“網格化”管理在基層管理體系建設中的應用

陳夢瑩 路致尊

（山東中煙工業有限責任公司 濟南卷煙廠，山東 濟南 250000）

管理體系認證是對企業提供的產品以及服務的一種認可，通過認證的企業可以增強其在市場上的競爭力。當前，越來越多的企業將通過管理體系認證作為一個基礎門檻，作為增強市場競爭的砝碼，一旦通過認證，就放松了管理體系在實際工作中的運行要求，將管理體系要求與日常工作形成了“兩張皮”，管理體系的有效性得不到保證。因此，探索有效的運行管理體系方法，保證管理體系落地勢在必行。

一、基層管理體系運行概述

質量管理體系中規定了質量管理七項原則，其中的兩個原則是“領導作用”和“全員參與”。“領導作用”指企業決策層領導及相關管理人員負責質量管理體系的建立、完善和實施，使企業能夠完成預期目標。“全員參與”即保證所有人員的工作都納入標準體系中，每個人的工作都是質量管理體系中的元素，這也是全面質量管理的要求。在基層質量管理體系運行中，“基層”的主要任務是全面、準確、有效地執行質量管理體系的具體要求。但在實際工作中，管理體系中的部分要求與實際工作存在脫節現象，實際工作流程與要求存在一定偏差。

二、基層管理體系運行中存在的問題

1.體系意識淡薄

基層員工作為管理體系運行中最重要的部分，承擔著將管理要求轉化為具體業務活動的職責。實際工作中，通常出現部分員工的工作流程及要求來自“師帶徒”的口口相傳，或是上級要求，并不清楚工作中的每個流程、環節、要求的出處，即不清楚自己的工作流程是依據哪些標準和文件來執行的，不清楚自己的工作是管理體系的一部分，更不清楚其工作在整個質量管理體系運行中的重要性。長此以往，會造成體系要求與實際工作出現偏差，部門標準化、規范化管理水平下降。

2.管理體系推進組織架構建設不完善

以制造業為例，當前基層生產部門通常設立一名兼職體系員作為與企業體系管理者的聯絡人，負責本部門體系工作的建立、管理、評審及完善。而基層生產部門通常具有人員多、工作涉及面廣、工作復雜的特點，兼職體系員無法做到對所有工作都有非常深入細致的了解，導致本部門體系管理工作粗放，體系運行不到位，問題改進不及時等情況。

3.體系運行有效性差

業務流程的合理性是保證體系有效運行的前提，而實際管理體系運行中通常出現“兩張皮”現象。產生這種現象的原因，一是體系建立過程中未充分現場調研及意見征集，文件編寫脫離實際，出現“寫一套，干一套”的現象；二是文件評審不及時，實際業務流程發生改變后，文件要求流程未調整，造成標準與實際脫節，無法執行；三是標準換版后未得到及時宣貫，導致業務流程相關人員仍按舊版要求執行。

4.體系運行監督不到位

質量管理體系要求：組織應按照策劃的時間間隔進行內部審核，檢查標準要求是否得到有效的實施和保持。當前，基層組織通常未建立本部門的審核制度，只有在企業統一組織體系審核時才開展部門內部的審核。由于平時對體系工作監督檢查不到位，加之員工體系意識差，常常出現突擊補記錄、補文件，甚至搞假資料的情況，造成體系工作淪為形式主義。

5.管理體系持續改進路徑不完善

實際工作中，當設備、材料、環境、工藝流程等發生變化時，與之相關的制度要求應及時調整和更新，才能符合實際工作的需要。制度的持續改進也是管理體系的要求。當前，制度的更新改進通常在以下情況下進行：一是企業進行體系內審審核出問題時；二是部門領導、管理人員提出要求時；三是部門體系員發現文件不符合實際時。以上三種情況都是自上而下地進行改進，而基層部門的文件通常規定的是基層員工的工作流程及要求，基層員工是管理體系的主要參與者，但由于缺乏反饋途徑，加之基層員工體系意識差，很少出現基層員工提出體系改進的情況。

三、基層管理體系網格化管理的建設

“網格化”管理是通過將管轄地域劃分為若干網格單元，對各“網格”提供針對性的服務，從而提高了公共管理的效率。基層部門管理體系中引入“網格化”的理念，將基層體系管理工作依據工作性質劃分為幾個小組，每個小組分別設立一名“網格員”，部門設立一名體系管理員，以實現質量管理體系“自主”和“統一”管理，保證質量管理體系的有效運行。同時，“網格員”作為基層員工的代表，有利于制度“從群眾中來，到群眾中去”，消除了制度與基層員工間的距離。

四、加強基層管理體系網格化管理的措施

1.建立體系網格化管理要求

所謂“無規矩不成方圓”，在企業的現代化管理建設當中深入地結合網絡化的管理方案，就要嚴格遵循網格化的建設規定。想要讓體系網格化管理能夠在現代化建設當中更加良性地運行，并且讓企業更好地適應社會發展。首先，要在企業建設管理之處明確建立部門體系網格化管理要求，讓企業的每一位員工都明確體系管理內容、流程，同時“網格員”的職責及相互之間的工作關系以及部門內部審核周期，管理體系持續改進的途徑等內容都需要知曉，進而保證體系網格化管理的正常運行。

2.強化培訓，增強全員質量管理體系意識

想要讓網格化的管理建設體系能夠在當代企業中有效地運行起來，那么最重要的前提就是要讓大家知道什么是“網格化”體系。“網格化”管理建設體系在建設管理以及運營過程中持續不斷地宣貫與培訓，是保證“網格化”體系有效運行的基礎。一是需要加強對各個部門管理人員的體系知識培訓，只有提高管理人員的體系意識，才能夠真正有效地推動整個部門體系工作的發展。二是進一步增強對“網格員”的體系理論知識培訓力度，提高企業所設定“網格員”的專業技術水平。三是由“網格員”對自己所負責的“轄區”工作人員進行新標準、新要求的宣貫，使制度得以及時落地，從而提高全員體系意識。同時，要讓員工知曉工作要求的出處，這樣有助于各項工作的順利推動。

3.定期開展管理體系自查

在企業“網格化”管理制度中，企業需要進一步建立起管理體系自查制度，由對應的“網格員”定期組織自己的“轄區”進行管理體系的內部落實情況審查，要求執行情況進行監督自查，及時發現“網格化”體系在各轄區執行中的問題并糾正，并且要保證各項管理要求都真正地落實到位。另外，要對各位“網格員”進行要求，讓他們針對體系要求進行自我評價，及時發現問題并且積極改進，避免體系要求與實際工作流程產生不一致。

4.定期開展管理體系內部審核

建立部門內部體系審核制度，明確審核周期、目的、范圍、要求、依據、具體做法及考核，由部門體系管理員組織，各“網格員”參與，對各體系文件的執行情況及文件的適用性進行審核。一是監督各“網格員”轄區內的體系運行情況，保證管理體系運行的有效性；二是及時發現改進機會，通過各“網格員”評審，確定改進措施，提高體系改進效率。

5.增加管理體系持續改進路徑

通過“網格員”的建立，拉近了制度與員工間的距離，作為落實制度要求的直接參與者，基層員工對制度流程的符合性有著充分的話語權。“網格員”作為基層體系管理者與部門體系管理者之間的紐帶，可以將基層員工對體系改進的意見向上級反映，實現了體系自下而上的改進路徑，完善了管理體系的動態管理。

五、結語

每位員工都是管理體系中的參與者，企業在大力發展體系建設時，更要注重每位員工對體系的理解和態度，切莫讓體系制度成為高高在上的“法律”，而是要縮短制度與員工間的距離，讓制度深入基層，深入人心，因為每位員工既是制度執行中的被動者，又是制度建立和完善的主動者。在體系建設中，企業要充分調動員工的積極性，讓每位員工成為管理體系的自主維護者。總而言之，企業管理在當前的市場競爭發展中牢牢地掌握著企業本身的發展命脈。對現代企業來說，良好的企業建設管理能夠直接推動企業的未來建設和發展。企業在建設過程中更要重視對基層的管理，真正融入每一層的管理建設當中，深入地了解企業建設中存在的問題，例如：人員眾多、工作繁雜等。理清工作制度，為每一位工作人員搭建優勢發揮的平臺。深入貫徹“網格化”的管理建設理念，尤其要重視基層網格員的工作梳理，從而真正實現企業整體工作的自主統一。要不斷發現問題，解決問題，提升工作管理效率，促進企業積極健康地發展。