企業檔案管理的管理措施及創新發展

楊 靜

（中國建筑材料工業地質勘查中心山東總隊 山東·濟南 250100）

0 引言

檔案管理是企業人財物歷史信息的統計部門，是其他部門獲取公司資料的主要渠道，科學規范的檔案管理是企業發展的必備技能。在經濟和科技迅速發展的今天，檔案管理往往得不到重視，其發展逐漸滯后于企業發展需求，檔案管理工作者需要在規范和鞏固現有舉措的基礎上不斷學習創新，結合企業發展現狀，制定能夠促進企業發展的新舉措。

1 企業檔案管理的作用

1.1 提高企業管理水平

企業檔案是企業管理工作的依據和基礎，管理者可以通過調閱企業檔案，科學的地安排工作。企業檔案囊括了企業人力物力財力各方面發展數據，是企業人事調動、設備管理、資金調配的重要依據。基于檔案進行人事調動，可以更好地發揮企業的人員調配優勢，整合人才；合理調配設備，可以更好地管理企業資產，將設備的作用最大化；根據各部門需求，合理劃撥資金，可以規范企業財務管理，避免資金浪費。良好的檔案管理可以提升企業管理水平，讓企業的管理工作更加規范高效。

1.2 提供企業決策依據

企業的決策關系著企業未來發展的方向，決策者不僅需要對市場發展有著敏銳的嗅覺，也需要充分掌握企業本身發展概況，學會揚長避短，方能在市場競爭中獲得先機。檔案管理工作通過對企業各類資料的整理歸納，為管理者提供了詳細的企業發展數據，可以讓決策者掌握全局，結合企業現狀制定出適合企業發展的策略，還為決策者提供了豐富的發展經驗，可以讓管理者參照企業以往的經驗教訓，少走彎路，提升策略制定的有效性。

1.3 保障企業信息安全

信息安全是現代企業格外重視的一項工作，無論是技術泄露還是人才與客戶流失，都會給企業帶來巨大損失。檔案管理可以通過整合企業人力和技術資源，與員工簽訂相關協議并妥善保管，防止技術和客戶資料泄露；保護好企業產權憑證，做好司法人員儲備，防止技術和產權糾紛；做好重要文件的備份和存檔，防止丟失。在科技快速發展的今天，檔案管理要緊跟時代步伐，做好信息安全工作，保障企業信息安全。

1.4 見證企業發展

通過對企業以往發展資料的收集，企業檔案見證了企業的發展歷程，是一個企業一路走來的證明。檔案管理的見證作用不僅有利于企業文化的建立，在與其他企業合作時也可以作為重要的信用憑證。檔案既記錄了企業的成長歷程，也在無形中形成了一種企業文化。良好的企業文化可以營造融洽的工作氛圍，提升員工凝聚力和認同感。一個有歷史有底蘊的企業，在尋求商務合作時往往更有競爭力，其輝煌的發展歷程會增加合作者的合作意向，促進企業間合作。

2 檔案管理的管理措施

2.1 建立專業的檔案管理機構

作為企業檔案管理的執行部門，檔案管理機構是為企業發展服務的。因此，在設立該機構之前要充分考慮到企業實際情況，根據企業的規模、性質、檔案數量等做出合理規劃。隨著科技進步和企業的發展，檔案管理工作的專業性逐漸增強，對從業人員的要求也逐步提高，在人員配備方面，企業要選拔和招聘具有專業知識及業務能力的人才。在機構設立方面，檔案管理部門應該做到獨立運行，擁有完善的領導機制，不應受其他部門或領導越級指揮。檔案管理機構不僅是一個保存檔案的部門，也是一個為企業提供強大數據信息支撐的部門。一個專業的檔案管理機構，可以歸納整理企業的各項數據，配合其他部門開展工作，促進企業發展。

2.2 制定規范的檔案管理制度

檔案管理制度要嚴格按照相關法律規定并結合企業自身實際狀況合理制定，不僅要合理合法，也不能脫離實際。檔案管理制度要明確各方職責，從部門領導到一線工作者要有明確的規章制度約束和指導，做到有規可循，方便員工執行和責任落實。規范的檔案管理制度不僅要符合當下企業發展的需要，也要結合時代發展和企業發展需求，不斷完善創新。檔案管理制度是檔案管理者的標桿，制度是否科學規范，決定了檔案管理工作的成功與否，因此，檔案管理制度的制定者要博采眾長、仔細考量，制定出一套科學合理、規范高效的管理制度。

2.3 保障檔案的安全

保障檔案安全是檔案管理的首要任務，是企業信息安全的重要保障。檔案按照其類型可分為紙質類和電子類。對于紙質檔案的安全問題，要做好防潮、防火、防蟲蛀等工作，將紙質檔案按照年份或者類別歸類存放并做好防盜和備份工作，組織工作人員學習相關知識，提升職業水平和業務能力。隨著計算機和電子辦公的發展，電子檔案的數量逐漸增多，在簡化了管理工作的同時，也為檔案安全保障工作帶來了挑戰。對于電子檔案的防護，首先在硬件方面要保證其安全可靠，做好定期檢查和殺毒工作，構筑防火墻，防止黑客和同類企業入侵。在管理人員上，要做好職前調查，確保工作人員的職業素養，簽署保密協議并進行定期培訓，以降低檔案從內部流出的可能性，防止企業核心檔案泄露。

2.4 提升檔案利用效率

企業檔案建立的初衷便是服務于企業發展，如何提升檔案使用效率是檔案管理的發力點。企業檔案囊括了企業過去與現在的各項數據，可以為管理者提供豐富的參考資料和經驗，通過查閱企業檔案，管理者可以節省大量時間，提升工作效率。如何提升檔案的使用效率：首先，員工要做好檔案的歸類整理、檢查更新和檢索工作，方便使用者取閱。其次，檔案管理部門因與其他部門積極溝通交流，讓其他部門的工作者了解檔案涵括的種類和作用，做好資源共享，在需要時可以及時提供，以幫助其更好的進行工作。企業檔案管理者應該不斷挖掘檔案的潛力，把檔案管理做成協助企業發展的工具書，為企業的現代化建設添磚加瓦。

3 企業檔案管理的發展創新

3.1 做好設備更新換代

檔案的存放設備是保障檔案安全、提升檔案管理水平的基礎。在科技發展日新月異的今天，市場上提供了很多新型的檔案處理設備，如多功能檔案存儲柜、電子檔案館等。很多企業檔案由于年限較久，會出現紙張破損、標注損毀等狀況，嚴重影響了檔案的保存和調閱。在紙質檔案的保存方面要及時修補破損缺失內容，更換檔案存放設備，為檔案提供更好的存放環境，保障紙質檔案的安全，根據企業實際情況，可以將紙質檔案整理掃描制成電子檔案，以防止檔案丟失和提高查閱效率。在電子檔案方面采用最新的信息處理和存儲設備，提升檔案處理和存儲能力，及時將老舊、故障設備進行替換升級，防止檔案丟失。

3.2 加快企業檔案數字化建設

企業檔案的數字化建設是提升其使用效率、充分發揮作用的一項重要手段。隨著自動辦公的普及，傳統的檔案管理手段難以滿足高速便捷的工作需要，數字化檔案的管理優勢逐漸凸顯，相較于常規的管理措施，數字化檔案管理可以更加方便快捷的調閱檔案，讓工作者更快地獲取需要的資料，提升工作效率。檔案數字化不是簡單地把檔案錄入電腦，它要求管理工作者轉變思維，積極采用最新的檔案處理技術，將檔案進行分析處理，納入分類檢索和層級調閱功能，最終形成一個集錄入、分類、檢索、查閱、反饋為一體的智能數字化系統。

3.3 培養專業的檔案管理人才

檔案管理工作往往繁雜枯燥，從業者在具備一定專業知識的前提下，還需要具備認真負責、腳踏實地等職業素養。專業的檔案管理人才可以更好地處理企業檔案，發揮檔案管理的作用。企業可以通過員工培訓，提升員工在專業知識方面的水平；組織員工交流，相互分享工作經驗，取長補短，共同進步；通過外派學習，到檔案管理工作優秀的單位學習先進的檔案管理知識，博采眾長，提升整體管理水平，打造學習型檔案管理部門。檔案管理是一個長期連續的工作，在人員結構方面要注意老中青結合，并注意做好銜接工作。

3.4 強化檔案管理意識

檔案管理雖然重要，卻往往得不到重視。在管理者眼中，他們大多只是把檔案管理看成存放一些資料的地方，不懂檔案管理，更不知道檔案管理的價值。在員工眼中，檔案管理只不過是一個考核和收集工作材料的地方，只是一個無關緊要的部門。由于對檔案管理工作的忽視，導致檔案管理工作長期滯后于企業發展，并形成惡性循環，久而久之，檔案管理便真的一無是處了。為發揮檔案在企業發展中的作用，轉變員工理念和強化檔案管理意識尤為重要。作為企業的管理者，要主動學習檔案管理知識，了解其重要性。建立檔案管理部門與其它部門的溝通機制，發揮檔案管理的作用。作為企業員工，要轉變對檔案管理的看法，思考其能為工作帶來哪些便利并付諸行動。

3.5 提升服務能力

隨著信息化的發展，要想提升企業的整體實力，就必須具備強大的信息收集和處理能力。企業的檔案管理部門作為企業發展資料的存儲機構，在不斷提升自身能力的前提下，應該逐步向服務型部門轉變，為其它部門提供強大的信息支持，以實現自身價值。作為匯聚企業發展各類數據的部門，應當及時處理好各項資料的整理工作，在收集整理檔案的基礎上，利用現代化的信息處理技術，結合各部門需求，制成有價值的數據資料并主動提供給相關部門。同時加強與企業各個部門的溝通，形成良性的供給與反饋機制，在合作中不斷提升自身的業務能力，更好的服務于企業發展。提升服務意識不能只停留在口頭上，要建立完善的考核機制，并與員工績效考核掛鉤，逐步轉變員工服務理念，提升檔案管理部門的服務能力。

4 結束語

企業檔案記錄了企業的過往，是一個企業的重要財富。做好檔案管理不僅可以保存以往的發展憑證，也可以提升未來發展效率。檔案管理工作經過先輩們的不斷豐富創新，已經形成了一些優秀的方法和經驗，但是隨著經濟和科技的進步，企業對于檔案管理的要求也逐步提升，檔案管理工作也需要推陳出新，不斷完善，只有這樣才能更好的服務與企業發展，實現檔案管理的價值。