“互聯網+”時代檔案管理工作 發展的新路向

呂中元

21世紀，檔案管理正在步入“互聯網+”時代。在網絡等信息通信技術發展基礎上形成的“大數據”，“以開放、平等、參與的方式重構商業模式和人的行為方式”[1]。這種技術帶動下，社會變革深刻影響著檔案管理工作，社會需求也促進著檔案管理工作變革。檔案管理工作處在體制改革和技術進步兩大挑戰的“夾縫”狀態，充滿著未知、選擇、競爭和機會，因此，檔案管理工作的思維和技術“不斷發展變化，以便適應文件性質、文件形成結構、文件保管系統和文件利用等方面的劇烈變化，適應社會、文化、法律、技術、哲學等方面的發展趨勢”[2]。

一、管理對象的變化

（一）檔案載體的變化

一直以來，紙質檔案就是我國各級檔案館（室）所藏檔案的主體。早在2008年，“各省市、自治區、直轄市各級國家綜合檔案館館藏案卷級檔案達193167878卷，較上年增加17688882卷，增幅達10%”[3]，而到2011年各級國家檔案館館藏已達3.3億卷，到2020年，將達到6億多卷。[4]在紙質檔案迅速增長的同時，電子檔案則有了更明顯的增長速度，占有的比重也越來越大。

20世紀90年代以來，在“金”字工程等持續性政策推動之下，信息技術應用于各行各業，組織機構運轉平臺向電子環境遷移，許多領域的業務記錄正逐步實現電子化、無紙化。據國家檔案局2006年進行的調查顯示，“已有近 80%的中央和國家機關、中央企業采用辦公自動化或電子政務系統，產生各類電子文件近 2 億件”[5]。同時，信息技術應用背景下的電子檔案的格式也日益豐富，字處理文件、圖形文件、音頻文件、視頻文件、多媒體文件、超媒體文件、數據庫文件等都成為檔案的新形式。

（二）檔案內容的變化

在網絡化的信息時代，公眾對檔案的社會文化及保護個人利益的訴求越來越高，希望檔案內容不僅要反映政府的職責和保護公民的利益，而且還需要更多地為公民提供集體記憶，讓他們能夠在集體記憶的架構下找回自己的地方感、根源感。在這種新的社會訴求下，檔案工作要以“以人為本”，“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”。如廣東省在建立幸福檔案資源體系建設的過程中，主要實施了“整合‘體制內和‘體制外的檔案資源，改善館藏結構、主動記錄普通人的幸福、社會建設歷史影像、主動收集改善人民精神生活和物質生活的重大活動檔案、廣泛征集民間文書、口述檔案”[6]。

二、管理手段的調整

當前檔案館館藏檔案的形態和長久以來傳統檔案管理手段的傳承，讓夾縫中的“檔案管理工作”必然要面對“以紙質檔案管理為基礎的傳統模式”和“基于電子檔案的各種管理難題”的艱難選擇。

（一）傳統管理手段的深化

社會解構思潮和社會記憶建構讓人們對檔案概念的理解發生了變化，檔案工作的重點也由保管記錄活動的證據轉變為確保這種證據的確實產生，檔案工作者也成為了檔案遺產的積極塑造者，也成為檔案形成過程中的積極干預者。

當前網絡交互技術讓檔案著錄等傳統的業務環節有了改變的可能，也引發了公眾對檔案新的社會訴求。美國的“Citizen Archivist”項目則是一個較好的例證，美國國家檔案館不遺余力地將館藏檔案盡量公開，并借助互聯網開展多樣行動，利用Tag （標簽法）模塊實現鼓勵公眾參與檔案著錄，通過Transcribe （轉錄）模塊實現鼓勵公眾參與檔案轉錄，通過Edit Articles（編輯）模塊實現鼓勵公眾參與檔案編纂，通過Upload&Share （上傳與分享）模塊實現鼓勵公眾參與檔案數字化及檔案資源分享。[7]“Citizen Archivist”項目為我國檔案管理傳統手段的變革提供了很好的借鑒和啟示。

（二）基于電子環境的檔案管理

電子文件的興起推動了檔案界前端控制思想、全程管理理念和文檔一體化的進行，促使檔案管理能夠延伸到文件生命周期的全過程。電子文件（檔案）時代，檔案工作關注文件的整個管理流程，即實現了檔案業務關注從“點”到“線”的關注。在電子文件（檔案）管理模式的變革下，文件（檔案）管理系統也普遍得到應用，管理系統將業務活動的流程“集成”，在管理目標范圍內經由技術手段，將文件（檔案）管理與業務活動互聯起來。這種管理方式的變革與組織管理變革緊密相連，以信息技術為手段，對組織中文件信息流重新組織，達到業務流程重組。

信息處理方式的變革，電子文件的爆炸式增長，數字傳播方式的異軍突起，使得檔案傳統載體形態開始向數字形態過渡。在檔案虛擬載體環境下，檔案管理的主要環境逐漸向電子環境遷移。這種虛擬環境下，檔案工作的關注點能夠從文件表層信息深入到文件所記錄活動背后錯綜復雜的聯系，分析組織間網狀的、多層次的信息關聯，并借助性能不斷優化的信息平臺，將組織的關聯信息向利用者提供智能化、個性化服務。

三、管理思維的深化

（一）互聯網思維

在當前盛行的社交媒體網絡中，形成了各種各樣的痕跡，越來越多元，這些都成為新的技術環境下檔案新的形式。對于這些新形態檔案的管理，檔案管理工作必須融入互聯網思維，運用互聯網思維管理。

2014年5月，上海市政府確定涉及28個市級政府部門涵蓋公共安全、公共服務、交通服務、教育科技、產業發展、金融服務、能源環境、健康衛生、文化娛樂等11個領域的總計190項數據內容作為2014年重點開放領域。[8]上海市作為我國政府數據向社會開放的引領者，此次大范圍的公開政府數據，也警醒著檔案管理工作必須重視“互聯網思維”。

（二）社會記憶思維

在互聯網技術興起后，網絡成為了傳統媒體時代“沉默的大多數”討論公共事務、平等表達觀點、記錄個人生活的活躍平臺。公眾在公共網絡上的各種活動形成了海量的原始數據，而對這些原始數據形成、貯存、檢索和傳遞等方面的有效管理成為檔案工作者必須面對的問題。來源于普通公眾社交行為的各種數據是數字時代社會記憶的有效留存，反映了當前大變革時代權力轉移的路徑，檔案工作者有義務介入這些原始數據的各環節。

網絡“去中心化”讓電子形態的社會記憶與權力主體的變遷實現了有效的結合，電子文件的價值最好地詮釋了信息技術給權力轉移帶來的影響，也很好地詮釋了夾縫時代檔案工作者的“互聯網思維”。

（三）數字記憶思維

“數字記憶思維”在此處主要理解為數字思維與社會記憶思維的結合。數字網絡讓社會更好地實現了機會均等，在這個機會均等的權力格局中，傳統科層制的權力結構受到影響，賦予權力、分散權力、轉移權力成為常態，“使社會的政治權力由強制化向柔性化、垂直化向扁平化、集中化向分散化、控制化向交互化、間接化向直接化方向轉移”[9]。權力的轉移促使了權力“強權性”的減弱，在這種弱化的過程中，普通公眾檔案得到更廣泛更有深度的留存有了可能性。

公眾檔案留存的可行性在數字環境下得到了很好的實現，網絡技術的發展和網絡社會的出現打破了權力階層對數據的控制局面，讓公眾在網絡世界能夠很好地產生檔案、留存檔案，公眾在網絡上的痕跡留存也更好地見證著時代的發展，公眾的網絡數據也更真實地構建著社會記憶。

四、管理技術的提升

當前，信息技術通過對增量和存量電子文件的科學管理及有效控制，促進電子文件存儲密集、生動直觀、處理靈活、檢索快捷、傳播迅速等優勢的顯現，有力地提升電子檔案資源的豐裕度和細粒度，推動著檔案管理工作的跨越發展。

（一）數字檔案館建設的深化

數字檔案館作為現代信息技術發展形勢下出現的新型檔案信息管理模式與組織形式，概念上有過“虛擬檔案館”、“電子檔案館”、“無墻檔案館”的歷程。從“虛擬”“電子”“無墻”等概念的描述中，大概可以感知到數字檔案館的特征。數字檔案館通過現代信息技術的運用，對傳統檔案管理流程和理念進行革新。

數字檔案館在多年的探索中，充分運用數字化技術、多媒體技術、計算機技術、網絡技術、數據庫技術、通信傳輸技術等實現管理現代化和服務智能化，已經形成了基本的功能模塊：能夠實現不同來源、不同格式、不同技術標準的電子檔案的倉儲化;實現不受時空限制的遠程信息服務等，并在向互操作式、網站群式的“數字檔案館群”方向發展。

（二）關聯式信息服務的實現

云計算作為當前信息化發展的重要運用，能夠提供技術支持實現海量數據之間關聯關系的挖掘。在當前海量數據環境下，最大的改變就是關注相互關系，依賴歷史數據的積累，進行進一步的挖掘。目前，大數據挖掘在我國檔案管理工作的檔案服務中有很廣的應用空間。在檔案資源開發、開放的決策中，可以基于檔案用戶利用數據和需求數據的挖掘[10]，在得到需求數據之后，再進一步挖掘館藏資源與需求之間的關聯，這樣可以實現精準服務和有效管理。這種尊重數據、基于數據基礎的決策結果將更加有效。關聯式信息服務的推進將促使檔案資源內在關聯得到挖掘，實現集成和增值，同時也將提升檔案信息服務的個性化和智能化水平，同樣大數據式的挖掘將促使構建更加完整細致的數字社會記憶資源庫。

參考文獻：

[1] 沈小根.信息技術專家毛新生做客《文化講壇》 大數據 正在改變你我[N].人民日報，2014-6-6（12 ）.

[2] [加]T·庫克.1898年荷蘭手冊出版以來檔案理論與實踐的相互影響[C]// 國家檔案局，中央檔案館編.第十三屆國際檔案大會文件報告集.北京：中國檔案出版社，1997：145.

[3] 馬振犢，等.“十一五”期間全國檔案資源建設與整理鑒定概況[EB/OL].中國檔案學術網，（2011-5-11）[2014-7-2].http：//www.idangan.com/Achievement_info.asp？id=270.

[4] 參見楊冬權.關于隨館藏數量增加而相應增加各級國家檔案館人員編制的提案[N].中國檔案報，2013-3-7（1）.

[5] 尹曉宇.守護國家的數字記憶[N].人民日報， 2007-6-28（14）.

[6] 趙躍飛.未見平民史[J].中國檔案，1999（1）：28.

[7] 穗言.幸福檔案體系建設初探[J].檔案學研究，2011（3）：48-53.

[8] 參見http：//www.archives.gov/citizen-archivist/.

[9] 參見上海推進政府數據資源向社會公開[EB/OL].鳳凰網，（2014-5-19）于[2014-7-2].http：//finance.ifeng.com/a/20140519/12357588_0.shtml.

[10] 劉建華.論網絡社會的政治權力轉移[J].廣西師范大學學報（哲學社會科學版），48（3）：25.

基金項目：本文系湛江市哲學社科規劃學科共建項目成果，項目編號：ZJ20GJ02

作者單位：嶺南師范學院檔案館