淺析高校檔案管理與服務利用的創新性舉措

【摘要】社會在不斷的發展，我國已經進入了多元化的時代，高校檔案管理工作想要有進一步突破，多遠化時代下高校檔案管理工作朝著可持續發展是必然趨勢，也是高校前進的根本途徑。由于傳統的高校檔案管理工作主要采用紙質檔保存，較為單一簡單，服務理念不能滿足時代的要求。本文針對我國高校檔案管理與服務利用的創新性建設重要性進行了分析，同時闡述了多元化時代下高校檔案管理與服務利用工作中存在的問題，并提出了幾點高校檔案管理與服務利用創新的發展方向，希望能夠為高校檔案管理工作打開新的天地，提升管理質量。

【關鍵詞】高校? 檔案管理? 服務利用? 創新性? 舉措

引言

近幾年，我國高校對學生擴大招生，導致高校會有大量檔案信息的錄入保存，以往紙質檔案保存方式已經不能滿足高校檔案管理的真實需求，容易出現文檔丟失的現象。高校檔案管理主要針對教育教學、黨政管理、科研資料進行記錄，能夠反應出高校的整體情況，為校內學生老師提供多方面的服務。當下我國已經進入了信息化時代，高校檔案管理與服務利用也需要按照信息化的方式進行，因此在檔案管理與服務利用工作需要不斷創新。針對現存問題，將高校檔案管理與服務利用更為全面，帶動高校檔案管理工作的穩步發展，讓高校檔案管理真正做到與時俱進、創新發展。

一、高校檔案管理與服務利用創新的意義

隨著社會的發展，科技的進步，我國各行各業中已經應用了計算機網絡技術。高校檔案管理工作務必遵循信息化時代的腳步，打破傳統紙質檔案管理的方式，結合先進的信息時代下網絡技術的優勢，建立網絡電子版檔案管理方式，方便檔案管理人員查找。由于傳統的高校檔案管理不夠規范，無法滿足各項真實需求，因此高校檔案管理需要朝著信息化建設的方向前行，創新高校檔案管理與服務利用，實現更為標準、規范的查找形式，提升查找效率、保證查找質量。高校檔案管理主要收集了學生的資料，然后進行了分類、統計、保管、開發、利用。時代在不停的進步，高校檔案管理工作和服務利用需要不斷創新，才能更具科學性、合理性，跟上現代化發展的腳步。

二、高校檔案管理與服務利用中存在的問題

（一）創新建設意識薄弱。我國信息化時代已經來臨，但是當下一部分高校對于檔案管理與服務利用創新建設的意識較為薄弱，更不談長期信息化建設。高校檔案管理只是用來保存資料，而忽視對檔案的利用，造成檔案管理工作人員的被動性，安于現狀，無法將長期信息化建設得以有效的落實。同時，高校檔案管理工作人員沒有得到信息化管理培訓，不具備信息化建設的專業知識、能力較弱，制約了檔案信息化建設的可持續發展，沒有樹立創新意識。

（二）檔案管理體系不完善。由于高校檔案管理是一門復雜繁瑣的工作，對管理人員要求較高。目前，高校對檔案管理沒有形成完整的體系。雖然我國已經進入了信息時代，但高校對檔案管理信息化建設不夠重視，同時沒有建立完善的檔案管理體系。沒有針對檔案進行分工管理，導致檔案管理缺乏統一進行規范性、科學性，造成檔案資源的多方參與，出現混亂的模式。同時，政府沒有將高校檔案管理工作信息化建設提上日程，因此對學校檔案工作沒有進行相應的指導，影響了高校檔案管理工作信息化建設的全面開發，更不談信息時代高校檔案管理工作與服務利用的創新，制約了高校檔案管理工作的可持續發展。

（三）管理人員的信息化操作技能較弱。在信息化時代下對高校檔案管理工作人員有了更高的要求，需要檔案管理人員具備檔案管理的專業知識，同時掌握信息化技術。目前，高校一部分檔案管理人員的專業理論知識不足，信息化性操作水平低下，在實際管理過程中無法對管理進行有效維護，出現問題時得不到有效解決。近幾年，我國高校學生數量增加檔案管理工作量較大。一旦檔案管理員缺乏檔案管理知識和信息實踐操作能力，極其容易出現檔案管理失誤和數據記錄錯誤，大大制約了信息時代下高校檔案管理與服務利用的創新， 同時，學校的相關配套設施不完善，降低了管理人員的工作積極性，無法在基礎層面保證高校檔案管理與服務利用的創新發展。

（四）紙質檔案的單一性。通常來說，以往高校檔案管理模式采用紙質檔案使用，在使用過程中，紙質檔案有其優點也有不足之處。紙質檔案的信息較為零散，應用時難于查找。與此同時，高校對檔案的利用工作投入較小。目前，我國已經進入了信息化社會，高校檔案管理也進入了信息化的起步階段，但在檔案管理與服務利用過程中，仍沒有意識到信息開發的重要性，導致高校檔案管理仍采用紙質檔案的模式，無法拓寬管理的渠道，制約了高校檔案管理與服務利用的創新性。

三、高校檔案管理與服務利用的創新性措施

（一）摒棄傳統檔案管理的理念。由于高校發展過程中離不開檔案管理工作，它可以為高校教學、管理、科研等提供相應數據，具有現實的使用價值和參考作用。目前，信息化時代下高校檔案管理工作需要樹立創新意識、科學意識，保有可持續發展的理念，摒棄傳統檔案管理的理念，在檔案管理過程中明確各個職責，檔案進行分類管理，落實管理責任制。

（二）跟上時代的腳步，引進信息化技術。信息化時代下高校檔案管理工作想要得到健康可持續發展需要跟上時代發展的腳步，投入管理資金、購置先進的設備、引進信息化技術。政府需要根據法律為高校加大經費的投入，為信息化建設需要的設施設備進行采購，為檔案信息化建設提供物質基礎，有了先進的設施設備也是不行的，還需要引進先進的管理經驗，才能提高人們的工作效率，達到良好的管理效果。保證設備能夠在優質管理經驗方面得到融合，促進高校檔案管理信息化建設朝著可持續發展的方向前行。

（三）紙質檔案和電子檔案互補。由于高校檔案管理紙質保存的形式較為繁雜。在信息化時代下利用電子檔案能夠提升傳統檔案存儲容量，將各項資料長期保存，方便操作，后期資料查詢方柏霓，實現了資源共享。但其電子檔案也存在一定的缺點，需要有網絡，不能一旦沒有網絡，不能直接讀取，降低了信息共享的安全性。容易修改，無法看清原始記錄。根據電子檔案和傳統紙質檔案的優缺點來說，高校檔案管理與服務利用需要將傳統檔案和電子檔案相結合。那么，需要在紙質檔案歸檔的前提下，將全部檔案進行數字化的分類、存儲，建立電子檔案管理系統，讓學校各部門之間進行有效聯系。

（四）提升管理人員綜合素質和操作能力。信息化時代下高校檔案管理與服務利用想要創新發展離不開檔案管理工作人員的加入，高校需要加強對檔案管理人員的信息化培訓，保證每一個管理人員的綜合素質和操作能力達標。在實際操作過程中，檔案管理人員滿足于時代管理的需求。當檔案管理工作中出現問題時，管理人員具備處理問題的能力，只有提升檔案管理人員的綜合素質和操作能力，才能促使高校檔案管理工作朝著可持續方向不斷前行，落實高校檔案管理和服務利用的創新建設，跟上社會發展的腳步。

（五）不斷更新、完善管理體系，擴大利用范圍。任何一項工作都離不開完善的制度管理，信息時代下高校檔案管理工作也需要建立健全的管理制度。針對檔案管理存在的問題，結合時代發展的規律不斷完善檔案管理的體系，保證檔案管理做到科學化、標準化、規范化、自動化。不斷完善管理體系后才能促進高校檔案管理與服務利用創新建設，擴大利用范圍，實現檔案管理的真正價值，方便高校各項資料的查閱，提升高校的辦學質量，促進高校的健康發展。

（六）創新服務內容。傳統紙質檔案只是對資料進行收集、分類、存儲，而高校檔案管理需要從傳統檔案收集工作中轉變思維進行創新，不斷發掘檔案管理工作的內容，打破傳統檔案的實體管理形式，逐漸走向全面檔案信息管理和服務轉變的道路中來提升檔案工作的水平。檔案的價值不僅限于“利用”，只有堅持以利用檔案內容核心，加大檔案研究分析的力度，主動服務，創造出更多的經濟社會效益。此時，高校也需要大力引進信息化設備，加大檔案信息建設的投資力度，更新完善檔案信息化管理系統，建立相關檔案管理體系，保證檔案信息存儲的安全性，讓檔案管理更加智能、現代、科學，給高校檔案管理人員營造輕松的工作氛圍。

（七）檔案管理服務需主動。我國高校檔案管理與服務利用需要在現有的檔案管理基礎上，朝著信息化服務的現代化方向前行，進而建立出反應靈活敏捷的運行機制，打破傳統的被動性服務。讓高校檔案管理工作變得主動、優質、高效。只要有了主動服務意識，才能推動高校檔案管理與服務利用，實現真正的創新。

四、小結

綜上所述，我國高校需要重視檔案管理與服務利用工作的創新性發展，根據目前信息化時代的現狀進行深入改革和創新。現如今，高校的檔案管理與服務利用還存在一些問題，它制約著檔案管理的健康發展。首先學校需要轉變觀念，規范檔案管理工作，結合信息化技術進行創新管理，將高校檔案管理工作做得更加透徹和規范，促進高校檔案管理工作朝著可持續發展的方向前行。

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作者簡介：林靜（1974.07-），女，漢族，安徽舒城人，大專學歷，館員，現就職于安徽財經大學檔案館，從事檔案管理工作。