論茶葉外貿(mào)業(yè)務(wù)中商務(wù)英語信函寫作及翻譯

崔 寧

（青島酒店管理職業(yè)技術(shù)學(xué)院，山東青島 266100）

當(dāng)前世界經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動(dòng)越來越活躍，隨著我國改革開放，我國與世界各國的經(jīng)濟(jì)交流越來越多，對(duì)外貿(mào)易規(guī)模也與日俱增，對(duì)于商務(wù)英語的需求也在飛速增長(zhǎng)[2]。商務(wù)英語與日常英語相比有著很大的不同，具體表現(xiàn)在其應(yīng)用領(lǐng)域和具體要求上。日常英語主要用來人際交流，達(dá)到順暢、流利地表達(dá)想法和內(nèi)容的目的就足夠，但是商務(wù)英語的應(yīng)用更專業(yè)，要求也更加嚴(yán)格。它不單單是用于人際交往，更重要是用于正式的商務(wù)活動(dòng)中，特別是商務(wù)信函中，要求信息準(zhǔn)確明確，因?yàn)樗P(guān)系著貿(mào)易活動(dòng)的順利開展，錯(cuò)誤的英語表達(dá)和使用不僅會(huì)影響業(yè)務(wù)，更可能造成經(jīng)濟(jì)損失。

茶葉是中國對(duì)外商貿(mào)的名片之一，無論是在古代還是近現(xiàn)代，茶葉就已在對(duì)外貿(mào)易發(fā)展歷史上留下了獨(dú)特印記，也一直深受海外人士的喜愛，頗有人氣。因此，隨著茶葉外貿(mào)業(yè)務(wù)的不斷擴(kuò)張，商務(wù)英語發(fā)揮著越來越重要的作用，已然成為茶葉對(duì)外交流的一座橋梁。

1 商務(wù)英語信函特色

經(jīng)濟(jì)全球化不斷加深，世界各國合作日益緊密。中國加入世界貿(mào)易組織（WTO）標(biāo)志著中國與世界經(jīng)濟(jì)成功接軌，中國與各國貿(mào)易合作也步入新時(shí)期。得益于此，中國茶葉對(duì)外貿(mào)易也迅速擴(kuò)張，邁出了其發(fā)展歷史上的重要一步。英語在國際交流合作中發(fā)揮著不可或缺的作用，國際貿(mào)易雙方從洽談合作、建立商貿(mào)關(guān)系到達(dá)成貿(mào)易協(xié)議、履行商務(wù)合同都離不開商務(wù)英語信函，商務(wù)英語信函的撰寫也因此變得尤為重要。

1.1 商務(wù)英語信函的構(gòu)成

商務(wù)英語信函作為外貿(mào)業(yè)務(wù)開展的一座橋梁，有利于加強(qiáng)公司之間的溝通交流，促進(jìn)商業(yè)合作洽談，建立穩(wěn)固的商業(yè)關(guān)系。因此，它直接關(guān)系到合作雙方對(duì)彼此的認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，從某種程度上來說，商務(wù)英語信函代表著公司的形象，規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男藕転楣緞?chuàng)造良好的企業(yè)形象。按照國際慣例，商務(wù)英語信函的主要部分一般包括信頭、日期、、地址、稱呼、正文、結(jié)尾、簽名等部分，根據(jù)各公司的要求和習(xí)慣，還可增加編號(hào)、附件、抄送等部分內(nèi)容，特殊事項(xiàng)的補(bǔ)充說明則視特定情況而定。

1.2 商務(wù)英語信函的原則

茶有茶道，商務(wù)英語信函在寫作過程中也有其需要遵守的規(guī)則。商務(wù)英語信函寫作講究“7C”原則，即Clearness（清楚原則）、Conciseness（簡(jiǎn)介原則）、Correctness（準(zhǔn)確原則）、Concreteness（具體原則）、Courtesy（禮貌原則）、Consideration（考慮原則）、Completeness（完整原則）。在“7C”原則中，清楚原則是第一要義，要求寫信人明確目的，條理清晰，語言恰當(dāng)，表達(dá)準(zhǔn)確，讓對(duì)方能馬上了解到你所傳遞的信息，要避免模棱兩可、含混不清的表達(dá)，以防對(duì)方產(chǎn)生誤解。簡(jiǎn)潔原則是第二要義，它要求寫信人在保證內(nèi)容完整性的情況下，用通俗易懂、簡(jiǎn)明扼要的語言，禮貌地表達(dá)自己的目的。祈使句的運(yùn)用降低了商務(wù)英語信函理解難度，使得合作雙方的交流更加明白曉暢，有利于達(dá)成合作共識(shí)。只有充分遵守寫作規(guī)則，才能寫出一封優(yōu)秀的商務(wù)英語信函。

2 提高茶葉外貿(mào)商務(wù)英語信函寫作及翻譯水平策略

2.1 重視文化差異

迥異的歷史文化和歷史發(fā)展軌跡，使得東西方茶文化存在固然差異。面對(duì)這種差異，我們不能視而不見，相反，我們應(yīng)該引起足夠的重視。這就要求在茶葉外貿(mào)業(yè)務(wù)的商務(wù)英語信函寫作中，在保留自身茶文化時(shí)，也要尊重對(duì)方的茶文化，求同存異，通過交流和了解，不斷豐富自身茶文化。另一方面，我們也要注意中西方表達(dá)方式的不同，多了解一些語法使用以及語言習(xí)慣的背景，可以避免產(chǎn)生對(duì)英語表達(dá)的誤解。

2.2 注重人員培養(yǎng)

商務(wù)英語信函對(duì)內(nèi)容表達(dá)清楚性以及簡(jiǎn)要性的高要求，需要相關(guān)商務(wù)人員除了掌握英語基礎(chǔ)內(nèi)容，還應(yīng)具備高專業(yè)能力，強(qiáng)大的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備才能保證專業(yè)語言的自如切換。除此之外，商務(wù)人員還應(yīng)掌握并熟練使用茶葉行業(yè)的專業(yè)詞匯。培養(yǎng)優(yōu)秀人才需要高校、茶葉企業(yè)以及商務(wù)英語相關(guān)從業(yè)人員的共同努力。高校需要對(duì)理論知識(shí)進(jìn)行研究更新，歸納總結(jié)專業(yè)教學(xué)中出現(xiàn)的問題，調(diào)整教學(xué)方針，提高教學(xué)質(zhì)量[3]。茶葉企業(yè)則應(yīng)該為商務(wù)英語人才提供實(shí)習(xí)就業(yè)機(jī)會(huì)，在實(shí)踐中運(yùn)用所學(xué)知識(shí)，及時(shí)查漏補(bǔ)缺，提高自身的商務(wù)英語信函的寫作及翻譯能力。

3 茶葉外貿(mào)商務(wù)英語信函的寫作及翻譯技巧

每一封商務(wù)英語信函除了表達(dá)商務(wù)合作意向等信息之外，商務(wù)英語信函寫作水平的高低還傳遞著公司的形象，在一定程度上，彰顯著公司的業(yè)務(wù)水平和實(shí)力。而對(duì)方也會(huì)根據(jù)商務(wù)英語信函來了解和判斷其所包含的合作意向誠懇程度等信息，因此，商務(wù)英語信函寫作在對(duì)外貿(mào)易業(yè)務(wù)中變得尤為重要，關(guān)系著公司的專業(yè)性能力以及合作溝通的有效性，在業(yè)務(wù)往來中擁有不可忽視的地位。所以，外貿(mào)商務(wù)人員必須學(xué)會(huì)商務(wù)英語信函的寫作及翻譯。

商務(wù)英語信函的強(qiáng)實(shí)用性要求商務(wù)英語信函寫作有著統(tǒng)一的格式和嚴(yán)格的規(guī)范。專業(yè)規(guī)范的商務(wù)英語用語能展現(xiàn)公司業(yè)務(wù)專業(yè)性以及實(shí)力，為貿(mào)易合作的成功奠定基礎(chǔ)。商務(wù)英語信函的寫作及翻譯要遵循英語語法，按照英語思維方式以及文化習(xí)慣，將中文想法正確翻譯以及準(zhǔn)確表達(dá)，避免用漢語思維模式和語言習(xí)慣來進(jìn)行信函寫作及翻譯，杜絕漢化英語的表達(dá)，造成對(duì)方的閱讀障礙，阻礙貿(mào)易合作的開展。在商務(wù)英語信函寫作及翻譯中還需要注意信函對(duì)象、遣詞、造句、分段，信函的外觀等因素[4]，樹立以人為本的思想，在文字表達(dá)方面進(jìn)行優(yōu)化提煉，提高商務(wù)英語信函的可閱讀性，使其在外貿(mào)業(yè)務(wù)開展中發(fā)揮其價(jià)值。

3.1 明確信函對(duì)象

商務(wù)英語信函寫作及翻譯最基礎(chǔ)也是最關(guān)鍵的一步，就是明確信函對(duì)象。只有保證信函對(duì)象準(zhǔn)確無誤，才能確保外貿(mào)溝通的順利進(jìn)行。信函寫作及翻譯要尊重信函對(duì)象文化和習(xí)慣，按照對(duì)象的要求和規(guī)定進(jìn)行寫作，方便信函對(duì)象理解信函內(nèi)容，把握信函中心思想，提高溝通交流的效率。

3.2 注意遣詞，表達(dá)清楚

商務(wù)英語信函寫作的一個(gè)目標(biāo)是要用最少的詞表達(dá)最豐富的內(nèi)容。所以詞匯的選擇和運(yùn)用發(fā)揮著重要作用。簡(jiǎn)單準(zhǔn)確的用詞是效果最佳的。相關(guān)閱讀理解的研究調(diào)查表明，當(dāng)文章難度稍低于讀者的正常理解水平時(shí)，讀者能更好更快地理解。在外貿(mào)商務(wù)英語信函中，不能因生詞而讓信函對(duì)象花時(shí)間和精力去查詢，而是應(yīng)該選擇短小精悍的簡(jiǎn)單詞匯，確保信函對(duì)象能迅速準(zhǔn)確地理解信函內(nèi)容。這樣既展現(xiàn)了專業(yè)態(tài)度，也降低了產(chǎn)生誤解的可能性，提高了溝通的有效性。專業(yè)用語和行業(yè)術(shù)語的使用更加需要注重表達(dá)的準(zhǔn)確性。

3.3 注意造句，突出重點(diǎn)

商務(wù)英語寫作不同于一般英語寫作，不追求句式的多樣性和結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。因此在造句是不應(yīng)加大語句的復(fù)雜程度，相反應(yīng)該追求語句簡(jiǎn)短精煉。商務(wù)英語信函語句的長(zhǎng)度一般是15-18個(gè)單詞。如果語句過長(zhǎng)，讀者可能會(huì)跳過部分內(nèi)容，導(dǎo)致理解錯(cuò)誤，解決這一問題的方法是拆分句子，將一個(gè)長(zhǎng)句變成由幾個(gè)短句結(jié)合而成的句子。長(zhǎng)句太多讓人無從下手，太多短句則讓人閱讀起來過于瑣碎，因此，長(zhǎng)短句交錯(cuò)是商務(wù)英語信函的最佳表達(dá)方式，也具有最大吸引力。除以之外，一句話在表達(dá)上要有重點(diǎn)，一般情況下，句首、句尾的內(nèi)容應(yīng)該得到突出。如果將重要信息放在語句的中間部分，可能會(huì)被讀者忽略。重要信息要運(yùn)用造句技巧，強(qiáng)調(diào)其特殊性，利于信函對(duì)象在閱讀過程中把握重要內(nèi)容。。

3.4 注意分段，方便閱讀

商務(wù)英語信函在內(nèi)容排版上要注意分段，起始段落與結(jié)尾段落的長(zhǎng)度最好控制在3-4行，而其他中間段落也應(yīng)該控制在8行以內(nèi)。如果段落過于冗長(zhǎng)，容易導(dǎo)致信函對(duì)象沒有時(shí)間進(jìn)行詳細(xì)閱讀。如果段落過于短小，則難以準(zhǔn)確有效地傳遞足夠多的信息和內(nèi)容。作為起著總結(jié)陳述的作用的結(jié)尾段落，也應(yīng)該講究簡(jiǎn)短扼要，直擊要害。信函內(nèi)容表達(dá)得越清楚準(zhǔn)確，目的達(dá)成的可能性越大，也越能取得期待的成果。

3.5 確保信函格式規(guī)范，外觀漂亮

除了信函內(nèi)容的簡(jiǎn)練準(zhǔn)確外，信函的外觀同樣至關(guān)重要。一個(gè)人干凈整潔的外觀能給別人留下美好的印象。同樣，一封信函的外觀整潔與否也關(guān)系著信函對(duì)象對(duì)公司印象好壞，甚至決定是否決定了對(duì)方是否愿意與你開展合作。選擇合適的字體和字號(hào)能夠方便閱讀。字體要統(tǒng)一，不要同時(shí)使用多種字體，以及字體要正式，不可潦草隨意，不利于辨認(rèn)。字號(hào)在適宜閱讀的標(biāo)準(zhǔn)下，應(yīng)大小合適，慎重選擇。太小或太大都不利于讀者的影響信函閱讀。雖然大寫、粗體、斜體、下劃線等可以突出內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，但這些功能的濫用反而增加了閱讀難度，使它們喪失了原本正常的功能。所以，我們?cè)谛藕幸侠砜刂茟?yīng)用這些功能，才能保障作用的發(fā)揮。

4 結(jié)束語

我國作為茶葉大國，具有有悠長(zhǎng)的茶葉歷史和包容的茶文化，越來越多的茶葉企業(yè)想要進(jìn)入國際化市場(chǎng)，首先就是要學(xué)會(huì)商務(wù)英語信函的寫作及翻譯，只有行之有效的商務(wù)信函才能打開交流合作的大門，從而打開國際化市場(chǎng)。在此基礎(chǔ)上，掌握好商務(wù)英語信函寫作及翻譯的技巧，并將它們靈活地運(yùn)用在實(shí)際商務(wù)信函中，才能讓外貿(mào)業(yè)務(wù)更加順暢地展開。