電子會計檔案在企業財務管理中的應用探究

李 睿

（江蘇經濟報社，江蘇 南京 210004）

隨著企業信息化與精細化程度的不斷提高，企業會計檔案數量逐漸增加，這增加了檔案管理的難度。電子會計檔案的應用，實現了對會計檔案的集中管理，解決了紙質會計檔案管理中存在的問題，促進了傳統會計檔案管理模式向信息化和數字化管理模式的轉變。

一、電子會計檔案概述

（一）電子會計檔案的特征

電子會計檔案是記錄與反映企業經濟業務的資料，它以磁性介質方式進行存儲，轉變了傳統紙質存儲的方式，體現了會計檔案與信息化的有機結合。電子會計檔案具有以下幾方面的特征：（1）環境依賴性強。計算機和相關軟件是電子會計檔案建立與發展的基礎，有助于會計檔案管理模式的轉變，使得會計檔案以磁性介質的形式進行存儲，在存儲過程中對存儲環境、溫度、濕度等方面的要求較高，以避免磁性介質遭到破壞。（2）技術性能高。在會計檔案實現電子化的過程中，可以結合企業經濟活動開展的需求，借助計算機及相關軟件進行技術設計，促進電子會計檔案操作性提高。（3）復雜性提升。電子會計檔案需要結合企業信息化建設的程度，進行控制系統的完善，以便保證會計檔案信息化程度提高，滿足企業使用的需求。（4）安全與保密要求高。電子會計檔案具有會計檔案信息高度集中的特點，其對于安全與保密的要求提高，需要企業結合會計數據安全存儲與應用的需求，進行會計檔案電子化系統安全與保密方式的完善。由此可見，企業進行電子會計檔案的建立與應用，促進了企業會計檔案信息化發展，有助于會計檔案保存與應用效率的提升。

（二）電子會計檔案的內容

電子會計檔案可以根據會計電子化文件、檔案等統一管理的需求，搭建電子化管理平臺，以實現上傳、錄入、借閱、調閱、在線編輯、版本縱橫對比等方面的需求。電子會計檔案具有特色化、易用化等特點，其在企業中的實現和應用，可以根據企業經濟活動開展的需求，為企業提供全方位的經濟活動數據支持，避免企業在經營活動中出現常規性錯誤，保證經濟活動順利開展。

（三）實施電子會計檔案管理的必要性

企業實行電子會計檔案管理的必要性主要體現在以下幾個方面：其一，節約企業會計檔案的存儲成本。實行電子會計檔案管理后只需要進行計算機、相關軟件及維護費用的投入，幫助企業節省了人力成本費用、場所保管等費用，降低了企業的經營成本，有助于企業的長久發展。其二，優化企業會計檔案管理流程。電子會計檔案的建立與應用，滿足了企業管理與發展的要求，將會計檔案分類存儲，并利用信息化的索引功能為企業進行會計檔案信息的查找，提供便捷條件，提高了會計檔案的應用價值。同時，電子會計檔案不同于傳統的票據管理，可對虛假發票的有效遏制，避免企業出現不必要的財務損失，保證企業財務管理的合法性。其三，提升了政府監管效果。企業實行電子會計檔案管理，便于政府對企業財務與經濟活動的監管，提高政府監管的效率，并且規范了電子商務市場秩序，有助于市場經濟環境的健康發展。其四，保障會計檔案的完整性。電子會計檔案可以結合信息技術的發展，選擇云存儲方式，降低了其他外在因素對于檔案存儲的干擾，為企業進行會計檔案管理提供了便捷的技術支持。

二、電子會計檔案管理系統的建設

（一）系統設計

電子會計檔案管理具有綜合性和精細化的特點，與企業的發展具有緊密的聯系，做好電子會計檔案管理，需要進行系統功能的完善，保證會計檔案管理的各個環節均可以在系統中體現，以提高會計檔案管理的效率。一是應用場景設計。企業財務人員可以結合會計檔案電子化管理與應用的需求，進行各個應用系統場景設計的調整，保證企業會計檔案電子化管理系統的實際應用符合要求。二是健全電子會計檔案管理制度。健全的電子會計檔案管理制度，為企業會計檔案管理與流程完善提供了明確的方向，不僅優化了管理流程，還可保證檔案錄入、存儲、查詢等環節的安全性；不僅可以提高電子會計檔案管理的效率，還可以提升企業經營管理的效率。因此，企業應當結合電子會計檔案建設與應用需求，不斷健全完善電子會計檔案管理制度，以保證電子會計檔案管理工作的有效落實。

（二）平臺搭建

企業的財務管理系統通常涵蓋了電子憑證、電子賬簿、電子報表等方面的內容，實現了數據處理的自動化，大大改進了傳統手工會計信息系統精確度低、效率慢的劣勢。但目前財務管理系統還是以核算職能為重，忽視了管理的職能，僅屬于企業信息系統中的一個子系統，而且財務管理系統往往只從財務部門工作的需要出發，沒有考慮企業整體的信息管理需求，使得財務部門與其他各部門間信息無法及時互通，容易形成信息系統孤立，更談不上信息共享。由此在實現電子會計檔案管理時構建財務云端化的共享系統平臺勢在必行。企業可以結合檔案管理需求，進行電子檔案系統平臺的搭建，對檔案收集、整理、歸檔、存儲工作進一步完善，解決企業在檔案管理中遇到的各種問題，幫助企業實現會計檔案的無紙化、標準化、規范化和專業化管理。首先，企業可以結合會計檔案管理的需求，增加信息化投入，不斷對企業計算機及相關軟件更新升級，為企業電子會計檔案系統平臺的搭建，奠定硬件基礎。一方面，企業可以在原有會計檔案軟件的基礎上，結合數字技術與信息技術的發展，進行電子會計檔案系統平臺的搭建；另一方面，企業可以加大資金和技術投入，找出傳統會計檔案軟件中存在的不足之處，并結合會計檔案存儲與利用的需求，進行硬件及軟件的完善，提高電子會計檔案系統平臺建設的速度，強化檔案的存儲與利用效率，從而促進企業管理水平的提升。其次，企業可以根據電子會計檔案的使用需求，進行電子會計檔案系統平臺功能的完善，主要可以從以下三個方面進行：一是檔案收集。主要是增加在財務核算前各環節中原始單據的影像化處理，它是實現財務資源共享的重要載體，以保證檔案信息獲取的全面性。企業可以結合會計檔案收集的特點，進行檔案收集功能的完善，借助相關設備軟件，進行原始單據的影像化處理，提高會計檔案數據收集的效率，降低相關工作人員的工作壓力。二是檔案整理。電子會計檔案系統平臺可以將采集到的會計檔案進行分類，跟蹤匹配記賬憑證制單號和后期查閱檢索條件，為將來各類查詢功能創造關聯關系，實現會計檔案資料的快速調取，提高電子會計檔案使用效率。企業可以結合會計檔案使用的特點，進行檔案整理功能的完善，實現檔案利用效率的提升，滿足企業發展對于財務預算管理的需求，有助于企業的健康發展。三是檔案保管。電子會計檔案系統平臺可以依照國家檔案標準，實現對電子會計檔案的保管，如程序與文件定期備份，明確備份的范圍、頻率，并且要將原件與備份件分別妥善安放，落實責任到人，確保電子檔案與紙質檔案信息一致。

（三）實踐培訓

企業在電子會計檔案系統平臺搭建完成后，應結合實際管理和應用的需求，對財務人員進行實踐培訓，幫助財務人員快速掌握電子會計檔案系統平臺，以促進工作效率的提升。企業應定期組織財務人員進行培訓，增強財務人員的理論知識，使財務人員結合企業的信息化建設需求，積極配合電子會計檔案系統平臺的搭建。同時企業還應當提高財務人員的系統操作與維護水平，強化財務人員對電子會計檔案系統平臺各功能的管理，和對會計檔案使用的規范，避免會計檔案信息出現丟失或毀損的現象，保證會計檔案信息的完整性。而對于財務人員來說，首先應轉變思維方式，這是實行電子會計檔案管理較為關鍵的一個環節。財務人員應跳出自身崗位，改變重核算輕業務的傳統觀念，掌握一定的分析技能，尤其是對大數據的分析能力，從宏觀角度運用專業知識來評判企業的經濟效益。另外，實行電子會計檔案管理后，勢必會對現有的財務各崗位進行重新規劃整合，財務人員應積極配合崗位調整，努力學習新崗位的工作方法和工作觀念，完善自身的工作素養。

三、電子會計檔案模塊集成后的成果

企業電子會計檔案模塊集成后的成果主要體現在三個方面：一是有助于企業的長久發展。企業會計檔案電子化的轉變，滿足了企業信息化建設的需求，保障了會計檔案信息的完整性，為企業發展提供了全面的數據支持。二是有助于企業財務管理水平的提升。企業會計檔案電子化轉變，實現了各個資料的電子化歸檔，從而促進財務工作的集成處理，提高企業財務管理效果。三是保證了會計檔案信息的完整性。企業會計檔案電子化降低了外部環境對于檔案的影響，對會計檔案的完整性進行了保障，有助于會計檔案管理效果的提升。

四、結語

綜上所述，企業會計檔案電子化轉變，不僅幫助企業節約了成本，使會計檔案的服務效果得以優化，同時促進了企業信息化程度的提高，也為政府相關部門對企業財務與經濟活動進行監管提供了便捷的條件，促進了監管效果的提升。