信息化時代企業檔案管理面臨的問題及對策探討

張麗婷

（甘肅中核公鐵運輸有限公司，甘肅 礦區 732850）

一、信息化建設在企業檔案管理中的優勢

隨著信息技術的快速發展，企業的辦公手段更加先進和科學，作為其中重要一環的企業檔案管理工作也逐漸走向無紙化和信息化。其優點主要集中于以下幾個方面。

（一）實現文件管理的便捷高效化

基于OA系統的電子檔案管理平臺，可以實現卷庫、案卷、文件管理的全程電子化。通過電子化的信息錄入，可以隨時進行卷庫、案卷、文件的線上上傳、編輯、查看、刪除，不受時間和地域限制，并且該操作支持批量完成。

隨著企業的進一步發展，存儲在系統內的檔案可能會失去價值，需要進行銷毀。然而，在銷毀中總是會遇到銷毀痕跡無跡可尋的問題，還可能會遇到誤銷案卷無法恢復的問題，給檔案工作帶來極大的麻煩。在電子檔案管理平臺內，就可以輕松解決這一問題，檔案的所有操作日志都可以在系統中查詢到，責任可以落實到人；如果檔案被誤銷毀還可以恢復。在鑒定案卷時，可查看該案卷基本情況，并進行鑒定意見的書寫，系統自動匯成鑒定日志。確保重要案卷不丟失、不損害，管理方便。

（二）檔案保存的完整性和延續性有了極大的提升

傳統紙質檔案在管理過程中極易受到溫度、濕度等環境因素的影響，產生發霉、損壞的現象，進而無法對檔案進行完整性、長久性存儲，甚至出現檔案丟失的情況。然而，通過檔案的信息化建設，以上諸多問題都可以得到完美的解決。可以通過技術手段將以往的紙質檔案，轉化為數字信息，儲存于計算機磁盤中。這樣不僅可以實現檔案存儲地永久性和完整性，還可以提高檔案存儲空間的利用率，同時規避了不利環境因素對檔案的損害。

（三）實現檔案文獻、資料快速的查詢、檢索、提取

相較于傳統紙質檔案管理過程的繁瑣和信息提取的不易，信息化建設下的檔案管理工作則有了質的飛躍，它不僅使管理過程更加高效和簡單，而且依賴相對應的查詢系統，使得信息檢索、提取工作也變得更為有效，極大地提升了檔案管理工作的水平和質量。

（四）有機整合不同時段、多個渠道的信息資源

企業可以有效利用信息化處理技術，結合多種信息管理方法來實現不同時段、多個渠道的信息資源的整合，為檔案信息的管理創設合理的管理環境，對多種信息文件創建多樣的管理系統，以系統為媒介實現信息共享和檔案管理信息化水平的提升。

二、信息化時代企業檔案管理面臨的問題

（一）企業缺乏對檔案管理工作的重視

在日常檔案管理工作中，部分企業管理者抱有陳舊的管理觀念，視檔案管理工作為簡單的紙質文件的收集、整理和保管。而沒有從更高的維度和更適應現代辦公理念的角度出發，看待企業的檔案管理工作，使得管理者管理意識較為淡薄，導致很多資料不能進行及時有效的收集、整理，因此造成工作中檔案資料的缺失。企業為追求經濟效益，缺少對檔案工作的人力和物力的投入，人力的不足，用現有的辦公室人員兼職檔案管理員。在日常工作中，面對大量復雜工作或受時間等多種因素的影響，極有可能出現檔案資料收集、擺放不及時、不規范的現象，造成查閱資料困難，嚴重影響了辦公效率。

（二）管理手段和方式落后

在現階段，部分企業檔案管理中對檔案的管理不但機制不夠完善，而且管理設備設施較為落后，已不能適應新的發展需求。在日常的檔案查閱調取工作中，人工查找查閱仍是其主要的方式，用來儲存檔案等信息資料的方式仍是笨重的鐵皮柜，資料存放的準確性不能得到保障，易導致檔案的遺失。企業對檔案部門不能合理安排使用存儲空間，加大了檔案管理的工作難度，可能導致一系列風險事件的發生。在信息化、智能化已經發展并普及的現代社會，如果企業對檔案管理的還是傳統的方式，長期下去，不利于企業的快速發展。

（三）檔案管理制度相對滯后

隨著現代信息技術的大力發展，不論是個人生活還是企業運行，都已進入了一個與網絡深度融合的狀態。在這樣的狀態之下，以往的檔案管理制度，勢必不能滿足現下的檔案管理需求。這就要求企業必須根據時代和社會的變化，對以往的檔案管理制度做出相應的改變。否則生搬硬套過去老舊的管理制度，只會讓企業檔案管理水平和工作效率提升成為一句空話，進而影響到企業的整體管理水平和工作效率。

（四）保密意識的缺失

隨著大數據、信息化時代的到來，各種檔案信息也逐漸通過掃描、照相等一系列技術手段成為電子檔案，極大地便利了人們的傳輸、攜帶、利用，但這也導致很多檔案管理人員為圖方便省事，忽略了文件保密的重要性。同時，也有一部分管理人員誤認為隨著檔案的開放，其就失去了應有的保密價值，從而忽視了涉密與不涉密檔案及資料的規定及要求，因而容易遭受網絡病毒、黑客的攻擊，或是敵對勢力或別有用心的人采取各種手段竊取相關保密信息，造成信息的泄露，甚至國家秘密、企業秘密的泄露，給國家和社會造成損失。

三、加強企業檔案信息化建設的對策

（一）轉變檔案管理思想觀念，增強信息化管理意識

如前所述，在信息化時代，過去陳舊的人工管理方式已無法滿足檔案管理的需求。面對諸多問題，企業要保持工作的平穩開展，應該做好以下幾點工作。首先，轉變思想觀念，從思想意識上真正認識到檔案管理工作已進入信息化時代這一現實，充分重視檔案信息在現代辦公管理工作中的重要作用。從而，以觀念的轉變為契機，加快企業檔案管理的信息化建設。其次，加強檔案管理信息化建設的宣傳和培訓工作。通過宣傳，加強企業領導者對現代化條件下檔案管理工作的重視，從而由上往下推動企業檔案管理信息化建設的進程。通過培訓工作，真正培養出一批具有信息化管理能力檔案管理人員，確保檔案信息化建設工作的最后一步落到實處。

（二）完善軟硬件設施建設

檔案信息化管理的建設包括對檔案的配套硬件和軟件的建設，如檔案資料的存儲環境、配套設備等硬件條件，以及便于快速取得和分享的數據庫、檔案檢索系統、檔案查閱平臺的軟件，這兩部分的有機結合才能構成一個完整的企業檔案管理系統。比如，為保證資料的完好，首先要配備獨立的檔案庫房、空調、除濕機、滅火器等，以及購置電腦、掃描儀、攝像機、密集架等常規設備；其次是軟件系統的建設，比如，數據庫的建設和維護，檔案瀏覽、查閱平臺的建設和維護等。

（三）檔案管理和監督制度的確立

在配套了相應的技術和專業人員的同時，還要落實相應的規章制度，確保檔案管理工作開展的合規合據。管理制度的確立，主要有兩個方面。首先，要從檔案本身入手，對檔案資料的收集、整理、歸檔、調閱、保密、安全等各個步驟，均做出明確的規定。強化各個流程的責任追究制度，確保每一項流程都能按法進行。其次，要從檔案管理者入手，使各級管理者都對自己的職責有一個清楚明確的了解，強化檔案管理的責任。在諸項制度確立后，還要將各級檔案管理者制度的落實情況，交由各個具體部門管理者實行監管，提升管理職責的落實成效。

（四）加強檔案保密人才隊伍建設，提升保密素養

保密不僅是辦公室的日常工作，更是檔案管理人員最為重要的職業素養之一。一是思想素質，即思想作風要過硬，要有較強的責任感，要有強烈的保衛國家利益的思想意識和責任心。二是加強對檔案管理人員的培訓，通過定期學習，集中培訓，把保密學習納入日常的業務學習范圍，使保密學習常態化、規范化，熟練掌握檔案管理相關保密知識，提升檔案管理人員保密知識和保密意識。三是加強人員保密技術的學習，配備齊全必要的技防設備，加強網絡保密技術學習應用，掌握防范設備的使用，做到防患于未然。

綜上所述，在信息化時代下，提升檔案管理的信息化水平不僅是時代變化發展的要求，也是企業發展進步的題中應有之義。在企業檔案管理的日常工作中，面對發生的各式各樣的問題，應以信息化為出發點和落腳點，加強信息化管理模式的應用建設，提高檔案工作的科學性、可持續性，以適應時代發展的要求，推進企業檔案管理事業的發展。