高職院校繼續教育學生檔案管理的現狀及對策

摘? 要：學生的檔案管理工作是整個高職院校檔案管理工作的重要部分，在新時期規范化檔案管理工作有利于高職院校繼續教育學院的良性發展。本文結合筆者工作實際，分析了當前高職院校繼續教育學院的學生檔案管理的現狀，并提出了幾點對策，以供同行交流和借鑒。

關鍵詞：高職院校;繼續教育;檔案管理

當前，部分高職院校繼續教育學院的學生檔案管理工作在日常受到的重視程度不夠，所以存在著一些管理疏忽和管理不到位的現象。高職院校的檔案管理工作可以從以下幾個方面入手來提高規范化管理水品，比如：增強管理人員的規范化意識，建立健全相關的規章制度，豐富檔案的內容，采取現代化管理手段，跟蹤學生畢業就業情況等。提高高職院校繼續教育學院的檔案管理水平不但有利于整個檔案管理工作更加有效，而且能夠發揮檔案管理更加廣闊的功能，擴大高職院校繼續教育學院的社會影響，豐富學院檔案資源，加強學院建設。

一、繼續教育學院學生檔案規范化管理的意義

通過學生檔案管理工作的規范化管理，高職院校繼續教育學院能夠擴大社會影響，豐富檔案資源，促進校園建設，弘揚母校精神。繼續教育學院的畢業生在畢業之后投入到社會的各行各業中工作，這是母校和學院的豐富資源，也是檔案管理的豐富資源。學院方面可以通過多種紀念活動來加強畢業生和學院及母校之間的聯系，發揮學生檔案的激勵作用，促進校園文化的和諧建設。校園文化和學院文化是一種隱性的教育力量，承載著整個高職院校以及繼續教育學院多年來的輝煌發展歷史，有振奮人心的激勵作用和熏陶感化作用，有利于促進在校生的奮斗感和責任感，發揚畢業生的榮譽感和歷史使命感。繼續教育學院的學生檔案也是衡量整個高職院校教育水平和辦學水平的一把標尺，檔案中記錄的學生成長過程體現了學校的教育質量和教育水平，通過學生檔案可以反映學生的畢業去向和就業情況，體現學校的社會影響力，這為總結與評價學校的發展水平，制定發展規劃提供了一個重要的依據，也為在校學生能力的培養和綜合素質的培養提供了一個標桿。

二、繼續教育學院學生檔案管理現狀

由于部分高職院校對于繼續教育學院中的學生檔案管理工作沒有給予充分的重視，所以在實際的管理工作中，存在著一些問題，比如說，繼續教育學院檔案管理工作者對于學生檔案工作的積極性和主動性有待提高，對于繼續教育學院學生的檔案管理工作的程序和規范落實不到位，管理人員對于繼續教育學院的畢業生動向的跟蹤不到位等等。其次，有些繼續教育學院還在使用傳統的檔案管理模式，管理工作的效率比較低，不能滿足當前職業教育進步和發展的需要。

當前的社會科技的變化與發展日新月異，在這樣的背景之下，繼續教育學院的檔案管理工作信息化和數字化也應該被逐漸地提上日程來，從而更好地滿足繼續教育學院畢業學生的需要，滿足高職院校檔案管理工作進步發展的需要。目前，高職院校繼續教育學院的學生檔案管理工作的相關服務功能還不夠完善，無論是在學生檔案的收集方面，還是在整理方面，加之檔案甄別與分類儲存方面都存在著種種問題，高職院校繼續教育學院的檔案管理工作現狀值得我們深入思考，不能夠讓滯后的檔案管理工作制約檔案功能發揮作用。

三、繼續教育學院學生檔案管理問題的解決對策

1.建立科學化、制度化、規范化的檔案管理工作制度

對于高職院校來說，繼續教育學院的學生檔案管理工作是整個學院檔案管理工作的重要組成部分，做好學生檔案管理工作有利于促進高職院校教育事業的良性發展。無論是在檔案的規范化制度建立方面，還是制度的落實方面，相關部門都應該高度重視起來，明確檔案的歸檔范圍，落實管理人員的工作職責，說明檔案的查閱條件，理清學生檔案的交接傳遞，簡化檔案管理的煩瑣手續，提高檔案檢索能力。通過建立學生檔案的科學化管理體制，促進學生檔案的查找和使用，便民利民，規范高效。除此之外，繼續教育學院的檔案管理工作還可以和整個高職院校的檔案管理工作形成一體化管理模式，從而提高學院檔案管理人員的進步和學院檔案管理工作的規范化和有效化。

2.提高檔案管理工作人員的規范化意識

首先，整個高職院校包括繼續教育學院的檔案管理人員都要提高對于學生檔案管理工作的重視化程度，建立健全科學化、規范化的學生檔案管理制度，在學生檔案的收集和整理、檢查和鑒別、核對和歸檔、追蹤與落實、咨詢和服務的方面應建立一套科學完整的檔案管理體系。高職院校的繼續教育學院檔案管理工作人員還應該保持良好的職業操守和職業道德，提高自身對于檔案管理工作的責任意識，嚴格按照檔案管理的規劃化需求來完成自己的工作。另外，繼續教育學院的檔案管理工作人員還應加強運用現代化的檔案管理技術和手段，拓寬自身檔案管理知識的內容，從而促進整個學院的學生檔案管理工作朝著現代化和數字化的方向邁進。

3.落實畢業學生的檔案追蹤工作

在高職院校繼續教育學院畢業的學生大多擇業就業，成為社會各行各業的奮斗者和建設者，學院應該建立和畢業生密切聯系的橋梁，和畢業生保持常態化的聯絡，建立團結友愛的校友會，多多關注校友的各類信息和新聞事跡。在校友通信錄上面，及時篩查和更新，在檔案信息跟蹤方面，一定要讓畢業生和母校緊緊相連，給畢業生了解母校的機會和渠道，關心母校的發展。通過畢業生檔案的追蹤工作，不僅能夠更好地完成檔案管理工作，而且能夠豐富繼續教育學院乃至整個高職院校的檔案資源，凝結畢業生校友的情感和力量，擴大整個學院和學校在社會層面的影響，利于畢業生為母校的發展做出貢獻。

四、結束語

學生檔案管理工作的規范化管理，不僅可以體現學生檔案的價值，而且可以促進整個高職院校檔案的開發和利用工作，更好地為學校服務，為社會服務。因此，繼續教育學院工作人員在在學生檔案的收集、整理、保存、管理工作上一定要保證工作的有效性，促進整個院校的健康發展，擴大院校的社會影響力。

參考文獻

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[2]張芳，阿地力·多力坤.“互聯網+”視域下高校檔案管理存在的問題與優化路徑研究[J].現代商貿工業，2020（23）.

作者簡介

聶清莉（1977.03.20—），女，本科，重慶市沙坪壩區，會計師，現就職于重慶工程職業技術學院，主要從事成人學歷教育、財務工作。