業財融合背景下項目制公司財務智能化實踐

陶榮

[摘要]在業財融合背景下，財務人員應根據公司的經營模式，個性化的分配機制，來設計公司的財務智能化方案。文章以A公司為例，闡述了公司項目制核算的分賬難、成本控制難、利潤計算難的問題，并與業務部門進行廣泛深入的溝通，充分了解業務部門的需求，同時對財務工作中所面臨的問題進行匯總研究，基于辦公自動化和財務云計算，將業務數據與財務數據進行整合與運算，實現公司財務智能化。

[關鍵詞]業財融合;項目制核算;財務智能化

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2021.33.160

A公司成立于1988年，是B市環境科學研究院全資子公司，是一家從事環境保護的中型國有企業，公司主要從事環保科研、咨詢、設計、污染治理工程總承包、環境監理、竣工驗收及污染治理設施運營管理服務。公司2020年資產總額達到18900萬元，營業收入20000萬元，凈利潤1500萬元。

A公司采用矩陣式組織結構，實行項目經理負責制，由項目經理負責產品或服務，部門經理負責職能活動。財務核算上，每個項目在扣除外協成本、總稅收后，計算出項目利潤，并按規定比例在公司、銷售部門、執行部門和項目組之間進行分配。每個部門都有一個經費賬號，財務支出都必須寫明經費賬號，以表示從該賬號中支出。近年來公司每年承接的項目數以百計，人工核算方式在大量、重復性的操作下，暴露出效率低下、錯誤率高的缺點。財務智能化進程刻不容緩。

1A公司項目制財務核算的難點

1.1到款分賬難

第一，到款分賬不及時。當月收到款項后，會計負責做會計憑證，借記銀行存款，貸記應收賬款。當月結賬后，在次月月初將收款單復印件交業務部門助理，由助理根據用款計劃單中各經費賬號及比例手工在Excel軟件中輸入到賬金額。

第二，到款分賬不準確。由于各部門助理人員責任心、工作能力參差不齊，并且只負責登記本部門經費賬號及項目組經費賬號的到款分賬，公司管理費和總稅收賬號不分賬。尤其是沒有內部稽核，漏記、多記、錯記、串戶的情況時有發生。

1.2成本費用管理難

第一，外協合同審核費時費力。項目的外協成本金額在立項時已確定。在實際開展后，外協合同會陸續走審批流程。雖然項目經理在本次外協審批單上會注明已審批的外協合同金額，但是基于謹慎性要求，財務在審批時會逐一核對，從而浪費了大量時間。

第二，費用報銷時間長。費用報銷必須由“經費賬號”支付。A公司報銷流程是：申請人—項目負責人—部門經理—費用會計—財務經理—總經理。審批完成后，再將報銷單據交部門助理在Excel軟件中按“經費賬號”登記。但由于項目到款分賬要到次月登記，項目報銷款也只能按相同進度記賬。所以費用報銷最快也要隔月領到報銷款，有時甚至要2個月才能領到報銷款。

第三，費控與審批脫節。項目制核算的目的就是避免吃大鍋飯，項目到款后才能支出。但是目前的審批流程造成了從項目經理到總經理都是“閉著眼睛簽字”，因為在流程中是無法看到經費賬號的余額，也就無從知曉該筆報銷款是否足夠支付。只有當助理人員在Excel軟件中登記支出時才能發現經費賬號是否透支，從而經常發生審批完成后退單的情況。既影響了業務活動的開展，也損害了審批活動的嚴肅性。

1.3項目利潤計算難

第一，無法直接使用利潤表。首先，從利潤表的格式上看，項目一般只包含收入、成本、費用、稅費等，無其他類別的收益和損失。其次，從利潤表的計算公式上看，無法單獨按照項目編號進行計算。最后，從利潤表的編制基礎上看，利潤表的編制基礎是權責發生制，而項目利潤表的編制基礎更偏向收付實現制。

第二，計算過程煩瑣。首先，按項目統計實際到賬金額，通過查詢應收賬款明細賬（核算維度-項目編號）的貸方金額分析計算得出;其次，按項目統計已支出的成本和費用，通過核算維度明細賬查詢項目成本和費用的發生明細，再加上對應的進項稅金得出實際支出;再次，根據項目的銷項稅金減去進項稅金得出項目應繳增值稅及附加費;最后，項目到賬金額-（外協成本+報銷費用+總稅收）=項目利潤（不考慮企業所得稅）。

2業財融合背景下財務智能化實施工作

2.1基礎工作

2.1.1OA系統實施過程

其一，新建基礎檔案。建立“員工”“部門”“費用科目”“供應商庫”“客戶庫”“項目庫”“經費賬號”等檔案庫，用于存放相關信息;其二，新建“立項審核單”流程。將項目總經費、預計外協成本、稅率、總稅收、毛利率等財務信息加入表單。申請人點擊提交后，系統會自動按預設流程節點進行流轉。歸檔后系統會自動賦予一個八位項目編號，保存在“項目庫”中;其三，新建“外協合同審核單”流程，將項目編號、外協內容、外協類型、起止時間、外協總成本、已審批外協金額等字段內容加入表單，申請人點擊提交后，系統會自動按預設流程節點進行流轉;其四，新建“用款計劃單”。在表單中輸入經費賬號、金額、比例等，歸檔后，經費賬號自動保存在“經費賬號”庫;其五，新建報銷單據。包括“借款單”“員工報銷單”“對公付款單”和“差旅費報銷單”。填報時須選擇項目編號、經費賬號，選擇費用科目，輸入摘要，發票號碼、金額等。提交后報銷單會根據單據種類自動編號。編號規則為：單據名稱首字母+年份+流水號，如員工報銷單，YGBX-2020-0001。

2.1.2金蝶云實施過程

其一，新建基礎資料“員工”“部門”“費用科目”“供應商”“客戶”“經費賬號”，用于保存從OA同步傳入的數據;其二，新建“項目臺賬”用于存放項目編號等信息，作為核算維度，可按關鍵字查找財務單據;其三，新建“經費收支明細表”可直接按照所輸入的經費賬號和期間，引出收支明細和余額，表單字段包括“日期”“報銷單號”“經費賬號”“摘要”“費用科目”等;其四，自定義開發“項目明細表”，用于統計項目利潤;其五，新建“經費賬號余額表”，根據已審核的“收款單”“付款單”計算出經費賬號余額并存放。

2.2到款分賬智能化

2.2.1根據OA系統的立項審核單生成財務應收單

OA中“立項審核單”流程用于立項審批，由項目經理發起，流程中有項目名稱、項目類型、合同金額、開票稅率、外協成本金額、項目組成員、合同等信息，財務節點主要審核項目毛利率是否符合公司要求以及合同付款條款是否合適。流程歸檔后，會自動將項目編號、名稱、合同金額、稅率、項目類型發送至金蝶云，在應收系統中生成一張應收單，在應收單的基礎上，下推銷售發票和收款單。

2.2.2將OA“用款計劃單”發送至金蝶云

OA“用款計劃單”審核歸檔后，會自動生成相應的經費賬號，并同步傳送賬號至金蝶云。此外OA系統將用款計劃單發送至金蝶云系統中并存放。

2.2.3用款計劃單嵌入收款單

將用款計劃單通過二次開發，嵌入收款單，當新增收款單時，表單會自動調用該項目的用款計劃單，對到賬金額進行分賬。

2.3成本費用管理智能化

2.3.1外協合同審核簡便明了

在OA“外協合同審核單”中，將“立項審核單”中的“外協總成本”金額顯示在“外協總金額”下，同時系統自動計算已歸檔的“外協合同審核單”的金額，將累計數作為“已審批外協金額”。

2.3.2費控、審批、經費記賬三步合一

當報銷人在OA填報報銷單據時，選擇“經費賬號”后，OA會自動讀取金蝶云中的賬號余額，顯示在“賬號余額”下。同時，OA系統會自動計算該經費賬號下所有已歸檔的報銷單金額和審批中的報銷金額，分別顯示在“已報銷金額”和“審批中金額”。在金蝶云中的“收款單”和“付款單”中增加“經費賬號”字段，保存審核后，自動記賬，同時參與計算“經費賬號”余額。

2.4項目利潤計算智能化

其一，在金蝶云中自定義開發的“項目明細表”會自動將從OA傳送過來的“用款計劃單”作為一條記錄，打開“項目明細表”可以查詢到“項目編號”“項目名稱”“總經費”“外協合同”“總稅收”等金額;其二，在項目開票、收款、報銷后，“項目明細表”會在金蝶云系統中自動查找并記錄銷售發票、收款單、付款單的數據，顯示在的“已開票金額”“已收款金額”“已支出外協”和“已報銷金額”，將“項目利潤”等于“已收款金額”-“已支出外協費”-“已報銷金額”-“總稅收”。

3項目制公司財務智能化實施效果

3.1到款分賬準確及時

實施后，會計根據銀行收單，選擇該項目的應收單，點擊下推收款單，系統自動調用項目對應的用款計劃單，作為收款單的一個標簽頁。輸入到賬金額后，收款單會自動根據各賬戶比例分配金額，檢查無誤后保存并審核，各賬戶余額便保存至相關臺賬。另外，通過憑證模板，收款單自動生成總賬憑證，一項工作同時完成會計處理和項目到款分賬。

3.2成本費用控制高效精確

3.2.1外協合同審核簡便高效

項目經理填寫“外協合同審核單”，選擇項目編號、外協金額、外協類型、起止時間，并上傳外協合同，提交后，流程會自動調取該項目“立項審核單”中的外協總成本并顯示在流程中。另外，統計已歸檔的該項目下的外協合同審核單的全部金額，顯示在“已審批外協金額”。審批人在審批時，可以直接看到這些數據，對于超出外協總成本的申請予以駁回。

3.2.2費控、審批、經費記賬同步完成

首先，報銷人在OA填寫財務報銷單據，選擇項目編號、經費賬號等信息后提交，流轉到財務審批時，報銷單上會顯示經費賬號的余額、已報銷金額和審批中金額，通過目測便可以檢查出報銷金額是否超過余額。若賬戶余額大于審批中的金額，審批通過后直接辦理報銷。否則，直接退回申請人。

其次，OA中的報銷單審批通過后，會自動發送至金蝶云財務軟件中生成應付單，實際支付后，點擊下推付款單，保存審核后，自動完成“經費賬號”記賬工作。

3.3項目利潤計算簡便

其一，每次打開“項目明細表”，金蝶云自動統計已有的項目用款計劃單。以二維表的格式顯示。從左到右列名依次為“序號”“項目編號”“項目名稱”“總經費”“總收稅”“外協成本”“公司管理費”“市場營銷部經費”“前期項目組經費”“部門統籌使用經費”“項目組使用經費”;其二，當項目發生開具發票、收款、外協成本和費用，“項目明細表”會實時統計金蝶云中的各類單據，分別顯示在“已開票金額”“已收款金額”“已支出外協費”和“已報銷金額”;其三，“項目明細表”中最右列的“項目利潤”=“已收款金額”-“總稅收”-“已支出外協費”-“已報銷金額”，從而實時計算出項目利潤。

參考文獻：

[1]方永梅.積極推進業財融合助力公司價值創造[J].中國總會計師，2017（11）：126-127.

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