醫院人事檔案管理中存在的問題及對策探討

劉佳

摘要：醫院的內部管理工作非常復雜，包含多個內容，其中很重要的一點就是醫院人事檔案的管理，這是醫院自身人力資源管理的一個關鍵部分，對于醫院整體的人力應用以及醫院內部的工作效率和質量都具有深遠影響。科學有效的醫院人事檔案管理能夠幫助醫院合理安排人力資源，為醫院的正常運轉提供強大的人力支持，可以推動醫院的有效發展，提高醫院整體診療服務水平，強化醫院的社會形象。本文就當前醫院人事檔案管理過程中存在的問題進行分析，并結合實際提出進一步完善人事檔案管理的對策和措施。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理;問題及對策

醫院在社會生活中占據非常重要的地位。醫院內部擁有大量專業人才，這些人才負責落實各項診療、檢查、護理、給藥、管理等職責，是確保醫院正常發揮其職能的關鍵。為了進一步提高醫院自身的工作效率與質量，提高人民群眾的滿意度，有必要做好醫院內部自身的人力資源管理。這是科學合理安排人力資源、確保醫院有效發揮其正常職能的關鍵，同時合理的人力資源管理也可以激發工作人員的工作積極性和主動性，激發醫院內部工作人員的服務意識，為人民群眾帶來更加優質的服務。

在醫院內部人力資源管理過程中，很重要的一個環節就是醫院的人事檔案管理，這些人事檔案是每個工作人員自身履歷、資料的載體，是醫院設計落實人事安排、合理分配人力資源、維護醫院正常秩序的前提和基礎，在醫院人力資源管理過程中具有基礎性作用和價值。

基于此，必須始終高度重視醫院的人事檔案管理，將其作為醫院內部人力資源管理的重點開展工作。要深刻認識到，醫院自身人事檔案管理對于提高醫院整體運行效率、強化醫院服務質量、提高診療水平、提高患者滿意度的重要性，結合醫院自身實際合理開展人事檔案管理工作。本文分析了當前醫院在人事檔案管理方面的問題與不足，并結合實際提出針對性的改進措施和方法。

1.醫院人事檔案管理工作中存在的主要不足與問題剖析

1.1 醫院人事檔案管理基礎條件不足

醫院的人事檔案管理與其他單位的人事檔案管理工作存在一定差異，這是由醫院自身特殊的性質決定的。醫院作為為人民群眾提供專業化高質量醫療服務的機構，要求相應的工作人員必須是專業性職業性人才。不僅如此，醫院的診療服務工作關系到人民群眾的生命安全，具有一定的敏感性和隱私性。基于此，針對醫院人事檔案的管理，必須按照相應的原則和要求進行，也就是說，要確保人事檔案管理的整體性科學性和隱私性，為醫院合理分配人力資源確保醫院正常運轉提供支撐。

當前，很多醫院沒有深刻認識到其重要性，沒有結合實際投入相應的資金設備和人力，而是將其與人力資源管理工作混為一談。這種情況下，往往沒有相應的基礎條件，比如資金匱乏、場地不足、人才缺乏等，這些因素導致醫院內部的人事檔案管理難以達到預期的專業性科學性和有效性，對醫院的整體診療服務水平產生了負面影響，不利于醫院自身的健康發展。由于管理不規范設備不到位，導致醫院人事檔案存在被竊取、丟失、損壞的風險，不利于維護人事檔案的完整性私密性和有效性。

1.2 管理人員專業性較低

醫院內部的人事檔案管理，尤其是大型醫院的人事檔案管理，涉及到的資料非常多，管理具有很強的復雜性系統性特征。不僅如此，近年來，信息化技術在醫院人事檔案管理工作中得到有效應用，這對于提高管理效率、完善管理效果、推動人事檔案管理工作的整體發展具有重要價值和意義。在這種環境下，工作人員還要具有相應的信息技術知識和應用能力，這對管理人員的專業書素養提出了更高要求。

當前，很多醫院的人事檔案管理工作依然由人力資源管理部門兼職負責，沒有安排相應的專業性人才專門負責。這種情況下，由于管理人員自身的專業素養的低下、專業知識的不足以及管理經驗的欠缺，導致醫院人事檔案的管理工作難以達到預期的科學性有效性整體性效果，影響到人事檔案管理的良性發展。很多醫院沒有深刻認識到人事檔案的專業性特征，因此沒有選用相應的專業人才負責落實管理工作，導致醫院人事檔案管理缺乏必要的專業知識支持，影響到其專業性和有效性。在實踐過程中，存在這種情況，部分醫護人員因為年齡原因不適合繼續擔任本職工作，醫院管理層將其安排到人事檔案管理部門，由其負責落實具體人事檔案的管理，這種情況下，很難確保醫院人事檔案管理的整體效果，影響到人事檔案的質量。

1.3 醫院人事檔案管理信息化水平不高

近年來，互聯網技術和信息化工作手段在各行各業得到廣泛應用。在醫院人事檔案管理過程中，很多醫院主動引入信息化管理手段，將人事檔案進行電子化數字化，在此基礎上借助信息技術進行現代化管理，極大地提高了工作效率，有效節約了成本，為醫院合理分配人力資源推動醫院的健康發展提供了有力支撐。分析可知，通過信息化技術，可以將人事檔案納入相應的數據庫，實現人事檔案的存儲。不僅如此，還可以根據需要進行查詢、調閱、使用和維護，從而大幅提高了人事檔案管理的系統性規范性和便捷性。

雖然不少醫院已經注重將信息化手段應用到人事檔案管理過程中來，但是由于資金設備人力投入不足等原因，導致醫院人事檔案管理的信息化水平還沒有達到預期。分析發現，還有部分醫院依然采用傳統的人工工作方法，也就是說，由工作人員負責落實人事檔案的管理維護查詢調閱等工作，其工作模式落后，工作效率低下，而且工作成本較高，影響到醫院整體經營效益。這種現象說明當前很多醫院還沒有做好人事檔案管理的信息化，不利于醫院的整體發展。

2.提升醫院人事檔案管理工作質量與效能的策略探討

2.1 提高思想認識

考慮到當前很多醫院沒有深刻認識到醫院人事檔案管理對于人力資源管理工作的重要性，對于優化配置醫院內部人力資源、強化醫院服務質量、推動醫院全面發展的重要性，有必要強化醫院領導層對人事檔案的認識，提高相關人員的思想認識，為順利開展科學化專業化的人事檔案管理工作打下基礎。各大醫院的管理人員要切實轉變工作思想，將人事檔案管理提高到戰略管理高度，結合本院實際做好資金投入、設備投入和人力投入，為科學有效開展人口資源管理打下基礎，為提高醫院內部人事檔案管理的整體效率與質量提供支撐。

在管理過程中，尤其是需要注重結合管理實際做好資金人力投入，為人事檔案管理工作的順利開展提供支撐。不僅如此，還要根據需要為人事檔案管理工作分派相應的專業工作人員，要確保工作人員自身的專業素養和工作經驗，確保管理工作達到良好的專業性和科學性，推動醫院內部人事檔案管理工作的整體發展和進步。

2.2 強化制度建設

為了有效提高醫院內部人事檔案管理的科學性有效性整體性，就需要結合醫院自身工作實際和檔案管理工作需要，進一步完善相應的人事檔案管理制度，并確保工作人員將其貫徹落實，從而達到良好的管理效果，推動醫院內部人事檔案管理工作的進步，推動醫院自身的全面發展。當前，醫院在完善人事檔案管理制度的過程中，要從人力資源管理的全局出發，結合醫院自身的管理要求，建立符合醫院管理實際的人事檔案管理制度，要注重借鑒參考其他醫院和國外醫院的先進做法和經驗，有效提高管理制度的科學性針對性實用性和規范性，同時還要注重強化各項規章制度的可操作性，確保相應的管理措施得到有效落實。

在實踐過程中，要根據人事檔案管理內容和具體要求設計對應的管理制度，比如針對人事檔案的收集整理建立相應的人事檔案材料收集管理制度，確保資料收集的整體性有效性;針對人事檔案遺失以后的補充等工作，建設對應的補充更新制度，確保人事檔案的完整性有效性，為后續各項工作的順利開展打下基礎;針對人事檔案的查詢和調閱建立對應的人事檔案查詢使用制度，確保人事檔案滿足相應的使用需要，同時做好人事檔案的保護工作，確保其完整性和有效性;針對人事檔案的轉移和移交工作，建立對應的人事檔案移交制度，確保人事檔案充分發揮其積極作用，推動醫院內部各項事業的健康發展。

2.3 促進信息化建設

近年來，信息技術在很多行業得到有效應用，并深刻改變了行業發展趨勢和方向。在醫院內部人事檔案管理過程中，很多醫院也積極引入信息化工作方法和手段，有效提高了醫院人事檔案管理工作的效率與質量。通過數字化電子化工作模式，可以將人事檔案轉化為相應的電子檔案，這些檔案存儲在相應的數據庫中，可以根據需要進行查詢調閱和維護，能夠提高工作效率，同時降低維護存儲成本，還可以提高檔案管理的安全性，不必擔心人事檔案的損壞或者丟失。必須高度重視檔案的信息化工作。

醫院在應用信息技術落實人事檔案管理工作的過程中，要注重結合醫院自身的特點和人事檔案的管理要求，注重做好檔案的數字化的電子化工作，還要建設相應的醫院人事檔案數據庫，做好資源的存儲和維護。不僅如此，還要根據需要建立對應的查詢平臺，根據相應的關鍵詞查詢具體的檔案，提高檔案使用的效率與質量，強化檔案使用的針對性和實效性，進一步提高人事檔案管理工作的實踐效率。此外，還要注重做好數字化檔案的維護和管理工作，設計相應的安全保護程序，確保醫院內部人事檔案的整體安全性和完整性，達到良好的人事檔案管理效果。

2.4 切實不斷提升人事檔案管理人員綜合能力素質

醫院人事檔案管理工作需要由專業人員落實，為了進一步提高人事檔案管理效率與質量，就需要注重強化醫院內部人事檔案管理人才建設。具體來講，要注重強化管理人員自身的專業素養，注重在實踐過程中訓練提高管理人員的工作能力;不僅如此，還要注重引導管理人員積極學習最先進的管理方式和內容，尤其是要積極學習掌握信息化的管理模式和內容，為進一步推動醫院內部人事檔案管理的發展提供支撐，促進醫院自身的全面發展。

醫院人事檔案管理工作質量的決定因素之一就是管理人員，只有不斷提升人事檔案管理人員管理技能，才能促使檔案管理的水平得以不斷提升。首先，必須高度重視醫院人事檔案管理人員的遴選，將那些擁有較厚資料檔案管理理論功底、具有非常強的責任心與事業心、具有良好的信息化素養與政治素質過硬的人員配置到醫院檔案管理工作崗位。其次，加強醫院人事檔案管理業務技能升級，通過鼓勵自學等方式促使人事檔案管理人自覺加強業務技能提升。再次通過引入考核競爭機制。

3.結語

醫院內部擁有大量專業人才，這些人才負責落實各項診療、檢查、護理、給藥、管理等職責，是確保醫院正常發揮其職能的關鍵。為了進一步提高醫院自身的工作效率與質量，提高人民群眾的滿意度，有必要做好醫院內部自身的人力資源管理。這是科學合理安排人力資源、確保醫院有效發揮其正常職能的關鍵，同時合理的人力資源管理也可以激發工作人員的工作積極性和主動性，激發醫院內部工作人員的服務意識，為人民群眾帶來更加優質的服務。

在醫院內部人力資源管理過程中，很重要的一個環節就是醫院的人事檔案管理，這些人事檔案是每個工作人員自身履歷、資料的載體，是醫院設計落實人事安排、合理分配人力資源、維護醫院正常秩序的前提和基礎，在醫院人力資源管理過程中具有基礎性作用和價值。醫院人事檔案管理工作影響和制約著醫院的綜合實力與核心競爭力。必須切實高度重視人事檔案管理工作的重要價值與意義，緊跟時代發展步伐，做好醫院人事檔案管理。

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