企事業單位檔案管理業務監督與指導淺析

文/呂浩 劉倩（.江蘇省丹陽市人力資源和社會保障局；.江蘇省檔案館）

國有企業單位檔案是對單位工作和人員的信息記載，反映了工作的內容、工作的進程和人員的變動，是國有企業不斷發展的一個重要構成部分，因此對單位檔案進行監督和指導是一個非常重要且不能含糊的步驟。隨著科技的高速發展，信息化的管理方法不僅能縮減在管理上花費的精力，而且還可以提高管理質量，因此要對檔案管理人員進行相應的技術培訓以促進檔案管理人員素質提升，使工作人員能夠在以后的工作過程中操作更快捷，提高管理工作的效率和質量。

最后是科學解讀下的恐怖類型片與驚悚類型片，這兩種類型的影片都會在結尾階段，以嚴密的邏輯安排或有據可循的科學解釋，對玄之又玄的劇情予以合理化闡釋。比如《催眠大師》、《京城81號》，都是人為的裝神弄鬼來解釋了影片中的靈異現象。

一、檔案管理業務監督與指導工作出現問題的原因

企事業單位所應用的現代科學化管理模式是通過大數據技術對于人員的檔案收集、分類和整理，相對于傳統來說不管是前期整理還是后期查找都要更加便捷和高效。所以說現在最重要的是對人員的技術進行指導和監督，促使檔案查詢和檔案的儲存能夠更加順利，不僅僅節省空間而且還提高了工作與查詢效率。從目前信息管理的方式來看，現在信息化技術電子信息的儲存已經代替了紙質檔案的管理，并實現了對文字圖片、音像的數字化媒體保存，大數據技術檔案管理已經代替了傳統檔案管理模式，因此通過檔案管理業務存在的問題入手對針對性的解決策略進行分析是有必要的。

一是旅游電商觀念薄弱。農民對于旅游電子商務這個新生事物認識不夠，缺乏參與積極性和主動性。二是人才匱乏。鄉村旅游電子商務經營者大多是當地村民，開展旅游服務和營銷推廣的業務能力較低。因此復合型人才的培養成為融合發展的關鍵因素。

（一）從事企事業檔案監督與指導的工作人員缺乏

在國企事業單位檔案管理的監督和指導事務中，很多工作職員覺得這僅僅是對檔案的一個保管，沒有任何難度，缺乏挑戰，因此只是按部就班地聽從上級安排，沒有從根本上認識到它的重要性。在這樣的思想觀念下，增加了實行科學的、信息化的管理方式的難度，阻礙了工作效率和工作質量的提升。另外，在當前的檔案管理領域不具備完備的保障體系，通常對于商品經濟的流通都是借助于第三方支付平臺，從而發揮第三方監察和控制的作用，忽視了檔案工作的作用，因此從事檔案管理監督與指導的工作人員相對缺乏。在檔案管理工作中，通常會發現其存在一定的缺陷，重經濟而輕管理，并且投入的費用相對于較少，較難體會到高水平的檔案管理的作用。

（二）檔案監督工作與指導工作“管轄”界限不明確

建立一套健全的管理模式對于提升企事業單位的檔案管理效率是十分必要的。要根據企事業單位的實際需求，建立健全最優的檔案信息化管理模式，提高電子數據信息的處理速度，為使用者提供相適應的服務，滿足客戶需求。在存儲和管理工作的過程中，引進前端的技術提高電子數據處理的完整性和準確性，確保其可以適用于不同的系統。創建先進、智能的打理模式才能發揮電子文件的優勢，更好地為單位的發展助力。

（三）從事企事業檔案管理的工作人員缺乏

目前企事業單位檔案管理仍然處于發展階段，并且由于互聯網具有一定的虛擬性，因而檔案管理工作在保密性方面具有極大的困難。由于檔案管理工作的目標人群大部分是指定的智力創作者，因此對于這方面的準入的水準要在更高的要求之上。最重要的是，“對癥下藥”是很有效的措施，企事業單位需要定制符合本身檔案管理的相關準許納入規則。為了更好地制定規則，檔案管理機構需要加大檔案管理機構本身的管控力度，同時采取法律法規嚴格職責分配。最后一點是，針對檔案管理工作的現代化，與此有關的機構要實時的開展相關能力水平的培訓活動和相應管理系統的更新，能夠高效的降低不法分子入侵的現象，同時要將檔案里的文檔采取設置密碼的措施。

二、企事業單位檔案監督與指導工作的實施建議

（一）完善企事業單位檔案室工作的相關制度

檔案監督工作與指導工作是兩種工作內容不同、管理范圍也不同的工作，監督工作主要是對檔案管理人員的實際工作和操作過程中的技術要點進行監督，而指導工作則更多地關注檔案管理人員工作中存在的不足之處并提出針對性的指導措施，以達到提高管理效率和管理精度的目的。但是在實際的企事業單位檔案管理中，常常發現監督工作和指導工作界限不夠分明而出現的互相干擾現象，這對檔案管理工作有序、分明地開展是不利的。

十二月的南京天黑得早，四點鐘就像夏目的黃昏那樣暗了。再加上這是個陰雨天，清晨沒有過渡到白天，就直接進入了暮色。

當前，由于大部分檔案管理機構里的檔案管理者所具備的相應專業能力水平提升速度較慢，且大多數管理者為年長者，普遍不會熟練操作先進技術管理模式。還有一點是檔案管理者沒有進行過全面的檔案管理培養學習，同時對大數據背景下的檔案管理沒有高度重視，不具備相應的管理能力水平。在對檔案進行分類、存檔和檢索等平時任務時，不熟悉信息化的先進科技方式，只是具備最基本的檔案管理能力。在科技、網絡、人們生活水平逐步提升的當下，國家有關機構在檔案管理工作中的投資力度可以適當地提高，為檔案管理工作的持續提升提供良好的基礎，檔案管理機構也要主動提升檔案管理工作的智能化程度，加深檔案管理者了解相關管理系統的程度，定期給檔案管理者進行大數據能力的培訓，以求為未來的檔案管理工作增添源源不斷的實操人才。

（二）對檔案監督工作與指導工作做明確劃分

檔案監督工作的主要工作內容有：第一，監督檔案按照類別進行分類整理，并將檔案收集、檔案整理等過程分開進行。第二，監督檔案管理人員在工作過程中要明確規定接收檔案的時間和格式，進而有效地提高了檔案管理的效率和可靠性。第三，監督管理檔案時優化檔案的數字存儲形式、使用方式，在檔案資源利用的過程中，必須明確界定檔案的查閱范圍和使用方式。第四，在電子檔案管理中必須制定數字文件管理的科學標準，完善相關的操作過程，包括在部門操作系統和檔案管理系統之間建立接口，制定接收檔案的標準，有效地提高電子檔案的收集、歸檔和處理效率。指導工作的主要內容有：第一，及時引進技術和設備為檔案管理系統進行升級，這是利用信息化手段來進一步完善管理的基礎，常見的技術有信息集成技術、數據挖掘技術等。第二，重視對檔案管理工具的開發，盡可能創造更好的氛圍來進行檔案管理，使得數據信息資源的利用率大大提高。第三，在對信息資源的存儲上，需要相關的人員能做好相應的準備，建立信息化系統使得存儲空間增加，強化系統保障功能，避免出現資源丟失的情況。第四，加快檔案管理系統與OA系統的連接，通過合理利用OA系統簡化檔案工作，并將信息直接納入檔案管理系統，管理時必須考慮到不同項目的特點，有效處理和收集在非網絡環境中獲得的數據，然后完成數據和信息的傳送，以便有效地保證數據和信息的可靠性。

（三）擴充企事業檔案室相關工作人員數量

一個企業的發展離不開工作人員的努力，在對檔案管理工作上企業需要重視人才的引進和培養，從根本角度出發進一步提高工作人員的基本素質，使整個檔案管理隊伍越來越完善。所以企業需要重視管理人員的培訓工作，從各個方面加深管理人員的管理技能和理念，借鑒新的管理方式來進一步優化管理工作。企事業單位檔案管理是一個系統的、整體的工作，系統里面的每一項工作都要提高，這樣整體才會有所突破。我們要嚴格把控紙質文件的質量，精確分類紙質檔案，優化紙質文件，要求紙質文件的內容和數據記錄的內容相貼合，使得文件內容可以充分體現檔案本身，管理系統可以放心提取信息，從而提高全系統的整體水平。

三、結束語

綜上所述，大數據背景下企事業單位檔案管理有了更具體的標準，相關員工需要執行相對應的任務，提升自我的工作能力，以滿足企事業單位發展對檔案管理的需要。管理檔案工作，有關管理者需要不斷監督與指導大數據的云存儲安全性工作任務，以保證電子檔案的完善與保密。