企業檔案管理信息化建設問題分析及創新思路

敬小霞

摘 要：在企業信息系統中，檔案資料是極為重要的組成部分，對檔案信息進行科學管理具有舉足輕重的意義。由于當前檔案管理領域中存在管理水平落后、信息化建設缺乏長遠規劃、安全性不達標、人員素質不足以及信息化專業水平低等問題，企業的發展受到了一定的不利影響，因此必須采取針對性措施，提升信息化建設質量。

關鍵詞：檔案管理信息化建設;重要性;總目標;問題;創新策略

1企業檔案管理的重要性

企業在各種復雜業務的經營過程中產生了越來越豐富的數據信息，這就要求企業針對檔案管理工作采取進一步的規范化措施，從而確保檔案管理的質量和效率。事實上，企業的檔案管理職責范圍包括對公司檔案資料進行全面記錄與整合，從而幫助管理層及決策人員從豐富的檔案管理數據中把握公司日常運營的實際情況與基本特征，決策人員需要對企業運營過程中的風險有深入、清晰地認識，做出更有利于規避風險、創造可觀收益的決策。此外，企業形成完善的檔案管理數據還能形成強大的技術支持作用，幫助企業管理層對市場發展狀況及企業自身的業務運營形成客觀判斷，為企業創造更大的獲益空間。總之，建設全面的檔案數據庫，可以為企業開展業務運營提供基本的數據支持，從而維護企業的正當核心利益，檔案管理對于企業的發展具有不可否認的重要價值。

2檔案信息化建設過程中存在的問題

2.1建設速度緩慢

隨著科學技術的突飛猛進發展，各大工程企業都開始探索檔案信息化的建設進程。結合我國現階段的工程企業檔案信息化建設水準來說，盡管很大一部分工程企業已經為相關建設投入了大量的人力、物力資源，但是客觀來說，我國的工程企業檔案信息化管理進程依舊無法跟上經濟建設的腳步，整體來說，相關建設工作缺乏規范化的行業標準，不具備健全的管理體系。尤其是在工程企業中，企業涉及的相關信息十分龐雜，且信息分散，提高了管理難度。除此以外，很大一部分企業偏重傳統的紙質檔案，對紙質檔案的依賴性較強，沒有將發展重點放在檔案信息化建設方面。

2.2缺乏相應的技術投入

和專業管理人員企業檔案信息化建設對于信息互聯網技術的依賴性較強，傳統紙質檔案資料的管理要求不高，無論是技術還是專業人員，只要能進行簡單的分類歸檔就都能勝任管理工作。但實現信息化之后，檔案管理形成了數字體系，且需依賴相關儀器設備的支持，但不少企業考慮到技術的使用和專業管理人員的聘用或培訓都需要更高的投入，或是認為信息化管理沒有必要，從而導致相應的技術人員和管理人員不到位，由此延緩了檔案管理信息化建設的進程。

2.3安全性的缺乏

企業信息系統的安全對企業的整體發展有著重要意義，一旦發生企業數據、檔案信息外泄的問題，都會給企業帶來難以承受的經濟損失。企業檔案管理的安全性首先表現在網上電子文件、有關文檔的安全使用上，如果檔案管理人員在信息查詢、提取與使用過程中操作不當，會影響檔案的完善性與準確性;或者檔案管理人員對信息系統的維護不到位，也很可能導致文件遺失。

3檔案管理信息化建設的創新思路

3.1推進檔案信息安全保障建設

互聯網的推廣運用改變了群眾的生活方式，為企業工作提供了巨大的便利，但網絡系統內也存在巨大的安全隱患。企業的檔案管理不善將可能導致內部信息的泄漏，進而影響企業的經濟收益。為此，需要對信息系統運行狀況進行全面監控，保障檔案信息安全。

3.2制定管理規范，健全和完善標準體系

隨著科學技術的持續發展和進步，企業管理日益步入精細化管理，檔案管理也應與時俱進，創新出一套更符合現代社會的模式，被現代社會所接受，被工作人員所接納，規范檔案管理流程，為實現企業檔案信息資源管理各環節的有序銜接和持續發展奠定良好的基礎。制定相關的管理規范，一方面可以約束工作人員，另一方面還可以警醒告誡工作人員對待檔案管理要細心。

3.3.構建信息資源共享平臺

信息資源共享平臺主要是針對那些服務于企業內外人員的一般檔案信息而建立的，旨在方便相關人員查詢、調用和傳播特定的檔案信息。盡管信息并不是機密的，但也要做出嚴格的規定，重點在于檔案信息的歸類、分級，要求不同類型和級別的檔案信息，要在規定范圍內進行交流，可接觸的用戶也要根據信息的級別進行劃分，避免越級或非企業人員隨意訪問。

3.4重視檔案管理工作，對檔案進行電子普查

企業單位在長期的信息化建設過程中，需要對檔案的信息化管理保持一定的關注，并且通過完善相關機制體系來推動信息化成為現實。因此，企業要推動檔案電子普查工作的步伐，通過對海量檔案信息的查缺補漏，刪除內部無價值的內容，借助信息平臺及電子技術等對檔案展開全面清查，對檔案各自的內容及價值進行清晰界定，確保全部的檔案資料足夠實用。從總體上看，這能夠幫助企業單位有效節約資金、人力成本，提升檔案管理的準確性及經濟性。

3.5培養或外聘專業檔案管理信息化建設人才

針對企業檔案管理人員進行相關技術培訓，或根據企業需要聘請專門的信息化建設人才，要求：第一，必須具備高素質，包括對企業檔案信息保密的職業素質，要能夠不斷研發企業檔案管理優化相關的信息技術，同時能夠遵守相關保密規定，不越級查詢其他級別檔案信息等。第二，必須具備過硬的能力，知識儲備要充足，熟練掌握檔案管理的內容及流程;具備較強的信息化技能，能夠應對網絡維護、軟件開發等高難度工作，如此才能有效地完成企業檔案管理信息化建設任務。

4結束語

對企業檔案管理信息化建設問題的探討意義重大。相關人員要意識到該項事業建設的重要實用價值及其可能面臨的挑戰，并在此基礎上提出檔案管理信息化建設的創新思路，重視檔案管理工作，對檔案進行電子普查，規范檔案分類，提高檔案使用效率，提高檔案管理人員的信息化專業素質和水平，推進檔案信息安全保障建設。

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