檔案管理信息化視角下的檔案管理研究

趙振

【摘?要】隨著科學技術的進步，社會生產力也在迅猛的發展，信息技術帶來的信息化時代更是對各行各業都產生了巨大的影響，檔案管理工作也因此進入到一個全新的發展階段，檔案管理工作是以各種形式儲存社會有價值的信息，對促進社會進步有著重大意義，所以要不斷創新管理模式與方法，提高管理的效率。本文簡述了信息化檔案管理內容，并對檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施進行了研究，希望可以為提升檔案的管理水平提供一份參考。

【關鍵詞】檔案管理信息化;檔案管理;研究

前言

伴隨科學技術的進步與發展，我國社會已經步入到網絡化、信息化發展時代，在這樣的時代背景下，各行各業的發展也越來越離不開各種信息化技術。對于檔案管理工作來說，信息化技術的運用可在一定程度上減輕管理人員的工作壓力，并實現管理效率和管理質量的提升。檔案管理信息化主要強調的是檔案保存方式的轉變，也就是把傳統實體保存的檔案管理模式轉變為電子化、數字化保存的檔案管理模式，進而實現對檔案資料的長期、完整保存，同時還能實現檔案資源的實時共享，便于相關人員隨時查閱，使檔案資源的價值得到最大化發揮。

一、信息化檔案管理內容

1.專業化檔案人才

是影響檔案管理信息化發展的重要因素，因為即使擁有先進的技術、科學的管理模式，但如果沒有專業化的檔案人才，那么技術和方法都不能得到有效的利用，所以，為了實現檔案管理信息化一定要增強檔案管理相關工作人員的業務知識，這是發展的必然需求，只有具有充分的業務知識才能很好的適應現代化技術提出的要求，所以，無論是知識技能還是道德素質建設都要符合檔案管理信息化的發展要求。

2.信息化檔案資源技術

信息化檔案資源技術是利用科技手段將檔案進行分類，從而使得檔案資源能夠準確、有序的進行儲存，也方便日后的查找以及使用。在這一過程中，信息技術起到了一定的促進和支撐作用，能夠根據檔案的具體情況及時、準確的建立相關目錄，在管理時具有一定的便捷性，并且還可以通過建設相應的平臺對檔案資源進行有效的儲存，其相應的輸出技術手段在一定程度上促進了檔案管理行業的發展。

3.科學的檔案管理方法

是指在當今信息化社會環境下，根據實際的檔案管理情況進行科學的規劃和設計，既要保證檔案能夠被有效的保管和應用，又要使社會新技術、新研究成果能夠及時的得到錄入，為實踐工作和業務提供一定的參考、借鑒。另外，除了可以利用專業化管理手段之外，還可以使用行政手段以及經濟手段，適當的選擇行政手段、經濟手段能夠對檔案管理發展產生一定的刺激作用，而且可以保障有效的管理方式得到推廣和應用，從這個層面出發，科學化的檔案管理方式是發展檔案事業的關鍵環節。

二、檔案管理信息化中存在的主要問題

1.缺乏明確的檔案信息化管理標準

在檔案管理信息化發展過程中，還未形成完整、成熟的管理制度與管理系統，國家檔案局對各單位的檔案管理工作大都只是進行業務性的指導，對于非直屬單位的檔案管理工作者與相關領導的考核并不具備話語權，所以，在相關管理制度與管理系統的構建上只能發揮建議性的作用，缺乏行政強制力，再加上不同行業、不同單位在檔案工作上各有各的標準與要求，這就進一步加大了檔案信息化管理標準統一的難度。

2.檔案管理人員的綜合素質偏低

第一，很多檔案管理人員是從其他崗位調到檔案管理崗位上的，屬于“半路出家”，根本不具備檔案管理方面的專業知識背景，對檔案管理工作的理解也不夠到位，需要經過較長時間的磨合才能適應檔案管理工作崗位的要求。第二，部分管理人員缺乏工作責任感，尤其是一些年齡較大的老員工，將檔案工作看作是自身職業生涯的最后一環，抱著得過且過的心態。

三、檔案管理信息化視角下檔案管理的有效措施

1.明確信息檢索，提高安全意識

檔案管理工作簡單來說就是對檔案進行有序的分類和歸檔，但也正是由于工作的基礎性使其不引起重視，從而無法達到良好的管理效果，為了使檔案管理工作更加規范、有序的開展，提升其檢索的準確率是比較重要的，檢索工作作為檔案管理的一個組成部分，要得到一定的重視。檔案管理部門要從實際特點出發建立規范化的檢索流程，使檢索結果更加準確。

2.建立數字檔案館

首先，需要從統一管理、統一規劃的角度出發，進行系統性的思考，企業可以將紙質的檔案掃描處理，然后運用相關的軟件將電子檔案進行統一處理，要使紙質檔案與電子檔案的格式相統一，建立相應的數字檔案。其次，要根據企業的具體生產和運行狀況，制定檔案管理的管理要求與管理目的，以此為依據選取相應的檔案管理軟件，為建立數字檔案館奠定堅實的基礎。

3.做好基礎工作，創造信息化條件

一是建立相應的管理制度，管理制度是保證管理工作能夠順利開展的重要基礎，所以要建立和完善相應的檔案管理制度，并且不斷的創新管理方法，在保證不影響工作順利進行的情況下，進行程序簡單化，但要有原則的簡化，而且要嚴格控制檔案資源的質量。二是要注重檔案管理重點環節的把控，在改善檔案管理涉及的硬件環境基礎上，加大對新增設施設備的管理和更新力度，保證檔案室的建設標準符合要求，還要重點關注檔案審核審批的管理工作。

4.加強信息安全建設

信息安全是檔案管理信息化建設的基本前提，所以，必須構建一個完善的信息安全保障體系，避免網絡病毒、黑客攻擊等對檔案信息造成損害。另外，還要建立科學有效的監控機制，以便及時發現和解決網絡安全問題，為檔案信息資源的安全性提供保障。

結束語：

總而言之，檔案管理信息化是當今時代檔案管理工作的必然發展趨勢，要實現檔案管理信息化建設的目標，就必須轉變傳統觀念，樹立檔案信息化管理意識，提高檔案管理人員的綜合素質，加快推進相關管理標準的統一，并落實好信息安全建設工作，以免出現檔案信息泄露、丟失等問題。所以為了使檔案管理工作得到更優的效果，要從轉變管理理念開始，不斷的創新管理方式和管理技術，使檔案管理在信息化視角下實現最大價值、發揮出最大作用。

參考文獻：

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[2]李文慧，馬春華.淺析企業檔案信息化管理及利用[J].經濟研究導刊，2018（9）：33，42.

（作者單位：菏澤市中心血站）