企業(yè)采購監(jiān)督管理體系的思考

錢海盛，李雙貴，金強(qiáng)，楊雪嬌，許茸，李嫻，方瑞萍

[摘要]采購活動是每一個企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的重點工作，也是企業(yè)獲取利潤的重要途徑。采購效率及采購質(zhì)量對降低企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營成本、維護(hù)安全穩(wěn)定生產(chǎn)及產(chǎn)品質(zhì)量的控制都具有重大影響。企業(yè)的采購活動牽涉面廣、權(quán)利與責(zé)任高度交織，企業(yè)必須立足于制度建設(shè)和體制、機(jī)制建設(shè)，綜合運(yùn)用各種措施才能取得成效。對于企業(yè)采購活動的監(jiān)督管理必須以人為本，從根本抓起，從采購活動的每一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)入手，建立健全的采購管理制度和監(jiān)督機(jī)制，多部門共同參與、共同監(jiān)督，促進(jìn)企業(yè)采購管理工作健康運(yùn)行。

[關(guān)鍵詞]采購制度;監(jiān)督主體;監(jiān)督管理體系

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.33.176

近年來，隨著我國《中華人民共和國民法典合同編》、《招標(biāo)投標(biāo)法》和《中華人民共和國政府采購法實施條例》等法律法規(guī)以及社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立完善，目前我國的招標(biāo)采購仍處于探索階段，建立健全高效有序的內(nèi)部管理體制和監(jiān)督機(jī)制，對促進(jìn)企業(yè)采購管理規(guī)范高效運(yùn)行有著重要的現(xiàn)實意義。采購活動并不是簡單地拿著錢去買東西，而是起源于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營對物資和服務(wù)需求的一種策略型技術(shù)經(jīng)濟(jì)行為，最終目標(biāo)就是保證企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營所需物資的安全、及時、經(jīng)濟(jì)供應(yīng)以及服務(wù)的有效加持，從而實現(xiàn)企業(yè)的整體效益最大化。[1]采購過程的規(guī)范高效一直是企業(yè)追求的終極目標(biāo)，部分企業(yè)未能設(shè)立合理有效的組織架構(gòu)、采購管理制度、流程以及監(jiān)督管理體系，最終導(dǎo)致采購內(nèi)部管理運(yùn)行嚴(yán)重“失控”狀態(tài)。

1采購監(jiān)督管理應(yīng)關(guān)注的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

（1）采購計劃的編制。企業(yè)在編制年度采購計劃時，申報預(yù)算和采購計劃部門或者人員將一些并不需要采購的工程、物資和服務(wù)項目加入到采購計劃中，以謀取部門或個人的私利。還有部分項目采購人式的確定，按照項目屬性，有的采購項目采購方式本應(yīng)該是公開招標(biāo)，但卻被定為單一來源采購，而有的采購項目本應(yīng)該是單一來源談判卻被定位公開招標(biāo)，從而增加企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營的成本。在采購計劃申報時，須對采購項目的需求、采購人式和預(yù)算的準(zhǔn)確性進(jìn)行重點監(jiān)督。[2]

（2）招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的管理。在許多國有企業(yè)、中央企業(yè)和政府的采購過程中，其采購項目大都采用公開招標(biāo)、委托招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)組織實施。企業(yè)所建立的招標(biāo)代理庫中的招標(biāo)代理服務(wù)水平參差不齊，采購部門經(jīng)辦人在抽取招標(biāo)代理的時候根據(jù)自己喜好直接指定其中某家招標(biāo)代理，而避開抽取環(huán)節(jié)。最終導(dǎo)致各家代理項目的數(shù)量差距較大，招標(biāo)代理抽取環(huán)節(jié)可能存在謀取私利的情況。

（3）招標(biāo)文件的編制。招標(biāo)文件的編制是招投標(biāo)過程中非常重要的環(huán)節(jié)，招標(biāo)文件編寫質(zhì)量的高低直接影響到最終確定的供應(yīng)商的優(yōu)劣，招標(biāo)文件中投標(biāo)資質(zhì)、招標(biāo)控制價以及評標(biāo)辦法中各商務(wù)條款設(shè)置的合理性對招標(biāo)結(jié)果的影響很大。

（4）采購供應(yīng)商的確定。采購人根據(jù)評標(biāo)委員會推薦的候選人確定最終的成交供應(yīng)商，評標(biāo)委員會的組建對供應(yīng)商的確立起著關(guān)鍵作用。因此評標(biāo)專家的產(chǎn)生過程，評標(biāo)過程的公平、公正成為了重點監(jiān)督環(huán)節(jié)。

（5）合同管理。合同管理是整個采購過程中的幾個關(guān)鍵風(fēng)險控制點之一，合同的完整、規(guī)范、合法是合同簽訂的關(guān)鍵要素。合同的條款履行必須滿足企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營和工程建設(shè)要求，嚴(yán)格按照合同約定的條款執(zhí)行，確保最終采購的項目保質(zhì)保量，并按期完成。

（6）項目的組織驗收。驗收是采購過程中非常重要的環(huán)節(jié)，驗收產(chǎn)品質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到企業(yè)能否健康持續(xù)的發(fā)展。由于人的因素和各企業(yè)生產(chǎn)制造水平和管理的差異化，導(dǎo)致每個企業(yè)所提供的產(chǎn)品和服務(wù)存在差異化，其中也可能存在達(dá)不到企業(yè)生產(chǎn)要求的產(chǎn)品，因此采購人員應(yīng)該牢固樹立質(zhì)量意識和責(zé)任意識，嚴(yán)格按照技術(shù)文件要求組織進(jìn)行驗收，確保工程和貨物質(zhì)量達(dá)到預(yù)期的生產(chǎn)要求。[3]

（7）項目的結(jié)算。項目供應(yīng)商完成合同約定的事項，采購人組織驗收合格后，采購人向項目供應(yīng)商支付合同金額。合同金額何時支付、支付金額多少、以何種方式支付是一個復(fù)雜的決策過程，特別是工程類項目涵蓋的內(nèi)容多，結(jié)算的復(fù)雜程度高，更應(yīng)該嚴(yán)格把關(guān)。項目結(jié)算的科學(xué)合理決策和有效執(zhí)行是監(jiān)督的重點[1]。

2采購管理中存在的一些問題

（1）采購人員專業(yè)素養(yǎng)不夠高。采購業(yè)務(wù)涉及采購需求部門、經(jīng)辦部門以及審計、財務(wù)、法律和采購管理部門的相關(guān)人員，是一個跨部門、多責(zé)任主體共同參與的一項復(fù)雜工作。每個責(zé)任主體所涉及的人員的專業(yè)素質(zhì)高低直接影響采購工作的效率和質(zhì)量。部分企業(yè)采購人員的選擇過程中并沒有根據(jù)企業(yè)的實際需求進(jìn)行定位分配，許多采購人員身兼數(shù)職，從而導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員對專業(yè)知識的掌握不夠扎實，對招標(biāo)過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)把握不夠準(zhǔn)確，經(jīng)驗及組織協(xié)調(diào)溝通能力不夠。還有部分采購人員的法律意識淡薄，對《中華人民共和國民法典》合同編和《招標(biāo)投標(biāo)法》等采購相關(guān)的法律條款掌握不夠透徹。例如招標(biāo)文件的資質(zhì)條件設(shè)置過高、針對性太強(qiáng)，明顯排斥潛在投標(biāo)人參與競標(biāo)的情況，技術(shù)文件中出現(xiàn)指向性太強(qiáng)的技術(shù)條款;另外還有招標(biāo)控制價設(shè)置過高導(dǎo)致企業(yè)資金無形流失。采購人員在編寫技術(shù)文件的時候由于對項目基本情況了解不夠透徹，編寫的技術(shù)文件不夠具體，關(guān)鍵要素缺失，最終導(dǎo)致采購回來的產(chǎn)品滿足不了企業(yè)實際生產(chǎn)需求。

（2）采購內(nèi)部管理機(jī)制不健全。部分企業(yè)由于缺乏實踐經(jīng)驗和理論研究，未能根據(jù)自身企業(yè)的特點制定出符合企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營需要的采購管理制度、采購管理議事規(guī)則、采購監(jiān)督管理制度、規(guī)范管理制度、供應(yīng)商庫管理辦法等配套規(guī)章制度。[4]由于制度不健全，導(dǎo)致采購部門之間出現(xiàn)責(zé)任推諉的現(xiàn)象。

（3）采購監(jiān)督體制不完善。部分企業(yè)沒有設(shè)立獨(dú)立運(yùn)行的采購監(jiān)督部門，采購監(jiān)督部門與項目經(jīng)辦人、采購管理人員之間的責(zé)任模糊，不能各司其職，各負(fù)其責(zé);部分企業(yè)在采購過程中并沒有建立完整的監(jiān)督體制，沒有根據(jù)采購流程中可能存在風(fēng)險的環(huán)節(jié)編制相應(yīng)監(jiān)督辦法;還有部分企業(yè)的采購監(jiān)督僅限于對合同簽訂過程的監(jiān)督，并未對交貨驗收、招標(biāo)過程等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督。由于對采購全過程的監(jiān)督流于形式，最終導(dǎo)致一些采購項目出現(xiàn)質(zhì)次價高或者服務(wù)水平和質(zhì)量不高的現(xiàn)象出現(xiàn)。

（4）制度落實不到位。部分企業(yè)在內(nèi)部制定了大量的采購管理制度，涉及采購的人員沒有系統(tǒng)性學(xué)習(xí)相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度，沒有構(gòu)建自身的知識體系，采購工作憑經(jīng)驗辦事，不嚴(yán)格按照規(guī)章制度執(zhí)行。

3健全和完善采購監(jiān)督管理體系的對策

（1）提高采購業(yè)務(wù)人員的專業(yè)素養(yǎng)。①加強(qiáng)對采購人員的培訓(xùn)，高校或者其他企事業(yè)單位請有經(jīng)驗的專家學(xué)者到公司里面來講解《中華人民共和國民法典》合同編、《招標(biāo)投標(biāo)法》和《中華人民共和國政府采購法實施條例》等法律法規(guī)的內(nèi)涵和要點，以及招標(biāo)文件編寫過程中的關(guān)鍵點;定期對工廠的評標(biāo)專家進(jìn)行評標(biāo)務(wù)實培訓(xùn)，并進(jìn)行適當(dāng)?shù)挠懻摻涣鳌Ｒ蟛少徣藛T公司下發(fā)的采購管理制度，學(xué)習(xí)結(jié)束后可以組織考試，以此來提高采購人員的專業(yè)素養(yǎng)和自覺性。②提高項目經(jīng)辦人專業(yè)水平。在部分工程類、設(shè)備類項目的招標(biāo)過程中，項目工程量大，復(fù)雜程度較高，這就需要高水平的項目經(jīng)辦人負(fù)責(zé)整個技術(shù)要求的編寫及后續(xù)的施工、安裝和調(diào)試工作，這些都是對項目經(jīng)辦人的考驗，因此項目經(jīng)辦人應(yīng)實時加強(qiáng)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)。

（2）完善采購管理制度。俗話說：“無規(guī)矩不成方圓”，建立和完善“按制度辦事、用制度管權(quán)、靠制度管人”的體制，使員工養(yǎng)成按規(guī)章制度辦事的良好習(xí)慣尤為重要。[1]從采購的重點環(huán)節(jié)分析入手，編制合理有效的采購管理制度。以公開招標(biāo)為例，根據(jù)招投標(biāo)過程中重點環(huán)節(jié)設(shè)置相應(yīng)的管理制度，有招標(biāo)代理庫管理辦法、合同管理辦法、評標(biāo)專家?guī)旃芾磙k法、供應(yīng)商庫管理辦法等管理制度，且每一個制度相輔相成，互相補(bǔ)充，使招標(biāo)過程的每一個環(huán)節(jié)都有嚴(yán)格的制度保駕護(hù)航，每一個與采購相關(guān)的工作人員都應(yīng)遵照程序辦事。

（3）完善采購監(jiān)督機(jī)制。采購監(jiān)督機(jī)構(gòu)一般由紀(jì)檢監(jiān)察、審計、法律和財務(wù)部門組成。應(yīng)根據(jù)各部門在采購過程中的職能職責(zé)建立明確的規(guī)章制度。審計部門應(yīng)該對企業(yè)重大工程建設(shè)項目以及物資采購過程進(jìn)行專項跟蹤審計;在物資及服務(wù)類項目的采購過程中，采購部門經(jīng)辦人至少向三家及以上單位進(jìn)行詢價，將詢價結(jié)果交由審計部門進(jìn)行核實，最終確定項目的最高限價。紀(jì)檢監(jiān)察部門對采購過程中招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、評標(biāo)專家的抽取以及招標(biāo)資質(zhì)的設(shè)置進(jìn)行監(jiān)督，法律和財務(wù)部門對合同條款進(jìn)行修訂和完善。

（4）加強(qiáng)與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的合作交流。利用阿里巴巴、蘇寧易購及京東商城等電商平臺，實現(xiàn)物資網(wǎng)上采購。網(wǎng)上采購不僅可以為企業(yè)節(jié)約成本，也可以提高采購效率。網(wǎng)上平臺的供應(yīng)商多，可選擇的范圍比較廣，也能以實惠的價格買到高質(zhì)量的產(chǎn)品。充分利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，優(yōu)化企業(yè)的采購管理流程， 實現(xiàn)網(wǎng)上詢價、比質(zhì)比價、技術(shù)交流， 建立采購與供應(yīng)商的實時、動態(tài)的信息互動交流， 實現(xiàn)供應(yīng)商供應(yīng)信息和采購管理信息的快速傳遞與廣泛共享，公開采購業(yè)務(wù)操作過程和決策過程。

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[作者簡介]錢海盛（1990—），男，漢族，云南曲靖人，研究生，研究方向：采購管理。