檔案管理中數據庫的運用策略分析

摘要：現如今的社會是一個電子時代的社會，方方面面離不開電子信息技術的支持，在這種大的社會環境下，各行各業都離不開大型數據庫的助力。檔案管理是一項工作量龐大的社會性工作，隨著人口的不斷增長，檔案數量也隨之增加，針對這種現狀就不得不改變傳統的檔案管理方法，用云端數據庫來幫助檔案管理人員進行檔案管理，這對于提高效率和歸檔正確性是十分有效果的。本文對如何用數據庫進行檔案管理進行策略分析。

關鍵詞：檔案管理;數據庫;運營策略

引言：

檔案管理是整個社會最為重要也是最為復雜的一項工作，其中包含著大量的個人信息，稍出差錯就可能會對一個人造成很大的影響。在以前電子技術還沒有普及的時代，檔案的歸納和整理通常是由人工來完成的，在人工完成的情況下，往往效率緩慢而且也會容易出現很多差錯，丟失檔案或檔案錯誤的情況時有發生。對于這種情況，我國的相關專家也是積極的出臺相關政策來減少這種問題的發生，近些年來隨著第三次科技革命的不斷發展，電子技術不斷進入社會，檔案行業也開始使用電子數據中的數據庫的相關信息來進行檔案管理。經過這些年的觀察，使用數據庫來進行檔案管理能夠有效地減少檔案錯誤或丟失的情況，而且由于大數據互聯網相互連接，使得查詢檔案也方便了很多。本文就針對如何使用數據庫來進行檔案管理進行策略分析。

一、數據庫的產生及作用

（一）數據庫的產生及發展

數據庫一詞首先產生于上個世紀六十年代的美國，在那個時候，全球的計算機技術剛剛從美國起步，在那個時候，計算機也還是一個大型機器，所以對于數據庫的界定也只是一個模糊的定義，到二十世紀八十年代，計算機技術開始普遍全球，相關數據庫也開始在商業范圍內使用，數據庫的定義也開始逐漸清晰明了[1]。20世紀90年代計算機正式進入中國，隨之一起傳入的還有相關定義，在那個時候數據庫這個新名詞開始為中國人所熟知，經過這么多年，中國人民憑借其強大的學習能力，將數據庫的定義靈活的改變，使其衍生出了很多的相關定義，不僅如此，中國人民及政府還將數據庫運用到了各行各業當中，現如今無論是商業、農業還是第三產業，都可以看到數據庫的相關應用。

（二）數據庫的作用和主要特點

1.實現數據共享

所謂數據共享，就是指在這一整個數據庫中包涵的所有資源，對于互聯網上的用戶來說都是可以共享的。同時用戶從數據庫中獲取到數據的方式也并不是單一的。多樣化的獲取信息方式最大程度上的為用戶進行使用方面的便捷，在用戶不會使用互聯網查詢自己的相關檔案信息時，也可以到相關的部門的人工平臺進行辦理，有專業的工作人員從數據庫中查找當檔案信息，最大程度方便居民的需求。

2.減少數據的冗余度

與傳統檔案管理方式相比，數據庫能夠更好的進行文件整理，不會出現錯檔或重復檔的現象，減少數據的冗余度，保證了文件信息的統一性。

3.數據的獨立性

數據庫與傳統的文章整合系統相比更加具有獨立性，傳統的文件整合系統因為存儲量小，系統范圍有限導致在查詢相關信息的時候會出現連帶信息現象，這很有可能導致信息泄露。但是數據庫就不會出現這種問題，數據庫存儲量很大但是其所有數據信息都是相互獨立的，不會存在信息泄露的問題。

4.數據一致性和可維護性

數據庫相比較其他的云端保存系統更加具有可靠性和安全性。

二、在檔案管理當中數據庫的優點

（一）檔案保存與利用的矛盾得以緩解

檔案以具體內容反映其形成的過程，具有較強的記錄性。檔案注重原本、原稿，而且又往往只有一份孤本，這也是檔案寶貴的原因之一。檔案的利用率在不斷提高，檔案的破損率也在加快，檔案的“保存”與“利用”的矛盾一直困擾著檔案界。如果把檔案全文數字化，存入數據庫它不僅解決了“保存”與利用的矛盾而且還大大提高了檢查速度。

（二）利于集中保存，提高工作效率

數據庫技術可以使檔案文件以電子文件的形式集中保存，不僅有助于實現實時掌握檔案文件的情況和及時糾正錯誤，還有助于集成文件歸檔前后的管理行為以及節省歸檔的周期和手續，從而提高工作效率。

（三）檔案的查詢速度，準確性有很大提高

采用數據庫管理，不僅改變了傳統目錄單點線形的檢索模式，實現同一頁面的多次跳轉，也支持了模糊關鍵詞檢索。因為有些人往往無法準確的說出自己想要查找的東西，有了模糊關鍵詞檢索，這種情況所帶來的困境就迎刃而解了。數據庫的便捷提高了檢索速度，正確率也大有提升。

（四）數據庫安全可靠性

檔案數據庫的安全可靠性，檔案數據庫的建立是網絡時代的要求，也是檔案工作不斷進步的一種標志，數據庫在檔案管理上的應用標志檔案管理工作進入現代化[2]。它能使檔案室能夠更好地提高服務質量和工作效率，但檔案數據庫的網絡化應用也為其帶來了安全性問題。檔案信息系統的安全涉及很多，防病毒、建立網絡防火墻、數據備份以及檔案人員的安全意識缺一不可。對于此種現象，要求上級政府對于從事檔案管理的每個工作人員進行相關專業知識的培訓，并且保證不斷完善數據庫的系統，減少數據庫系統的漏洞，安排專業的計算機工作人員定期為數據庫系統進行病毒查殺，保證數據庫系統的正常運行。

三、結束語

通過使用計算機技術，運用大數據客戶端來進行檔案管理是適應社會發展，時代所趨。這一改變要求當代大社會情況下，要求進行檔案管理的人員要積極掌握相關大數據庫的相關技能知識，運用數據庫使得檔案管理的相關性更加好，實現全網互聯。管理者要積極發現具有計算機高科技技術型人才，不斷的培養具有高科技人才。做好傳統與新時代相關技術的銜接，使得新時代、新技術、新方法成功的做好檔案管理工作。

參考文獻

[1]高寒， 喻金科. 基于檔案管理系統的數據庫安全與防范策略研究[J]. 無線互聯科技， 2018.

[2]羅俊梅. 登記檔案管理中的隱私權保護策略分析[J]. 智富時代， 2019， 000（007）：P.1-1.

作者簡介：余飛，1983.8 ，男，漢，湖北黃岡，職務/職稱：助理館員，學歷：本科，研究方向：檔案管理。