醫院檔案管理中存在的問題和對策

吳星

（靖江市人民醫院，江蘇 靖江）

0 引言

醫院的檔案是伴隨醫院的發展而慢慢積累起來的各種文字、音像、實像等信息材料，不僅包括患者的病歷資料，而且還包括醫院內部的行政資料。醫院檔案客觀、真實地記錄了醫院的歷史與發展狀況，為醫院發展的研究提供了可靠依據。伴隨時代的發展，醫院檔案管理的需求也不斷發生變化，在新時期下，醫院檔案管理顯得尤其重要。

1 醫院檔案管理的重要作用

醫院檔案真實、客觀地反映了醫院的歷史與發展狀況，不但記錄著醫院的整個發展歷程，而且也體現了事實的真相。對于醫院來說，檔案管理如同一個見證者，對于醫院的發展而言具有非常重要的作用，其主要體現在以下方面：第一，醫院檔案是對醫院各時期醫療業務、科研教學、設備投入、建設規劃、人事變動、財務收支等活動的真實記錄，通過查閱醫院檔案可清楚地了解醫院的歷史變遷，分析醫院的運營狀況與發展情況；第二，醫院檔案可為醫療糾紛的處理提供可靠證據，確保醫療案件的解決公平、公正；第三，醫院檔案為醫院管理人員提供了借鑒資料，醫院領導通過翻閱醫院檔案能全面了解醫院的基本情況，并憑借此做出科學、合理的決策；第四，醫院檔案中的人事檔案記錄了醫院職工的基本情況，反映了醫院職工的業務能力、政治表現、醫德醫風等，這對于人才招聘、人事選拔來說具有非常重要的參考作用，提高了醫院人事調動的科學性；第五，醫院檔案記錄了醫院各時期所獲取的榮譽、研究成果，通過對其進行專題分析可制定醫院的未來發展規劃，以推動醫院的穩定、健康發展。

2 醫院檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理意識薄弱

醫院檔案管理是一項具有強基礎性和綜合性的工作，其不僅需要檔案管理部門人員的努力，而且還需要醫院全體職工的配合。但受傳統管理觀念的影響，現多數醫院的檔案管理均存在管理意識薄弱的問題，不僅僅是檔案管理人員自身，就連多數醫院職工均認為醫院檔案不過是記錄了患者病情的資料而已，用過之后便無多大用處，檔案管理人員雖然都會收集檔案，但卻未充分利用檔案。甚至有部分醫院將檔案資料堆放在倉庫長時間無人管理，致檔案資料變成廢物。醫院領導層也忽略了對檔案管理的重視，認為醫院的病歷檔案管理工作較為簡單，不具備較高的技術性，且檔案在診斷患者病情時用過就無過多的利用價值，忽視了其對于醫療、教學、科研、醫療糾紛、醫療質量、醫院管理等方面所起到的作用，也正是因為不重視，而未配備專業管理人員與管理設施，這嚴重影響了醫院檔案管理的進一步發展。

2.2 管理人員的綜合素質偏低

管理人員是醫院檔案管理的生力軍，直接影響著醫院檔案管理的質量與水平。依我國病歷檔案管理工作的相關要求，每一百張病床就應配備1名專職的病歷檔案管理人員。但就現實而言，受醫療衛生改革的影響，再加上我國醫療事業正處市場經濟狀態，當前很多醫院的檔案管理工作人員配備還未達到此要求，且多數醫院的檔案管理人員為兼職人員，一人身兼數職，自然無法做好專業的管理工作，且部分管理人員缺乏必要的責任心，同時兼職人員也只能進行簡單的病歷檔案收集、整理、裝訂、編碼、用袋、裝袋、上架等工作，部分醫院甚至是用的醫院本身或是外聘的退休老年職工，這些人員可能連最基本的病歷檔案收集、整理工作都無法很好地完成。部分醫院雖配備了專門的檔案管理人員，但卻缺乏檔案專業知識背景，無檔案管理工作經驗，致醫院檔案管理工作的效率偏低[1]，使得檔案管理工作難以實現深層次的發展。此外，檔案管理人員的流動性較大，嚴重影響了檔案管理的系統化發展。

2.3 檔案管理制度不完善

制度是管理的保障，對于醫院檔案管理而言也不例外，醫院檔案管理需要一套完善的管理制度作為支撐。但就現實來看，很多醫院雖然不斷更新改革管理制度，卻忽略了檔案管理制度的更新，檔案收集范圍、方法、程序不適應進入新時期的檔案管理需求，檔案管理制度的可操作性較低，檔案歸類不規范、借閱未及時歸還等問題層出不窮，甚至有人利用管理漏洞私自篡改醫院檔案，這不但會影響醫院檔案管理的發展，而且還會影響醫院的整體發展。

3 醫院檔案管理中存在問題的解決對策

3.1 加強檔案管理意識

醫院檔案記錄了患者的真實情況，反映了醫院醫療業務的管理水平，也為醫院醫療糾紛的解決提供了法律證據，是臨床科研的第一手資料，對于醫院日常管理而言非常重要。作為管理人員，務必要加強對醫院檔案管理意識，尤其是醫院領導層，應特別重視醫院的檔案管理，轉變自身檔案管理理念，充分認識到檔案管理對于醫院整體發展的重要推動作用，將醫院檔案管理納入醫院議事日程當中，發現問題應及時解決。加強普及檔案管理相關知識，定期舉辦醫院檔案管理知識講座，以提高醫院全體職工的檔案管理意識，使醫院全體職工均能主動配合醫院檔案管理工作。另，要加強對醫院檔案管理基礎設施的投入，適當引入先進科學技術與設備，包括用于檔案管理的照相機、攝像機、掃描機、打印機及相關計算機硬件與軟件系統等，重視人才的引進與培養，確保醫院檔案管理能滿足時代發展需求，實現醫院檔案管理的與時俱進。改變傳統的檔案管理方式，充分利用現代化科學技術與設備來提高醫院檔案的利用率。如可將一些影像與數字資料錄入計算機中，這樣既可節約倉庫空間，同時也延長了這些資料的保存時間；建立醫院局域網，使醫院其他職工能通過申請權限的方式自助閱覽電子檔案；利用微信公眾號為醫院患者及廣大群眾定期推送各類檔案信息。

3.2 提高管理人員綜合素質

為順應現代化發展的潮流，滿足現代化發展的需求，現醫院的檔案管理模式已逐步自原來的“重收集，輕管理”轉變為對檔案進行全方位利用的模式，而為能充分利用醫院檔案，就要求檔案管理人員具備專業的管理素養，不僅要具備一定專業管理知識，而且還要能熟練運用計算機，同時還應具備一定醫學知識。為此，在對醫院檔案進行管理的過程當中，應不斷提高管理人員的綜合素質。首先要加強引進專業技術人才，盡量招聘一些擁有強檔案專業管理能力，同時又能掌握一定計算機技術的復合型人才，為醫院檔案管理隊伍注入新的活力，引入新的管理概念；其次要加強對現有檔案管理隊伍的建設，采取“請進來，走出去”的方式，一方面邀請院外檔案專家與業務骨干來院授課，讓檔案管理人員能迅速了解醫院檔案管理的最新規定與要求，另一方面可組織院內醫院檔案管理人員赴先進地區或先進醫院進行參觀學習，以提高醫院檔案管理人員的專業素養與綜合素質。

3.3 不斷建立健全檔案管理制度

建立完善的管理制度是醫院檔案管理工作順利開展的前提。在實際工作當中，醫院檔案管理應依醫院實際業務情況與檔案管理實際需求，結合我國檔案管理相關法律法規，如《檔案法》《保密法》、地方的《檔案管理暫行規定》等[2]，制定出一套與本院特色與實際需求相符的檔案管理規章制度，包括檔案管理的歸檔、保管、移交、銷毀等工作，如《檔案保密管理規定》《檔案借閱與歸還辦法》《檔案歸檔制度》等[3]，從業務、行政、黨務等方面為醫院檔案管理的執行提供制度保障，促進醫院檔案管理工作的順利進行。加強對檔案管理各環節的控制，要求各環節均能依規范辦事，建立臺賬管理制度，細化制度各規范與要求，為檔案進行統一管理，實現檔案管理的整體化和系統化[4-6]。此外還要建立完善的檔案管理考評制度，明確檔案管理考評內容與標準，包括管理人員的平時的工作情況與培訓情況，將檔案管理責任落實至每個工作人員身上，使檔案管理工作人員能更加重視檔案的收集與保管[7-8]。

4 結束語

總而言之，醫院檔案是醫院發展歷史中的精華部分，見證了醫院的發展進程，也為醫院未來發展規劃與重要決策的制訂提供了有效歷史依據，是醫院的重要資源。加強對醫院檔案的管理，一方面要提高管理人員的管理意識，尤其是醫院領導的管理意識；另一方面要不斷加強對管理人員的專業培訓，以提高管理人員的專業素質；此外，還要逐步建立健全管理制度，為醫院檔案管理提供制度保障。