致力寺院檔案管理 弘揚佛教傳統文化

永智法師

摘要：文章簡述了寒山寺綜合檔案室建立與發展的歷程，并將寒山寺檔案管理的經驗歸納為：1.大和尚重視與支持；2.寺院全體僧職人員積極參與配合；3.檔案室工作人員敬業盡責。指出應通過轉變檔案管理理念，深化與社會融合，力爭為用戶提供更加優質的服務。

關鍵詞：寒山寺；檔案管理；佛教文化

寒山寺1983年被國務院批準為全國漢傳佛教重點寺院，鑒于弘揚佛教傳統文化的需要，寒山寺一直高度重視檔案建設。1989年著手進行檔案建設工作，1994年10月正式成立寒山寺綜合檔案室。經過20余年的不懈努力，檔案室建設工作取得了長足進步，2015年被授予江蘇省宗教五星級檔案單位?；仡櫦韧陌l展歷程，我們深切體會到檔案工作既是寺院文化建設的重要內涵之一，也是展示寺院建設和弘揚佛教傳統文化的重要窗口。本文旨在總結20余年來寒山寺檔案建設與管理的經驗，并提出今后發展的奮斗目標。

一、寒山寺綜合檔案室建設與發展歷程

寒山寺大和尚于1989年提出要重視檔案建設工作，1994年10月寒山寺綜合檔案室正式成立，并指定專人負責檔案室管理，配備2名專職的檔案員負責整理、建檔與服務工作。為了保障檔案建設與管理的規范與質量，建立了大和尚—監院—主管法師—檔案員分級管理制度。同時，根據檔案的內容與形式，建立了檔案類別，目前已形成的類目為：文書檔案、財務檔案、聲像檔案、專門（名人類）檔案、基建檔案、設備檔案、人事檔案、商標檔案、電子檔案九大類。檔案室根據收集到的檔案文件，分門別類地進行存檔，從而保證了文檔管理的科學性及有序性，為檔案查詢與利用提供了方便。

隨著檔案卷宗的不斷增加，大和尚根據檔案管理的需要在經費緊張的情況下為檔案室撥款購置現代化管理設備（電腦2臺、服務器1臺、高速掃描儀1臺、平板掃描儀1臺、惠普彩色激光一體機1臺），使檔案管理全面實現了計算機化。目前各類目與各載體的檔案不僅實現了規范化有序化管理，而且進行了不同程度的數字化處理，建立了各類檔案的案卷級目錄數據庫和文件級目錄數據庫，做到將文書檔案全部掃描合并成PDF格式圖像文件，將其與文件級目錄實現掛接，將所有的照片檔案、實物檔案與電子文件目錄實現掛接。由于檔案資料完整且連續，寒山寺據此編制和出版了一批出版物，如《寒山寺大事記》《寒山寺聽鐘聲活動》《寒山拾得造像圖典》《勵志鑄魂——寒山寺大鐘大碑建設工程散記》等，這些出版物以贈品方式贈予全國各地寺院、研究機構、國內外有關學者以及社會賢達與信眾，對擴大寒山寺的社會影響和弘揚佛教傳統文化起到了積極作用，受到了社會的廣泛好評。

隨著檔案文件數量逐步增加以及存檔范圍的擴大（現包括下院白鶴寺的檔案），在原有檔案柜的基礎上，檔案室增設了密集檔案庫，存放15列密集架，保障了14000多卷檔案文件有序存放。為了方便用戶閱覽，還設置了檔案閱覽室。

寒山寺綜合檔案室環境、設備逐年優化，管理工作規范化、標準化、科學化程度逐步提升，在近幾年評審中獲得了評審機構的認可與好評。1995年7月被評為蘇州市三級先進機關檔案管理單位；1996年9月被評為蘇州市二級先進機關檔案管理單位；1997年7月寒山寺建筑普明寶塔的塔院工程檔案被評定為蘇州市優秀工程竣工檔案；1999年8月檔案管理復查通過并被評為蘇州市二級先進機關檔案管理合格單位；2001年5月被評為蘇州市一級先進機關檔案管理單位；2003年9月被評為省一級檔案管理工作單位。2015年12月被評為省五星級檔案場所。

二、強化基礎建設，爭取各方支持，推動檔案工作逐步提升

寒山寺檔案工作20余年來之所以能取得長足進步，歸納起來有以下幾點：

1.大和尚重視與支持

寒山寺自建立綜合檔案室以來，大和尚在場所、資金、人員、設備等方面給予了大力支持。目前，檔案室面積達120平方米，除指定主管具體負責業務管理之外，配備2位專職檔案員從事檔案文件的分類、編目、歸檔、上架、整架、借閱管理以及檔案文件的數字化處理工作。

為了實現檔案管理制度化、規范化、科學化，根據大和尚的指示檔案室制定了各項管理制度與規范，檔案管理的各個流程嚴格按照制度與規范實施，從而保證了檔案管理的科學化、有序化。

隨著現代化信息技術發展與廣泛應用，大和尚為檔案室安裝了互聯網絡，配備了計算機等現代技術設備，使檔案室能夠將收集到的檔案文件進行數字化處理，形成電子文檔和檔案文件數據庫。這些存儲于數據庫中數字化的檔案文件，可以根據需要隨時存取，并通過信息互聯網絡遠距離地傳輸到用戶的終端設備，方便了用戶的使用。

為了便于檔案文件收集，每年大和尚都召開一次甚至多次檔案工作會議，并且要求各寮口（負責寺院每項業務工作的機構）負責人參加，組織學習與檔案相關的法律法規以及政府文件。大和尚明確要求各寮口負責人將檔案工作作為寮口的日常工作內容之一，強調寮口的工作記錄是做好檔案工作的基礎，同時強調完整的檔案記錄不僅是今后研究寺院發展歷程的必要資料，還是維護寺院合法權益的重要證據，因此，各寮口必須積極配合檔案室做好檔案資料的收集與整理工作。

大和尚不僅自己經常親臨檔案室指導工作，而且要求分管寒山寺文化建設的監院時常到檔案室監督檢查，督促檔案室工作人員嚴格將檔案管理的制度、規范與標準落實到工作各個環節。

2.全寺僧職人員參與配合

寒山寺檔案室的檔案文件主要是全寺各寮口的工作文件或工作記錄，這是檔案室的基礎性文件。這些文件或記錄均由各寮口提供，然后由檔案室進行整理、分編、歸檔和數字化處理。

寒山寺每年都會有各種業務活動，比如，大和尚的接待活動、寺院之間的交流活動、上級領導的視察、有關政府單位的檢查、外事活動、元旦聽鐘聲活動等，這些活動由不同的寮口負責，并形成大量的資料（包括文字資料、照片、錄像等）。這些資料在活動結束之后由各寮口及時送交檔案室存檔。各寮口僧職人員的廣泛參與和積極配合，保證了寒山寺檔案的完整性與連續性。

自建立寒山寺綜合檔案室以來，由于各寮口對檔案工作的廣泛參與和密切配合，上述各項活動資料、寒山寺各項建筑工程資料，以及社會賢達的各項饋贈（如書法、繪畫、雕制品等藝術品），送交檔案室之后都逐一分類、編目、登記造冊、歸類存檔，成為反映和研究寒山寺建設與發展的珍貴檔案室藏。

3.檔案室工作人員敬業盡責

檔案文件收集到檔案室之后，必須由檔案管理人員按照規范的程序進行分類、編目、裝訂、歸檔，以及數字化處理，形成符合標準的卷宗或數據庫。這不僅需要一定的專業知識與技能，還需要耐心細致、一絲不茍、盡職盡責的敬業精神。

為了使檔案文件從“死檔案”變為“活資源”，寒山寺檔案室極其重視對檔案文件的有效利用。幾年來，利用檔案室的室藏協助出版了一系列專著。為了使室藏檔案資源發揮社會效益，檔案室不僅為本寺編輯出版物和提供業務查詢服務，而且也為社會用戶提供查詢服務。

目前，檔案室加入了“檔案一體化管理平臺”，借助這一平臺實現與社會的融合，社會用戶可以利用平臺自由查詢，檔案室根據用戶的實際需求及時提供室藏檔案文獻，滿足社會用戶的信息服務。當前檔案室利用信息平臺向社會提供檔案信息服務處于初步嘗試階段，未來將進一步發展，使室藏檔案資源更大程度地“活起來”。

三、轉變管理理念，深化社會融合，為社會提供優質檔案信息服務

檔案管理與服務模式正在發生變化，現代檔案管理模式主要由超前管理、實體管理、信息管理和知識管理四大板塊構成。

檔案的超前管理是一種前端控制手段，指檔案管理工作應在檔案形成之前從源頭開始對可能成為檔案的文件進行質量控制，對全過程（文件的形成、積累、整理、歸檔）進行指導、協助、監督與檢查，保證文件的質量符合檔案管理的要求，實現文件形成與檔案工作的一體化管理。為此，寒山寺檔案室對文件的制定、收集、整理和歸檔都做了明確規定，落實檔案前段管理的各個環節，確保檔案的質量。

檔案的實體管理是電子檔案出現以前的整個檔案管理工作，包括文件收集、整理、鑒定以及提供利用等，都是以檔案實體為具體管理對象。實體管理的手段和方式相對單一，主要以手工管理為主。隨著信息管理和知識管理的盛行，檔案的實體管理逐漸弱化。但由于實體檔案本身的重要性，檔案實體管理將會長期存在。寒山寺檔案室結合寺院的具體特點，將各寮口的相關文件搜集之后進行分類、編號、編目、裝訂、裝盒等一系列處理，分門別類地歸于文書檔案、會計檔案、照片檔案、基建檔案、設備檔案、名人檔案等類目之中。依序收藏至檔案密集架中，供用戶查詢與利用。

檔案信息管理指檔案實體利用現代電子技術進行數字化處理之后形成數字信息檔案。目前寒山寺檔案室配備了數字化處理設備與數字化文檔檢索設備，寒山寺各項活動形成的大量文字與聲像記錄收集到檔案室之后由檔案室管理人員進行數字化處理與掃描處理，形成電子文件和PDF格式圖像文件，從而形成便于查詢與利用的電子文檔數據庫，根據用戶的信息需求予以提供。比如，前述提及的《寒山寺大事記》等就是根據檔案室存儲的數字化文檔和PDF格式文件編制而成的出版物。

檔案知識管理是指對檔案文件的信息內容進行深度挖掘和再加工，形成知識重組的檔案信息，然后根據社會用戶的需求有的放矢地提供服務。這是對檔案信息服務更高層次的要求，也是未來檔案信息服務的發展方向。目前，寒山寺檔案室對這一深層次的檔案信息服務尚處于摸索階段。隨著檔案室數字檔案資源的逐步增加和5G技術的廣泛應用，我們將進一步轉變管理理念，提高管理水平，逐步實現將目前檔案閱覽、復制及一般性文件傳遞服務提升到對檔案信息進行再加工、再處理或重組而形成符合知識管理層次的檔案信息服務。這既是未來檔案信息服務的發展方向，也是寒山寺檔案室今后檔案管理與服務的奮斗目標。

注釋與參考文獻

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