信息時代背景下的電子檔案管理

孫莉莉

[摘 要]隨著信息技術迅速的發(fā)展，電子檔案也逐漸的成為了社會發(fā)展的產物，電子檔案已經成為了人們辦公的重要組成部分，因此，筆者基于信息時代的電子檔案管理進行了分析，使人們正確的認識電子檔案的特點，從而推動我國檔案管理的進程。

[關鍵詞]信息時代；電子檔案；管理

電子檔案與傳統的紙質檔案的區(qū)別很大，電子檔案因其由計算機系統記錄形成并通過計算機磁盤等設備進行儲存的特點，使其管理方法也與傳統紙質檔案管理有很大的不同。因此在信息時代，檔案管理者應清楚了解電子檔案和這種檔案管理的一些問題，才能實現對電子檔案的有效管理。

1.電子檔案簡介

所謂電子檔案是指在社會實踐活動中形成的、具有保存價值的、由計算機系統處理和存儲的機讀材料和其他載體形式的記錄。電子檔案是通過計算機編碼轉換形成的文件，它的形成、儲存、讀取都由計算機系統來完成，要保存電子檔案只需通過管理系統便可實現，不必像紙質檔案一樣需要很多載體對文檔進行保存，且電子檔案不像傳統的紙質檔案那樣只要做出來就不可隨意修改，這是電子檔案的一大優(yōu)點，但同時也是它的缺點。因為電子檔案容易修改的特性，儲存的文檔若沒有得到好的保護，就會很容易被篡改，使文檔所有者和使用者都受到損失。

容易被復制也是電子檔案的一大特點。傳統的紙質文檔要復制需要有一定的載體，電子檔案要復制則不需要這些載體，只要簡單的建立一個文檔再復制過去就可以實現信息共享。但若文檔較為隱私，或者屬于商業(yè)機密時，電子文檔容易被復制的特性就會很容易造成個人隱私或商業(yè)機密被泄露。

電子檔案的另一特性就是容易被刪除。傳統的紙質檔案都有專用的檔案室或者文件柜對其進行保護，一般不會被他人接觸，雖有可能會損壞，但是被刪除卻幾乎不可能。而電子檔案因為其特殊的形成過程及保存方式，容易被人取得對文件的操作權限，從而對檔案進行惡意的刪除。電子檔案一般不會有備份，一旦被刪除就不可修復，并且電子檔案丟失很難被察覺，也很難找到檔案丟失的原因及丟失的時間。

2.電子檔案系統建設應該注意的問題

2.1確保電子檔案信息的權威性

電子檔案所保存的內容都是很重要的內容，其中可能會包括很多的數據和隱私性的信息，那么對于電子檔案的保存就要確定它的準確性和有效性。將電子檔案的信息庫科學的建立和保管，樹立電子檔案的權威性。

2.2電子檔案系統建設的保密性

由于電子檔案是利用網絡的相關信息來對檔案進行管理的，而網絡本身是開放性極強的，因為在全球范圍內的互聯網都具有高度的開放性，而對于檔案的管理是一項保密性極強的工作。因為網絡化的運用，就可能會發(fā)生無關人員利用不正當的手段對檔案信息進行更改或者竊取，這樣就會造成檔案的保密性失效，為檔案管理工作帶來隱患。那么如何將二者進行有機的結合呢，既能夠保證電子檔案的方便快捷同時又能夠保證檔案的保密性，這是目前所要解決的問題。

3.如何做好電子檔案的管理

3.1完善體制，建立統一的電子文件管理標準

首先，應實行文件管理與檔案管理統一領導和規(guī)劃，使二者同步發(fā)展；其次，要將文件管理的前期指導與控制納入檔案部門的工作職責，確保從文件的形成歸檔到查閱利用等各環(huán)節(jié)都在檔案部門的統一監(jiān)督指導下進行；再次，要制定科學、合理、統一的電子文件歸檔管理標準；最后，檔案部門在接收電子文件時，要對歸檔電子文件信息內容的原始性、真實性進行鑒定。

3.2做好電子檔案使用中的控制與管理

首先，應根據各種人員設置利用級別，進行利用權限的認定，并依此向利用系統注冊登錄。其次，應依據使用者的需求，對其利用權限進行確認后，再進行拷貝制作，同時，盡量避免把載體上存儲的信息全部拷貝，采取技術手段防止所提供拷貝的資料再復制。第三，對電子檔案的信息內容，應根據密級層次進行有效管理。系統要對利用的全過程進行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動生成相關記錄，以作為日后查證的依據。

3.3嚴格控制電子檔案的可轉換性

由于電子文件可以根據需要在不同的載體上同時存在，也可以互相轉換，通過計算機基本的復制、粘貼功能就能達到完全一致，這使得電子文件只能保證真實性而無法確定原始性。盡管如此，但我們可以利用計算機的更高功能對電子文件和電子資料加以保護。由于計算機系統中信息的相對獨立性以及計算機環(huán)境本身的特點，使得對系統中信息的增刪、更改變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出任何改動的痕跡。在此情況下，如果未做備份，數據一旦被修改，原來的文檔就蕩然無存、毫無痕跡。因此，檔案室必須要將形成的第一手電子文件和電子資料及時備份存檔，確保今后的利用準確。

3.4優(yōu)化專業(yè)結構，建立新時代的檔案管理人員隊伍

在電子文件日益發(fā)展的今天，檔案部門應重視和加強對檔案管理人員的培養(yǎng)。一方面，要多渠道引進專業(yè)的技術和管理人員，盡量使用素質高、思想好、責任心強的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對現有的檔案人員進行專業(yè)培訓，特別是加大對現代科技知識和電子技術的培訓。當今檔案工作的深入發(fā)展，對檔案工作人員的專業(yè)素質提出了新的更高的要求，檔案工作的現代化，不僅取決于工作人員原有的知識水平，更大程度上取決于他們的知識補充及更新速度。因此，檔案管理部門應盡快改變保管型人員過多、結構單一的檔案隊伍現狀，建立一支具有較高素質、結構合理，適應信息時代電子檔案管理需要的新型檔案工作人員隊伍。

4.結語

在信息時代下，電子檔案的應用越來越廣泛，對電子檔案的管理要求越來越高，如何更好的對電子檔案進行管理是一項復雜卻不可回避的問題，因此，仍需對改進電子檔案的管理進行更深入的研究，以實現對電子檔案更好的管理和利用。

參考文獻：

[1]石桂華.淺析信息時代電子檔案管理[J].行政管理，2011，（6）：150-151.