事業(yè)單位文書檔案的科學(xué)編研與開發(fā)利用研究

孫罡

摘要：文書檔案的科學(xué)編研是事業(yè)單位檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和進(jìn)步，對(duì)社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域帶來了深刻的影響和變革。文書檔案以“服務(wù)”為宗旨，事業(yè)單位文書檔案資源的編研與開發(fā)利用，是為了更好的提高檔案資源的利用價(jià)值，推動(dòng)事業(yè)單位健康發(fā)展。文書檔案的編研工作需要遵循科學(xué)的方式展開，綜合研究，服務(wù)，創(chuàng)新等內(nèi)容，為事業(yè)單位提供優(yōu)質(zhì)的檔案利用服務(wù)。該文通過分析文事業(yè)單位書檔案編研的特點(diǎn)，探討了提升事業(yè)單位文書檔案的科學(xué)編研與開發(fā)利用的有效途經(jīng)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;文書檔案;科學(xué)編研;開發(fā)利用;研究

文書檔案編研工作是對(duì)文書檔案資源信息進(jìn)行提煉整合編輯加工的開發(fā)過程，將靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)換為動(dòng)態(tài)的檔案資源信息，使文書檔案資源發(fā)揮其利用價(jià)值。文書檔案管理使一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但是在事業(yè)單位檔案管理工作重占重要地位，因此編研和開發(fā)檔案資源是激發(fā)檔案服務(wù)功能的重要途經(jīng)，文書檔案資源的深入開發(fā)與利用是弘揚(yáng)企業(yè)文化的重要方式。

1.文書檔案編研和開發(fā)利用的特點(diǎn)

1.1服務(wù)性與開放性

信息化時(shí)代背景下信息科技改變了社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的傳統(tǒng)工作模式。文書檔案編研工作也利用信息技術(shù)進(jìn)行展開。 文書檔案的編研與開發(fā)是為了更好的事業(yè)單位的內(nèi)部管理與發(fā)展。文書檔案的編研應(yīng)該去除傳統(tǒng)的封閉式編研模式，積極尋求事業(yè)單位各部門或者跨單位合作。加強(qiáng)各部門和各單位之間的信息收集與整合利用，以編研部門為主體展開多部門多單位分工合作的模式，使文書檔案的資源與信息得到最大化的收集與整合。其次，在編研內(nèi)容上，不局限于本單位的檔案資源，應(yīng)該擴(kuò)大事業(yè)，充分結(jié)合國(guó)際上最新的資源，開發(fā)和利用全面的資源信息，使文書檔案的編研成果具有更高的使用價(jià)值和參考性。三是要利用互聯(lián)網(wǎng)的交互性，積極的互動(dòng)和交流信息。把文書檔案的編研工作變成雙向和交互式傳播模式，及時(shí)接收反饋信息，對(duì)編研內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。

1.2信息化和數(shù)字化

現(xiàn)階段文書檔案管理基本以信息化和數(shù)字化管理為主，數(shù)字化與計(jì)算機(jī)技術(shù)普遍應(yīng)用于檔案管理。文書檔案資源管理數(shù)字化和信息化逐漸取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式。因此文書檔案的編研工作也需要依托信息技術(shù)科學(xué)展開。文書檔案的編研工作也是一項(xiàng)數(shù)字化的工作，通過網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對(duì)文書檔案資源進(jìn)行開發(fā)整合以及傳播利用，整個(gè)過程離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，大大提升便捷性和時(shí)效性，縮短了編研時(shí)間，提升了工作效率。因此文書檔案的編研工作可以利用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源共享，信息交互以及綜合信息服務(wù)等。文書檔案的編研工作可以在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行數(shù)據(jù)快速處理，提高編研工作的效率。同時(shí)，還可以充分利用其他數(shù)字檔案館和各個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的資料，高效全面的開展編研工作。近年來各類檔案數(shù)據(jù)的建設(shè)和完善，十分有利于文書檔案編研的開展，為文書檔案編研提供了大量參考資源，數(shù)字化檔案館可以提供數(shù)據(jù)篩選整合等功能，提升檔案編研的收集整理資源的效率。文書檔案的編研的選題，資料整理，文獻(xiàn)參考，加工整合等等環(huán)節(jié)都是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行的，呈現(xiàn)的編研成果具備信息化和數(shù)字化特征，在展現(xiàn)形式上可以滿足利用信息的各種需求。

2.提升事業(yè)單位文書檔案的科學(xué)編研與開發(fā)利用的有效途經(jīng)

事業(yè)單位文書檔案編研是拓展檔案服務(wù)功能以及資源共享的有效途經(jīng)。事業(yè)單位對(duì)文書檔案的編研工作要求高，因此文書檔案的編研是一項(xiàng)難度大，耗時(shí)久的工作，檔案管理人員需要認(rèn)真重視這項(xiàng)工作，樹立正確的檔案管理意識(shí)，積極融合新技術(shù)探索優(yōu)秀的途經(jīng)開展編研工作，提升檔案資源的利用價(jià)值，增強(qiáng)檔案的服務(wù)能力。

2.1 強(qiáng)化事業(yè)單位文書檔案編研的制度體系構(gòu)建

完善的制度是保障檔案編研工作順利進(jìn)行的基石。檔案資源具有一定的保密性和特殊性，必須要從制度層面進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范。首先，從法律制度層面保障檔案資源的安全性，事業(yè)單位文書檔案的編研必須遵守國(guó)家的法律規(guī)定。包括檔案信息的安全和保密，檔案信息的獲取權(quán)限，知識(shí)產(chǎn)權(quán)，個(gè)人或單位的信息安全等等都要從法律層面進(jìn)行明確的規(guī)定，防止在編研過程重造成損失。其次，要制度規(guī)范的內(nèi)部規(guī)章制度，包括崗位職責(zé)，編研程序規(guī)范，編研人員權(quán)限等具體規(guī)范。從制度層面保障編研工作順利開展，保護(hù)事業(yè)單位文書檔案的安全性。

2.2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案內(nèi)部和外部資源體系的利用

文書檔案得編研工作需要建立一套開放性、社會(huì)化的系統(tǒng)，主要利用本單位數(shù)據(jù)庫(kù)得檔案資源，結(jié)合外部資源進(jìn)行補(bǔ)充和完善。加強(qiáng)合作交流，提升編研水平。文書檔案編研工作的對(duì)象主要是事業(yè)單位內(nèi)部的文書檔案。因此文書檔案的編研要利用好內(nèi)部檔案資源。首先要在內(nèi)部檔案庫(kù)重整合和選取相關(guān)資源，立足內(nèi)部信息系統(tǒng)，結(jié)合本單位特色，編研出優(yōu)秀的檔案資源。同時(shí)要結(jié)合外部資源，例如其他數(shù)據(jù)庫(kù)的信息資源作為補(bǔ)充，豐富和完善編研檔案的主題。使編研工作能夠內(nèi)外兼容，做到最優(yōu)化。

2.3重視檔案編研工作人員的信息素養(yǎng)

文書檔案編研人員得職業(yè)素質(zhì)也起關(guān)鍵性作用，直接影響了檔案編研水平。首先要提升檔案編研人員得職業(yè)素質(zhì)和管理意識(shí)。加強(qiáng)職業(yè)技能，計(jì)算機(jī)技能培訓(xùn)，在編研過程重能夠利用網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，快速獲取全面得檔案信息，進(jìn)行數(shù)字化整合和處理。同時(shí)，還需要具備創(chuàng)新精神，對(duì)于文書檔案資源要進(jìn)行對(duì)維度得整合利用，創(chuàng)造新角度的編研作品，發(fā)揮文書檔案資源的利用價(jià)值。

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