建筑工程檔案管理實施辦法及對策探討

陳鑫燕

【摘要】近年來，在建筑行業穩步發展的過程中，全行業逐步意識到了建筑工程檔案的價值，在工程項目實施的全過程中，都需要加強對各類工程檔案的管理，通過科學的檔案管理來提升檔案資料的應用價值。事實上，我國有關部門已經陸續出臺了關于建筑工程檔案管理的實施辦法，并探析了相應的管理對策，為建筑工程企業的檔案管理工作提供了切實的依據和指導。基于此，本文重點探析了建筑工程檔案管理的實施辦法和對策，有利于提升檔案管理的整體水平。

【關鍵詞】建筑工程;檔案管理;實施辦法;對策

近年來，建筑工程的建設施工周期較長，從工程的投資決策到最終的竣工結算全過程，往往會產生各種的工程資料和文件，這些都是檔案管理的重點。很多工程企業在開展項目實踐的過程中，缺乏對工程檔案資料的科學管理，無法有效應用這些工程資料來開展相應的工程管理和實踐，工程相關問題難以得到及時有效的處理。如果要保持建筑工程項目的順利實施，工程企業在開展工程實踐的過程中，必須要從根本上加強檔案管理，提升檔案管理實施的標準性。

1、施工過程資料管理要求

在整個的施工過程中，如果要保持施工活動的有序進行，必須要對檔案資料加以全面管理。施工過程中的資料管理需遵循以下要點：（1）項目技術負責人在正式的施工作業開始之前，需結合工程內容，編制《工程技術資料管理計劃》，在此計劃中，需要明確各種資料的內容、編制人和完成時間等基礎信息，將這些交由相關責任人完成交底。（2）技術負責人在開工之前，需與開發單位充分溝通，確定最終的工程名稱、單位工程劃分等基本情況，保障竣工資料能夠與開發單位、政府備案完全一致，當確認無誤以后，確認相應的手續。（3）竣工資料責任負責人包含了現場管理工程師、內業技術工程師和資料員等，項目部技術負責人需與這些竣工資料負責人就項目名稱、單位工程、分部分項工程等做好交底工作。（4）資料員從開工準備工作開始時，就需要嚴格根據建筑工程項目的具體劃分情況、檔案管理要求，分類建立各項資料臺賬，并根據檔案資料的具體數量，來為后續的檔案資料管理配備足夠的基礎資源，比如，必須要保障檔案盒與文件柜的數量、規格等符合標準。在整個施工作業的開展過程中，資料員需嚴格根據前期的技術資料清單來進行各種資料的收集、整理與分析，使得在整個施工作業過程中，資料收集與整體可以與整體的施工進度保持一致[1]。（5）在每一個小段的施工技術資料收集結束以后，資料員都需要核對這些資料的完整性和準確性，只有當這些資料符合標準以后，方能將這些資料完整封閉。（6）由于建筑工程項目多為工程承包模式，在總承包范圍內，竣工資料要嚴格以工程進度為基礎，保障收集歸檔的及時性。針對工程建設中存在的分部、分項工程竣工資料，對于其中需暫時交由分包單位歸檔保管的，技術負責人和資料員需要根據工程的整體進度，來對這些資料加以全面檢查，在分部工程全部完工且驗收合格以后，總承包單位需對這些資料及時回收，與分包單位做好資料的交接。（7）整個的施工過程中，為了達到施工的質量標準，還必須要開展分段驗收和竣工驗收，在這些驗收工作開始之前，工程企業需對施工過程中所產生的各種技術資料加以內部自查，該自查工作是由技術負責人來負責完成的。（8）對項目資料員而言，其在日常的工作過程中往往會定期對各種工程資料加以檢查，在每個季度，項目資料員都必須要結合內部檢查情況來提交資料補遺通知單，當有關部門與人員接收到通知單以后，要及時補充遺漏的資料，資料員在得到了相應的資料以后，要及時等這些資料登記入冊。（9）施工過程中還包含了很多與經濟相關的資料，對于這些資料而言，必須要交由商務部門來負責。

2、竣工檔案資料要求

2.1一般要求

由于我國的建筑工程項目種類繁多，對不同類型的建筑工程項目而言，其在實施的過程中往往也會存在參與主體的不同。整個建筑工程項目的實施過程中，所產生的工程資料種類多、數量大，需要采取分類歸檔的方式。對竣工檔案資料而言，其檔案管理的一般要求如下：（1）如果是城建檔案，需嚴格以當地的城建檔案管理標準為基礎;（2）對于開發商或者物業檔案而言，需根據合同要求來進行;（3）公司檔案在管理的過程中，需嚴格根據公司竣工檔案管理的標準來開展;（4）局公司檔案管理中，對于以四局資質承接的項目而言，其檔案管理需按照公司竣工檔案管理的要求來進行，其余檔案需根據局名義承接工程資料歸檔的標準來進行[2]。

2.2特別要求

建筑工程檔案管理中同樣存在著特別要求，主要體現在以下方面：（1）對于交付建設單位的竣工圖，如果沒有特殊的要求，必須要保持與交付檔案館的竣工圖保持一致;如果要將竣工圖作為決算依據，在其中需要標注變更和修改的相應過程，為滿足工程經濟管理的需求，這一竣工圖需要與項目預算部門保持一致;竣工圖在完成以后，必須要交由預算部門來加以核對，所有的核對工作需盡量在十天以內完成，將核算以后的竣工圖交由建設部門、預算部門與分公司技術部門來審核，保持“三圖”一致[3]。（2）土建施工是建筑工程施工建設中的關鍵內容，對于竣工圖土建部分必須要交由技術負責人來分段完成，而機電安裝作業需由機電分包完成。建筑工程的主體結構規模較大，在分部驗收后的2個月內，必須要保障主體結構竣工圖全部完成，竣工驗收之前，必須要保障竣工圖編制效果。

3、公司資料移交要求

建筑工程檔案管理的過程中，資料移交需遵循以下標準：竣工檔案資料必須要組卷和成冊，各種檔案盒保管需注意，嚴禁出現壓扁和變形的情況;成冊的檔案資料需使用相應大小的塑料整理箱來裝箱管理;電子資料需嚴格根據企業的技術資料電子化目錄加以掃描和分類保存;分公司資料員與項目資料員在竣工資料的提交方面，必須要進行全面檢查。

結語：

近年來，建筑行業在長期發展的過程中，工程企業越來越認識到了工程檔案管理的重要性，任何的工程項目實施中，都需要嚴格根據相應的標準來做好檔案管理，通過科學的檔案管理來保持檔案資料的完整性和準確性，發揮檔案資料的最大價值。

參考文獻：

[1]王莉.建筑工程竣工檔案管理存在問題及對策[J].城建檔案，2018，000（004）：39-40.

[2]唐瀅.建筑工程資料管理存在的問題及對策[J].四川水泥，2017，000（004）：157.

[3]陳明.建筑施工企業基建檔案管理存在的問題及對策[J].企業改革與管理，2016（11）：53.