事業單位檔案管理問題及優化途徑之研究

張麗偉

摘要：近年來隨著我國經濟水平與綜合國力的不斷增強，檔案管理成為一項重要工作，日益受到社會各界的重視。想要在各項工作中有充足有效的數據與資料，離不開檔案管理工作正常、有序開展。因此各事業單位應各司其職、各盡其力，努力做好檔案管理工作，發揮出檔案資源應有的作用，促使事業單位運行效率得到一定保障。但目前仍有部分事業單位對檔案管理問題不以為然，片面的認為只要將檔案資料完好保存便萬事大吉，而并不加以利用，導致大量寶貴檔案資料失去價值。為助力檔案管理工作的正常展開，促進事業單位的健康發展，建立健全檔案管理機制，本文以廣播電臺為例，對其中存在的現實問題進行分析并提出解決措施。

關鍵詞：廣播電臺;檔案管理;問題與優化途徑

序言

檔案資源是記錄事業單位發展歷程的寶貴資料，是事業單位的根基與靈魂所在，合理對檔案資源進行管理，有利于大大提高本單位查閱相關資料的效率。但是直至今日，有些單位仍未發覺加強檔案管理的重要性，在檔案管理中出現了各種問題，以至于寶貴的檔案資料使用價值白白流失，而未能及時轉化為助力本單位蓬勃發展的堅實力量。當今社會的檔案管理問題令人擔憂，在社會的不斷發展與進步中，解決檔案管理問題變得極具現實意義。本文從實際情況出發，以廣播電臺為例，就檔案管理中存在的問題及優化對策展開論述，旨在為我國廣播電臺事業進行檔案管理提供有益借鑒。

一、廣播電臺加強檔案管理的意義

隨著時代發展腳步的不斷邁進，檔案管理工作作為重要工作，是維持廣播電臺正常運轉的重要內容，是促進廣播電臺不斷進步的重要支柱。檔案資料可以為電臺的發展起到重要的參考作用，維持廣播電臺的正常運轉，為建設重大工程、制定重大的決策提供相應的支撐。檔案還是對本單位變遷的記錄，極具說服力。另外，檔案資料也會對廣播電臺的維權具有一定作用，扮演著維護電臺合法權益的角色。除此之外，還可以使本單位得到市場的認可，提高自身競爭力，獲取很高的經濟效益，檔案資料能對各項工作的正常開展起到指導作用，在面向未來的發展中具有重要意義。

二、廣播電臺進行檔案管理存在的問題

1、對檔案管理力度不足。

部分臺站在檔案管理過程中，沒有及時制定本單位檔案整理工作的基本程序、檔案分類與編號方案和保管期限表等基本制度，導致檔案資料存儲混亂、重要數據丟失，以至于無法及時找到重要檔案信息。或者由于管理人員工作疏忽，未及時進行檔案借閱登記，導致檔案資源缺失，造成資源浪費。更有一些對工作不負責任的歸檔人員，立卷歸檔意識淡薄，對重要檔案資料任意堆砌，并不進行定期管理。究其本因，則是有些臺站對檔案管理重視程度不足導致的管理力度不夠，才產生了檔案缺失的不利影響。

2、檔案管理制度亟待完善。

盡管近幾年各臺站的檔案管理工作取得新進展，但在檔案資料較多的情況下依然會產生資料遺漏、資料重復、管理混亂的現象。檔案管理的各部門責任劃分不明確，各部門執行工作也并未一一落實，還缺乏明確的制度保障，責任難以落實到位。所以完善檔案管理的各項制度十分重要，能夠有力的制定計劃并加強管理權責的劃分，加強廣播電臺對檔案管理的重視程度。否則，檔案管理工作會變的難以進行。

3、檔案管理設施建設存在問題。

由于各廣播電臺對檔案管理部門投入較少，導致檔案管理部門基礎設施不夠完善，設備落后，甚至缺乏高端的信息化設備，導致檔案資料受潮或發霉，以至于在檔案資料查找的過程中效率低下，無法迅速得到相關資料。不及時為檔案管理部門配備現代化設備，使其仍舊將重要檔案資料以傳統的模式保存，導致檔案資料毀壞，影響檔案管理工作的正常進行。

三、廣播電臺檔案管理問題的優化途徑。

1、強化對檔案管理工作的重視。

在檔案管理工作中，首先需要加強對此項工作的重視，加大管理力度，及時對檔案資料進行分類整理，防止資料遺失。增強立卷歸檔人員的工作意識，加強對檔案資料的管理，做好借閱登記等工作。或者由廣播電臺聘用有專業化知識與豐富經驗的高素質工作人員，再進行專業的入職培訓，借此更好的使本單位的檔案管理工作更順利的開展。

2、完善檔案管理工作的相關制度。

完善檔案管理體系，及時制定本單位檔案整理工作的基本程序、檔案分類與編號方案和保管期限表等基本制度，完善檔案管理的基本流程，嚴格按照統一管理，分類負責的原則，明確任務，各司其職，防止職權重疊，將責任落實到人。不斷加強本單位專、兼職檔案員檔案專業知識的培訓力度，進一步激發檔案管理人員和檔案從業人員的工作熱情和積極性，努力為其創造良好的工作環境，給予待遇和資金上的支持，大家團結一致使各項工作高效運轉。制度有保障，人力物力財力跟得上，檔案管理工作就會朝著良性循環發展，并會取得新突破，新進展，從而促進廣播電臺事業蓬勃發展。

在當今這個科技日新月異的時代，以信息化來進行檔案管理已成為必然趨勢。單位主管應為檔案管理部門提供得心應手的信息化設備，或建立符合國家標準的標準檔案室，將傳統意義上的紙質檔案資料進行信息化錄入，確保檔案資料的準確與安全，以此規避紙質檔案存在的弊端。除了加強硬件管理，還要緊跟時代腳步，保證檔案管理的先進性。建立健全完善的檔案信息管理系統是促進廣播電臺蓬勃發展的重點之一，檔案信息管理系統以及與之相關的辦公自動化設備，使檔案管理更方便，更快捷，在資料搜集、檔案整理、保護和利用等方面發揮重要作用。

四、結束語

檔案管理工作在事業單位中起到的作用十分重要，所以廣播電臺需要加強對檔案管理工作的重視，及時解決傳統檔案管理中存在的問題。完善相關的制度，提高對管理人員的素質要求，強化入職培訓，提高員工的專業化技能。還要加強現代化信息設備的建設，使檔案資料發揮應有的價值，確保檔案管理工作有序開展。緊跟時代腳步，實現現代化，助力廣播電臺不斷進步，使檔案管理實現現代化，提高運行效率使廣播電臺更好地面向未來，贏得更加廣闊的發展空間。

參考文獻

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