基于SAP系統自動付款流程內部控制的研究

高滋棠

摘 要：在企業經營管理過程中，順暢的資金流是企業生存的首要條件。隨著現代信息技術和社會經濟的更新換代，付款業務在實際工作中不斷出現技術性的新問題，同時帶來內部控制體系建設的新問題，因此，如何加強企業的付款業務流程的內部控制成為提高企業經營績效的重要控制因素。基于此，以企業付款流程中的內控管理需求為出發點，在詳細介紹SAP自動付款流程基礎上，分析SAP自動付款流程的內控點，同時提出優化付款業務內控管理的方案，希望為應用SAP系統的公司加強付款業務內控提供借鑒。

關鍵詞：SAP;自動付款;內部控制

中圖分類號：F275;F270.7? ? ? 文獻標志碼：A? ? ? 文章編號：1673-291X（2020）32-0103-02

在經濟競爭日趨激烈的今天，企業的發展必須要依靠科學的管理體制，而合理的內部控制則是保障管理有效運行的重要手段。付款業務是企業經營過程中的一個重要的環節，付款業務不僅關系到企業的業務來往，還與企業的資金流有著十分密切的關聯。因此，如何保障企業在付款業務中的資金安全一直是企業關注的重點。隨著企業對信息技術的依賴程度越來越高，SAP系統在企業中廣泛應用，關于如何加強完善SAP系統自動付款流程中的內部控制必然成為企業重點關注的內容。

一、公司付款流程中的內控管理需求

（一）付款流程的審批過程過于簡單

目前，大部分公司對付款業務的處理采取一種較為簡單的方法，即當付款業務形成后，經過主管會計、財務總監分別審核簽字后，便可由出納直接進行付款。此方法對于付款業務中的內部控制顯得較為薄弱了，因此，公司應該建立一個更加嚴格的付款審批過程來加強企業對付款流程的管理。

（二）付款流程業務量過大

大部分集團公司的付款種類繁多、數量龐大，包括對原材料供應商付款、對設備供應商付款、對低值易耗品供應商付款、內部員工報銷等等。這種環境下，付款作為一個比較敏感的流程，如若不建立一個較為合理的方法來增強對于付款流程的內部控制，將會給公司帶來極大的風險。通過建立一個快捷高效的自動付款流程，能有效提高公司付款的效率。

（三）付款流程業務需求較復雜

集團公司作為全球性的企業，與世界上眾多銀行有著業務往來關系，如匯豐銀行、中國銀行、民生銀行等;且集團公司的支付方式多樣，如支票、匯票、銀行承兌匯票等。因此，對于其較為復雜的業務需求，內部控制的作用就顯得尤為重要。通過SAP系統自動付款流程來設置和維護好開戶行和支付方式等重要信息，將對公司付款業務中的資金安全問題帶來極大的保障。

二、SAP自動付款流程介紹

應付賬款模塊是SAP財務會計的核心子模塊，除了對相關業務進行記錄、核算、分析外，更突出了管理的職能。而對于一個企業來說，順暢的資金流是生存的首要條件，然后才是利潤。應付賬款模塊監控著資金的流出，對于管理企業的資金流轉是至關重要的。自動付款功能是應付賬款模塊中的一個基本功能，具體流程包括如下幾個步驟。

首先，在執行自動付款流程時，應付賬會計輸入選擇條件，比如供應商、日期、付款方式、會計職員等，系統根據選擇條件從供應商主數據中獲取以上的付款信息，同時自動匹配符合條件的供應商未清發票，將供應商發票和供應商主數據中的付款信息進行匹配核對，自動生成一條付款建議。付款建議中包含所有與付款有關的信息，包括供應商、付款方式、開戶銀行、收款方開戶行、金額等。

其次，應付賬會計根據企業的實際情況考慮各種因素，檢查付款建議和是否需要修改。檢查或修改無誤后便可進一步進行自動付款程序。

最后，系統執行付款。一方面，產生付款憑證并清賬，更新總賬及供應商明細賬;另一方面，付款數據被傳入付款媒介程序，進行實際支付。常見的支付方式主要有以下幾種：（1）打印付款單據，如套打電匯通知單或支票。（2）打印付款清單，由出納人員直接填寫付款單據。（3）通過接口將付款指令發給電子銀行客戶端，客戶端收到指令后連接到銀行的主機進行付款。

三、SAP系統下自動付款流程的內部控制點分析

企業的付款流程是企業資金向外支付的一個過程，與企業的資金流密切相關，相對于其他業務而言是一個十分敏感的流程，因此，只有不斷完善與加強此部分的風險控制，才能更好保障企業資金安全。

（一）對支付憑證的控制

在企業日常的經營過程中，為了加強內部控制，匯票、支票等支付憑證一般是由專人單獨管理的。而在SAP系統下的自動付款流程中則需要稍微改變一下這一步驟的內部控制方法，因為在自動付款流程結束后付款的單據是通過套打來完成的，為了加強企業對支付憑證控制，負責此類打印的打印機應該放在一個獨立的房間里，而當相關的支付憑證打印完畢后，還須經過負責人審批簽字才能真正完成對此項業務的支付。

（二）對付款清單的審核批準

當企業在運用SAP系統進行自動付款流程處理時，還應對付款清單的審核批準這一步驟設置一個內部控制點。因此，當負責此項付款業務的會計在SAP系統中編輯完付款建議后，是不能直接進行打印處理的，必須要經過負責人員對付款建議進行審核批準，才能進行下一步的業務處理。系統以此來保障此環節內部控制的有效性。

（三）對操作權限的合理控制

雖然前兩個內部控制點的設置較為普遍，但從實際來看，對于一些付款業務種類較多、數量龐大的企業來說，每次運行自動付款流程后生成的付款建議可能都會包含大量的自動付款業務，此時僅靠上述兩個內部控制點無法對付款業務進行有效的風險控制。比如，當負責此項付款業務的會計同時負責供應商主數據的維護和發票的輸入，他便能輕易地創建一個不存在的供應商，輸入發票，為其付款。由于接下來的流程都是自動化的，企業在巨大的付款業務中很可能毫無察覺。

因此，企業除了設立以上兩個控制點，還應該新增一個抵抗風險的內部控制點，將風險控制點提前，把維護供應商主記錄的權限與輸入供應商發票的權限分開，進行合理的財務分工，有效防止此類情況的發生。

（四）對敏感字段的控制

從企業經營的實際情況來看，還應考慮一種特殊情況。比如，當維護供應商主記錄的人員出于私心，擅自修改了與供應商相關的一些關鍵數據，如供應商的開戶銀行、開戶賬戶等，那么本應該支付給供應商的款項就很有可能因為這一步驟的內控不足而被支付到其他賬戶中。由此看來，除了以上三點，從企業的實際情況來看，對于企業付款業務的內部控制點的設置還應該再進一步提前。

對這個風險的內部控制點，SAP系統有一項專門的配置來實現這一功能，被稱為“敏感字段的控制”。企業供應商主數據的一些重要信息，比如供應商的賬號、開戶銀行等，被稱為“敏感性字段”。這些敏感性信息若被修改，必須經過相關業務負責人的審核確認才有效;如果未確認通過，則無法在系統中對這類供應商進行支付。對于“敏感性字段”選擇，企業可以根據自己業務的實際情況在SAP系統的后臺中進行設置。

通過以上分析可以看出，SAP系統自動付款流程及其內部控制點的設置不僅能充分提高付款效率，還能有效控制付款風險。

四、結論

SAP系統作為世界500強背后的大師，其先進的管理技術以及高效的管理辦法已被國外眾多企業廣泛應用，而國內使用該軟件的各類企業也在逐漸增多，因此，企業通過應用SAP系統來管理企業已經成為主流趨勢。當一個企業的信息化管理到達一定水平且其付款業務的業務量較大時，通過使用SAP系統環境下的自動付款功能來高效處理企業應付賬款有著重要意義。它不僅能規范付款流程、加速業務處理，還能通過對現金流的有效管理，提高企業對供應商服務管理的質量和有效性，改善企業與供應商之間的關系。除此之外，自動付款還能準確處理發票，排除人為處理發票可能導致的錯誤，還能充分高效地利用各類付款條件來處理企業的應付賬款。當然，企業在享受自動付款流程帶來的便捷的同時，還應更加關注對自動付款流程中各內部控制點的控制。

相信國內各類企業通過對自動付款流程的部署與實施，定能充分實現對其應付賬款的高效管理。除此之外，若企業能有效地把握SAP系統環境下自動付款流程的內部控制，則SAP系統將為企業在付款過程中的資金安全提供更加有效地保障，從而幫助企業進一步提升經濟效益，實現企業價值最大化。

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