企業檔案資源規劃的價值取向及實踐前提

金鈴

摘要：企業檔案資源在現代企業發展中發揮著重要作用，開發利用檔案資源是企業檔案工作的重要內容，文章從企業檔案資源規劃層面出發，探索企業檔案資源規劃的價值取向。在此基礎上，研究企業檔案資源規劃的實踐前提，旨在為實現企業檔案資源利用的高效性和長效性提供一些啟示。

關鍵詞：企業檔案；資源規劃；價值取向；實踐前提

隨著現代企業制度的建立和發展以及企業所處競爭環境的變化，企業檔案作用由單維向多維衍生，更加強調其在助力企業經營決策、企業風險預警和打造企業文化等方面的重要作用。然而企業檔案管理的發展，尤其是企業檔案資源的規劃與建設并沒有與企業日益增長的信息需求相匹配。國家檔案局10號令的頒布，顯示了國家在宏觀層面上對調整企業檔案資源結構的重視。企業檔案部門需要順勢而為，及時轉變企業檔案資源規劃的價值取向，圍繞企業中心工作，為企業改革與發展提供精準、到位、優質的信息服務。

一、企業檔案資源規劃價值取向的內涵及影響因素

1.企業檔案資源規劃價值取向的內涵

企業檔案資源規劃的價值取向是指企業檔案資源的規劃主體基于企業檔案資源利用需求及企業對檔案的價值認同，對企業檔案資源的價值認定、結構調整、頂層設計、利用路徑等方面以一定方式采取的一定行動的行為傾向，以“企業檔案價值”為衡量標準，最終體現在價值選擇和決策行為中。該價值取向來自行為主體對企業檔案功能的認知以及對企業檔案部門角色和功能的定位，從而形成企業檔案資源規劃的價值體系和價值意識。

企業檔案資源規劃是“對組織機構所需要的信息從采集、處理、傳輸到使用的全面規劃”[1]。企業檔案部門在對企業檔案資源進行規劃時，其價值取向受到多方價值取向的綜合作用。為使企業檔案資源真正有效地發揮作用，在規劃之初，就需要分析用戶的價值選擇。企業檔案利用需求除了訴訟憑證、品牌建設、文化打造等外，隨著企業所處競爭環境日益復雜，企業發展面臨很多不確定性和風險，企業對與內外部環境信息關聯度大的內外部信息需求不斷增大。例如，企業檔案部門在進行檔案資源規劃頂層設計的時候，需要突出企業危機信息管理機制，挖掘出企業檔案中的相關信息，為企業提供預警；企業檔案部門跨前一步，基于危機風險點及相關領域的變化，主動搜集并協同相關部門分析危機產生的原因，借助檔案資源的情報價值實現風險預警的作用。

2.影響企業檔案資源規劃價值取向的因素

（1）企業發展對企業檔案資源規劃價值取向的影響

企業發展以及現代企業制度的建立提高了企業對檔案信息的需求度，檔案作為重要信息資源的價值逐漸被認識，促使企業檔案部門實現管理創新。企業檔案部門從業務需求的角度出發，對自身角色進行重新定位并且實現職能轉型；在此基礎上，確定與企業發展相適應的企業檔案資源規劃策略和實施路徑，使得企業檔案資源得到充分的挖掘，圍繞企業中心工作為企業提供信息保障和智慧支持。

社會的發展變革以及企業競爭形勢嚴峻使得企業在謀求生存發展之道時往往更加注重戰略管理理念和思維，更加關注企業發展各項政策的頂層設計。這種思維模式和行為路徑對企業檔案部門“因勢而為”產生影響，勢必也會影響其對企業檔案資源規劃的價值取向。基于此，企業檔案資源規劃的價值取向更傾向于對其價值發揮的預見性和目標精準性；該價值取向的設定也更強調在全程規劃的前提下，在規劃、整合、共享企業檔案資源時，與其他業務部門業務信息需求協同，在企業總體發展中互動。

（2）制度因素對企業檔案資源規劃價值取向的影響

企業檔案制度是站位于企業檔案科學且有效管理的高度，結合企業實際信息需求而制定的規范、準則性條款，就歸檔責任部門、歸檔范圍、借閱利用等進行了界定，一定程度上為企業檔案資源規劃價值取向限定了框架。具體而言，企業檔案制度中歸檔范圍的設定，很大程度上對企業檔案資源結構的科學合理與否產生重要影響。

企業檔案制度的建立、修訂往往一定程度上滯后于企業檔案業務實際，制度會造成檔案供給與利用之間的信息不對稱。企業檔案制度設計的優劣以及修訂及時與否，對企業信息質量狀況和企業信息運行狀況會有所影響。企業檔案部門在設定企業檔案資源規劃價值取向時，要考慮導致“供需”信息不對稱的制度因素，從而高于企業檔案制度去思考企業檔案資源規劃的價值取向。

（3）非制度因素對企業檔案資源規劃價值取向的影響

相對于檔案在企業治理過程中借以發揮作用的因素，諸如企業檔案制度等正式制度而言，非正式制度因素不容小覷。非制度因素指的是在企業檔案管理過程中自發形成的、非意識形態下約定俗成的行為模式。非制度因素在現代企業檔案管理中運用非常廣泛，例如檔案職業道德、業務指導水平等。

除了企業整體發展策略的引導之外，非制度因素對企業檔案部門的角色順利轉換產生重要影響，并影響企業檔案部門對企業檔案資源有效開發的自我組織、自我更新；非制度因素中的積極因子，更容易幫助破解企業檔案資源規劃的困局，糾正理論規劃與實踐推進的偏差，形成更趨于合理的檔案資源規劃實踐邏輯，從而影響企業檔案資源規劃的價值取向。

二、企業檔案資源規劃價值取向的轉向和定位

1.企業檔案資源規劃價值取向的轉向

隨著社會環境的變革以及企業的發展，企業檔案資源規劃價值取向并非一成不變。企業檔案資源規劃價值取向需與企業運行模式及企業發展要求相匹配，從過去的保存企業歷史、為借閱利用服務向為經營決策服務、為文化建設服務、為風險預警服務、為提質增能服務轉型。企業檔案資源規劃價值取向是企業實施檔案資源規劃建設的“風向標”。在企業信息需求變化和企業檔案部門職能轉型的前提下，企業檔案資源規劃價值取向發生轉向。

（1）企業檔案資源規劃主體：從一元主導轉向多元參與

以往企業檔案資源規劃更多地集中在企業檔案部門從館藏和檔案業務本身出發，就企業檔案資源的結構調整、資源優化、科學分類、提供利用等方面進行宏觀設計。事實上，由于各利用主體對企業檔案資源的認知程度、利用目的等不同，企業檔案資源規劃多元參與是必然選擇。多元參與企業檔案資源規劃不同于由企業檔案部門單一主體控制結構，強調堅持多元價值取向，在企業檔案部門的主導下，多元主體共同摸索企業檔案資源規劃的模式、定位和運作機制，實現企業檔案資源規劃轉型的實踐價值。

（2）企業檔案資源規劃理念：從宏觀規劃轉向需求導向

企業檔案部門以往在檔案資源開發利用過程中，堅持自上而下的原則，對檔案資源的開發利用先行做好宏觀規劃，設定相關的框架、規范和要點，推進檔案資源綜合集成，為各需求方提供信息服務。這種規劃理念往往會導致執行力疲軟、內容構造失衡、模式單一封閉等問題。企業檔案資源規劃的核心在于對企業館藏各類載體信息資源內容的規劃，而企業內外部各方的信息需求是引導檔案信息資源內容建設的根本。

（3）企業檔案資源規劃路徑：從簡單單一轉向系統多維

單一的企業檔案資源規劃容易造成檔案資源的浪費，不能充分實現其價值。“檔案信息資源用戶所需要的信息往往還會突破檔案信息資源的范圍”[2]，因此，真正規劃路徑轉型不僅是單一的“增量”式，而是基于“提質”的規劃路徑轉型。“系統多維”規劃路徑轉型的基礎是技術性規劃轉型，例如，在企業檔案資源規劃需求提出之后，需要基于調研、分析，采取統計分析、資源挖掘等技術手段，為實現該需求提供有效思路，借助內外部力量獲取專業的技術支撐。企業檔案部門需考慮到企業發展的各個方面，不再著眼于企業檔案資源的總量變化，而應該轉而關注各細化主題分類的資源體系結構變化，切實落實檔案資源的提質規劃。

2.企業檔案資源規劃價值取向的定位

企業檔案資源具有系統性，其涵蓋的內容需要考慮到不同層級、不同范圍的利用需求。無論哪一方面的薄弱點或信息盲點，均有可能影響到其為企業發展發揮應有的檔案效益。因此，企業檔案資源規劃價值取向的定位需要克服“短板理論”。當企業檔案資源不能滿足企業需求的時候，企業檔案部門應該重新審視企業檔案資源規劃價值取向的定位。該定位問題，首先涉及的是企業檔案資源管理體制的選擇問題。如果企業檔案資源管理僅僅是依附于館藏本身，不主動作為，為了開發而開發，則研究該定位問題是沒有意義的。正是企業檔案部門認識到自身的角色和職能轉變，才使得對于企業檔案資源規劃價值取向的定位研究具有意義。企業檔案資源規劃價值取向的實質載體將以“檔案信息資源庫”的形式呈現，在實施階段更加強調其為滿足需求定位推送的“質”。

三、企業檔案資源規劃的實踐前提

1.確定規劃的實施需求

企業檔案管理和企業檔案資源規劃在面向用戶時對信息需求的響應角度和路徑是不一樣的。在企業檔案資源規劃中，需求管理是首要實踐前提，通過對用戶需求的辨析、整理、描述，最終將用戶需求轉化為企業檔案資源規劃任務需求。對于企業檔案信息資源管理來說，需求呈現多維性、復雜性，需要企業檔案部門善于從用戶需求中精準地提煉出工作任務。需求管理是從抽象到具體的提煉過程，有一定的權變性，因此，企業檔案資源規劃應該破除傳統“自上而下”的思維模式局限，更加強調與需求部門的內外聯動，真正地讓企業檔案資源“活起來”“亮起來”。

2.構建規劃的運行體系

企業檔案資源規劃圍繞館藏資源以及規劃參與主體兩大元素開展，在這個過程中，參與主體基于館藏資源產生一定的關聯，每個主體的理性釋放，需要一套一定框架下的運行體系來維持秩序。構建企業檔案資源規劃運行體系要加入“管理”與“控制”兩個核心要素，使得規劃運行是一個全周期管理的連續過程且處于受控狀態。規劃運行體系的構建不能僅以國家、地區、行業制定的標準規范為依據，需要隨著企業環境以及企業檔案管理條件的變化動態調整。通過規劃的運行體系可以看清企業檔案資源的實施路徑、資源流向、風險控制和資源整合共享等。企業檔案資源管理在規劃的時候就需考慮到運行體系要對檔案資源實現全生命周期的管理，要有支撐規劃運行的長效機制；制定相應的標準規范為規劃運行提供保障和指導；搭建好技術平臺，支撐規劃運行體系所需的業務應用，確保體系運行預期可控。

3.設計規劃的管理流程

在企業檔案資源規劃系統中，多元參與主體要保持交流和信息溝通，互相了解對方的意圖和需求。以往的企業檔案資源建設主要依賴于檔案工作者而忽視了用戶，把用戶看成了“外行人”，勢必造成企業檔案資源建設的失效；“信息孤島”造成的流程缺失、流程斷點等問題，造成檔案資源開發利用的不連貫、不順暢。規劃管理流程的設計前提，就是通過不斷的交流、溝通，消除沖突，把企業館藏檔案資源與業務部門潛在的檔案利用需求聯系起來。根據該設計前提，以企業檔案部門現有的條件，建立常態化、可視化的管理流程；基于各業務部門的職責界定，形成頂層流程框架，然后逐層分解至“信息需求——供應——反饋”的點對點流程。通過不斷地調整和完善，逐步推進流程管理，把流程管理從工具、技術等層面上行至企業戰略層面。企業檔案資源規劃管理流程的落地必須要通過信息化手段才能真正發揮其應有的檔案資源效益和能量；流程信息化的過程中還需通過信息化手段對該管理流程進行測量、監控、分析。

企業檔案資源規劃價值取向定位和實踐的難點不在于企業檔案資源規劃本身，而在于如何在當下的企業檔案管理體制機制下重新調整和認識企業檔案資源規劃運行的過程，在于企業用戶的認同和信息利用適應度能否在實踐中不斷試錯并取得成效。企業作為企業檔案資源開發利用的最終受益者，應該為企業檔案部門提供更多支持，激發其資源規劃開發的積極性；同時為檔案資源開發利用的運行提供政策保護，為該運行創造良好的實踐環境。

注釋與參考文獻

[1]周曉英，宛玲.信息資源管理[M].北京：首都經濟貿易大學出版社，2012：89.

[2]呂元智.電子政務環境下檔案信息資源用戶需求實現分析[J].圖書情報知識，2006（4）：90-93.