)、送貨單送達(dá)財務(wù)，并做好費用報銷手續(xù)。

采購部門主管及業(yè)務(wù)員及時把采購計劃及采購限價、采購單價及時發(fā)到采購工作群，根據(jù)往來賬會計發(fā)的即時余額，做好付款計劃并發(fā)放到群里。

銷售部門主管及業(yè)務(wù)員及時把銷售計劃及銷售限價、銷售單價及時發(fā)到銷售工作群，根據(jù)往來賬會計發(fā)的即時余額，做好銷售回款計劃及催款計劃。

出納及時把運輸人員的預(yù)支款及時發(fā)到運輸工作群，把付款金額及時發(fā)到采購工作群，把收款金額及時發(fā)到銷售工作群，出納還要做好收付款的日記賬，票據(jù)的日記備查賬，并及時和總賬會計、往來賬會計定期和不定期核對。

往來賬會計，根據(jù)運輸工作群，采購工作群，銷售工作群的各個部門發(fā)布的信息，及時把采購數(shù)量金額、銷售數(shù)量金額分別登記到財務(wù)軟件的采購管理模塊和銷售管理模塊，同時把采購數(shù)量金額、銷售數(shù)量金額、采購付款金額、銷售收款金額、發(fā)票開具金額及時登記到excel表里中的應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款明細(xì)項里，并結(jié)算出應(yīng)付賬款、應(yīng)收賬款的即時余額，把即時余額分別發(fā)到采購工作群和銷售工作群；次月初，必須把財務(wù)軟件里的采購、銷售數(shù)據(jù)和excel明細(xì)表的數(shù)據(jù)核對并相符，把各明細(xì)賬和總賬會計進(jìn)行核對并相符。

總賬會計把發(fā)票的開具和取得數(shù)據(jù)及時發(fā)到采購工作群和銷售工作群。根據(jù)各個工作群里的數(shù)據(jù)及時整理填制每輛車的“車輛裝卸運雜費用綜合表”，根據(jù)運輸車輛月初送達(dá)的紙質(zhì)單據(jù)，核對“車輛裝卸運雜費用綜合表”里的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并根據(jù)核對的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)和往來賬會計的明細(xì)賬相核對并相符，做好各項費用的報銷工作、根據(jù)人力資源部門的資料做好工資的核算發(fā)放等。

財務(wù)主管根據(jù)“車輛裝卸運雜費用綜合表”提供的信息，匯總分析企業(yè)經(jīng)營狀況、毛利率，根據(jù)采購計劃、銷售計劃、付款計劃、收款計劃等，實際采購銷售數(shù)據(jù)，實際收付款的情況，計算存貨周轉(zhuǎn)率等，做好資金的籌劃工作，為企業(yè)決策者制定短期經(jīng)營計劃，中長期戰(zhàn)略提供數(shù)據(jù)支撐。

表2 發(fā)貨明細(xì)表（應(yīng)收賬款）

四、強化財務(wù)管理的建議

財務(wù)管理應(yīng)根據(jù)每個企業(yè)的不同經(jīng)營特性，制定適合本企業(yè)的內(nèi)部控制措施和財務(wù)管理流程。要不斷對企業(yè)的內(nèi)部控制措施和財務(wù)管理流程的運行進(jìn)行有效性的評價，不斷改進(jìn)優(yōu)化內(nèi)部控制措施和財務(wù)管理流程；不能完全寄希望于財務(wù)軟件，要合理巧妙利用excel表格和工作群作為輔助工具，及時準(zhǔn)確地提供財務(wù)數(shù)據(jù)，積極地參與到企業(yè)日常經(jīng)營活動中，而不是只做企業(yè)經(jīng)濟活動的事后記錄總結(jié)者。