醫(yī)療器械流通企業(yè)存貨管控優(yōu)化措施探討
——以A公司為例

廖湘平

（國(guó)藥集團(tuán)湖南瀟湘醫(yī)療器械有限公司，湖南 長(zhǎng)沙 410000）

存貨是商品流通企業(yè)的命脈和主要的資產(chǎn)，日趨受到企業(yè)管理者的重視。存貨管理水平的高低將直接影響企業(yè)的發(fā)展和毛利水平。如何將存貨管理細(xì)化到日常工作、相關(guān)崗位，加快資金周轉(zhuǎn)，支持銷(xiāo)售實(shí)現(xiàn)，醫(yī)療器械流通企業(yè)一直在嘗試、完善。本文從A公司實(shí)踐出發(fā)，力求探索出符合實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)，以提升存貨管理的能力，提高存貨周轉(zhuǎn)速度，降低存貨資金成本，共同為企業(yè)的發(fā)展助力。

一、醫(yī)療器械流通企業(yè)的經(jīng)營(yíng)環(huán)境

為了有效地解決群眾“看病難，看病貴”、醫(yī)藥價(jià)格虛高、流通不規(guī)范等的問(wèn)題，2009年國(guó)家提出了深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革。2018年，中央全面深化改革委員會(huì)審議并通過(guò)了《國(guó)家組織藥品集中采購(gòu)試點(diǎn)方案》，改革從北京、天津、上海等11個(gè)城市（即4+7城市）向全國(guó)擴(kuò)展。采取了兩票制、帶量采購(gòu)等措施，旨在降低藥價(jià)，醫(yī)保控費(fèi)。兩年來(lái)，藥品集中帶量采購(gòu)前三批國(guó)家組織藥品集中采購(gòu)涉及112個(gè)品種，中選產(chǎn)品的平均降幅達(dá)到了54%。截至2020年，實(shí)際采購(gòu)量已經(jīng)達(dá)到協(xié)議采購(gòu)量的2.4倍，節(jié)約費(fèi)用總體上超過(guò)了1000億元。同時(shí)，地方按照國(guó)家組織集中采購(gòu)的基本規(guī)則，開(kāi)展藥品集中帶量采購(gòu)工作，省級(jí)集采累計(jì)達(dá)到259個(gè)品種，每年可節(jié)約費(fèi)用達(dá)到240億元。隨著醫(yī)療器械新政的不斷出臺(tái)，醫(yī)用耗材的價(jià)格不斷下降，從而對(duì)流通公司的經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?cè)斐刹焕绊憽?/p>

二、A公司存貨管理組織機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)及部門(mén)職責(zé)

1.A公司組織機(jī)構(gòu)結(jié)構(gòu)

公司采取總經(jīng)理負(fù)責(zé)制，總經(jīng)理下設(shè)銷(xiāo)售副總、常務(wù)副總、財(cái)務(wù)總監(jiān)各一名。銷(xiāo)售副總分管銷(xiāo)售部，并根據(jù)不同的產(chǎn)品線設(shè)置不同的項(xiàng)目；常務(wù)副總分管倉(cāng)儲(chǔ)物流部、采購(gòu)部、質(zhì)量管理部、行政人事部、信息部；財(cái)務(wù)總監(jiān)分管運(yùn)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部。

2.A公司各部門(mén)涉及存貨的職責(zé)

（1）銷(xiāo)售部門(mén)職責(zé)：負(fù)責(zé)發(fā)起需要申請(qǐng)、發(fā)出商品對(duì)賬、銷(xiāo)售發(fā)票申請(qǐng)開(kāi)具及簽回、應(yīng)收賬款對(duì)賬及回款跟進(jìn)。

（2）采購(gòu)部職責(zé)：負(fù)責(zé)查詢(xún)庫(kù)存、比價(jià)并提出訂單執(zhí)行采購(gòu)；根據(jù)合同申請(qǐng)采購(gòu)付款；應(yīng)付賬款對(duì)賬、配合盤(pán)點(diǎn)工作。

（3）倉(cāng)儲(chǔ)物流部職責(zé)：負(fù)責(zé)關(guān)注在庫(kù)產(chǎn)品效期、按規(guī)定保管存貨、定期盤(pán)點(diǎn)存貨、收集發(fā)貨回執(zhí)。

（4）質(zhì)量管理部職責(zé)：負(fù)責(zé)關(guān)注到貨產(chǎn)品效期、跟蹤滯銷(xiāo)存貨。

（5）運(yùn)營(yíng)部職責(zé)：負(fù)責(zé)結(jié)合訂單毛利、付款方式，現(xiàn)有存貨規(guī)模、客戶(hù)銷(xiāo)售、應(yīng)收規(guī)模，復(fù)審核銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同及付款；組織存貨盤(pán)點(diǎn)、根據(jù)采銷(xiāo)情況進(jìn)行中長(zhǎng)期項(xiàng)目測(cè)算、反饋銷(xiāo)售部門(mén)年度預(yù)算收入、毛利、存貨清理完成情況、提出滯銷(xiāo)存貨清理建議。

（6）財(cái)務(wù)部職責(zé)：負(fù)責(zé)開(kāi)具發(fā)票、登記憑證、賬簿。

三、A公司的存貨管理現(xiàn)狀

1.上下游產(chǎn)業(yè)鏈分析

根據(jù)國(guó)家藥品監(jiān)督管理局發(fā)布的《2019年度藥品監(jiān)管統(tǒng)計(jì)年報(bào)》顯示，截至2019年底，共有二、三類(lèi)醫(yī)療器械經(jīng)營(yíng)企業(yè)59.3萬(wàn)家，同時(shí)經(jīng)營(yíng)二、三類(lèi)醫(yī)療器械的企業(yè)有17.7萬(wàn)家。國(guó)內(nèi)前四大醫(yī)療器械流通企業(yè)的市場(chǎng)份額占比僅為12%。

A公司經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品種類(lèi)、規(guī)格繁多，無(wú)法形成規(guī)模效應(yīng)，客戶(hù)中90%是醫(yī)療機(jī)構(gòu)，其中以公立醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)為主。由于公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)的回款受到醫(yī)?；饟芨堵约霸簝?nèi)結(jié)算流程流轉(zhuǎn)效率低等因素的影響，A公司2020年的應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)為233天，而2019年為 222天。A公司上游供應(yīng)商主要是知名醫(yī)療器械生產(chǎn)商或是其指定的代理商構(gòu)成，自營(yíng)業(yè)務(wù)中2%的供應(yīng)商可以月結(jié)付款，其余采購(gòu)結(jié)算方式為來(lái)貨來(lái)票后付款，甚至是預(yù)付賬款；代理的產(chǎn)品除了現(xiàn)款采購(gòu)要求外，還有壓貨的壓力。處于博弈劣勢(shì)的A公司自營(yíng)業(yè)務(wù)形成了先墊資采購(gòu)，再收取銷(xiāo)售貨款的經(jīng)營(yíng)模式，且收、付款賬期沒(méi)有談判的余地，A公司應(yīng)付賬款周轉(zhuǎn)天數(shù)2020年為137天，2019年為119天。

2.A公司存貨分析

A公司2020年期末存貨1，025萬(wàn)元，其中庫(kù)存商品63%，發(fā)出商品37%；按庫(kù)齡劃分，120天內(nèi)的占存貨總額的45%；180天以上的滯銷(xiāo)存貨占存貨總額的48%。其中，發(fā)出商品7%，在庫(kù)商品占比41%，滯銷(xiāo)的在庫(kù)商品中占存貨總額的24%為庫(kù)齡720天以上，此部分單獨(dú)已無(wú)法靠常規(guī)銷(xiāo)售方式來(lái)清理。

A公司的存貨品類(lèi)繁多，既有第三方貨主的存貨，又有自營(yíng)業(yè)務(wù)存貨，本文主要針對(duì)自營(yíng)存貨進(jìn)行分析。自營(yíng)存貨按科室分有骨科產(chǎn)品、介入產(chǎn)品、檢驗(yàn)產(chǎn)品、普耗、藥品、食品等；按價(jià)值劃分，既有高值耗材也有低值耗材。行業(yè)受政策的影響顯著，其中，檢驗(yàn)類(lèi)產(chǎn)品普遍效期較短，甚至部分產(chǎn)品效期不足一月；代理產(chǎn)品由于壓貨、醫(yī)保政策如產(chǎn)品未中標(biāo)或中標(biāo)價(jià)格低于成本價(jià)等影響無(wú)法銷(xiāo)售的產(chǎn)品占存貨總額比例高達(dá)43%。

A公司存在庫(kù)齡長(zhǎng)，周轉(zhuǎn)慢的存貨，容易產(chǎn)生滯銷(xiāo)、過(guò)期風(fēng)險(xiǎn)，存貨減值發(fā)生的可能性相對(duì)較高，在一定程度上影響企業(yè)的綜合收益。

3.信息系統(tǒng)支撐

倉(cāng)儲(chǔ)物流部使用了江蘇捷科的WMS系統(tǒng)對(duì)庫(kù)存進(jìn)行出入庫(kù)、效期、貨位管理，其他ERP則使用了JDE軟件，JDE對(duì)產(chǎn)品采用了個(gè)別計(jì)價(jià)法，可實(shí)現(xiàn)及時(shí)查看銷(xiāo)售訂單中產(chǎn)品的毛利情況。JDE中開(kāi)發(fā)了與WMS系統(tǒng)的對(duì)賬功能，并對(duì)差異數(shù)據(jù)進(jìn)行了直觀的列示，每月至少進(jìn)行一次以上的數(shù)量核對(duì)。運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)則使用了BI系統(tǒng)，對(duì)JDE中的數(shù)據(jù)進(jìn)行抓取、分析。三個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)及時(shí)互相傳遞，相互銜接，互有勾稽關(guān)系。

四、A公司存貨管控優(yōu)化的要點(diǎn)

1.夯實(shí)合規(guī)經(jīng)營(yíng)，強(qiáng)化內(nèi)部控制

全員強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)，所有業(yè)務(wù)需先簽訂合同，經(jīng)過(guò)審批之后開(kāi)展業(yè)務(wù)。

第一，銷(xiāo)售業(yè)務(wù)。簽訂業(yè)務(wù)合同，需約定回款賬期、合同有效期，并進(jìn)行測(cè)算毛利。由于醫(yī)院處于買(mǎi)賣(mài)關(guān)系主導(dǎo)地位，多數(shù)使用的是醫(yī)院的格式模板合同，且條款不允許修改，因此，需業(yè)務(wù)人員積極跟進(jìn)并熟悉業(yè)務(wù)。發(fā)貨后及時(shí)取得發(fā)貨回執(zhí)，并按在公司備案的開(kāi)票周期開(kāi)具銷(xiāo)售發(fā)票并及時(shí)取得發(fā)票回執(zhí)，每月與醫(yī)院核對(duì)發(fā)出商品、應(yīng)收賬款等。對(duì)賬中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)解決。涉及招投標(biāo)的，須先進(jìn)行招投標(biāo)業(yè)務(wù)的審批，后簽訂合同。

第二，采購(gòu)業(yè)務(wù)。簽訂采購(gòu)合同需明確對(duì)應(yīng)的客戶(hù)、預(yù)計(jì)供應(yīng)商發(fā)貨時(shí)間、采購(gòu)付款方式等，并上傳對(duì)應(yīng)銷(xiāo)售合同，定期與供應(yīng)商對(duì)賬等。

第三，倉(cāng)儲(chǔ)業(yè)務(wù)。倉(cāng)庫(kù)出入庫(kù)需有相應(yīng)授權(quán)。緊急情況下的臨時(shí)出入庫(kù)須有業(yè)務(wù)副總、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字，采購(gòu)及業(yè)務(wù)部門(mén)需承諾入庫(kù)所需資料提供時(shí)限，出庫(kù)時(shí)間等。醫(yī)療器械作為特殊產(chǎn)品，倉(cāng)儲(chǔ)需加強(qiáng)對(duì)產(chǎn)品的效期管理，每月對(duì)在庫(kù)商品進(jìn)行全面的盤(pán)點(diǎn)。

第四，存貨管理。運(yùn)營(yíng)部主要負(fù)責(zé)A公司風(fēng)險(xiǎn)管理與存貨管理，銷(xiāo)售合同審核：對(duì)本合同毛利、回款方式、應(yīng)收規(guī)模、賬期、客戶(hù)上年銷(xiāo)售規(guī)模、毛利、應(yīng)收賬款對(duì)賬情況、發(fā)出商品情況進(jìn)行披露；采購(gòu)合同審核：對(duì)現(xiàn)有存貨規(guī)模，對(duì)應(yīng)客戶(hù)銷(xiāo)售、應(yīng)收規(guī)模，對(duì)賬情況，供應(yīng)商付款方式進(jìn)行披露并審批；采購(gòu)付款及預(yù)付款審核：除采購(gòu)合同所披露內(nèi)容外，增加披露購(gòu)進(jìn)產(chǎn)品的銷(xiāo)售開(kāi)票、結(jié)存情況；組織存貨盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，查找原因并進(jìn)行處理。發(fā)出商品開(kāi)票反饋、近效期存貨清理跟蹤、滯銷(xiāo)存貨清理建議、按規(guī)定提起存貨跌價(jià)準(zhǔn)備申請(qǐng)等。

第五，財(cái)務(wù)管理。出入庫(kù)、收付款等及時(shí)記賬，定期與運(yùn)營(yíng)部核對(duì)各部門(mén)收入、毛利、利潤(rùn)情況。

第六，信息管理。過(guò)效期產(chǎn)品無(wú)法辦理ERP、WMS系統(tǒng)操作，系統(tǒng)管理員由專(zhuān)人擔(dān)任，嚴(yán)禁修改系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

2.完善預(yù)算管理，加強(qiáng)過(guò)程管理

首先，銷(xiāo)售部門(mén)要按制訂的銷(xiāo)售回款計(jì)劃完成目標(biāo)，積極跟進(jìn)業(yè)務(wù)，杜絕未審批開(kāi)展業(yè)務(wù)現(xiàn)象；按公司要求及時(shí)取得回執(zhí)，按期完成發(fā)出商品、應(yīng)收賬款等對(duì)賬工作；制定需求計(jì)劃需優(yōu)先使用庫(kù)存商品（含滯銷(xiāo)庫(kù)存）。

其次，采購(gòu)部門(mén)完善進(jìn)貨計(jì)劃管理，結(jié)合庫(kù)存、前期銷(xiāo)售情況，并要求銷(xiāo)售部門(mén)反饋發(fā)往終端客戶(hù)的時(shí)限等，在滿(mǎn)足銷(xiāo)售需求的情況下合理備貨。代理采購(gòu)需有班子會(huì)集體決議，明確業(yè)務(wù)責(zé)任人，防止出現(xiàn)銷(xiāo)售未達(dá)預(yù)期情況出現(xiàn)。

最后，運(yùn)營(yíng)部門(mén)每月反饋各部門(mén)毛利、費(fèi)用情況預(yù)算完成情況，各部門(mén)對(duì)應(yīng)終端醫(yī)院的存貨及滯銷(xiāo)庫(kù)存、發(fā)出商品情況，并要求業(yè)務(wù)部門(mén)反饋存貨清理責(zé)任人、措施及時(shí)間。持續(xù)跟蹤中長(zhǎng)期項(xiàng)目的應(yīng)收賬款、收入、毛利預(yù)算完成情況，存貨情況等。

3.強(qiáng)化績(jī)效考核

建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)罰制度，凡是人為主觀因素造成的公司損失，應(yīng)由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)損失，并進(jìn)行嚴(yán)厲的懲罰。清理歷史遺留的非本人原因造成的滯銷(xiāo)存貨應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì)。

A公司多數(shù)情況下采取以銷(xiāo)定采模式，庫(kù)存及滯銷(xiāo)庫(kù)存明確銷(xiāo)售部門(mén)為主責(zé)部門(mén)，分管領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，應(yīng)嚴(yán)格按制定的清理措施及清理時(shí)限清理完成。采購(gòu)部承擔(dān)滯銷(xiāo)庫(kù)存的部分責(zé)任，對(duì)運(yùn)營(yíng)部進(jìn)行存貨周轉(zhuǎn)指標(biāo)考核，對(duì)滯銷(xiāo)庫(kù)存清理承擔(dān)部分責(zé)任。

4.加強(qiáng)公司高管對(duì)部門(mén)協(xié)作、聯(lián)動(dòng)的重視

公司高管高度重視存貨管理，每月參加由運(yùn)營(yíng)部組織的運(yùn)營(yíng)分析會(huì)議，對(duì)滯銷(xiāo)存貨、發(fā)出商品清理及時(shí)形成決策，由運(yùn)營(yíng)部會(huì)后跟蹤解決。各部門(mén)加強(qiáng)協(xié)作、聯(lián)動(dòng)，如采購(gòu)部及時(shí)提交采購(gòu)訂單給倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)，倉(cāng)儲(chǔ)部門(mén)發(fā)貨及收貨信息及時(shí)向相關(guān)部門(mén)反饋，財(cái)務(wù)部及時(shí)查詢(xún)回款、入賬，行政人事部完善離職人員業(yè)務(wù)交接手續(xù)等。