溝通管理在IT項目管理中的運用淺析

馮丹丹

對于IT項目而言，需要保證在項目管理的過程中實現良好的溝通，這樣才能夠確保其項目成功率的有效增加。對此，本文主要分析了IT工作的特殊性，并針對其項目管理的結構特點和溝通在管理項目當中的實際作用進行了全面分析，由此總結出阻礙其溝通渠道的常見因素，并通過溝通渠道的有效建立來真正實現推動溝通管理在IT項目管理中的有效運用，希望能夠以此實現推進IT項目管理工作的全面落實，從而真正實現帶動其項目工作的全面開展。

一、前言

在當前階段，經濟的發展已經實現了全球一體化，因此，根據IT領域的實際發展成果來看，在進行項目管理的過程中，也必須要保證能夠結合時代的發展潮流，從而才能夠面向全球化進行多元化的發展。并且，針對于IT項目的領域來看，溝通管理工作作為其自身發展的重要組成部分之一，它能夠確保項目在開展的過程中，真正實現推動其成功的可能性。對此，這則需要在實際工作開展的過程中，真正實現通過有效措施的使用來確保其溝通交流的多樣性和全面性，這樣才能夠降低在實際管理過程當中存在的溝通問題，并真正實現推動其項目地全面開展。

二、IT項目的特殊性

計算機專業一直都是一個熱門專業，并且該專業具有著良好的就業前景，因此在很長一段時間內，許多人都認為計算機專業的人才具有相當多的特質，而且由于其計算公式十分復雜，且要學習的知識又十分系統，所以也有很多人戲稱該行業的就職人員為“書呆子”。同時，在與其進行交流溝通的過程中，由于計算機專業人才會使用本專業的專用語言來進行交流，這也使在進行對接管理時，非專業人才與其進行溝通十分困難。尤其在其領域不斷發展的今天，隨著時代的變化，也使得其專業技術用語的發展更為詳細。對此，這也使得用戶與開發商之間存在著距離性的溝通問題。

很多計算機專業的學生在學習的過程中所學習內容的基本為知識技能，很少真正實現通過溝通來與他人進行交流探討，所以這也導致了計算機專業的學生自身存在著溝通不良的現象。尤其是在畢業生參與工作后，其工作環境十分單一，這也使得其自身只能夠與同專業的人才進行交流，所以在進行其他日常生活交流的語言使用上則顯得十分呆板，這也導致了在項目開發的過程中，如果不能夠將技術技能與生活實際相融合，則會使交流溝通的過程中出現種種問題。此外，很多IT項目的組織都是臨時成立的，并且在進行項目完成后就會將其解散，因此在進行項目開發的過程中，常常會由不同專業背景的IT人才進行長期工作，這也導致了專業與非專業人才存在著溝通障礙的問題。對此，只有通過良好的項目溝通，才能夠真正實現推進其工作的全面開展。

三、項目管理的結構特點

項目管理的結構具有與一定的差異性，所以其在應用中也具有獨特的特點，而這也是尤其項目組織自身的實際功能所決定的。一般情況下，就其實際的運行系統而言，存在著三種組織結構形式。第一種是最基礎的職能性組織形式，此時每一組都有一個明確的上級領導，并通過其進行下屬部門的有效規劃，這使得各個部門之間的人才能夠通過自我職能的發揮來使得其自身的工作領域更具專業化。但是，由于其跨部門交流十分困難，因此這也會導致整體項目目標的最終完成效果不佳。第二，項目組織形式之一也包括了分類組織，這種方式是隨著其責任的不斷變化而進行重新制定的，因此它會使得項目在結束后各個部門人員之間的職能就會消失，并且在實際工作開展的過程中，項目經理將會對該項目工程進行全權負責，再通過其統一調令而降低多重領導存在的尷尬問題，但是就組員的發展而言，由于缺乏了連續性工作的環境，這也使得在臨時組建的過程中，會存在著利益沖突的問題。第三種就是最常見的矩陣式組織，這種組織能夠融合前兩種組織的共同應用，并且也能夠實現推進其工作的全面開展，而且在實際應用的過程中，其項目經理角色將會擔任協調工作，這也使得其工作的開展更具合理性。除此以外，針對于當前的發展形勢來看，為了確保項目管理工作的組織環節能夠更具科學性，這也需要根據實際公司的發展情況來進行重新調整，這樣才能夠根據其最終項目建設的目標來進行職能的有效劃分，從而才能夠通過溝通、協作的方式來真正推進其項目地有效落實。

四、溝通在項目管理中的實際作用

首先，在進行溝通項目管理的過程中，溝通能夠確保決策工作的有效落實，同時也能夠為未來發展的計劃提供有效幫助，畢竟在進行交流溝通的過程中，決策需要通過信息的傳遞才能夠真正得以實現，而且也只有通過及時的交流溝通，才能夠確保決策工作的有效落實，這樣才能夠解決緊急問題出現時由于溝通不足而導致的一系列后續問題的出現。

其次，有效應有溝通手段能夠確保其管理工作的全面落實。畢竟，在進行項目開展的過程中，各個部門之間存在著醫依附關系，因此其協調能力越高就能夠確保其溝通工作的全面開展，并且通過有效溝通也能夠使得管理者可以真正掌握項目組織內部的實際工作情況，這樣通過其職能的有效發揮，也能夠確保項目開展的實際速度可以有所提升。

再次，有效使用溝通手段能夠確保項目工作的開展更具平穩性。因為，在技術工作開展的過程中，其工作環境十分壓抑，因此通過有效的交流溝通并進行心理疏導，能夠確保其團體在工作的過程中可以真正解放自身的情感，然后再通過對其情感和思想上的有效增進來促使其工作的開展能夠更具合理性，這樣建立出良好的工作環境氛圍，也能夠促進其工作的效率有所提升。

最后，項目經理是整個項目工作開展的直接負責人，并且他也是確保信息傳遞的核心人物，所以如果不能夠進行有效溝通，則會導致在信息傳遞的過程中出現信息傳遞誤差，這也會使得其總體項目開展的目標出現偏差。對此，如果項目經理自身的溝通能力不足，在協調的過程中也會導致信息傳遞的失效。

五、阻礙溝通渠道的常見因素

（一）溝通渠道阻滯

在其項目開展的過程中，常常會出現這樣的情況，比如客戶在進行項目階段驗收的過程中指明項目團體要進行某個項目的優化改進，但施工單位并沒有按照客戶需求進行意圖上的修改，這使得在實際工作開展的過程中則會出現傳達誤差的現象。并且，有時客戶已經口頭通知了監理單位進行有效監督，但是監理單位在進行信息傳遞的過程中，卻沒有將業主的實際意圖有效反饋給施工單位，這也使得在進行項目開展的過程中，并不能夠確保其單位可以將工作進行全面落實，而這也使得在進行傳遞信息的過程中，就會由于種種因素而導致信息傳遞的失效。此外，各部門之間由于權責劃分的實際情況存在著一定的重疊問題，這也使得各部門在進行責任確認時，常常會存在著責任推諉的現象，從而就會導致該行業的形象建立出現問題。究其原因，這就是由于其責任落實不清，溝通效果不良而導致的阻滯現象，所以其信息在傳遞的過程中就沒有發揮出自身的作用。

（二）信息交換不良

項目經理在項目開展的過程中起到了至關重要的作用，畢竟其自身是整個項目的負責人，更是整個項目工作開展的協調管理人員，如果項目經理在進行內部成員的信息交流的過程中，不能夠將自身的實際意圖進行有效表述，則會使得員工在接受信息時出現理解偏差，甚至會導致客戶的需求無法真正被實現。因此，這種不善交流的項目經理也會導致浪費企業的工作資源，甚至會導致整個項目由于信息交換不良而出現項目失敗的問題。

（三）溝通手段不適

溝通是一門藝術，所以在進行體系確立的過程中，為了確保工作人員實際工作效率的提升，則需要實現在進行傳遞時能夠將信息溝通方式進行簡化，并且也要保證在信息傳遞的過程中，能夠實現筆頭傳遞、郵件傳遞或者是其他方式的傳遞，否則如果僅僅靠口頭傳遞則會導致信息傳遞的偏差性。而且，如果客戶僅僅在口頭上進行項目內容的更改，也會導致在進行信息交流的過程中出現理解偏差問題。除此以外，由于當前很多單位在進行信息傳遞的過程中并沒有使用紙質傳遞來進行有效表述，這也使得在進行溝通的過程中就會由于溝通手段不佳而使得信息失效。

六、溝通渠道的有效建立

（一）建立完善的溝通交流體系

想要確保溝通管理體系的有效建立，則應該注意以下幾點內容。第一，在進行信息編制的過程中，需要確保信息傳遞的有效性，而這就需要通過溝通編制來真正確認項目聯系人，并將什么樣的信息值得被傳遞進行有效區分，這樣才能夠及時、準確地將信息傳遞給需要的人員。第二，在進行信息發布的過程中，需要確保信息發送的及時性，因為IT項目具有著實時性，如果在發生問題時不能夠在第一時間內對其進行信息傳遞，則會導致bug的存在越來越嚴重。并且，針對于信息的發布而言，也需要將質量報告、績效報告、預測報告、安全報考、狀況報告等進行優先發送，并選擇恰當的時間段進行傳遞，這樣才能夠確保該項目的直接負責人可以對其進行及時審閱。第三，在進行項目管理和收尾工作開展的過程中，必須要保證此次項目的所有工作流程，環節內容均以紙質形式進行簽字存檔，這樣才能夠保證信息的真實性和有效性，而且也要對其信息內容進行電子存檔收入，這樣才能夠確保信息的安全性。值得注意的是，由于溝通管理體系對于項目工作開展具有著十分重要的意義，因此在進行項目開展之前，需要先確立好其整體的溝通管理系統，這樣才能夠降低不良事件發生的頻率。

（二）建立多種溝通渠道的應用

溝通其實是一件十分復雜的事情，因為想要確保溝通工作的有效開展，則需要確認信息傳遞之前信息的準確性，同時在信息傳遞后，接收方在接收信息時，是否能夠對信息內容進行有效解讀，這樣才能夠確保信息傳遞的有效性。對此，這則需要建立出良好的溝通渠道，并保證溝通渠道的建立可以通過專業性的語言和有效的約定來使得信息內容能夠使雙方進行全面解讀，從而才能夠降低誤差的產生。針對于日常生活中的傳遞方式而言，除了面對面進行信息傳遞外，也可以通過電子郵件、辦公系統內部的溝通群建立以及工作電話來進行應用，這也能夠使得其工作效率有所提升。

（三）完善領導的職能作用發揮

領導人員起到了決定性的作用，因為在信息傳遞時，項目經理是真正接收第一手信息資源的人，如果他不能夠將信息進行及時傳遞，則會導致信息失效。對此，這則需要項目經理能夠有效掌握溝通技巧，并提高自身的實際素質，這樣才能夠通過有效的溝通交流來真正實現推動其項目工作的全面開展，并實現在發現問題時能夠在第一時間內通過調度協調來做好溝通的工作，這樣才能夠降低失誤的產生。

七、結語

顯而易見，在IT項目管理的過程中，溝通管理工作的實際作用十分重要，因此作為管理人員而言，則必須要保證在進行工作開展的過程中，能夠針對實際問題進行有效處理，這樣才能夠通過多渠道、多途徑的方式來解決溝通不良的問題，從而才能夠真正推進IT項目的有效完成。

（作者單位：廣西大學）