對共享模式下報銷業務智能化應用的探索

袁建華 郭慧 李榮英 席志品 楊繼龍

[摘 ? ?要] 隨著信息技術的發展，智能財務越來越多地應用在企業管理實踐中，如何充分應用人工智能為企業經營在洞察業務痛點、提升運營效率、識別并控制風險等方面帶來重要價值，已成為各企業關注的重點。文章將從報銷業務全流程來探索共享模式下報銷業務的智能化應用。

[關鍵詞] 共享模式;報銷業務;全流程;智能化;OCR技術;語音識別技術

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2020. 21. 015

[中圖分類號] F232;F275 ? ?[文獻標識碼] ?A ? ? ?[文章編號] ?1673 - 0194（2020）21- 0032- 03

0 ? ? ?引 ? ?言

隨著企業財務共享工作的推進，集團中各子公司、分公司中標準化程度高、業務量大、重復性強的會計業務都將集中到共享服務中心進行流程化處理，發揮規模效益，降低運營成本，提高運營效率。人工智能在共享中心的應用將使機器作業取代大規模人工作業，使流程化的作業自動化、智能化，釋放人力資源，提高作業質量、作業效率，進一步降低企業運營成本。

1 ? ? ?人工智能在共享模式下報銷業務中應用的必要性及可行性

報銷業務作為財務共享的最前端，由于提單人和業務審核人對財務相關信息不敏感，導致業務在實際處理中存在困難。因此，通過精簡填單內容、優化簡化審批流程、建立簡便實用的移動應用、提升憑證自動化率可以更好地保證共享運營的體驗感。目前，科大訊飛在智能語音、圖像識別、自然語言處理、機器學習等AI領域較為成熟，為人工智能技術融入共享中心業務處理提供了技術保障。

2 ? ? ?人工智能在共享模式下報銷業務全流程中應用的探索

2.1 ? 填單環節

在現有填單環境下，影響客戶共享體驗感主要集中在單據填報上，如填寫內容涉及財務信息多，手動錄入易錯，信息重復錄入等問題。現階段，通過引入科大訊飛語音感知、OCR識別等智能應用場景，可快速實現從“填寫”到“點擊”，開啟極速報銷時代。

2.1.1 ?手機APP端語音交互式填單

使用手機APP端進行全業務端填單，引入語音識別技術，通過移動設備語音端口進行語音錄入填單。

2.1.2 ? 擴大應用OCR識別智能填單

將手撕發票、結算單等其他附件納入OCR識別范疇，當報銷人將發票、結算單等附件以拍照、文檔模式進行上傳時，系統根據后臺數據比對判斷填單類型，展示填單界面;掃描發票后，發票信息欄自動填充發票相關信息;在ERP發票預制表單中，可通過讀取票面的貨物明細、入庫單上的貨物編碼等信息，與后臺數據庫中的業務明細、ERP采購訂單進行比對，自動讀取采購訂單、憑證類型等內容。

2.1.3 ? 大數據分析，用戶偏好智能填單

填單時，系統根據后臺大數據判斷，自動選取填單人以前該類單據的填寫內容對部門分攤、費用要素等財務信息進行復制，填單人只需根據實際情況進行修改;如果未能找到填單人以前填單內容，則根據OCR技術提取的發票票面信息與數據庫進行比對，應用“知識圖譜”技術自動填單，由用戶自行進行判斷、修改。

2.1.4 ? 支持性附件結構化掛接

在差旅費表單中，可根據員工編號、身份證號于石油商旅平臺、服務平臺后臺數據庫進行數據抓取，如有關聯訂單、 出差申請則自動填充差旅費報銷表單;在費用報銷表單中，根據報銷人、報銷事由自動掛接結構化支持性附件;對于有合同的應付業務，待合同2.0系統上線后，合同文本可轉為結構化數據進行提取，自動填充表單中的結算信息。

2.1.5 ? 建立提單人員信用積分制

在共享服務平臺中建立提單人員信用積分管理系統，即根據提單人員填單準確度、退單率、是否超標審批、單據是否存在紅沖等內容對提單人進行綜合評分，排名越靠前的提單人員可優先享有單據優先處理、審核流程簡化等權益，正面激勵填單人準確填單，降低無效填單率。

2.2 ? 共享前端校驗環節

為提高用戶滿意度，降低退單率，按照最新流程優化設計思路，前置共享審核流程，即當業務人員填單結束后，表單先流轉至共享進行前端校驗，一方面有利于幫助業務人員正確填單，降低退單率，提高制證機器人的正確率;另一方面，能夠縮短因退單造成的單據流轉時間過長所帶來的用戶體驗感較差的問題。

2.2.1 ? OCR識別信息提取，實現業務表單、附件等關鍵信息的比照校驗

根據被服務企業財務要求，在表單審核前端嵌套業務類型與支持性附件比照關系。在OCR抓取附件關鍵信息時，會與前置邏輯進行一一比對，若存在附件不相符、缺少支持性附件等情況時，系統會自動提示用戶進行修改，若用戶忽視錯誤，繼續提單后自動流轉至共享人工進行審核。在費用結算附件多的情況下，通過OCR技術抓取“結算單”“驗收單”“金額”等關鍵信息，對附件進行篩選。

2.2.2 ? OCR識別+合同2.0系統，表單智能效驗

合同2.0系統上線后，可將文本中的“合同相對人”“合同金額”“結算方式”“質保金”等數據與OCR技術抓取影像附件中的關鍵信息進行比對，先經過系統初期篩查、判斷，符合標準的轉至自動審批流程，若有不相符情況的則流轉至人工進行審核。

2.3 ? 服務單位領導審批環節

2.3.1 ? 便捷提醒，智慧審批

優化領導審批界面，將表單內結算金額、合同名稱、重點支持性附件等內容進行高亮提示，幫助領導快速審核;對于需要加急的表單，可以將表單中的加急按鈕與審批人即時通、手機短信、微信進行掛接，待共享審核單據通過后，推送提醒領導審批。

2.3.2 ? 業務量自動提示

在被服務企業管理人員的服務平臺中增加工作量業務日歷，統計分析某一時間內該服務企業的提單業務開展情況，幫助管理人員實時掌握業務處理情況，更有計劃性的安排本單位的財務處理工作，例如，當出現某一月度業務量明顯小于歷史值時，則主動對管理人員進行提示，檢查是否存在業務未及時提交的情況。

2.4 ? 服務單位財務簽收審核環節

共享審核前置后，被服務企業的財務簽收主要負責對表單內容、影像進行審核，對于與邏輯不符內容，可用高亮顏色標記，同時引入OCR識別+語音智能功能，自動播報表單所含支持性附件，幫助財務簽收理清表單附件，實現便捷提醒、輕松審核。

2.5 ? 共享運營環節

由于填單前端的表單校驗功能，已經對表單與附件、發票之間的內容進行了初次檢查，因此在共享運營階段，可大范圍應用憑證審核RPA機器人，緩解當前運營中存在的人力成本高、經驗依賴高、審核效率低等問題。

2.5.1 ? 提升RPA機器人自主學習能力

基于規則處理的RPA機器人，充分利用機器學習、知識圖譜等技術，對規則、場景進行再學習和判斷，實現智能機器人換代升級。如：當出現如機器人制證（審核）邏輯不一致時，返回人工干預處理，機器人對人工干預處理結果進行二次學習，自動梳理字段與憑證之間的邏輯并進行修改。

2.5.2 ? 認知智能，去IT化規則配置

隨著運營平臺的不斷完善，業務規模相應擴大，可以將運營平臺的主系統與不同板塊的業務邏輯剝離開來，形成相互獨立的業務模塊。在配置上可以通過AI技術，將IT語言轉換為業務語言，直接對某一板塊進行業務修改，只在橫向水平上擴展業務，保證應用的高可用性，保證主系統的穩定性，降低對外部IT人員的高度依賴。

2.6 ? 客服應答

把服務平臺客服應答環節分為智能客服和人工客服兩個板塊，對于簡單的重復性問題，可利用智能語音進行解答，若無法滿足要求，再自動結轉至人工客服進行幫助，通過系統對簡單、重復性問題的過濾，減少人工客服工作量。

2.6.1 ? 智能AI在線客服，無須等待“一語直達”

當用戶撥打客服電話后，根據客戶咨詢問題的關鍵字，由智能AI先行解答，如解答完成，自行掛斷;如未能解答問題，或3次以上未識別的，再轉接至人工客服組。

2.6.2 ? 文本客服機器人，問題自動掛接

當用戶在客服界面輸入關鍵詞后，隨即推送關鍵字常見問題列表，用戶可選擇類似問題進行查看;若沒有相關問題，則自動轉接人工客服在線解答。

2.6.3 ? 智能呼轉，即時通一鍵掛接

在服務平臺中增加一鍵溝通功能，即在表單中點擊單據流轉人的頭像就能夠實時撥打語音通話或者自動鏈接即時通進行溝通，優化用戶體驗感，提高溝通效率。

2.7 ? 未來增值服務

伴隨著共享業務的不斷發展，后臺數據庫內容更加豐富，服務范疇可向兩大方向進行延伸，一是推進會計核算向經濟行為前端延伸，二是搭建面向未來的智能財務平臺。

2.7.1 ? 多平臺掛接實現一鍵報銷

打造前端消費連接口，與主流的消費和采購平臺集成，如京東、攜程、滴滴、連鎖超市、12306等，系統將這些平臺上員工的消費信息直接導入第三方消費系統完成，真正實現自動化費用報銷。同時，通過聚合大量的第三方消費平臺，為這些平臺導流，可以從上游供應商取得傭金為用戶返利，進一步降低用戶采購成本。

2.7.2 ? 人臉識別+語音支付，實現購銷一體化

在備用金申請、出差報銷等環節，引入人臉識別、語音支付等最新的安全控制和支付技術，結合個人信用體系的建立，實現公司實時墊付、備用金實時到賬等功能，提高資金支付的便捷性和支付效率，提高客戶的滿意度。

2.7.3 ? 大數據集成與智能應用

共享集中了大量財務數據，但與計劃、生產、銷售等相關數據集成度還不高，目前大數據拓展應用還比較受限。通過建立共享數據湖，做好與ERP等各類外圍系統的集成，形成數據抽取、清洗機制，促進大數據的利用。在深度上延伸到生產業務前端，向事中、事前延伸，提供控制與決策功能;在廣度上滿足被服務企業各項個性化需求，為其提供定制化服務，助力業財融合和業務轉型。

2.7.4 ? ?拓展數據端口，提高平臺的開放性與可擴展性

財務共享平臺目前已初具規模，為了打造更好的共享生態環境，需大力提升共享平臺的數據接口能力和程序二次開發能力。如可開發類似微信小程序的接入功能，通過代碼二次開發，進一步提升共享平臺的應用價值。

3 ? ? ?結 ? 語

本文結合財務共享中心采購報銷業務實際狀況和人工智能技術相關知識，從端到端全流程的角度探討了關于優化財務共享服務中心的人工智能技術的運用，通過運用OCR識別和語音智能，解決在全面推行共享業務發展中業務人員等填單困難、審核困難，提高客戶在共享業務處理中的體驗感。同時，人工智能技術的應用實現了共享業務處理的自動化與智能化，提高了業務處理的效率和準確率，為公司創造規模效應的同時也為服務企業提供了增值服務。

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