基層人社檔案管理工作存在的問題及策略探討

寧鳳霞

摘 要 目前我國多地區基層人力資源以及社會保障部門在多項業務辦理過程中建立的檔案種類繁多，檔案覆蓋面較廣，與廣大群眾自身發展等多方面存有較大聯系。當前要注重全面提升檔案管理工作成效，為社會群眾提供優質高效化的服務，是新時代基層人社檔案管理部門發展的重要目標。

關鍵詞 基層人社檔案;管理問題;策略

各地區基層人設檔案管理中在多項業務辦理中能產生諸多檔案，各類檔案資源覆蓋面較廣，種類繁多。其中不僅包括基礎性的人事檔案，還包含勞動者就業失業、工資福利、社會保險參與繳費、招錄考試、勞動維權等多方面檔案資料。各類檔案集中整合利用是基層群眾用于個人職工身份判定、參與社保政策、職稱申報、工資幅度調整、退休年齡判定、各類人事檔案證明材料出具的重要憑證。目前基層人社檔案管理工作開展中要積極為廣大群眾提供多項服務，能有效提升民生發展水平，推動人社檔案管理工作全面發展。

1基層人社檔案管理工作存在的問題

1.1 在人事檔案管理工作開展中缺乏專業化技術人才

現階段基層人社檔案管理活動開展中面對的檔案管理數量較多，各類檔案資源種類繁多，要注重選取規范化的分類保存設施，將諸多不同類型的檔案管理上交給專業業務部門集中管理。但是分類管理模式應用中存有諸多問題，受到人員、辦公條件等要素限制，有諸多業務部門未能設定專業化的檔案室，尚未組織專業化管理人員實現規范化管理。比如目前部分群眾城鄉居民養老保險參保檔案通過基層鄉鎮勞動保障部門進行管理，但是由于基層勞動保障部門管理庫房建設不規范，專業人員較少，尚未配置專門的檔案管理室，將會導致檔案資料難以得到有效保管。已有的檔案室設備陳舊，管理模式較落后。針對檔案資料收集整理以及歸檔操作尚未擬定完善的標準，相關經辦人員工作中隨意性較大，對檔案管理完整性具有較大負面影響[1]。

1.2 人社檔案信息化建設速度較為滯后

目前部分地區基層人社部門在檔案管理中主要是對紙質檔案資料集中收集歸檔，多數是選取手工檢索方式。在具體操作中，針對各項檔案資料查詢，信息搜尋速度較慢，復制量較多，將會導致檔案資料受到不同程度磨損。其中手工檢索整體效率較低，難以最大程度適應人社活動要求，對各項現代化技術難以高效化利用，將會對各個部門信息傳遞效率產生影響，難以實現多項信息高效化傳遞。

1.3 在檔案管理工作開展中未能擬定統一化管理機制

目前基層人社部門檔案管理專業專職人員設定較少，諸多人員是選取兼職模式，在管理中缺乏先進的檔案管理經驗，制度建設、人才培養方面存有諸多問題。相關基層人員以及管理人員對檔案管理活動重要性認識不足，對檔案管理工作缺乏有效重視。人社局檔案管理人員處于兼職工作，崗位調動較為頻繁，致使諸多檔案管理人員專業業務不精通，個人職業素養較差，會導致諸多檔案信息資料丟失。各個部門人員編制不完善，尚未建立專業化培訓系統，導致專業人才隊伍建設成效較差。

2提高基層人社檔案管理工作成效的對策探析

2.1 推動檔案管理信息化建設，突出檔案室信息中心地位

基層人社檔案管理中要做好檔案價值、利用頻率、實效性等方面集中分析，針對部門需長久保存的紙質檔案集中掃描，將其轉為電子檔案，便于及時查詢。其次，要注重全面開發人力資源社會保障檔案信息應用系統，建立數據信息庫，以社會保障卡號碼為基本目錄。檔案室構建中要注重與個人養老保險、生育保險、醫療保險、失業保險、勞動監察等系統有效對接，對電子檔案實施動態化管理。長期發展中，保障干部調任信息、職稱評定信息、個人參保繳費信息等均能通過社會保障卡以及個人信息集中搜尋。用戶基于人社檔案個人信息查詢終端，輸入相應的社會保障卡能有效獲取個人多項資料信息，提高檔案信息查詢效率。最后，還要強化內部信息共享體制建設，對人社檔案目錄實施高效化的動態化監管，確保檔案服務部門與多個業務部門能強化信息數據獲取，保障檔案信息應用有效對接，實現多部門信息共享?；谌松缦到y檔案信息管理平臺，能強化各部門工作效率，優化人社部門服務內涵以及服務成效[2]。

2.2 集中整合多項資源，實現檔案室統一化管理

當前要注重對人社系統中不同業務經辦部門檔案室集中整合，基于統一管理、分類保存等基本原則，建立完善的人社系統標準化檔案室，這樣可以對人力資源、專業設備、場地資源等集中整合，對各類檔案實現統一化管理。在檔案室建設內部，對不同業務活動基本特征合理分析，做好個人單位、個人信息、年份時間、保險類別等有效分類，做好細化管理以及分類保存，便于對各項資料集中查找。在工作流程劃分中，要注重做好檔案資料收集、整合、鑒定、管理、數據統計、信息檢索、編研、利用等流程劃分，強化各個業務部門多項業務有效連接，這樣能做好檔案資料集中收集，實現檔案資料有效歸檔，集中控制檔案具體流向。注重統一化管理，對各類檔案利用資源規范化配置，強化檔案硬件設施建設以及人員專業能力建設，突出檔案資源應用效能，提高檔案管理成效。

2.3 強化管理人員培訓，提高檔案管理人員綜合素質

目前人社檔案關乎個人職位晉升、工資待遇、社保繳費、退休審批等相關問題，檔案記錄的各項內容與個人生活之間具有較大聯系，因此當前要注重提高檔案管理精確性。管理部門要注重推動檔案管理隊伍專業化建設，調取更多政治素養較強、責任意識將強的人員，建立人社檔案統一化管理團隊。建立科學化的檔案目標管理體系，擬訂完善的檔案管理制度，對檔案管理各環節劃分相應權責。對檔案管理人員多項工作有效分工，提高人社檔案管理工作綜合成效。

3結束語

綜合上述，基層人社檔案管理中包含的各項業務較多，在管理工作開展中仍舊存有諸多問題。當前要注重集中整合各項問題，強化檔案管理人才培育、推動檔案室統一化管理、強化檔案管理信息化建設，提高基層人社檔案管理工作綜合成效。

參考文獻

[1] 吳蔓玲.基層人社檔案管理工作存在的問題及策略探討[J].魅力中國，2019（27）：33.

[2] 郭玉梅.網絡時代基層單位人事檔案管理研究[J].檔案管理，2020（4）：86，88.