衛生院一體化檔案管理構建路徑分析

張瑜

【摘?要】檔案工作是一項記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民的重要工作。衛生院檔案管理工作對基層衛生院發展而言具有重要推進作用，基于新時代背景下衛生院更應明確檔案管理的重要性，從檔案事業中尋找衛生院發展的新路徑。本文結合“收、管、存、用”四個關鍵詞，系統闡述了衛生院一體化檔案管理的構建路徑，嘗試解決衛生院檔案管理問題，以保障基層衛生院的可持續發展。

【關鍵詞】衛生院;一體化;檔案管理;持續發展

中國特色會主義道路進入新時代，各項工作穩步推進，持續發展。衛生院作為中國特色社會主義道路建設的重要組成部分，必須要明確自身職能的發展性，強調衛生院工作是為人民服務的，更要記錄新時代衛生院發展的實際情況。因此，衛生院一體化檔案管理具有重要現實意義，要從“收、管、存、用”四個方面來構建衛生院一體化檔案管理路徑，最終實現檔案管理工作的有效性，推動衛生院工作在中國特色社會主義道路發展中的基礎作用。

一、收：各科室檔案統一管理

衛生院檔案管理工作不同于其他單位的檔案管理，它具有繁雜性、系統性的特點，因為衛生院工作部門較多，檔案管理起來也就較為復雜。尤其是收集檔案當面，各科室必須要進行統一化的管理，在統一化管理的分支下實現各科室一體化管理，要確定好檔案管理的位置與走向，方便以后提檔工作或檔案轉移工作的開展。

檔案管理方面要綜合各科室檔案管理的知識進行統一化管理，統一化管理中要根據不同科室檔案入檔的不同要求來進行劃分，如可確定檔案的最底層分類的相關屬性，或稱案卷的相關屬性，創建檔案定義即是在系統中進行立卷步驟。另外，各科室檔案統一化管理方式的應用要建立在統一規范化檔案管理制度上，可根據《檔案法》的相關條例統一建立各科室歸檔、提檔、保管、銷毀的程序，對于一些重要檔案的操作必須要有專人負責，如可有院領導或黨委領導進行監管，各科室檔桿的收集情況要嚴格按照衛生院法規及《檔案法》的相關條例來執行，確保各科室檔案管理統一性和有效性。

二、管：檔案庫房的全面管控

“管”是衛生院檔案管理工作的核心內容，衛生院檔案管理部門必須要做到對檔案庫房的全面管控。要根據黨和國家關于檔案室建設的基本要求保證好庫房的安全措施。檔案管理部門可利用相關技術手段來對檔案客服進行全面管控，進而做好防水、防潮、防蟲、防曬的管理工作。應加快配置庫房的設施設備，確保達到國家標準。硬件設施建設更要要同步軟件設施建設從各個方面進行系統優化，最終保障機關單位檔案管理路徑的全面深化與革新。

另外，檔案庫房的監控工作可利用信息化技術進行遠程管控，如遠程協助技術對檔案室進行實時管理，信息化偵測技術偵測檔案室缺陷，進而保障檔案管理的有效性。最后，衛生院要結合自身實際情況科學化的應用信息技術，實現對檔案庫房的全面管理。

三、存：信息化檔案系統應用

衛生院檔案需要時常的流動，傳統單一化的存檔方式既不利于檔案管理工作，也影響衛生院業務工作。因此需要改變檔案管理的存取方式，而信息化檔案系統應用則可以解決異地存儲的。

如提檔、存檔是檔案管理的重點，存檔方面要利用信息化技術實現檔案管理的遠程調控。部分檔案需要進行網上信息報備，則由衛生院檔案管理員統一管理，而個人的相關信息檔案可在手機上進行查閱和分析，但值得強調的是個人檔案信息查閱時必須要輸入個人身份證號或者個人手機驗證碼，同時檔案界面也應有衛生院水印，從而提升檔案管理的保密性。另外，學衛生院要關注檔案信息化檔案管理工作的開發性，可以與相關軟件工作合作進行研發和實行相應的軟件設施管理，強化衛生院檔案管理的數字化和電子化的步伐。

四、用：保密系統的發展升級

衛生院保密工作的發展升級宏觀意義上既關系到衛生院安全和發展利益，微觀意義上是個人信息的安全保密，因此衛生院檔案管理工作在用途方面必須要強化保密系統，對相關保密系統進行發展升級。具體措施為以下兩點：

第一，衛生院檔案管理人員必須要牢固樹立保密意識，自覺保守衛生院及檔案所涉個人信息的秘密，檔案管理工作人員保密意識的發展升級是增強“四個意識”，做到“兩個維護”的具體體現，也是每位衛生院檔案管理工作人員維護衛生院形象和信息安全應盡的義務。同時也要利用信息化檔案管理系統對相關提檔、入黨工作進行全方位監控，無論是紙質檔案還是電子檔案。

第二，衛生院檔案管理保密工作要創新保密思路，要廣泛運用網絡傳媒、案例警示、技術演示等現代化手段，把保密宣傳教育與革命傳統教育、國家安全教育、紀律教育、警示教育等結合起來。

總之，基于新時代背景下衛生院檔案管理工作必須要全面做到轉型升級，要設置“收、管、存、用”一體化管理方式，在推進衛生院檔案管理工作發展的基礎上，推進衛生院各項工作的發展。

參考文獻：

[1]于明霞.衛生院檔案標準化管理工作的研究[J].傳播力研究，2020，4（20）：199-200.

[2]司憲東.加強衛生院檔案管理?實現檔案管理規范化[J].辦公室業務，2020（11）：120-121.

（作者單位：江蘇省常州市武進區禮嘉鎮衛生院）