信息時代文書檔案管理工作現(xiàn)狀及創(chuàng)新路徑

山東龍源新能源有限公司 劉暢

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，文書檔案工作人員不能局限于傳統(tǒng)的文書檔案管理觀念，需要在管理方式上不斷進行理念的創(chuàng)新發(fā)展，才能在信息時代更好地促進文書檔案管理的發(fā)展。要充分意識到過去檔案管理中存在的問題，針對這些問題進行信息技術(shù)的研究，并有效地將其運用在檔案管理工作中，才能在提升文書檔案管理工作質(zhì)量的同時，提升文書檔案資源的利用率。

一、企業(yè)文書檔案管理的相關(guān)分析

（一）企業(yè)文書檔案管理概述

企業(yè)是科教文衛(wèi)事業(yè)集中部門，企業(yè)文書檔案是保存政府信息的重要載體。檔案管理記錄民眾相關(guān)信息，隨著企業(yè)改革發(fā)展，文書檔案管理制度等發(fā)生變化。企業(yè)文書檔案管理經(jīng)過長期發(fā)展積累了豐富的經(jīng)驗，但當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理中也出現(xiàn)新的問題，需要積極探索提升文書檔案管理質(zhì)量的有效路徑，促進企業(yè)健康發(fā)展。文書檔案是企業(yè)發(fā)展中形成的龐大資料庫，包含通知通告，會議記錄等多種類型。文書檔案管理是對文書進行分類整理，用嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)對各類文書檔案系統(tǒng)劃分。企業(yè)處理問題需要以文書檔案為憑證，單位可以參考文書檔案中以往事例處理問題。檔案收集歸納管理是企業(yè)日常工作重要環(huán)節(jié)，企業(yè)進行文書檔案管理中要注意信息收集方式。管理人員需要考慮文書檔案儲存條件，依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行檔案整理及保管工作。規(guī)范化的文書檔案管理有助于日后查找，應(yīng)及時銷毀無利用價值的文書檔案，保證檔案管理工作有效開展。傳統(tǒng)檔案管理模式無法適應(yīng)當(dāng)下文書檔案管理的要求。需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)提升檔案管理水平。新公共服務(wù)理論思想來源于社區(qū)與公民社會理論，運用新公共服務(wù)理論進行檔案公共服務(wù)，可體現(xiàn)公民參與意愿。新公共服務(wù)理論有利于政府職能轉(zhuǎn)變，隨著我國政府職能轉(zhuǎn)變，文書檔案管理也產(chǎn)生新的思路。文書檔案管理要將重點放在服務(wù)公民，檔案管理中公共利益實現(xiàn)需要信息技術(shù)為支撐，要積極利用信息技術(shù)進行文書檔案管理，提升文書檔案管理質(zhì)量。

（二）企業(yè)檔案特點

在企業(yè)運行當(dāng)中，文書檔案具有范圍廣以及種類多的特點，具有較強的綜合性，也因此對檔案管理工作提出了一定的特殊要求。具體來說，企業(yè)文書檔案管理工作的特征主要有：第一，綜合性。從類型角度區(qū)分，可以將企業(yè)檔案分為財務(wù)檔案、設(shè)備檔案、黨務(wù)工作檔案以及人事檔案等等。從資料來源角度區(qū)分，則包括有企業(yè)業(yè)務(wù)性文件、企業(yè)相關(guān)規(guī)定以及上級下發(fā)的文件等等；第二，專業(yè)性。在企業(yè)當(dāng)中，文書檔案大多是對工作的反映，具有較強的專業(yè)性；第三，保密性。企業(yè)當(dāng)中的文書檔案一般只限于內(nèi)部人員查看，具有較強的保密性。

（三）信息時代文書檔案管理的重要作用

新時代發(fā)展背景下，企業(yè)的文書檔案管理工作對于企業(yè)的發(fā)展具有非常重要的作用。其具體的重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，保障信息保存?zhèn)鬟f安全及時。根據(jù)保存紙張檔案的傳統(tǒng)做法，企業(yè)檔案的保管和移交在很大程度上需要人力和物力。根據(jù)企業(yè)文件信息檔案管理模式，應(yīng)對其資源、時間、距離、氣候、溫度等同時進行管理，企業(yè)文書檔案數(shù)字化后，儲存更為方便、迅速和持久，也可以很容易地提供備份、復(fù)制和傳輸、交換，不取決于人和距離，信息交流更加安全和及時。第二，提升辦公效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式中，企業(yè)檔案管理更依賴于人力。文件管理信息模式下，對企業(yè)文書檔案管理進行信息化建設(shè)，可實現(xiàn)企業(yè)文書檔案的制作、儲存、轉(zhuǎn)移和共享。第三，實現(xiàn)資源共享和互補。建立企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，從企業(yè)檔案資源的單一系統(tǒng)過渡到信息系統(tǒng)，不僅能提供服務(wù)的系統(tǒng)利用因特網(wǎng)信息技術(shù)，分享企業(yè)各部門的資源并使之相互補充，同時還能確保在企業(yè)和企業(yè)之間、在國內(nèi)企業(yè)和外國企業(yè)之間交流和相互補充檔案信息資源，確保檔案的準(zhǔn)確性和數(shù)量以及資源的利用。

二、信息時代文書檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度不健全

《檔案法》中要求檔案應(yīng)由本單位的檔案部門進行統(tǒng)一化管理[3]。但受企業(yè)管理體制以及其他因素影響，企業(yè)文書檔案管理大多采用分散管理模式，檔案管理主要保存企業(yè)的文書檔案，在管理過程中也沒有完全落實統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與保管制度。同時，在信息化時代下以及醫(yī)改背景下，企業(yè)文件的數(shù)量越來越多，文件的類型也更為多樣，但有關(guān)部門沒有及時修訂文書檔案的管理流程與工作制度，使檔案管理人員在文書歸檔整理工作中，需要花費較多的時間與精力。

（二）缺少工作重視

在企業(yè)管理工作開展當(dāng)中，文書檔案管理可以說是其中的重要組成部分，其具體管理水平將直接對企業(yè)的發(fā)展方向產(chǎn)生影響。而在實際管理工作開展當(dāng)中，很多企業(yè)管理人員并沒有對該項工作的重要性形成充分的重視，在具體重視程度方面存在不足，并因此影響到了管理水平提升以及企業(yè)的全面發(fā)展。其中，首先是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層沒有對該項工作的必要性與重要性形成重視，也沒有充分結(jié)合企業(yè)實際做好對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)的制定，并因此無法有效落實管理工作。同時，部分檔案管理人員沒有對工作的價值形成充分的認(rèn)識，并因此影響到了具體的檔案管理工作積極性以及不同科室在工作當(dāng)中的協(xié)調(diào)性以及配合度。這部分情況的存在，會對企業(yè)文書檔案管理的整體效果與效率產(chǎn)生較大的影響。

（三）文書檔案管理流程比較繁瑣

文書檔案管理工作人員自身綜合質(zhì)量不高，缺乏先進的工作方式，在這種情況下，并不能對檔案的管理流程進行有效優(yōu)化，導(dǎo)致了文書檔案的管理流程比較繁瑣，在實際工作中就會花費較長的時間，造成了資源的浪費，降低了工作人員工作的積極性，不能適應(yīng)目前信息化的發(fā)展需要。

（四）企業(yè)文書檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

文書檔案管理工作的主要開展者是工作人員，因此工作人員的專業(yè)性以及綜合素質(zhì)會直接影響到文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。由于當(dāng)前企業(yè)文書檔案管理工作人員職責(zé)的混亂，導(dǎo)致文書檔案管理效率遲遲無法提升。首先，文書檔案管理工作人員身兼數(shù)職，而且文書檔案管理大多是他們的兼職，因此管理人員會更多將工作重心放在自己的組織工作中，使文書檔案管理會處于次要地位。其次，文書檔案管理人員的專業(yè)性有所欠缺，他們對文書檔案管理工作內(nèi)容以及規(guī)范并不了解，因此經(jīng)常會出現(xiàn)管理混亂、找不到檔案或者檔案丟失的情況。

三、信息時代文書檔案管理的創(chuàng)新方法

（一）讓企業(yè)人員認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性

認(rèn)識是所有工作順利開展的前提和基礎(chǔ)，只有企業(yè)內(nèi)的人員認(rèn)識到檔案管理的重要性，才能從根本上提高檔案管理的工作質(zhì)量和效率，落實與檔案管理有關(guān)的所有政策。作為文書檔案管理工作中的一員，要從自身做起，從各個方面規(guī)范自己的管理行為、端正自己的工作態(tài)度、提高自己的工作責(zé)任心。除了文書檔案管理工作人員，各部門領(lǐng)導(dǎo)要起到模范帶頭作用，由上而下地擺正態(tài)度，正確對待文書檔案管理工作。另外，各企業(yè)要建立起專門的文書檔案管理部門，聘請專業(yè)人員進行管理，杜絕一人身兼數(shù)職的情況出現(xiàn)。

（二）強化管理意識，提高管理水平

第一，基于新形勢下企業(yè)文書檔案工作的開展趨勢，結(jié)合具體的工作情況，科學(xué)檢驗文書檔案工作制度，并應(yīng)當(dāng)在總結(jié)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，定期對檔案工作制度的內(nèi)容作合理的修訂和補充，同時，還應(yīng)維護文書檔案工作制度的穩(wěn)定性與嚴(yán)肅性，通過不斷的努力和實踐，逐步建立和健全具有本企業(yè)特色的文書檔案工作制度。第二，管理層應(yīng)轉(zhuǎn)變工作理念，主動作為，深入了解國家對企業(yè)文書檔案管理的各項規(guī)定和要求，認(rèn)識到文書檔案具備的參考、憑證、決策、教育、文化等多元價值。同時，推動文書檔案管理從服務(wù)性工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹卮筘?zé)任性工作，由分管行政的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)并納入年終考核，以提高對文書檔案管理工作的重視程度。第三，通過各種形式，充分利用重大事件節(jié)點，宣傳文書檔案“集中收集統(tǒng)一管理”的原則，用正、反兩方面的典型事例強化管理主體和利用主體的檔案意識。第四，基于文書檔案管理趨勢與特征，實行自下而上的管理流程優(yōu)化機制。定期對文書檔案管理的模式、內(nèi)容和應(yīng)用進行評估。評估主體為管理層、文書檔案工作人員和各職能部門，了解各個層面對文書檔案管理的需求，運用層次分析法對評估結(jié)果進行排序，以便之后逐步改進。

（三）完善企業(yè)文書檔案管理制度

為了更好地解決企業(yè)文書檔案管理中存在的問題，提高企業(yè)文書檔案管理效率，有效控制企業(yè)文書檔案管理的風(fēng)險，應(yīng)進一步修訂企業(yè)文書檔案管理制度，更新企業(yè)文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化企業(yè)文書檔案運轉(zhuǎn)細節(jié)，保證企業(yè)文書檔案管理的科學(xué)性。首先，建立健全企業(yè)文書檔案管理制度，全面完善企業(yè)文書檔案管理流程，企業(yè)各部門分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人、專兼職檔案員應(yīng)當(dāng)形成明確的責(zé)任分工，把工作重點放在企業(yè)文書檔案的收集整理過程，強調(diào)在保證企業(yè)文書檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)上開展好具體的企業(yè)文書檔案管理工作。同時，要根據(jù)企業(yè)文書檔案信息化運轉(zhuǎn)的需要優(yōu)化檔案處理流程，明確歸檔范圍，確定各類企業(yè)文書檔案保管期限，及時做好收發(fā)文工作，建立健全內(nèi)部文件的批閱流轉(zhuǎn)機制，擬定企業(yè)文書檔案題名，科學(xué)做好編目，確保企業(yè)文書檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。

（四）提高文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)

由于當(dāng)前文書檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)有極大的提升空間，所以文書檔案管理部門要定期對部門內(nèi)的工作人員開展培訓(xùn)。要讓所有工作人員都能緊跟時代發(fā)展的腳步，不斷更新自己的文書檔案理論知識。為了提高培訓(xùn)質(zhì)量和培訓(xùn)效率，企業(yè)一定要抓住所有可用的機會。例如，在對文書檔案管理人員進行職業(yè)規(guī)劃時開展相應(yīng)的培訓(xùn)更容易讓工作人員接受，效率也會更高。除了定期培訓(xùn)，文書檔案管理部門應(yīng)面對社會和學(xué)校招聘具有專業(yè)知識的文書檔案管理人員，招聘的人員如果具備一定的專業(yè)知識儲備，就能在工作過程中避免許多不必要的麻煩以及誤會。除了文書檔案管理方面的理論知識，部門還要定期對工作人員開展思想政治培訓(xùn)，不斷提高工作人員的思想政治水平，促進他們更好地為企業(yè)以及人民服務(wù)。

（五）網(wǎng)絡(luò)加持，構(gòu)建平臺

數(shù)字化管理必須擁有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的加持才能全面改善略帶“原始”的管理模式。在新的形勢下，文書檔案應(yīng)用數(shù)字化管理后，不僅需要依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，還需要各個管理部門的相互配合、互通有無，以保持信息的實時性傳遞和交流，這樣可以使系統(tǒng)內(nèi)各部門在不斷加強信息速遞和交流的同時，也能有效縮短信息篩查的時間。以此為契機，可制定整個管理部門的信息速遞機制，并完善文書檔案管理平臺的搭建，實現(xiàn)數(shù)字化管理遠程交流和傳遞的有效方式。

（六）加強檔案信息化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)時代，企業(yè)文書檔案管理工作也應(yīng)該與時俱進，采用現(xiàn)代化、智能化的檔案管理手段去提高企業(yè)文書檔案管理的效率。企業(yè)可以委托第三方機構(gòu)或者聯(lián)合自身技術(shù)部門開發(fā)與完善檔案管理信息平臺，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)文書、檔案、分類、收集編制等工作中，去彌補人工管理方式的不足，也可以有效減輕文書檔案管理人員的工作壓力，企業(yè)內(nèi)的科室可以利用現(xiàn)有的信息管理平臺查找與使用文書檔案，可以使企業(yè)文書檔案管理工作更高效地服務(wù)于臨床診療活動。企業(yè)可以基于B/S技術(shù)結(jié)構(gòu)設(shè)計檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案管理人員、系統(tǒng)管理人員、內(nèi)部高級用戶、內(nèi)部普通用戶以及外部訪問用戶賦予不同的權(quán)限，例如檔案管理人員擁有對整個檔案管理信息系統(tǒng)管理與維護的權(quán)限，內(nèi)部普通用戶只有檔案查詢即直接訪問的權(quán)限，而外部訪問用戶則需要在申請通過后才可進行訪問；個人用戶檔案查詢功能僅有個人檔案查詢、個人檔案打印，管理員檔案查詢功能在此基礎(chǔ)上還有批量查詢、數(shù)據(jù)分析功能。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)文書檔案管理中可以提高文書檔案管理人員的工作效率，也有利于實現(xiàn)企業(yè)文書檔案智能化與現(xiàn)代化管理，例如管理人員在工作過程中可以利用電子文檔、電子照片等提高管理效率。

四、結(jié)語

在現(xiàn)代化信息時代發(fā)展背景下，企業(yè)為了促進自身的健康發(fā)展就需要提高對文書檔案管理工作的重視，將這一管理作為企業(yè)管理工作中的重點。同時，及時有效地結(jié)合信息化技術(shù)融合到其中，保證文書檔案管理工作能夠得到全面的提升。由于企業(yè)的文書檔案管理工作存在較多的問題，只有改變當(dāng)前的管理模式，才可以保證文書檔案為企業(yè)未來發(fā)展起到積極的推動作用。